PAGE財政部采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織采購業(yè)務的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保采購業(yè)務合法合規(guī)、資產(chǎn)安全完整、財務信息真實準確，依據(jù)國家相關法律法規(guī)及財政部有關規(guī)定，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有采購活動，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋采購業(yè)務的全過程，包括采購計劃制定、供應商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)全過程控制。3.制衡性原則：在采購業(yè)務流程中，合理設置崗位，明確職責權限，確保采購決策、執(zhí)行、監(jiān)督等環(huán)節(jié)相互分離、相互制約，防止權力濫用和舞弊行為。4.適應性原則：根據(jù)本公司/組織的實際情況和業(yè)務特點，制定符合實際需求的采購內(nèi)控制度，確保制度具有可操作性和有效性。5.成本效益原則：在保證采購質量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。二、采購業(yè)務流程（一）采購計劃制定1.需求部門提出申請各需求部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購申請單，詳細說明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購時間等信息，并提交至采購部門。2.采購部門審核采購部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進行審核。審核要點包括：采購需求是否合理、是否符合公司/組織的業(yè)務規(guī)劃和預算安排、是否有替代產(chǎn)品或服務可供選擇等。對于不符合要求的申請，采購部門應及時與需求部門溝通，提出修改意見或拒絕申請。3.預算管理部門審批經(jīng)采購部門審核通過的采購申請單，提交至預算管理部門進行審批。預算管理部門根據(jù)公司/組織的預算安排，對采購申請的預算金額進行審核。如采購申請超出預算范圍，需按照公司/組織的預算調(diào)整程序進行審批。4.采購計劃編制采購部門根據(jù)審核通過的采購申請單，結合市場供應情況、采購周期等因素，編制采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預算金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并報相關領導審批。（二）供應商選擇與管理1.供應商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦、參加行業(yè)展會等。建立供應商信息庫，對收集到的供應商信息進行整理、分類和存儲，以便查詢和管理。2.供應商篩選與評估采購部門根據(jù)采購項目的要求，從供應商信息庫中篩選出符合條件的供應商，并對其進行評估。評估內(nèi)容包括供應商的資質信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質量、價格水平、售后服務等方面。可采用實地考察、問卷調(diào)查、查閱供應商歷史業(yè)績等方式進行評估。3.供應商選擇采購部門根據(jù)供應商評估結果，選擇確定合格的供應商。對于重要采購項目，應采用招標、競爭性談判、詢價等采購方式，按照規(guī)定的程序選擇供應商；對于一般性采購項目，可采用直接采購等方式，但需確保采購過程的合規(guī)性和公正性。4.供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、評估情況、合作歷史及交易記錄等。定期對供應商進行跟蹤評估，及時了解供應商的經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質量和服務水平等情況。對于表現(xiàn)不佳的供應商，應及時采取措施進行整改或淘汰，確保供應商隊伍的質量。（三）采購合同簽訂1.合同起草與審核采購部門根據(jù)采購項目的要求和與供應商協(xié)商的結果，起草采購合同。合同內(nèi)容應明確雙方的權利義務、采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量標準、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同起草完成后，提交至法務部門進行審核。2.合同審批法務部門對采購合同進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求、是否存在法律風險、雙方權利義務是否對等、違約責任是否明確等。經(jīng)法務部門審核通過的采購合同，提交至相關領導進行審批。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審批通過后，由采購部門與供應商簽訂合同。合同簽訂應確保雙方簽字蓋章齊全，合同文本符合規(guī)范要求。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發(fā)給相關部門，如財務部門、需求部門等，以便各部門按照合同約定履行職責。（四）采購執(zhí)行1.訂單下達采購部門根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求，并確保訂單內(nèi)容與采購合同一致。2.供應商備貨與發(fā)貨供應商收到采購訂單后，按照訂單要求進行備貨和發(fā)貨。采購部門應及時跟蹤供應商的備貨和發(fā)貨情況，確保采購物品或服務按時、按質、按量交付。3.到貨驗收采購物品或服務到貨前，采購部門應通知需求部門和質量檢驗部門做好驗收準備。到貨后，由需求部門和質量檢驗部門共同對采購物品或服務進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質量、規(guī)格、型號等方面，確保采購物品或服務符合合同要求。驗收合格后，驗收人員應簽署驗收報告。（五）驗收付款1.付款申請采購物品或服務驗收合格后，采購部門根據(jù)合同約定，填寫付款申請單，詳細說明采購項目名稱、合同編號、付款金額、付款方式等信息，并附上驗收報告、發(fā)票等相關憑證，提交至財務部門。2.財務審核財務部門收到付款申請單后，對申請內(nèi)容和相關憑證進行審核。審核要點包括：采購項目是否真實、合同執(zhí)行情況是否符合要求、發(fā)票是否合規(guī)、付款金額是否準確等。對于不符合要求的付款申請，財務部門應及時與采購部門溝通，提出整改意見或拒絕付款。3.領導審批經(jīng)財務部門審核通過的付款申請單，提交至相關領導進行審批。領導根據(jù)公司/組織的財務制度和資金狀況，對付款申請進行審批。4.付款執(zhí)行財務部門根據(jù)領導審批意見，辦理付款手續(xù)。付款方式應按照合同約定執(zhí)行，確保付款安全、及時、準確。三、采購風險防控（一）市場風險1.風險識別：市場價格波動、供應短缺、市場競爭加劇等因素可能導致采購成本上升、采購周期延長或無法按時獲取所需物品或服務。2.防控措施：加強市場監(jiān)測和分析，及時掌握市場動態(tài)；與供應商建立長期穩(wěn)定的合作關系，簽訂合理的價格調(diào)整條款；優(yōu)化采購計劃，合理安排采購時間和數(shù)量，避免集中采購；拓寬供應商渠道，增加供應商選擇范圍，降低對單一供應商的依賴。（二）質量風險1.風險識別：供應商提供的物品或服務質量不符合合同要求，可能影響公司/組織的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動，甚至導致?lián)p失。2.防控措施：加強對供應商的質量管理，在采購合同中明確質量標準和驗收條款；嚴格執(zhí)行到貨驗收程序，確保采購物品或服務質量合格；定期對供應商進行質量評估，對于質量問題頻發(fā)的供應商，及時采取整改或淘汰措施。（三）信用風險1.風險識別：供應商存在信用問題，如拖欠貨款、提供虛假信息、擅自變更合同條款等，可能給公司/組織帶來經(jīng)濟損失和法律風險。2.防控措施：加強對供應商的信用管理，建立供應商信用評價體系，對供應商的信用狀況進行評估和跟蹤；在采購合同中明確違約責任和賠償條款，約束供應商的行為；對于信用不良的供應商，謹慎選擇合作，必要時采取法律手段維護公司/組織的合法權益。（四）操作風險1.風險識別：采購業(yè)務流程中的各個環(huán)節(jié)可能因操作不當、流程不規(guī)范等原因導致風險，如采購計劃不合理、供應商選擇不當、合同簽訂失誤、驗收不嚴格、付款錯誤等。2.防控措施：完善采購業(yè)務流程，明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和職責權限；加強對采購人員的培訓和教育，提高其業(yè)務水平和風險意識；建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購業(yè)務進行全過程監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和糾正操作風險。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購活動是否符合本制度規(guī)定、采購流程是否規(guī)范、采購合同是否有效執(zhí)行、采購風險防控措施是否落實等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保采購業(yè)務規(guī)范運行。（二）財務監(jiān)督財務部門對采購業(yè)務進行財務監(jiān)督，審查采購預算執(zhí)行情況、采購成本控制情況、付款情況等。加強對采購發(fā)票的審核管理，確保發(fā)票真實、合規(guī)，防止虛假發(fā)