PAGE消防裝備采購內控制度一、總則（一）目的為加強公司消防裝備采購管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法合規(guī)、公開透明、高效有序，提高消防裝備質量和采購效益，保障公司消防安全工作順利開展，特制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及消防裝備采購的所有部門和相關人員，包括采購部門、使用部門、財務部門、質量檢驗部門等。（三）基本原則1.合法性原則：消防裝備采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購過程應公開、公正、公平，信息透明，接受內部監(jiān)督和外部審計。3.效益原則：在保證消防裝備質量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。4.質量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質量可靠、性能優(yōu)良、符合消防安全要求的消防裝備。5.職責分離原則：明確采購、使用、審批、驗收等各環(huán)節(jié)的職責，實行不相容崗位相互分離，防止舞弊行為。二、采購計劃管理（一）需求調研1.使用部門應定期對消防裝備的使用情況進行評估和分析，結合公司消防安全工作實際需求，提出消防裝備采購申請。2.采購申請應詳細說明所需消防裝備的名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、技術參數(shù)、預算金額等信息，并提供必要的技術資料和使用說明。3.采購部門應協(xié)同使用部門、技術部門等相關人員，對采購申請進行實地調研和論證，確保采購需求的合理性和必要性。（二）采購計劃編制1.采購部門根據(jù)需求調研結果，結合公司年度預算和采購資金安排，編制消防裝備采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目的名稱、數(shù)量、預算金額、采購時間、采購方式等內容，并報公司領導審批。3.采購計劃應具有前瞻性和合理性，充分考慮公司未來消防安全工作發(fā)展需求，避免重復采購和資源浪費。（三）計劃調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因公司業(yè)務發(fā)展、消防安全形勢變化、技術更新等原因需要調整采購計劃，使用部門應及時提出書面申請。2.采購部門應對調整申請進行審核，并報公司領導審批。經(jīng)批準后的采購計劃調整應及時通知相關部門和人員。三、采購流程管理（一）采購方式選擇1.根據(jù)消防裝備的性質、金額、市場供應情況等因素，綜合考慮選擇合適的采購方式，包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.達到公開招標數(shù)額標準的采購項目，應采用公開招標方式進行采購；符合邀請招標條件的，可采用邀請招標方式；技術復雜、有特殊要求或者受自然環(huán)境限制，只有少量潛在投標人可供選擇的，可采用競爭性談判方式；只能從唯一供應商處采購的，可采用單一來源采購方式；采購的貨物規(guī)格、標準統(tǒng)一、現(xiàn)貨貨源充足且價格變化幅度小的，可采用詢價方式。（二）招標采購流程1.招標公告發(fā)布：采用公開招標方式的，采購部門應在規(guī)定的媒體上發(fā)布招標公告，公告內容應包括招標項目的名稱、內容、數(shù)量、技術要求、投標人資格條件、投標截止時間、開標時間及地點等信息。2.資格預審：對潛在投標人進行資格預審，審查其營業(yè)執(zhí)照、資質證書、業(yè)績情況、信譽狀況等，確定其是否具備投標資格。3.招標文件編制與發(fā)售：編制招標文件，明確招標項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準等內容，并向通過資格預審的潛在投標人發(fā)售招標文件。4.投標文件接收與開標：接收潛在投標人的投標文件，在規(guī)定的時間和地點組織開標，開標過程應公開、公正、透明。5.評標：組建評標委員會，按照招標文件規(guī)定的評標標準和方法，對投標文件進行評審，推薦中標候選人。6.中標公示與合同簽訂：對中標候選人進行公示，公示無異議后，與中標人簽訂采購合同。（三）非招標采購流程1.邀請招標：向符合資格條件的供應商發(fā)出投標邀請書，邀請其參加投標。其他流程參照招標采購流程執(zhí)行。2.競爭性談判：成立談判小組，與符合資格條件不少于三家的供應商分別進行談判，確定成交供應商。談判過程中應記錄談判情況，并由談判小組成員簽字確認。3.單一來源采購：與單一供應商進行協(xié)商，確定采購價格和合同條款。單一來源采購應提供必要的證明材料，說明采用單一來源采購方式的理由和依據(jù)，并報公司領導審批。審批通過后，簽訂采購合同。4.詢價：向不少于三家的供應商發(fā)出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。采購部門根據(jù)符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商，并簽訂采購合同。（四）采購合同管理1.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購標的、數(shù)量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應將合同草案提交法律部門或法律顧問進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。3.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送使用部門、財務部門等相關部門，并跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應商按時履行合同義務。4.在合同執(zhí)行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應與供應商協(xié)商一致，并簽訂書面補充協(xié)議。補充協(xié)議應報公司領導審批后生效。四、供應商管理（一）供應商選擇1.建立供應商準入制度，明確供應商的資格條件，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質量認證、業(yè)績情況、信譽狀況等。2.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，如市場調研、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡搜索等，并對供應商進行實地考察和評估。3.根據(jù)供應商的綜合表現(xiàn)，建立供應商名錄，對名錄中的供應商進行定期評價和動態(tài)管理。（二）供應商評價1.采購部門應定期組織對供應商的評價工作，評價內容包括產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務、價格水平、合作態(tài)度等方面。2.評價方式可采用問卷調查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等多種形式，確保評價結果客觀、公正、準確。3.根據(jù)評價結果，對供應商進行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予優(yōu)先合作機會，對于表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、整改或淘汰處理。（三）供應商激勵與約束1.建立供應商激勵機制，對在產(chǎn)品質量、交貨期、售后服務等方面表現(xiàn)突出的供應商給予適當?shù)莫剟?，如表彰、獎勵、?yōu)先合作等。2.建立供應商約束機制，對于違反合同約定、提供不合格產(chǎn)品、服務不到位等行為的供應商，采取相應的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等。五、采購驗收管理（一）驗收準備1.使用部門應在消防裝備到貨前，做好驗收準備工作，包括組建驗收小組、制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。2.驗收小組應由使用部門、采購部門、質量檢驗部門等相關人員組成，明確各成員的職責分工。（二）驗收實施1.消防裝備到貨后，采購部門應及時通知使用部門和驗收小組進行驗收。驗收小組應按照驗收方案和相關標準，對消防裝備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質量、技術參數(shù)等進行逐一核對和檢驗。2.對于需要進行功能測試、性能檢測的消防裝備，應按照規(guī)定的方法和程序進行測試和檢測，確保其符合消防安全要求和合同約定。3.驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)消防裝備存在質量問題或與合同約定不符，驗收小組應及時記錄，并要求供應商限期整改或退換貨。（三）驗收報告1.驗收工作完成后，驗收小組應編制驗收報告，驗收報告應包括驗收項目、驗收標準、驗收結果、存在問題及處理意見等內容。2.驗收報告應由驗收小組成員簽字確認，并報公司領導審批。審批通過后的驗收報告作為支付貨款、辦理資產(chǎn)入賬等手續(xù)的依據(jù)。六、采購付款管理（一）付款申請1.采購部門應在收到供應商提供的發(fā)票、驗收報告等相關憑證后，按照合同約定的付款方式和時間，及時向財務部門提交付款申請。2.付款申請應詳細說明采購項目的名稱、合同編號、付款金額、付款方式、發(fā)票號碼等信息，并附上相關憑證復印件。（二）付款審批1.財務部門收到付款申請后，應按照公司財務管理制度和審批流程進行審核，重點審核付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、相關憑證是否齊全等。2.審核通過后的付款申請報公司領導審批，公司領導根據(jù)公司資金狀況、合同執(zhí)行情況等因素進行審批。（三）付款執(zhí)行1.經(jīng)公司領導審批同意后，財務部門按照審批意見及時辦理付款手續(xù)，確?？铐棸磿r足額支付給供應商。2.付款過程中，財務部門應做好付款記錄和賬務處理，確保財務數(shù)據(jù)準確無誤。七、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對消防裝備采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購資金使用是否合理等。2.采購部門、使用部門、財務部門等相關部門應配合內部審計部門的工作，及時提供審計所需的資料和信息。（二）外部審計1.按照國家法律法規(guī)和相關規(guī)定，接受外部審計機構對公司消防裝備采購活動的審計監(jiān)督。2.對于外部審計提出的問題和建議