PAGE大宗商品貿(mào)易內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，確保公司大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的穩(wěn)健運(yùn)營(yíng)，保護(hù)公司資產(chǎn)安全，提高公司經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)公司可持續(xù)發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、各子公司開展的大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括但不限于各類大宗商品的采購(gòu)、銷售、倉(cāng)儲(chǔ)、物流等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)合法合規(guī)開展。2.風(fēng)險(xiǎn)防控原則：識(shí)別、評(píng)估和控制大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，采取有效措施防范風(fēng)險(xiǎn)，保障公司利益。3.職責(zé)分離原則：明確各部門、各崗位在大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)中的職責(zé)權(quán)限，做到不相容崗位相互分離、相互制約，防止舞弊行為。4.流程規(guī)范原則：制定科學(xué)合理、嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的業(yè)務(wù)流程，確保大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，提高運(yùn)營(yíng)效率。5.信息透明原則：建立健全信息溝通機(jī)制，確保大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)相關(guān)信息在公司內(nèi)部及時(shí)、準(zhǔn)確、完整傳遞，為決策提供依據(jù)。二、組織架構(gòu)與職責(zé)分工（一）組織架構(gòu)公司設(shè)立大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)管理委員會(huì)，作為大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的決策機(jī)構(gòu)。管理委員會(huì)成員包括公司高層管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等。大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)涉及的主要部門包括業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、物流部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等。各部門之間相互協(xié)作、相互監(jiān)督，共同完成大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)。（二）職責(zé)分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的市場(chǎng)調(diào)研、客戶開發(fā)與維護(hù)、合同簽訂與執(zhí)行等工作。收集、分析市場(chǎng)信息，制定業(yè)務(wù)策略，組織實(shí)施大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)，確保業(yè)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。協(xié)調(diào)與其他部門的工作關(guān)系，及時(shí)反饋業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和存在的問題。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門負(fù)責(zé)識(shí)別、評(píng)估大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，制定風(fēng)險(xiǎn)管理制度和風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。對(duì)業(yè)務(wù)部門提交的合同、交易方案等進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)審查，提出風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意見和防控建議。跟蹤監(jiān)測(cè)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況，及時(shí)預(yù)警風(fēng)險(xiǎn)事件，協(xié)助業(yè)務(wù)部門采取風(fēng)險(xiǎn)處置措施。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理和會(huì)計(jì)核算工作，制定財(cái)務(wù)管理制度和流程。審核業(yè)務(wù)部門提交的財(cái)務(wù)預(yù)算、資金計(jì)劃等，確保資金合理安排和使用。負(fù)責(zé)貿(mào)易款項(xiàng)的收付結(jié)算、賬務(wù)處理、財(cái)務(wù)報(bào)表編制等工作，定期進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。參與大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)合同的審核，對(duì)涉及財(cái)務(wù)條款的內(nèi)容提出專業(yè)意見。監(jiān)督貿(mào)易業(yè)務(wù)資金流向，防范資金風(fēng)險(xiǎn)。4.物流部門負(fù)責(zé)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的物流運(yùn)輸組織與管理工作，制定物流方案和運(yùn)輸計(jì)劃。選擇合適的物流供應(yīng)商，簽訂物流合同，確保貨物安全、及時(shí)、準(zhǔn)確運(yùn)輸。跟蹤物流運(yùn)輸過程，協(xié)調(diào)解決物流環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題，及時(shí)反饋物流信息。5.倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的倉(cāng)儲(chǔ)管理工作，制定倉(cāng)儲(chǔ)管理制度和流程。提供安全、適宜的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施和環(huán)境，確保貨物存儲(chǔ)質(zhì)量。對(duì)貨物進(jìn)行出入庫(kù)管理，建立貨物臺(tái)賬，定期盤點(diǎn)庫(kù)存，保證賬實(shí)相符。配合業(yè)務(wù)部門、物流部門等做好貨物的裝卸、搬運(yùn)、保管等工作，保障貨物流轉(zhuǎn)順暢。三、業(yè)務(wù)流程（一）市場(chǎng)調(diào)研與分析1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期收集大宗商品市場(chǎng)信息，包括市場(chǎng)供求狀況、價(jià)格走勢(shì)、政策法規(guī)變化等。2.對(duì)收集到的市場(chǎng)信息進(jìn)行分析研究，結(jié)合公司業(yè)務(wù)目標(biāo)和資源狀況，評(píng)估市場(chǎng)機(jī)會(huì)和風(fēng)險(xiǎn)，為業(yè)務(wù)決策提供依據(jù)。3.根據(jù)市場(chǎng)調(diào)研與分析結(jié)果，制定大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)策略，明確業(yè)務(wù)方向、目標(biāo)客戶群體、交易方式等。（二）客戶開發(fā)與管理1.業(yè)務(wù)部門通過多種渠道開發(fā)潛在客戶，建立客戶信息檔案，記錄客戶基本情況、交易歷史、信用狀況等。2.對(duì)客戶進(jìn)行信用評(píng)估，根據(jù)客戶信用狀況確定交易額度、結(jié)算方式等交易條件。3.定期與客戶溝通，維護(hù)良好的合作關(guān)系，及時(shí)了解客戶需求變化，提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，提高客戶滿意度和忠誠(chéng)度。（三）合同簽訂與執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門與客戶達(dá)成交易意向后，起草合同文本，明確雙方權(quán)利義務(wù)、交易商品規(guī)格數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間地點(diǎn)、結(jié)算方式等條款。2.合同文本提交風(fēng)險(xiǎn)管理部門進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)審查，風(fēng)險(xiǎn)管理部門從法律合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)防控等角度對(duì)合同條款進(jìn)行審核，提出修改意見。3.業(yè)務(wù)部門根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)管理部門意見修改完善合同文本后，提交財(cái)務(wù)部門審核涉及財(cái)務(wù)條款的內(nèi)容。財(cái)務(wù)部門審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.合同經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，由業(yè)務(wù)部門與客戶簽訂正式合同。合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定組織實(shí)施交易，確保合同有效履行。（四）采購(gòu)與銷售操作1.采購(gòu)環(huán)節(jié)根據(jù)合同約定，業(yè)務(wù)部門向供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)商品規(guī)格數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間地點(diǎn)等要求。采購(gòu)訂單提交風(fēng)險(xiǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門備案。風(fēng)險(xiǎn)管理部門對(duì)采購(gòu)訂單進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)審查，財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)資金安排。供應(yīng)商發(fā)貨后，業(yè)務(wù)部門跟蹤貨物運(yùn)輸情況，及時(shí)掌握貨物動(dòng)態(tài)。貨物到達(dá)后，倉(cāng)儲(chǔ)部門負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，核對(duì)貨物數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等與采購(gòu)訂單和合同約定是否一致。驗(yàn)收合格的貨物辦理入庫(kù)手續(xù)，倉(cāng)儲(chǔ)部門建立貨物入庫(kù)臺(tái)賬。業(yè)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收情況和合同約定，向供應(yīng)商支付貨款。2.銷售環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同約定，組織貨物出庫(kù)，倉(cāng)儲(chǔ)部門按照業(yè)務(wù)部門指令辦理貨物出庫(kù)手續(xù)，核對(duì)出庫(kù)貨物與銷售合同約定是否一致，并建立貨物出庫(kù)臺(tái)賬。物流部門負(fù)責(zé)將貨物運(yùn)輸至客戶指定地點(diǎn)，跟蹤物流運(yùn)輸過程，確保貨物安全、及時(shí)送達(dá)。貨物送達(dá)后，客戶進(jìn)行驗(yàn)收。業(yè)務(wù)部門根據(jù)客戶驗(yàn)收情況和合同約定，向客戶收取貨款。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)貿(mào)易款項(xiàng)的收付結(jié)算工作，及時(shí)核對(duì)賬目，確保資金安全。（五）倉(cāng)儲(chǔ)管理1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)建立健全倉(cāng)儲(chǔ)管理制度，明確倉(cāng)儲(chǔ)作業(yè)流程和規(guī)范。2.按照貨物特性和存儲(chǔ)要求，合理安排倉(cāng)儲(chǔ)空間，確保貨物分類存放、安全存儲(chǔ)。3.對(duì)貨物出入庫(kù)進(jìn)行嚴(yán)格管理，建立貨物出入庫(kù)登記制度，詳細(xì)記錄貨物出入庫(kù)時(shí)間、數(shù)量、規(guī)格、去向等信息。4.定期對(duì)庫(kù)存貨物進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)結(jié)果及時(shí)上報(bào)公司相關(guān)部門，如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)查明原因并及時(shí)處理。（六）物流管理1.物流部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求和貨物特點(diǎn)，選擇合適的物流運(yùn)輸方式和物流供應(yīng)商。2.與物流供應(yīng)商簽訂物流合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、運(yùn)輸費(fèi)用、運(yùn)輸時(shí)間、貨物安全保障等條款。3.制定物流運(yùn)輸計(jì)劃，合理安排運(yùn)輸路線和運(yùn)輸時(shí)間，確保貨物按時(shí)、安全運(yùn)輸。4.跟蹤物流運(yùn)輸過程，及時(shí)掌握貨物運(yùn)輸狀態(tài)，如出現(xiàn)運(yùn)輸延誤、貨物損壞等問題，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，并向業(yè)務(wù)部門反饋相關(guān)信息。（七）結(jié)算管理1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的結(jié)算管理工作，制定結(jié)算管理制度和流程。2.根據(jù)合同約定的結(jié)算方式，及時(shí)辦理貿(mào)易款項(xiàng)的收付手續(xù)。結(jié)算過程中，嚴(yán)格審核相關(guān)票據(jù)和憑證，確保結(jié)算準(zhǔn)確無誤。3.定期核對(duì)賬目，編制財(cái)務(wù)報(bào)表，反映大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果。4.加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、客戶、供應(yīng)商等的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)解決結(jié)算過程中出現(xiàn)的問題。四、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)定期對(duì)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，全面梳理業(yè)務(wù)流程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用科學(xué)合理的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法，如定性與定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度。3.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分類分級(jí)，明確重點(diǎn)關(guān)注的風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研與分析，密切關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和價(jià)格走勢(shì)，及時(shí)調(diào)整業(yè)務(wù)策略，合理安排采購(gòu)和銷售時(shí)機(jī)，降低市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響。利用套期保值等金融工具，對(duì)大宗商品價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行對(duì)沖，鎖定利潤(rùn)，減少價(jià)格波動(dòng)帶來的損失。2.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)建立完善的客戶信用評(píng)估體系，加強(qiáng)對(duì)客戶信用狀況的調(diào)查和分析，合理確定客戶信用額度和交易條件。加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理，定期跟蹤客戶還款情況，及時(shí)催收逾期款項(xiàng)。對(duì)于信用狀況惡化的客戶，應(yīng)采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，如暫停交易、要求提供擔(dān)保等。3.操作風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)制定完善的業(yè)務(wù)操作規(guī)程和內(nèi)部控制制度，明確各崗位職責(zé)和操作流程，規(guī)范業(yè)務(wù)操作行為。加強(qiáng)員工培訓(xùn)，提高員工業(yè)務(wù)素質(zhì)和風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，確保員工熟悉業(yè)務(wù)流程和風(fēng)險(xiǎn)防控要求。建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)操作過程的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)操作行為。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)法律法規(guī)學(xué)習(xí)，提高員工法律意識(shí)，確保業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)。在合同簽訂、履行等過程中，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免法律糾紛。聘請(qǐng)專業(yè)法律顧問，為公司大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)提供法律咨詢和法律支持，及時(shí)解決法律問題。5.財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理，嚴(yán)格執(zhí)行財(cái)務(wù)管理制度和流程，確保財(cái)務(wù)核算準(zhǔn)確、資金安全。合理安排資金，優(yōu)化資金結(jié)構(gòu)，確保公司有足夠的資金支持業(yè)務(wù)發(fā)展，同時(shí)避免資金閑置或過度負(fù)債。加強(qiáng)財(cái)務(wù)預(yù)算管理，定期對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析和監(jiān)控，及時(shí)調(diào)整預(yù)算，確保公司財(cái)務(wù)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)建立風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，對(duì)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)狀況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)幅度、客戶信用等級(jí)變化、逾期應(yīng)收賬款比例等。當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)。3.業(yè)務(wù)部門和相關(guān)部門收到預(yù)警信號(hào)后，應(yīng)及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行處置，并將風(fēng)險(xiǎn)處置情況反饋給風(fēng)險(xiǎn)管理部門。4.風(fēng)險(xiǎn)管理部門定期對(duì)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警情況進(jìn)行總結(jié)分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)防控措施的有效性，不斷完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系。五、信息管理（一）信息收集與整理1.業(yè)務(wù)部門、風(fēng)險(xiǎn)管理部門、財(cái)務(wù)部門、物流部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門等應(yīng)按照各自職責(zé)，定期收集大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)相關(guān)信息，包括市場(chǎng)信息、客戶信息、合同信息、交易數(shù)據(jù)、物流信息、倉(cāng)儲(chǔ)信息等。2.對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理和分類，建立信息檔案，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。（二）信息傳遞與共享1.建立信息溝通平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部各部門之間信息的及時(shí)傳遞與共享。各部門應(yīng)將與大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)相關(guān)的信息及時(shí)錄入信息系統(tǒng)，供其他部門查詢和使用。2.定期召開業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議，各部門匯報(bào)業(yè)務(wù)進(jìn)展情況和相關(guān)信息，加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)作，及時(shí)解決業(yè)務(wù)過程中出現(xiàn)的問題。（三）信息分析與利用1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行分析，為公司決策提供財(cái)務(wù)支持。分析內(nèi)容包括財(cái)務(wù)指標(biāo)分析、資金流動(dòng)分析、成本效益分析等。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控和預(yù)警情況，對(duì)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)信息進(jìn)行分析，評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)變化趨勢(shì)，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。3.業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合市場(chǎng)信息和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，分析業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高業(yè)務(wù)績(jī)效。六、內(nèi)部審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)大宗商品貿(mào)易業(yè)務(wù)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)，審查業(yè)務(wù)流程的合規(guī)性以及內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。2.內(nèi)部審計(jì)內(nèi)容包括合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)與銷售操作、倉(cāng)儲(chǔ)管理、物流管理、結(jié)算管理、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面。3.內(nèi)部審計(jì)人員應(yīng)通過查閱文件資料、實(shí)地檢查、訪談相關(guān)人員等方式，獲取審計(jì)證據(jù)，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題進(jìn)行深入分析，提出審計(jì)意見和建議。（二）監(jiān)督檢查1.公司管理層