PAGE采購入庫環(huán)節(jié)內控制度一、總則（一）目的為了加強公司采購入庫環(huán)節(jié)的內部控制，規(guī)范采購入庫流程，確保采購物資的質量、數量符合要求，保障公司資產安全，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購入庫業(yè)務，包括原材料、輔助材料、設備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購入庫活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關行業(yè)標準，確保各項業(yè)務活動合法合規(guī)。2.職責分離原則：采購、驗收、倉儲等部門應相互獨立，明確各部門職責，避免權力集中和舞弊行為。3.全面控制原則：對采購入庫環(huán)節(jié)的各個流程進行全面控制，涵蓋采購計劃、供應商選擇、合同簽訂、物資驗收、入庫存儲等各個環(huán)節(jié)。4.成本效益原則：在保證采購物資質量和滿足公司生產經營需求的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購計劃控制（一）需求預測1.各部門應根據公司年度生產經營計劃、銷售訂單、庫存狀況等因素，定期進行物資需求預測，并提交至采購部門。2.采購部門應會同生產、銷售、財務等相關部門，對各部門提交的需求預測進行綜合分析和審核，確保需求預測科學合理。（二）采購計劃制定1.采購部門根據審核后的需求預測，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數量、采購時間等詳細信息。2.采購計劃應按照重要性和緊急程度進行分類管理，對于關鍵物資和緊急采購需求，應優(yōu)先安排采購。3.采購計劃應報經公司管理層審批后執(zhí)行，未經審批的采購計劃不得實施。（三）采購計劃調整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因市場變化、生產計劃調整、設計變更等原因需要調整采購計劃，相關部門應及時提出申請，并說明調整原因和調整內容。2.采購計劃調整申請應報經公司管理層審批后執(zhí)行，采購部門應根據審批后的調整計劃及時調整采購活動。三、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應建立供應商信息庫，收集、整理供應商的基本信息、資質證明、業(yè)績情況、產品質量等資料。2.對于新供應商的選擇，采購部門應組織相關部門進行實地考察和評估，重點考察供應商的生產能力、技術水平、質量管理、價格水平、售后服務等方面。生產能力方面，考察供應商的生產設備、生產工藝、生產規(guī)模等是否滿足公司采購需求。技術水平方面，評估供應商的研發(fā)能力、技術創(chuàng)新能力等，確保其能夠提供符合公司要求的產品。質量管理方面，查看供應商的質量管理體系是否健全，產品質量是否穩(wěn)定可靠。價格水平方面，比較不同供應商的報價，確保采購價格合理。售后服務方面，了解供應商的售后服務承諾和服務能力，確保在產品出現(xiàn)問題時能夠及時得到解決。3.采購部門應根據考察評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協(xié)議。合作協(xié)議應明確雙方的權利義務、產品規(guī)格、價格條款、交貨期、質量標準、售后服務等內容。（二）供應商評價與考核1.采購部門應定期對供應商進行評價與考核，評價內容包括產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.評價與考核結果應記錄在供應商信息庫中，并作為供應商后續(xù)合作的重要依據。對于評價結果優(yōu)秀的供應商，可給予優(yōu)先合作、增加采購量等獎勵；對于評價結果不合格的供應商，應及時采取措施進行整改，如減少采購量、暫停合作等，直至其整改合格。3.采購部門應根據供應商評價與考核結果，適時調整供應商結構，淘汰不合格供應商，引入優(yōu)質供應商，確保供應商隊伍的穩(wěn)定性和競爭力。（三）供應商關系維護1.采購部門應與供應商保持密切溝通，定期向供應商反饋公司的采購需求和產品質量要求，及時了解供應商的生產經營狀況和產品供應情況。2.對于供應商提出的問題和困難，采購部門應積極協(xié)調解決，建立良好的合作關系。3.采購部門應定期組織供應商座談會或培訓活動，加強與供應商的交流與合作，共同探討改進產品質量、降低成本等方面的措施。四、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購部門應根據采購計劃和供應商選擇結果，與供應商簽訂采購合同。采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利義務、產品規(guī)格、價格條款、交貨期、質量標準、售后服務等內容。2.采購合同簽訂前，采購部門應會同法務部門對合同條款進行審核，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。審核內容包括合同主體資格、合同條款完整性、合同風險防范等方面。合同主體資格方面，審查供應商的營業(yè)執(zhí)照、資質證書等證件是否齊全有效，確保其具備簽訂合同的主體資格。合同條款完整性方面，檢查合同條款是否涵蓋了采購業(yè)務的各個方面，是否明確了雙方的權利義務和責任。合同風險防范方面，評估合同中可能存在的風險，如價格波動風險、質量風險、交貨期風險等，并采取相應的防范措施。3.采購合同經審核通過后，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應按照采購合同約定，及時跟蹤合同執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質、按量履行合同義務。2.在合同執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取措施進行整改，并按照合同約定追究其違約責任。3.采購部門應定期對合同執(zhí)行情況進行總結分析，及時發(fā)現(xiàn)合同執(zhí)行過程中存在的問題，并采取相應的措施進行改進。（三）合同變更與終止1.在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產計劃調整、設計變更等原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協(xié)商，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應報經公司管理層審批后執(zhí)行。2.如采購合同因不可抗力、雙方協(xié)商一致等原因需要終止，采購部門應及時與供應商辦理終止手續(xù)，并按照合同約定進行結算和清理。五、物資驗收控制（一）驗收準備1.采購部門應在物資到貨前，通知倉儲部門和質量檢驗部門做好驗收準備工作。倉儲部門應安排好驗收場地和人員，質量檢驗部門應制定驗收標準和檢驗方法。2.質量檢驗部門應根據采購合同和相關標準，對采購物資的質量要求進行細化和明確，制定具體的驗收標準和檢驗方法。驗收標準應包括外觀、尺寸、性能、質量證明文件等方面的要求。（二）驗收實施1.物資到貨后，倉儲部門應及時組織驗收人員對物資進行驗收。驗收人員應按照驗收標準和檢驗方法，對物資的數量、規(guī)格、型號、外觀等進行逐一核對，并對物資的質量進行檢驗。2.對于重要物資和關鍵設備，質量檢驗部門應進行抽檢或全檢，確保物資質量符合要求。檢驗合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認；檢驗不合格的物資，驗收人員應及時通知采購部門，并按照合同約定進行處理。3.在驗收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資數量短缺、規(guī)格不符、質量不合格等問題，驗收人員應及時做好記錄，并要求供應商在規(guī)定時間內進行處理。供應商處理后，驗收人員應再次進行驗收，直至驗收合格。（三）驗收報告1.驗收完成后，驗收人員應填寫驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括物資名稱、規(guī)格、型號、數量、驗收標準、檢驗結果、驗收結論等內容。2.驗收報告應由驗收人員簽字確認，并加蓋驗收部門公章。驗收報告一式多份，分別報送采購部門、倉儲部門、財務部門等相關部門。3.采購部門應根據驗收報告，及時與供應商辦理結算手續(xù)。對于驗收合格的物資，采購部門應按照合同約定支付貨款；對于驗收不合格的物資，采購部門應按照合同約定扣除相應貨款，并要求供應商承擔違約責任。六、入庫存儲控制（一）入庫手續(xù)辦理1.驗收合格的物資，倉儲部門應及時辦理入庫手續(xù)。入庫手續(xù)包括填寫入庫單、辦理物資入庫登記等。2.入庫單應詳細記錄物資名稱、規(guī)格、型號、數量、供應商名稱、入庫日期等信息。入庫單應由倉儲部門經辦人員簽字確認，并加蓋倉儲部門公章。3.倉儲部門應根據入庫單，對物資進行分類存放，并建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況。物資臺賬應定期與財務部門進行核對，確保賬實相符。（二）庫存管理1.倉儲部門應建立健全庫存管理制度，加強對庫存物資的日常管理。庫存物資應按照類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，標識清晰，便于查找和盤點。2.倉儲部門應定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。盤點周期可根據公司實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。盤點結果應形成盤點報告，報送公司管理層和相關部門。3.對于庫存積壓物資，倉儲部門應及時通知采購部門進行處理。采購部門應根據實際情況，采取降價促銷、退貨、報廢等措施，減少庫存積壓，降低庫存成本。（三）庫存安全管理1.倉儲部門應加強對庫存物資的安全管理，確保庫存物資的安全完整。庫存物資應存放在安全可靠的倉庫內，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備。2.倉儲部門應制定庫存物資安全管理制度，明確倉庫管理人員的職責和權限，加強對倉庫管理人員的培訓和考核，提高其安全意識和業(yè)務水平。3.倉庫管理人員應定期對庫存物資進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。如發(fā)生庫存物資被盜、火災、水災等安全事故，倉庫管理人員應及時報告公司管理層，并采取相應的措施進行處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內部審計監(jiān)督1.公司內部審計部門應定期對采購入庫環(huán)節(jié)的內部控制制度執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查采購計劃制定、供應商管理、采購合同簽訂、物資驗收、入庫存儲等各個環(huán)節(jié)是否符合制度要求。2.內部審計部門應根據審計結果，出具審計報告，提出改進建議和意見。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時督促相關部門進行整改，確保采購入庫環(huán)節(jié)內部控制制度的有效執(zhí)行。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購部門、倉儲部門、質量檢驗部門等相關部門應定期對采購入庫環(huán)節(jié)的工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正工作中存在的問題。2.公司管理層應加強對采購入庫環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督檢查，定期聽取采購入庫工作匯報，并對發(fā)現(xiàn)的問題進行及時處理。（三）績效考核1.公司應建立采購入庫環(huán)節(jié)績效考核制度，對