PAGE餐飲采購與付款內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司餐飲采購與付款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，確保采購物資的質(zhì)量，降低采購成本，防范采購與付款過程中的風(fēng)險，提高資金使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部涉及餐飲采購與付款的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購與付款活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋采購計劃、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、物資驗收、付款結(jié)算等各個環(huán)節(jié)。3.制衡性原則：采購、驗收、付款等環(huán)節(jié)相互分離、相互制約，避免權(quán)力集中和舞弊行為。4.成本效益原則：在確保采購物資質(zhì)量和服務(wù)水平的前提下，降低采購成本，提高經(jīng)濟效益。5.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠實守信，履行合同約定。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購計劃制定1.需求分析各部門根據(jù)餐飲經(jīng)營情況、庫存狀況以及業(yè)務(wù)發(fā)展需要，定期提出餐飲物資采購需求。需求分析應(yīng)考慮菜品變化、季節(jié)因素、客戶反饋等因素，確保采購的物資能夠滿足實際經(jīng)營需求。2.采購計劃編制采購部門匯總各部門的采購需求，結(jié)合庫存情況，編制月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細信息，并經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核確認。3.采購計劃審批采購計劃報公司管理層審批，管理層根據(jù)公司預(yù)算、資金狀況等因素進行綜合評估，批準采購計劃。如遇特殊情況需臨時采購，應(yīng)填寫臨時采購申請表，按規(guī)定程序?qū)徟髮嵤＃ǘ┕?yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購物資的要求，對供應(yīng)商進行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評估定期對供應(yīng)商進行評估，評估內(nèi)容包括供貨質(zhì)量、交貨期、價格變動、售后服務(wù)等。采購部門根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、合格供應(yīng)商和淘汰供應(yīng)商。3.供應(yīng)商選擇在采購物資時，優(yōu)先從優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商中選擇。如優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商無法滿足需求，可從合格供應(yīng)商中選擇。采購人員應(yīng)與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）采購合同簽訂1.合同起草采購合同由采購部門負責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，避免模糊不清或歧義條款。2.合同審核采購合同初稿完成后，提交法務(wù)部門和財務(wù)部門審核。法務(wù)部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性，財務(wù)部門審核合同的付款條款和資金安排。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的采購合同，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉庫管理部門、財務(wù)部門等，以便各部門做好相應(yīng)的準備工作。（四）物資驗收1.驗收準備倉庫管理部門在收到采購物資到貨通知后，應(yīng)安排專人負責(zé)驗收工作，并準備好驗收所需的工具和場地。驗收人員應(yīng)熟悉采購物資的質(zhì)量標準和驗收要求，確保驗收工作的準確性和規(guī)范性。2.初步驗收物資到貨后，驗收人員首先對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號等進行核對，檢查物資的外包裝是否完好。如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量不符、規(guī)格錯誤或外包裝損壞等問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其解決。3.質(zhì)量驗收根據(jù)采購合同約定的質(zhì)量標準，對物資的質(zhì)量進行檢驗。對于需要專業(yè)檢測的物資，可委托第三方檢測機構(gòu)進行檢測。如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量不符合要求，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，可要求供應(yīng)商換貨、補貨或退貨等。4.驗收記錄驗收人員應(yīng)填寫驗收記錄，詳細記錄物資的驗收情況，包括驗收時間、物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況等。驗收記錄經(jīng)驗收人員簽字確認后，交倉庫管理部門存檔。（五）付款結(jié)算1.付款申請采購部門在收到供應(yīng)商開具的發(fā)票后，核對發(fā)票信息與采購合同及驗收記錄是否一致。如信息相符，采購部門填寫付款申請表，注明采購合同編號、物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式等內(nèi)容，并附上發(fā)票、驗收記錄等相關(guān)憑證。2.付款審批付款申請表提交財務(wù)部門審核，財務(wù)部門重點審核發(fā)票的真實性、合法性、合規(guī)性，以及付款金額與合同約定是否一致。經(jīng)財務(wù)部門審核通過后，付款申請表報公司管理層審批。3.付款執(zhí)行管理層批準付款申請后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式進行付款。如采用支票付款，應(yīng)嚴格按照支票管理規(guī)定填寫支票；如采用銀行轉(zhuǎn)賬付款，應(yīng)確保轉(zhuǎn)賬信息準確無誤。付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時進行賬務(wù)處理，記錄付款日期、金額、供應(yīng)商等信息。三、采購與付款內(nèi)部控制要點（一）崗位分離與職責(zé)分工1.采購崗位與驗收崗位分離：采購人員不得兼任物資驗收工作，以防止采購人員與供應(yīng)商勾結(jié)，虛報采購數(shù)量或質(zhì)量，損害公司利益。2.采購崗位與付款崗位分離：采購人員不得負責(zé)付款審批和付款執(zhí)行工作，避免采購人員利用職務(wù)之便，謀取私利。3.明確各崗位職責(zé)：采購部門負責(zé)采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂等工作；倉庫管理部門負責(zé)物資驗收和入庫管理；財務(wù)部門負責(zé)付款審核和付款結(jié)算工作。各部門應(yīng)各司其職，相互配合，確保采購與付款業(yè)務(wù)的順利進行。（二）授權(quán)審批控制1.采購計劃審批：采購計劃需經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人審核和公司管理層批準，確保采購計劃符合公司整體戰(zhàn)略和預(yù)算安排。2.采購合同審批：采購合同初稿需提交法務(wù)部門和財務(wù)部門審核，經(jīng)審核通過后，由公司授權(quán)代表簽訂。重大采購合同應(yīng)報公司董事會審批。3.付款審批：付款申請需經(jīng)財務(wù)部門審核和公司管理層批準，嚴格控制付款環(huán)節(jié)，確保資金支付的準確性和合規(guī)性。（三）供應(yīng)商管理控制1.建立供應(yīng)商評估體系：定期對供應(yīng)商進行評估，評估結(jié)果作為供應(yīng)商選擇、合作期限延長或終止合作的依據(jù)。2.供應(yīng)商信息管理：建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，及時更新供應(yīng)商信息，包括資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格等方面的變化情況。3.供應(yīng)商激勵與約束機制：對優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商給予一定的獎勵，如優(yōu)先合作、價格優(yōu)惠等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進行警告、處罰，直至終止合作。（四）采購價格控制1.市場調(diào)研：采購部門應(yīng)定期進行市場調(diào)研，了解同類物資的市場價格水平，為采購定價提供參考依據(jù)。2.價格談判：在采購過程中，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商進行價格談判，爭取合理的采購價格。對于金額較大的采購項目，可以采用招標、詢價等方式確定采購價格。3.價格審批：采購價格超過一定限額的，需報公司管理層審批，確保采購價格的合理性。（五）采購驗收控制1.驗收標準明確：制定明確的物資驗收標準和驗收流程，確保驗收工作有章可循。驗收標準應(yīng)符合采購合同約定和相關(guān)行業(yè)標準。2.驗收人員培訓(xùn)：加強對驗收人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和責(zé)任心，使其熟悉驗收標準和方法，能夠準確判斷物資的質(zhì)量和數(shù)量。3.驗收結(jié)果處理：對于驗收合格的物資，及時辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的物資，應(yīng)按照合同約定及時處理，如要求供應(yīng)商換貨、補貨或退貨等，并做好記錄。（六）付款控制1.付款審核嚴格：財務(wù)部門應(yīng)嚴格審核付款申請，確保付款金額與合同約定一致，發(fā)票真實、合法、合規(guī)，相關(guān)憑證齊全。2.付款方式選擇：根據(jù)采購合同約定和公司資金狀況，合理選擇付款方式，如支票、銀行轉(zhuǎn)賬、商業(yè)匯票等。對于金額較大的采購項目，應(yīng)盡量采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款，以確保資金安全。3.付款記錄完整：財務(wù)部門應(yīng)及時記錄付款信息，包括付款日期、金額、供應(yīng)商、付款方式等，以便進行賬務(wù)核對和查詢。四、監(jiān)督檢查與風(fēng)險評估（一）監(jiān)督檢查機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對采購與付款業(yè)務(wù)進行審計，檢查采購流程是否合規(guī)、內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行、采購成本是否合理等。2.財務(wù)檢查：財務(wù)部門定期對采購與付款業(yè)務(wù)的賬務(wù)處理進行檢查，確保賬務(wù)記錄準確、完整，付款審批手續(xù)齊全。3.日常監(jiān)督：采購部門、倉庫管理部門和財務(wù)部門應(yīng)加強日常工作中的相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時溝通解決。（二）風(fēng)險評估1.風(fēng)險識別：對采購與付款過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，如采購計劃不合理、供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購合同簽訂不規(guī)范、物資驗收不嚴、付款環(huán)節(jié)失控等。2.風(fēng)險評估：對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級。3.風(fēng)險應(yīng)對：針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)重點關(guān)注，采取嚴格的控制措施；對于低風(fēng)險事項，可以適當(dāng)簡化控制程序，但仍需保持關(guān)注。五、信息溝通與文檔管理（一）信息溝通1.內(nèi)部溝通：建立采購部門、倉庫管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門之間的信息溝通機制，定期召開采購與付款業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會議，及時溝通業(yè)務(wù)進展情況、存在的問題及解決方案。2.與供應(yīng)商溝通：采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持良好的溝通，及時了解物資供應(yīng)情況、價格變化、質(zhì)量問題等信息，并將公司的需求和要求傳達給供應(yīng)商。（二）文檔管理1.采購文檔管理：采購部門負責(zé)采購業(yè)務(wù)相關(guān)文檔的整理和保管，包括采購計劃、供應(yīng)商資料、采購合同、驗收記錄、發(fā)票等。