2026年口腔醫(yī)療管理公司財務檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司財務檔案管理工作，保障財務檔案的真實、完整、安全與可追溯，提高財務檔案利用效率，維護公司合法權(quán)益，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《會計檔案管理辦法》《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)定，結(jié)合口腔醫(yī)療行業(yè)經(jīng)營特點及公司實際財務工作情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司及下屬各口腔診療機構(gòu)、各職能部門的所有財務檔案管理活動，涵蓋財務檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、復制、鑒定、銷毀及電子檔案管理等全流程工作。第三條本制度所稱財務檔案，是指公司在財務活動中形成的，能夠反映公司財務狀況、經(jīng)營成果、現(xiàn)金流量等情況的各類會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料及相關經(jīng)濟合同、協(xié)議、稅務資料等具有保存價值的文字、圖表、電子數(shù)據(jù)等材料。具體包括：（一）會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證及其他會計憑證；（二）會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿及其他會計賬簿；（三）財務報告類：月度、季度、半年度、年度財務會計報告，包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及附注、財務分析報告等；（四）稅務資料類：納稅申報表、完稅憑證、發(fā)票存根聯(lián)、發(fā)票領購簿、稅務登記證及稅務籌劃、稅務稽查相關資料等；（五）其他類：經(jīng)濟合同、協(xié)議、資金籌措與使用相關資料、資產(chǎn)評估報告、審計報告、財務制度文件、會計檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等。第四條財務檔案管理工作應遵循“統(tǒng)一領導、分級負責、規(guī)范整理、安全保密、便于利用”的原則，確保財務檔案管理工作標準化、規(guī)范化、制度化。第五條公司各相關部門、下屬各機構(gòu)及全體財務人員應高度重視財務檔案管理工作，嚴格遵守本制度規(guī)定，積極配合完成財務檔案的相關管理工作。第二章財務檔案管理組織架構(gòu)與職責第六條公司成立財務檔案管理工作小組（以下簡稱“工作小組”），由公司分管財務工作的領導擔任組長，財務部負責人擔任副組長，成員由財務部檔案管理員、各下屬機構(gòu)財務負責人及相關部門指定聯(lián)絡人組成。工作小組負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司財務檔案管理工作，下設辦公室于財務部，具體負責財務檔案的日常管理工作。第七條工作小組主要職責包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司財務檔案管理工作，制定財務檔案管理年度工作計劃；（二）審議批準財務檔案管理相關制度、流程及重大事項；（三）監(jiān)督檢查公司及下屬各機構(gòu)財務檔案管理工作的落實情況；（四）協(xié)調(diào)解決財務檔案管理工作中出現(xiàn)的重大問題；（五）審議批準財務檔案的鑒定、銷毀方案。第八條財務部作為財務檔案管理的核心責任部門，主要職責包括：（一）負責制定并完善財務檔案管理具體操作流程，指導下屬各機構(gòu)開展財務檔案管理工作；（二）指定專人擔任財務檔案管理員，負責財務檔案的收集、整理、審核、歸檔、保管、查閱登記等日常工作；（三）負責財務檔案的安全管理，落實防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁、防泄密等防護措施；（四）負責財務電子檔案的采集、存儲、備份、校驗及安全管理，確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性；（五）組織開展財務檔案管理培訓，提升相關人員的檔案管理能力；（六）牽頭組織財務檔案的鑒定、銷毀工作，按規(guī)定辦理相關手續(xù)；（七）負責財務檔案管理相關資料的匯總、上報及歸檔工作。第九條財務檔案管理員主要職責包括：（一）嚴格按照規(guī)定收集、整理各類財務檔案資料，確保資料完整、規(guī)范；（二）負責財務檔案的分類、編號、裝訂、歸檔工作，建立健全財務檔案管理臺賬；（三）妥善保管財務檔案，定期對檔案保管情況進行檢查，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題；（四）嚴格執(zhí)行財務檔案查閱、復制制度，做好相關登記記錄；（五）配合完成財務檔案的鑒定、銷毀及移交工作；（六）負責財務電子檔案的日常維護和管理，定期進行數(shù)據(jù)備份。第十條各相關部門及下屬各機構(gòu)職責：（一）下屬各機構(gòu)財務部門：按照本制度及公司財務部要求，做好本機構(gòu)財務檔案的收集、整理、初步審核工作，按時向公司財務部移交相關財務檔案；配合公司財務部開展財務檔案管理檢查及其他相關工作；（二）行政部：負責提供財務檔案保管所需的場地、設施設備（如檔案柜、防火器材、防潮設備等），協(xié)助做好檔案保管環(huán)境的維護；（三）法務部：為財務檔案管理工作提供法律支持，對財務檔案相關的法律風險進行把控；（四）其他相關部門：根據(jù)工作需要，配合財務部做好財務檔案的收集、查閱等相關工作，及時提供相關經(jīng)濟業(yè)務的補充資料。第三章財務檔案的收集與整理第十一條財務檔案收集范圍應全面覆蓋公司所有財務活動，確保不遺漏任何具有保存價值的財務資料。各財務人員在日常工作中，應及時收集各類財務憑證、賬簿、報告及相關經(jīng)濟資料，對業(yè)務辦理過程中形成的電子財務數(shù)據(jù)應同步采集。第十二條財務檔案收集應遵循“及時、完整、準確”的原則：（一）及時收集：當月財務憑證應在月度終了后10個工作日內(nèi)收集齊全；季度、年度財務報告應在報告編制完成后5個工作日內(nèi)收集；稅務資料、經(jīng)濟合同等資料應在業(yè)務辦理完畢后3個工作日內(nèi)收集；（二）完整收集：收集的財務資料應齊全完整，相關附件、簽章應完備，避免出現(xiàn)資料缺失、破損、涂改等情況；對不完整的資料，應及時聯(lián)系相關責任人補充完善；（三）準確收集：收集的財務資料應真實準確，反映的經(jīng)濟業(yè)務內(nèi)容應與實際情況一致，數(shù)據(jù)無誤。第十三條財務檔案整理應按照“分類標準、裝訂規(guī)范、目錄清晰”的要求進行，具體流程如下：（一）分類：財務檔案管理員應按照本制度第三條規(guī)定的類別，將收集到的財務資料進一步細分，如會計憑證類按年度、月份分類，會計賬簿類按總賬、明細賬、日記賬等分類，確保分類清晰、邏輯合理；（二）審核：對收集整理的財務資料進行審核，核查資料的完整性、準確性、規(guī)范性，對不符合要求的資料，退回相關責任人整改后重新收集；（三）裝訂：對審核通過的財務資料進行裝訂，裝訂應牢固、整齊、美觀。會計憑證應按憑證編號順序裝訂成冊，加裝封面和封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止編號、頁數(shù)等信息；會計賬簿、財務報告等應單獨裝訂成冊，標明相關信息；（四）編號：對裝訂完成的財務檔案按分類規(guī)則進行統(tǒng)一編號，編號應具有唯一性，便于檢索和管理；（五）編制目錄：為每冊財務檔案編制檔案目錄，注明檔案編號、名稱、所屬年度、月份、頁數(shù)、保管期限等信息，便于查閱。第四章財務檔案的歸檔與保管第十四條財務檔案歸檔應在整理完成后及時進行，具體要求如下：（一）歸檔時限：月度會計憑證應在月度終了后30個工作日內(nèi)完成歸檔；季度財務報告應在季度終了后20個工作日內(nèi)完成歸檔；年度財務報告、會計賬簿及其他重要財務檔案應在年度終了后60個工作日內(nèi)完成歸檔；稅務資料、經(jīng)濟合同等資料應在收集整理完畢后15個工作日內(nèi)完成歸檔；（二）歸檔審核：財務檔案管理員將整理裝訂好的財務檔案提交財務部負責人審核，審核通過后辦理歸檔手續(xù)，填寫《財務檔案歸檔登記表》，由歸檔人、審核人簽字確認；（三）歸檔存放：歸檔后的財務檔案應按編號順序存放于指定的檔案庫房或檔案柜中，擺放整齊，標識清晰，便于查找和管理；不同保管期限的財務檔案應分區(qū)存放。第十五條財務檔案保管應嚴格落實安全防護措施，確保檔案安全：（一）檔案庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防磁、防高溫、防光等防護條件，配備必要的消防器材、防潮設備、溫濕度計等設施，定期檢查維護；（二）檔案庫房應指定專人負責管理，嚴格執(zhí)行庫房出入登記制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房；（三）財務檔案管理員應定期對財務檔案進行檢查，每月至少檢查1次，查看檔案是否有破損、霉變、蟲蛀等情況，溫濕度是否符合要求，發(fā)現(xiàn)問題及時采取整改措施；（四）對重要的財務檔案，應采取異地備份或雙備份措施，確保檔案在突發(fā)情況下不丟失、不損壞。第十六條財務檔案保管期限應嚴格按照《會計檔案管理辦法》及相關法律法規(guī)規(guī)定執(zhí)行，具體分為永久保管和定期保管兩類：（一）永久保管的財務檔案：年度財務會計報告、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書、涉及重大經(jīng)濟事項的合同協(xié)議及其他需要永久保存的財務資料；（二）定期保管的財務檔案：會計憑證、會計賬簿、季度及月度財務會計報告、納稅申報表等，定期保管期限分為10年和30年，具體按相關規(guī)定執(zhí)行。第十七條財務檔案保管期限從會計年度終了后的第一天算起，到期后按本制度規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀。第五章財務檔案的查閱與復制第十八條公司內(nèi)部部門因工作需要查閱、復制財務檔案的，應嚴格遵守以下規(guī)定：（一）查閱申請：查閱部門應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱人員、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責人簽字批準后，提交財務部檔案管理員；（二）審核審批：財務檔案管理員對申請進行審核，審核通過后報財務部負責人審批；涉及重要財務檔案或敏感信息的，需報工作小組組長審批；（三）查閱登記：審批通過后，財務檔案管理員為查閱人員辦理查閱登記手續(xù)，填寫《財務檔案查閱登記簿》，注明查閱人員、查閱時間、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息；（四）現(xiàn)場查閱：查閱人員應在檔案庫房指定區(qū)域查閱財務檔案，不得將檔案帶出庫房；如需復制，需經(jīng)財務部負責人批準，由財務檔案管理員負責復制，復制件需加蓋財務部檔案專用章；（五）檔案歸還：查閱、復制完成后，查閱人員應及時將財務檔案歸還財務檔案管理員，管理員核對檔案無誤后，在《財務檔案查閱登記簿》上注明歸還時間，由查閱人員簽字確認。第十九條外部單位（如稅務機關、審計機關、司法機關等）因執(zhí)法檢查、司法調(diào)查等需要查閱、復制公司財務檔案的，應提供單位介紹信、執(zhí)法證件等有效證明材料，經(jīng)公司分管領導批準后，由財務檔案管理員按規(guī)定辦理查閱、復制手續(xù)，并做好登記記錄。第二十條查閱、復制財務檔案的人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容；不得涂改、勾畫、抽取、損毀財務檔案；對查閱過程中獲取的財務信息，不得用于與工作無關的事項。第二十一條財務檔案管理員應對查閱、復制過程進行全程監(jiān)督，確保財務檔案的安全和完整。第六章財務檔案的鑒定與銷毀第二十二條財務檔案保管期滿后，由財務部牽頭組織開展鑒定工作，具體流程如下：（一）成立鑒定小組：由工作小組牽頭，成立財務檔案鑒定小組，成員包括財務部、法務部、行政部及相關業(yè)務部門負責人，必要時可聘請外部專業(yè)人員參與；（二）提出鑒定清單：財務檔案管理員整理保管期滿的財務檔案清單，提交鑒定小組；（三）開展鑒定工作：鑒定小組對保管期滿的財務檔案進行逐一鑒定，審核檔案是否仍有保存價值，對有繼續(xù)保存價值的檔案，應重新確定保管期限；對無保存價值的檔案，列入銷毀清單；（四）形成鑒定意見：鑒定工作完成后，鑒定小組形成《財務檔案鑒定意見書》，明確鑒定結(jié)果、銷毀清單及繼續(xù)保存的檔案清單，由鑒定小組成員簽字確認后，報工作小組審議。第二十三條財務檔案銷毀應嚴格按照以下程序執(zhí)行：（一）制定銷毀方案：財務部根據(jù)工作小組審議通過的鑒定意見，制定《財務檔案銷毀方案》，注明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因、銷毀方式、銷毀時間、銷毀地點及監(jiān)銷人員等信息；（二）審批備案：《財務檔案銷毀方案》經(jīng)公司主要負責人批準后，報上級主管部門備案（如需）；（三）組織銷毀：銷毀工作由財務部組織實施，邀請法務部、行政部等部門人員擔任監(jiān)銷人；銷毀前，監(jiān)銷人應核對銷毀檔案清單與實際檔案是否一致；銷毀時，監(jiān)銷人應全程監(jiān)督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀；（四）銷毀登記：銷毀完成后，監(jiān)銷人、銷毀人員應在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認，注明銷毀情況；財務部將《財務檔案銷毀清冊》《財務檔案鑒定意見書》等相關資料歸檔保存。第二十四條對涉及未了事項的財務檔案，即使保管期滿，也不得銷毀，應繼續(xù)保管至事項完結(jié)為止；對正在訴訟、仲裁等法律程序中的財務檔案，應暫緩銷毀，待法律程序終結(jié)后再按規(guī)定處理。第七章財務電子檔案管理第二十五條財務電子檔案是指公司在財務活動中形成的，以電子形式存在的，具有保存價值的各類財務數(shù)據(jù)、文檔等資料，包括電子會計憑證、電子會計賬簿、電子財務報告、電子稅務資料等。第二十六條財務電子檔案管理應遵循“真實可靠、完整規(guī)范、安全可控、便于利用”的原則，確保電子檔案的法律效力和長期可用性。第二十七條財務電子檔案的采集應符合相關標準，確保電子檔案的原始性、真實性和完整性；電子會計憑證應經(jīng)電子簽名或電子簽章認證，確保其不可篡改。第二十八條財務電子檔案應存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)中，采用加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失或被篡改；定期對電子檔案進行備份，備份介質(zhì)應異地存放，備份頻率至少每月1次。第二十九條財務電子檔案的保管期限與對應的紙質(zhì)財務檔案保管期限一致；電子檔案應具備可檢索性，建立電子檔案檢索目錄，便于快速查找和利用。第三十條財務電子檔案的查閱、復制應嚴格遵守本制度第五章的相關規(guī)定，查閱電子檔案時，應通過指定的終端設備訪問，做好訪問日志記錄；復制電子檔案時，應采取加密、水印等防護措施，防止電子檔案被非法傳播。第三十一條財務電子檔案銷毀應符合相關規(guī)定，對存儲電子檔案的介質(zhì)進行徹底銷毀，確保數(shù)據(jù)無法恢復；銷毀過程應有監(jiān)銷人全程監(jiān)督，做好銷毀記錄。第八章監(jiān)督考核與責任追究第三十二條監(jiān)督檢查：工作小組定期對公司及下屬各機構(gòu)的財務檔案管理