PAGE釆購(gòu)與付款內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制，規(guī)范采購(gòu)與付款行為，防范采購(gòu)與付款過(guò)程中的差錯(cuò)和舞弊，提高采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的效率和效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)，包括原材料、商品、設(shè)備、服務(wù)等的采購(gòu)以及相應(yīng)款項(xiàng)的支付。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)計(jì)劃、供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂、采購(gòu)驗(yàn)收、付款結(jié)算等。3.制衡性原則：采購(gòu)、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離、相互制約，避免權(quán)力過(guò)度集中。4.成本效益原則：在確保采購(gòu)質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。5.誠(chéng)實(shí)守信原則：與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，誠(chéng)實(shí)守信，履行合同約定。二、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.需求部門提出申請(qǐng)各部門根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展需要，結(jié)合庫(kù)存狀況，定期或不定期向采購(gòu)部門提交采購(gòu)申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等。2.采購(gòu)部門匯總審核采購(gòu)部門收到各部門的采購(gòu)申請(qǐng)后，進(jìn)行匯總整理，并對(duì)申請(qǐng)的合理性、必要性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購(gòu)數(shù)量是否合理、是否符合預(yù)算安排、是否有替代產(chǎn)品等。對(duì)于不合理的申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)與需求部門溝通協(xié)商，提出修改建議。3.制定采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)部門根據(jù)審核后的采購(gòu)申請(qǐng)，結(jié)合市場(chǎng)供應(yīng)情況、采購(gòu)周期等因素，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)方式等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫(kù)。對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。篩選出符合要求的供應(yīng)商名單，報(bào)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核。2.供應(yīng)商實(shí)地考察對(duì)于重要物資或服務(wù)的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所、生產(chǎn)設(shè)備、質(zhì)量管理體系、人員配備等方面的情況。實(shí)地考察后，形成考察報(bào)告，作為選擇供應(yīng)商的參考依據(jù)。3.供應(yīng)商評(píng)估與選擇采購(gòu)部門根據(jù)供應(yīng)商篩選和實(shí)地考察情況，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)可以包括供應(yīng)商的信譽(yù)度、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商，并與其簽訂合作協(xié)議。4.供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)檔案。對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和優(yōu)惠政策；對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)進(jìn)行溝通和整改，情節(jié)嚴(yán)重的，終止合作關(guān)系。（三）采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行1.采購(gòu)合同起草采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和選定的供應(yīng)商，起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。采購(gòu)合同草案應(yīng)報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核。2.采購(gòu)合同審核與簽訂采購(gòu)合同草案經(jīng)審核通過(guò)后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。簽訂后的采購(gòu)合同應(yīng)加蓋公司公章或合同專用章，并妥善保管。3.采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)合同執(zhí)行跟蹤臺(tái)賬，及時(shí)掌握合同執(zhí)行情況。定期與供應(yīng)商溝通，了解物資或服務(wù)的生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨期等信息。對(duì)于合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施確保合同順利執(zhí)行。（四）采購(gòu)驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)部門在物資或服務(wù)到貨前，通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門應(yīng)制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收人員等內(nèi)容。驗(yàn)收人員應(yīng)熟悉采購(gòu)合同的要求和相關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。2.到貨驗(yàn)收物資或服務(wù)到貨后，驗(yàn)收部門按照驗(yàn)收方案進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面的情況。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)采購(gòu)合同、發(fā)票、送貨單等相關(guān)憑證，確保驗(yàn)收結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告出具驗(yàn)收完成后，驗(yàn)收人員應(yīng)出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收結(jié)果、存在的問(wèn)題及處理建議等內(nèi)容。驗(yàn)收?qǐng)?bào)告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，報(bào)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審批。4.驗(yàn)收結(jié)果處理對(duì)于驗(yàn)收合格的物資或服務(wù)，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資或服務(wù)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨等措施，直至驗(yàn)收合格。三、付款業(yè)務(wù)流程（一）付款申請(qǐng)1.采購(gòu)部門提交付款申請(qǐng)采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，在規(guī)定付款期限內(nèi)，填寫付款申請(qǐng)單。付款申請(qǐng)單應(yīng)注明采購(gòu)合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式、付款理由等內(nèi)容，并附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)憑證。2.相關(guān)部門審核付款申請(qǐng)單提交后，依次由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)等進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、相關(guān)憑證是否齊全等。對(duì)于審核不通過(guò)的付款申請(qǐng)，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)修改完善，并重新提交審核。（二）付款審批1.財(cái)務(wù)部門審核財(cái)務(wù)部門收到付款申請(qǐng)單后，對(duì)付款金額進(jìn)行再次核對(duì)，并審核付款申請(qǐng)的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性。財(cái)務(wù)部門應(yīng)檢查采購(gòu)合同的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和有效性、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完整性等。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，將付款申請(qǐng)單提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司財(cái)務(wù)狀況、資金安排等情況，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。對(duì)于金額較大的付款申請(qǐng)，分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)報(bào)公司總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批（重大付款事項(xiàng)）對(duì)于重大付款事項(xiàng)，如一次性支付金額超過(guò)公司規(guī)定限額的采購(gòu)款項(xiàng)，需報(bào)公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理應(yīng)綜合考慮公司整體利益、資金狀況、采購(gòu)項(xiàng)目的必要性等因素，做出最終審批決策。（三）付款執(zhí)行1.財(cái)務(wù)部門辦理付款付款申請(qǐng)經(jīng)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)付款方式的不同，選擇合適的支付渠道，如銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等。付款完成后，財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，更新財(cái)務(wù)記錄。2.付款記錄與檔案管理財(cái)務(wù)部門應(yīng)妥善保管付款相關(guān)的憑證和資料，包括付款申請(qǐng)單、審批文件、發(fā)票、銀行回單等。建立付款檔案管理制度，按照規(guī)定的期限和要求進(jìn)行歸檔保存，以便日后查閱和審計(jì)。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督。審計(jì)內(nèi)容包括采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況、供應(yīng)商選擇與管理、采購(gòu)合同簽訂與執(zhí)行、采購(gòu)驗(yàn)收、付款結(jié)算等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況。通過(guò)審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）定期檢查與評(píng)估采購(gòu)部門和財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查，檢查內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。公司應(yīng)定期組織對(duì)采購(gòu)與付款內(nèi)控制度進(jìn)行評(píng)估，根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)制度進(jìn)行修訂和完善，以適應(yīng)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和外部環(huán)境變化的需要。（三）違規(guī)處理對(duì)于違反采購(gòu)與付款內(nèi)控制度的行為，公司應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、辭退等。對(duì)于因