2026年口腔醫(yī)療管理公司供應(yīng)商合同管理制度第一章總則第一條為規(guī)范XX口腔醫(yī)療管理公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）供應(yīng)商合同全流程管理工作，建立“準(zhǔn)入嚴(yán)格、審核規(guī)范、履行可控、風(fēng)險(xiǎn)可防”的管理體系，保障公司采購(gòu)業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展，維護(hù)公司與供應(yīng)商的合法權(quán)益，降低合作風(fēng)險(xiǎn)與經(jīng)營(yíng)損失，提升供應(yīng)鏈協(xié)同效率，依據(jù)《中華人民共和國(guó)民法典》《中華人民共和國(guó)醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》《中華人民共和國(guó)藥品管理法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及口腔醫(yī)療行業(yè)監(jiān)管要求，結(jié)合公司業(yè)務(wù)特性（含口腔器械耗材采購(gòu)、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)、后勤服務(wù)采購(gòu)等），制定本制度。第二條本制度所指供應(yīng)商合同，是指公司及所屬口腔連鎖機(jī)構(gòu)與供應(yīng)商之間，為實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)（含貨物采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)、工程采購(gòu)等）所簽訂的各類合同、協(xié)議及補(bǔ)充文件，包括但不限于口腔器械耗材采購(gòu)合同、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同、消毒服務(wù)合同、維修保養(yǎng)合同、物流配送合同等。第三條供應(yīng)商合同管理遵循“依法合規(guī)、平等自愿、權(quán)責(zé)統(tǒng)一、風(fēng)險(xiǎn)防控、全程追溯”的核心原則，確保合同簽訂、履行、變更、終止等全環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)要求，合同條款清晰明確，權(quán)利義務(wù)對(duì)等，風(fēng)險(xiǎn)防控措施到位。第四條本制度適用于公司全體部門及所屬口腔連鎖機(jī)構(gòu)的供應(yīng)商合同管理工作，涵蓋供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估、合同起草、審核、簽訂、履行、變更、解除、終止、歸檔、糾紛處理等全流程；公司全體員工涉及供應(yīng)商合同相關(guān)工作的，需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第五條各部門核心職責(zé)分工：（一）采購(gòu)部：作為供應(yīng)商合同管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估、合同需求梳理、合同起草（或?qū)庸?yīng)商提供草案）、合同履行跟蹤、供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)、合同歸檔初審，協(xié)調(diào)解決合同履行過程中的常規(guī)問題；（二）法務(wù)部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商合同的合規(guī)性審核，包括合同條款合法性、完整性、公平性審核，風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與防控建議，合同糾紛的法律處置，合同模板的制定與更新，提供合同相關(guān)法律支持；（三）財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)審核合同中的價(jià)款支付條款、結(jié)算方式、稅務(wù)條款的合理性與合規(guī)性，跟蹤合同款項(xiàng)支付進(jìn)度，監(jiān)督資金使用合規(guī)性，參與合同履行效益分析；（四）臨床運(yùn)營(yíng)部及所屬口腔機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)提報(bào)臨床相關(guān)采購(gòu)需求（如口腔器械、耗材、醫(yī)療設(shè)備等），參與供應(yīng)商準(zhǔn)入臨床適配性評(píng)估，驗(yàn)收合同標(biāo)的（貨物/服務(wù)）的臨床適用性與質(zhì)量，反饋使用過程中的問題；（五）質(zhì)量管理部（或質(zhì)控部）：負(fù)責(zé)審核合同標(biāo)的的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)條款，監(jiān)督合同履行過程中的質(zhì)量管控，參與標(biāo)的驗(yàn)收，核查供應(yīng)商質(zhì)量保障體系的有效性；（六）信息技術(shù)部：負(fù)責(zé)供應(yīng)商合同數(shù)字化管理平臺(tái)的搭建、運(yùn)維與安全防護(hù)，實(shí)現(xiàn)合同線上起草、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔、查詢等功能，保障合同管理數(shù)字化高效推進(jìn)；（七）各需求部門（含后勤保障部、行政部等）：負(fù)責(zé)提報(bào)本部門采購(gòu)需求，參與合同標(biāo)的驗(yàn)收，反饋使用過程中的問題，配合采購(gòu)部推進(jìn)合同履行；（八）公司管理層：負(fù)責(zé)審批重大供應(yīng)商合同（如大額采購(gòu)合同、核心供應(yīng)商合作合同）、合同變更/解除的重大事項(xiàng)、合同糾紛處置方案，監(jiān)督本制度的落實(shí)情況，協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。第二章組織架構(gòu)與核心崗位職責(zé)第六條供應(yīng)商合同管理架構(gòu)：公司設(shè)立供應(yīng)商合同管理專項(xiàng)組（以下簡(jiǎn)稱“專項(xiàng)組”），由公司負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，采購(gòu)部、法務(wù)部負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長(zhǎng)，采購(gòu)專員、法務(wù)專員、財(cái)務(wù)專員、臨床骨干醫(yī)師、質(zhì)量管理專員、信息技術(shù)專員為成員。專項(xiàng)組下設(shè)準(zhǔn)入評(píng)估組、合同審核組、履約監(jiān)督組，明確各組人員分工、溝通機(jī)制及決策流程。第七條準(zhǔn)入評(píng)估組崗位職責(zé)（由采購(gòu)部、臨床運(yùn)營(yíng)部、質(zhì)量管理部人員組成）：（一）需求對(duì)接：對(duì)接各部門采購(gòu)需求，梳理需求的具體要求（如標(biāo)的規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)限、服務(wù)要求等）；（二）供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購(gòu)需求篩選潛在供應(yīng)商，收集供應(yīng)商資質(zhì)材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證書、質(zhì)量體系認(rèn)證等）；（三）準(zhǔn)入評(píng)估：從資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量、供應(yīng)能力、價(jià)格合理性、售后服務(wù)、行業(yè)口碑等維度開展供應(yīng)商準(zhǔn)入評(píng)估，臨床相關(guān)供應(yīng)商需額外評(píng)估臨床適配性，形成評(píng)估報(bào)告；（四）名錄管理：建立合格供應(yīng)商名錄，動(dòng)態(tài)更新供應(yīng)商信息，對(duì)不合格供應(yīng)商進(jìn)行剔除，報(bào)專項(xiàng)組備案。第八條合同審核組崗位職責(zé)（由采購(gòu)部、法務(wù)部、財(cái)務(wù)部人員組成）：（一）草案初審：采購(gòu)部對(duì)合同草案進(jìn)行初審，核查需求條款的完整性、標(biāo)的描述的準(zhǔn)確性，形成初審意見；（二）合規(guī)審核：法務(wù)部對(duì)合同草案開展合規(guī)審核，識(shí)別法律風(fēng)險(xiǎn)，提出條款優(yōu)化建議，確保合同符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)要求；（三）財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部審核合同價(jià)款、支付方式、稅務(wù)條款的合規(guī)性與合理性，評(píng)估資金支付風(fēng)險(xiǎn)；（四）綜合審定：匯總各部門審核意見，協(xié)調(diào)采購(gòu)部與供應(yīng)商對(duì)接修改合同草案，形成最終審核稿，報(bào)專項(xiàng)組或公司管理層審批。第九條履約監(jiān)督組崗位職責(zé)（由采購(gòu)部、臨床運(yùn)營(yíng)部、質(zhì)量管理部人員組成）：（一）履行跟蹤：跟蹤合同履行進(jìn)度，核查供應(yīng)商是否按合同約定提供貨物/服務(wù)，及時(shí)掌握履行過程中的異常情況；（二）標(biāo)的驗(yàn)收：組織開展合同標(biāo)的驗(yàn)收工作，對(duì)照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等要求進(jìn)行全面核查，形成驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；（三）問題處置：針對(duì)合同履行過程中出現(xiàn)的問題（如質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、交付延遲等），協(xié)調(diào)供應(yīng)商整改，提出處置建議，跟蹤整改落實(shí)情況；（四）履約評(píng)估：定期開展供應(yīng)商合同履約情況評(píng)估，分析履約質(zhì)量、效率、成本等，形成評(píng)估報(bào)告，為供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)與后續(xù)合作提供依據(jù)。第三章核心流程規(guī)范第十條供應(yīng)商準(zhǔn)入與合同需求梳理流程：（一）需求提報(bào)：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要提報(bào)采購(gòu)需求，填寫《采購(gòu)需求申報(bào)表》，注明標(biāo)的名稱、規(guī)格型號(hào)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交付時(shí)限、服務(wù)要求、預(yù)算金額等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部；（二）供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求篩選潛在供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供資質(zhì)材料（營(yíng)業(yè)執(zhí)照、醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品注冊(cè)證等相關(guān)資質(zhì)）；（三）準(zhǔn)入評(píng)估：準(zhǔn)入評(píng)估組對(duì)潛在供應(yīng)商開展綜合評(píng)估，重點(diǎn)核查資質(zhì)合規(guī)性、產(chǎn)品/服務(wù)質(zhì)量保障能力、供應(yīng)穩(wěn)定性，臨床相關(guān)供應(yīng)商需組織臨床骨干醫(yī)師開展適配性測(cè)試，形成評(píng)估報(bào)告；（四）名錄準(zhǔn)入：評(píng)估合格的供應(yīng)商納入公司合格供應(yīng)商名錄，采購(gòu)部建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)材料、評(píng)估結(jié)果等；評(píng)估不合格的，反饋相關(guān)部門并重新篩選供應(yīng)商。第十一條合同起草與審核流程：（一）草案起草：采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)需求及與供應(yīng)商溝通結(jié)果，起草合同草案（或要求供應(yīng)商提供草案）；優(yōu)先使用法務(wù)部制定的標(biāo)準(zhǔn)合同模板，非標(biāo)業(yè)務(wù)合同需結(jié)合實(shí)際需求補(bǔ)充完善條款；（二）內(nèi)部初審：采購(gòu)部對(duì)合同草案進(jìn)行初審，核查標(biāo)的描述、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)限、價(jià)款等核心條款是否準(zhǔn)確完整，符合采購(gòu)需求；（三）多部門審核：采購(gòu)部將初審合格的合同草案通過數(shù)字化管理平臺(tái)流轉(zhuǎn)至法務(wù)部、財(cái)務(wù)部、相關(guān)需求部門（如臨床運(yùn)營(yíng)部、質(zhì)量管理部）審核；各部門需在3個(gè)工作日內(nèi)完成審核并反饋意見，逾期未反饋視為無異議；（四）條款修改：采購(gòu)部匯總各部門審核意見，與供應(yīng)商對(duì)接協(xié)商修改合同條款；修改后重新流轉(zhuǎn)審核，直至所有部門無異議；（五）審批定稿：普通合同（預(yù)算金額5萬元以下）經(jīng)專項(xiàng)組審批定稿；重大合同（預(yù)算金額5萬元及以上或核心供應(yīng)商合作合同）需經(jīng)專項(xiàng)組審議后，報(bào)公司管理層審批定稿。第十二條合同簽訂與備案流程：（一）簽訂準(zhǔn)備：合同定稿后，采購(gòu)部核對(duì)合同文本與審批版本的一致性，確認(rèn)供應(yīng)商資質(zhì)仍處于有效狀態(tài)；（二）簽章辦理：采購(gòu)部按公司印章管理規(guī)定申請(qǐng)合同專用章使用，由授權(quán)人員審核合同文本后簽章；供應(yīng)商完成簽章后，采購(gòu)部核對(duì)供應(yīng)商簽章的真實(shí)性與規(guī)范性；（三）合同分發(fā)：合同簽訂完成后，采購(gòu)部在3個(gè)工作日內(nèi)將合同原件整理歸檔，復(fù)印件分發(fā)給財(cái)務(wù)部、需求部門等相關(guān)部門，確保各履約相關(guān)部門持有合同文本；（四）備案登記：采購(gòu)部將合同基本信息（合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、標(biāo)的、金額、履行期限等）錄入數(shù)字化管理平臺(tái)進(jìn)行備案登記，形成合同管理臺(tái)賬。第十三條合同履行與跟蹤流程：（一）履約準(zhǔn)備：采購(gòu)部向供應(yīng)商明確合同履行要求，協(xié)調(diào)相關(guān)部門做好接收標(biāo)的、驗(yàn)收?qǐng)龅?、人員等準(zhǔn)備工作；（二）過程跟蹤：采購(gòu)部定期跟蹤合同履行進(jìn)度，與供應(yīng)商及公司內(nèi)部相關(guān)部門保持溝通，及時(shí)掌握貨物生產(chǎn)/運(yùn)輸進(jìn)度、服務(wù)開展情況，記錄履行過程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)信息；（三）標(biāo)的驗(yàn)收：供應(yīng)商交付貨物/完成服務(wù)后，履約監(jiān)督組組織相關(guān)部門開展驗(yàn)收；對(duì)照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等進(jìn)行全面核查，臨床類標(biāo)的需額外開展臨床適用性測(cè)試；驗(yàn)收合格的，簽署《合同標(biāo)的驗(yàn)收單》；驗(yàn)收不合格的，出具驗(yàn)收異議通知書，要求供應(yīng)商限期整改后重新驗(yàn)收；（四）款項(xiàng)支付：財(cái)務(wù)部根據(jù)合同約定的支付條款、《合同標(biāo)的驗(yàn)收單》及相關(guān)憑證，審核無誤后按公司資金支付流程辦理款項(xiàng)支付；（五）售后服務(wù)跟蹤：對(duì)于需要后續(xù)服務(wù)的合同（如設(shè)備維修保養(yǎng)、耗材持續(xù)供應(yīng)等），采購(gòu)部跟蹤供應(yīng)商售后服務(wù)履行情況，收集使用部門反饋，確保售后服務(wù)符合合同約定。第十四條合同變更、解除與終止流程：（一）變更申請(qǐng)：因業(yè)務(wù)需求調(diào)整、市場(chǎng)環(huán)境變化或合同履行異常等原因需要變更合同的，相關(guān)部門向采購(gòu)部提交《合同變更申請(qǐng)表》，說明變更原因、變更內(nèi)容及影響，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部；（二）變更審核：采購(gòu)部與供應(yīng)商協(xié)商變更事宜，形成合同變更協(xié)議草案，按原合同審核流程流轉(zhuǎn)審核、審批；審核通過后，簽訂正式變更協(xié)議，與原合同具有同等法律效力；（三）解除申請(qǐng)：因供應(yīng)商嚴(yán)重違約、不可抗力或其他法定/約定情形需要解除合同的，相關(guān)部門向采購(gòu)部提交《合同解除申請(qǐng)表》，說明解除原因、依據(jù)及后續(xù)處置建議，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交采購(gòu)部；（四）解除審核：采購(gòu)部核實(shí)解除理由的真實(shí)性與合法性，與法務(wù)部溝通法律風(fēng)險(xiǎn)，形成解除方案，按原合同審批流程報(bào)專項(xiàng)組或公司管理層審批；審批通過后，向供應(yīng)商發(fā)送解除合同通知書，協(xié)商處理后續(xù)事宜（如退貨退款、損失賠償?shù)龋?；（五）合同終止：合同履行完畢、變更后履行完畢或解除后處置完畢的，采購(gòu)部確認(rèn)合同終止，整理履行全過程材料，完成歸檔工作，并在數(shù)字化管理平臺(tái)更新合同狀態(tài)。第十五條合同歸檔與管理流程：（一）歸檔材料整理：采購(gòu)部收集合同全流程材料，包括采購(gòu)需求申報(bào)表、供應(yīng)商資質(zhì)材料、評(píng)估報(bào)告、合同草案、審核意見、正式合同文本、變更/解除協(xié)議、驗(yàn)收單、支付憑證、履行跟蹤記錄、糾紛處置材料等；（二）歸檔審核：采購(gòu)部對(duì)歸檔材料的完整性、規(guī)范性進(jìn)行審核，審核合格后按公司檔案管理規(guī)定編號(hào)整理；（三）歸檔存儲(chǔ)：紙質(zhì)合同材料存入公司檔案庫(kù)專用檔案柜，由專人保管；電子合同及掃描件存入數(shù)字化管理平臺(tái)，設(shè)置訪問權(quán)限，確保檔案安全；（四）檔案查詢：各部門因工作需要查詢合同檔案的，需按公司檔案查詢規(guī)定提交申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后在授權(quán)范圍內(nèi)查詢；外部單位查詢需經(jīng)法務(wù)部審核、公司管理層批準(zhǔn)；（五）檔案保管期限：合同檔案保管期限按相關(guān)法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，最低保管期限不低于合同履行完畢后5年；核心合同檔案保管期限不低于10年。第四章風(fēng)險(xiǎn)防控與糾紛處置第十六條風(fēng)險(xiǎn)防控措施：（一）準(zhǔn)入風(fēng)險(xiǎn)防控：準(zhǔn)入評(píng)估組嚴(yán)格核查供應(yīng)商資質(zhì)，重點(diǎn)關(guān)注醫(yī)療器械、藥品等相關(guān)供應(yīng)商的許可資質(zhì)有效性，避免與無資質(zhì)、資質(zhì)過期或信譽(yù)不良的供應(yīng)商合作；建立供應(yīng)商黑名單制度，對(duì)嚴(yán)重違約或存在違法違規(guī)行為的供應(yīng)商納入黑名單，禁止后續(xù)合作；（二）合同條款風(fēng)險(xiǎn)防控：法務(wù)部制定標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，明確核心條款（標(biāo)的、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款、交付、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等），減少非標(biāo)條款帶來的風(fēng)險(xiǎn)；審核過程中重點(diǎn)識(shí)別模糊條款、不公平條款，提出優(yōu)化建議；（三）履行風(fēng)險(xiǎn)防控：履約監(jiān)督組加強(qiáng)合同履行過程跟蹤，對(duì)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如大額貨物交付、重要服務(wù)驗(yàn)收）進(jìn)行重點(diǎn)管控；建立履行異常預(yù)警機(jī)制，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)處置，避免風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大；（四）合規(guī)培訓(xùn)：采購(gòu)部聯(lián)合法務(wù)部每半年開展一次供應(yīng)商合同管理培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋合同條款解讀、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、履行規(guī)范、糾紛處置流程等，提升相關(guān)人員的合同管理能力與風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)；（五）定期核查：專項(xiàng)組每季度開展一次供應(yīng)商合同管理專項(xiàng)核查，重點(diǎn)核查合同審核規(guī)范性、履行跟蹤完整性、歸檔及時(shí)性，發(fā)現(xiàn)問題督促整改，形成核查報(bào)告。第十七條合同糾紛處置流程：（一）糾紛報(bào)告：發(fā)現(xiàn)合同糾紛（如供應(yīng)商違約、款項(xiàng)爭(zhēng)議、質(zhì)量糾紛等）的，相關(guān)部門需立即向采購(gòu)部及法務(wù)部報(bào)告，說明糾紛詳情（含糾紛原因、涉及金額、影響范圍、相關(guān)證據(jù)等），嚴(yán)禁隱瞞不報(bào)；（二）糾紛核查：采購(gòu)部聯(lián)合法務(wù)部開展糾紛核查，收集相關(guān)證據(jù)（合同文本、履行記錄、驗(yàn)收單、溝通記錄等），明確糾紛責(zé)任主體與爭(zhēng)議焦點(diǎn)，形成核查報(bào)告；（三）協(xié)商處置：優(yōu)先組織與供應(yīng)商協(xié)商解決糾紛，提出合理的處置方案（如賠償損失、繼續(xù)履行、退貨退款等），協(xié)商過程需做好記錄，形成協(xié)商紀(jì)要；（四）法律處置：協(xié)商無果的，法務(wù)部根據(jù)糾紛情況制定法律處置方案（如申請(qǐng)仲裁、提起訴訟等），報(bào)公司管理層審批后實(shí)施；處置過程中，各相關(guān)部門需積極配合提供證據(jù)材料；（五）復(fù)盤總結(jié)：糾紛處置完成后，專項(xiàng)組組織復(fù)盤總結(jié)，分析糾紛產(chǎn)生的原因，查找合同管理流程中的漏洞，提出優(yōu)化措施，避免類似糾紛再次發(fā)生。第五章保障措施第十八條制度保障：專項(xiàng)組每半年對(duì)本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行梳理評(píng)估，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)更新、行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、公司業(yè)務(wù)變化（如新增采購(gòu)品類、拓展連鎖機(jī)構(gòu)等），提出制度修訂建議，經(jīng)公司管