PAGE政府采內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范本公司/組織政府采購行為，加強政府采購內(nèi)部控制，提高采購資金使用效益，防范采購風險，依據(jù)《中華人民共和國政府采購法》等相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及政府采購活動的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則政府采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和相關政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公正性原則在政府采購過程中，應秉持公正立場，對待所有供應商，不偏袒、不歧視，保證采購程序公平公正。3.公開性原則除涉及國家秘密、商業(yè)秘密等依法不予公開的信息外，政府采購活動的相關信息應及時、準確、完整地向社會公開，接受公眾監(jiān)督。4.效益性原則在滿足采購需求的前提下，通過合理的采購方式和程序，降低采購成本，提高采購資金使用效益。5.風險防控原則識別、評估和應對政府采購過程中的各類風險，建立健全風險防控機制，確保采購活動安全、有序進行。二、采購預算管理（一）預算編制1.各部門應根據(jù)本部門工作需要和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，在每年規(guī)定時間內(nèi)提出下一年度政府采購預算申請。預算申請應詳細列出采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預算金額等內(nèi)容，并說明采購必要性和預期效益。2.財務部門負責對各部門提交的采購預算進行匯總、審核和平衡，結合公司/組織年度財務狀況和資金安排，編制年度政府采購預算草案，報公司/組織管理層審批。3.經(jīng)批準的政府采購預算應嚴格執(zhí)行，不得隨意調整。如因特殊情況確需調整預算的，應按照規(guī)定程序重新申報和審批。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應按照批準的采購預算組織實施采購活動，嚴格控制采購規(guī)模和標準，不得超預算采購。2.在采購過程中，如遇市場價格波動等因素導致預算金額不足的，采購部門應及時與財務部門溝通，按照規(guī)定程序申請調整預算。3.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析，確保采購資金專款專用，提高資金使用效率。三、采購流程控制（一）采購需求確定1.使用部門根據(jù)工作實際需要，詳細填寫采購需求申請表，明確采購項目的名稱、規(guī)格型號、技術參數(shù)、數(shù)量、質量要求、售后服務等內(nèi)容。2.采購部門會同相關技術部門、業(yè)務部門對采購需求進行審核，必要時組織專家論證，確保采購需求的合理性和準確性。3.采購需求一經(jīng)確定，不得擅自變更。如因特殊原因確需變更的，應按照規(guī)定程序重新進行審核和審批，并及時通知相關供應商。（二）采購方式選擇1.采購部門根據(jù)采購項目的特點、預算金額、市場供應情況等因素，按照法律法規(guī)和相關政策要求，選擇合適的采購方式。2.達到公開招標數(shù)額標準的采購項目，應采用公開招標方式進行采購；因特殊情況需要采用其他采購方式的，應嚴格按照規(guī)定程序進行審批，并在采購文件中說明理由。3.對于采用邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、單一來源采購等非公開招標方式的采購項目，采購部門應按照規(guī)定發(fā)布采購公告或邀請書，邀請符合條件的供應商參與采購活動。（三）采購文件編制1.采購部門根據(jù)采購需求和采購方式，編制采購文件。采購文件應包括采購公告（邀請書）、采購需求、采購預算、采購程序、評標（談判）標準、合同條款等內(nèi)容。2.采購文件應明確、詳細、準確，不得含有傾向性、歧視性條款，確保采購活動的公平公正。3.在編制采購文件過程中，采購部門應會同相關部門對采購文件進行審核，必要時組織專家評審，確保采購文件的合法性和有效性。（四）供應商選擇與管理1.采購部門應按照采購文件規(guī)定的條件和程序，對供應商進行資格審查和選擇。供應商應具備良好的商業(yè)信譽、健全的財務會計制度、履行合同所必需的設備和專業(yè)技術能力等條件。2.建立供應商庫，對入庫供應商進行動態(tài)管理。定期對供應商的履約情況進行評價，對評價不合格的供應商及時清理出庫，并禁止其參與本公司/組織的政府采購活動。3.在采購過程中，采購部門應與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產(chǎn)經(jīng)營情況和供應能力，確保采購項目順利實施。（五）采購評審1.按照采購文件規(guī)定的評標（談判）標準和程序，組織評審委員會對供應商的投標（響應）文件進行評審。評審委員會應由公司/組織內(nèi)部相關部門代表和技術、經(jīng)濟等方面的專家組成，成員人數(shù)應符合規(guī)定要求。2.評審過程應嚴格保密，評審委員會成員應獨立評審，不得泄露評審情況和評審結果。3.采購部門應記錄評審過程和結果，整理評審報告，報公司/組織管理層審批。評審報告應包括評審情況、推薦的中標（成交）候選人及理由等內(nèi)容。（六）合同簽訂與履行1.根據(jù)評審結果，采購部門應及時與中標（成交）供應商簽訂政府采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等內(nèi)容。2.合同簽訂后，采購部門應將合同副本送財務部門備案。財務部門應按照合同約定及時支付采購資金。3.采購部門應跟蹤合同履行情況，督促供應商按時、按質、按量履行合同義務。如發(fā)現(xiàn)供應商存在違約行為，應及時采取措施，追究其違約責任。四、采購監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門應定期對政府采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序是否合規(guī)、采購文件是否合法、采購資金使用是否合理等情況。2.財務部門應加強對采購資金的管理和監(jiān)督，嚴格審核采購資金支付申請，確保采購資金專款專用，防止資金挪用和浪費。3.采購部門應建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，規(guī)范采購行為，防范采購風險。（二）外部監(jiān)督1.主動接受財政部門、審計機關、監(jiān)察機關等政府部門的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供有關資料和情況。2.按照規(guī)定向社會公開政府采購信息，接受社會公眾的監(jiān)督。對社會公眾提出關于政府采購活動的質疑和投訴，應及時進行調查處理，并將處理結果向社會公開。五、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購部門應負責收集政府采購活動過程中形成的各類文件資料，包括采購預算申請、采購需求申請表、采購文件、投標（響應）文件、評審報告、合同文本等。2.檔案管理人員應及時對采購部門提交的文件資料進行整理和分類，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與歸檔1.按照檔案管理的要求，對收集到的數(shù)據(jù)進行分類、編號、裝訂等整理工作。2.將整理好的檔案資料及時歸檔，建立政府采購檔案目錄，便于查詢和管理。（三）檔案保管與查閱1.設立專門的檔案保管場所，配備必要的檔案保管設備，確保檔案資料的安全和完整。2.制定檔案查閱制度，明確查閱檔案的程序和權限。因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)批準后方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。（四）檔案銷毀1.定期對政府采購檔案進行清理，對已超過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。2.檔案銷毀時，應編制檔案銷毀清冊，經(jīng)批準后由專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。六、信息管理與溝通（一）信息收集與整理1.采購部門應及時收集、整理政府采購活動過程中的各類信息，包括采購項目進展情況、供應商信息、市場價格動態(tài)等。2.建立政府采購信息管理系統(tǒng)，對收集到的信息進行分類、存儲和管理，實現(xiàn)信息的共享和利用。（二）信息發(fā)布與溝通1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、政府采購信息發(fā)布平臺等渠道，及時發(fā)布政府采購相關信息，包括采購公告、中標（成交）結果、合同履行情況等內(nèi)容，確保信息公開透明。2.加強與供應商、財政部門、其他相關部門的溝通與協(xié)調，及時了解政府采購政策法規(guī)的變化和市場動態(tài)，反饋采購活動中存在的問題和建議，促進政府采購工作的順利開展。七、人員管理與培訓（一）人員職責分工1.明確采購部門、財務部門、技術部門、業(yè)務部門等在政府采購活動中的職責分工，確保各部門各司其職、相互配合。2.采購部門負責采購活動的組織實施，包括采購需求確定、采購方式選擇、采購文件編制、供應商選擇與管理、采購評審、合同簽訂與履行等工作。3.財務部門負責采購預算管理、采購資金支付審核、財務核算等工作。4.技術部門負責對采購項目的技術參數(shù)、質量標準等進行審核和把關。5.業(yè)務部門負責提出采購需求，參與采購項目的評審和驗收等工作。（二）人員培訓1.定期組織采購人員參加政府采購法律法規(guī)、政策制度、業(yè)務知識等方面的培訓，提高采購人員的業(yè)務水平和綜合素質。2.鼓勵