PAGE山西大學(xué)合同內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的本合同內(nèi)控制度旨在規(guī)范山西大學(xué)各類合同的管理流程，加強合同風險防控，保障學(xué)校合法權(quán)益，提高合同管理的效率和效益，確保學(xué)校各項工作的順利開展。（二）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)以及國家和地方教育主管部門的有關(guān)規(guī)定制定。（三）適用范圍本制度適用于山西大學(xué)與校內(nèi)外單位或個人簽訂的各類合同，包括但不限于教學(xué)科研合作合同、物資采購合同、服務(wù)外包合同、租賃合同、技術(shù)合同等。（四）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須符合國家法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度。2.風險防控原則：對合同簽訂、履行過程中的風險進行全面評估和防控，確保學(xué)校利益不受損失。3.全面管理原則：涵蓋合同從起草、審核、簽訂、履行到終止的全過程管理。4.職責明確原則：明確各部門在合同管理中的職責，確保合同管理工作有序進行。二、合同管理機構(gòu)及職責（一）合同管理委員會1.組成：由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)職能部門負責人等組成。2.職責：審議合同管理制度、重大合同及重要合同管理事項。協(xié)調(diào)解決合同管理中的重大問題。對合同管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）合同歸口管理部門1.根據(jù)合同性質(zhì)，確定各職能部門為合同歸口管理部門，如：科研合同：科學(xué)技術(shù)處教學(xué)合同：教務(wù)處物資采購合同：實驗室與設(shè)備管理處服務(wù)外包合同：后勤管理處租賃合同：資產(chǎn)管理處技術(shù)合同：科技成果轉(zhuǎn)化與知識產(chǎn)權(quán)管理辦公室2.職責：負責本部門歸口合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的管理工作。建立本部門歸口合同臺賬，定期統(tǒng)計合同執(zhí)行情況并向?qū)W校合同管理部門報送。協(xié)助學(xué)校合同管理部門處理合同糾紛等事宜。（三）合同承辦部門1.各具體使用合同的學(xué)院、部門為合同承辦部門。2.職責：負責提出合同簽訂申請，提供合同簽訂所需的相關(guān)資料。按照合同約定履行義務(wù)，并及時向歸口管理部門反饋合同履行情況。負責合同原件的保管，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進行歸檔。（四）合同審核部門1.學(xué)校設(shè)立合同審核小組，成員包括法律事務(wù)機構(gòu)人員、財務(wù)部門人員、審計部門人員等。2.職責：對合同文本進行合法性、合規(guī)性、完整性審核。對合同涉及的財務(wù)條款、經(jīng)濟風險等進行評估并提出意見。參與合同糾紛的處理，提供法律和財務(wù)方面的專業(yè)支持。（五）合同監(jiān)督部門1.學(xué)校監(jiān)察部門負責對合同管理工作進行監(jiān)督檢查。2.職責：監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。對合同簽訂、履行過程中的違規(guī)行為進行調(diào)查處理。三、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.合同承辦部門根據(jù)工作需要，填寫《山西大學(xué)合同簽訂申請表》，詳細說明合同簽訂的必要性、對方當事人情況、合同主要條款等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)本部門負責人審核簽字后，提交歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請表及相關(guān)材料進行初審，審核通過后，將合同文本交合同審核小組進行審核。4.合同審核小組在收到合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核通過的合同，由歸口管理部門負責人簽字后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦部門與對方當事人簽訂合同。合同簽訂應(yīng)當使用學(xué)校統(tǒng)一印制的合同文本，合同文本應(yīng)當由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字并加蓋公章。（二）合同簽訂注意事項1.合同條款應(yīng)當明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義性條款。2.合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款應(yīng)當符合法律法規(guī)和學(xué)校的要求。3.涉及知識產(chǎn)權(quán)、技術(shù)秘密等內(nèi)容的合同，應(yīng)當明確知識產(chǎn)權(quán)歸屬、保密條款等。4.合同中應(yīng)當約定爭議解決方式，優(yōu)先選擇有利于學(xué)校的爭議解決途徑。（三）合同授權(quán)委托管理1.學(xué)校實行合同簽訂授權(quán)委托制度。未經(jīng)學(xué)校授權(quán)，任何部門和個人不得以學(xué)校名義簽訂合同。2.合同承辦部門需要委托代理人簽訂合同的，應(yīng)當填寫《山西大學(xué)合同簽訂授權(quán)委托書》，明確委托事項、權(quán)限、期限等內(nèi)容，并經(jīng)學(xué)校法定代表人簽字授權(quán)。3.代理人應(yīng)當在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂合同，并對合同的履行承擔相應(yīng)責任。四、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同承辦部門負責合同的履行，并指定專人對合同履行情況進行跟蹤。2.跟蹤人員應(yīng)當定期向歸口管理部門報告合同履行進展情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。3.歸口管理部門應(yīng)當對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，確保合同按照約定履行。（二）合同變更管理1.合同履行過程中，如需變更合同條款，合同承辦部門應(yīng)當填寫《山西大學(xué)合同變更申請表》，說明變更原因、變更內(nèi)容等，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)本部門負責人審核簽字后，提交歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請表及相關(guān)材料進行初審，審核通過后，將變更后的合同文本交合同審核小組進行審核。4.合同審核小組在收到變更后的合同文本后的[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。審核通過的合同變更申請，由歸口管理部門負責人簽字后，報學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，合同承辦部門與對方當事人簽訂合同變更協(xié)議。（三）合同終止管理1.合同履行完畢或提前終止時，合同承辦部門應(yīng)當填寫《山西大學(xué)合同終止申請表》，說明合同終止原因、終止時間等，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)本部門負責人審核簽字后，提交歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請表及相關(guān)材料進行審核，確認合同終止事項符合規(guī)定后，辦理合同終止手續(xù)。4.合同終止后，合同承辦部門應(yīng)當及時清理合同履行過程中的相關(guān)資料，并按照學(xué)校檔案管理規(guī)定進行歸檔。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同承辦部門負責收集合同簽訂、履行過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、合同簽訂申請表、合同變更申請表、合同終止申請表、往來信函、會議紀要、驗收報告等。2.合同承辦部門應(yīng)當在合同簽訂后[X]個工作日內(nèi)將合同原件及相關(guān)資料提交歸口管理部門。（二）檔案整理1.歸口管理部門負責對合同承辦部門提交的合同檔案進行整理。整理內(nèi)容包括分類、編號、裝訂等。合同檔案應(yīng)當按照合同類別、年度等進行分類，并編制檔案目錄。2.合同檔案應(yīng)當使用統(tǒng)一規(guī)格標準的檔案盒、檔案袋進行裝存，確保檔案的整齊、規(guī)范。（三）檔案保管1.學(xué)校設(shè)立專門的合同檔案室，負責合同檔案的保管工作。合同檔案室應(yīng)當具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全保管條件。2.合同檔案應(yīng)當按照檔案管理規(guī)定進行存放，便于查閱和利用。檔案管理人員應(yīng)當定期對合同檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應(yīng)當填寫《山西大學(xué)合同檔案查閱申請表》，說明查閱原因、查閱內(nèi)容等，并提交相關(guān)證明材料。2.申請表經(jīng)本部門負責人審核簽字后，提交歸口管理部門。3.歸口管理部門對申請表及相關(guān)材料進行審核，審核通過后，開具《山西大學(xué)合同檔案查閱介紹信》，查閱人員憑介紹信到合同檔案室查閱檔案。4.查閱人員應(yīng)當在合同檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時，應(yīng)當保持檔案的整潔和完整，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)當及時將檔案歸還合同檔案室，并辦理檔案歸還手續(xù)。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.合同管理部門應(yīng)當定期對合同簽訂、履行過程中的風險進行識別和評估。風險識別應(yīng)當涵蓋合同主體資格、合同條款合法性、合同履行能力、合同糾紛處理等方面。2.風險評估應(yīng)當根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行等級劃分，并制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。（二）風險應(yīng)對措施1.對于風險等級較低的合同，合同管理部門可以采取常規(guī)的管理措施，如加強合同審核、跟蹤合同履行等。2.對于風險等級較高的合同，合同管理部門應(yīng)當制定專項風險應(yīng)對方案，采取重點監(jiān)控、增加擔保措施、聘請專業(yè)律師等方式，降低風險發(fā)生的可能性和影響程度。3.在合同簽訂前，合同承辦部門應(yīng)當對對方當事人的主體資格、信用狀況、經(jīng)營能力等進行調(diào)查了解，防范合同主體風險。七、合同糾紛處理（一）糾紛協(xié)商1.合同履行過程中發(fā)生糾紛時，合同承辦部門應(yīng)當及時與對方當事人進行協(xié)商，爭取通過友好協(xié)商解決糾紛。2.協(xié)商過程中，合同承辦部門應(yīng)當收集相關(guān)證據(jù)材料，如合同文本、往來信函、會議紀要、驗收報告等，為糾紛解決提供支持。（二）糾紛調(diào)解1.如協(xié)商不成，合同承辦部門可以申請學(xué)校合同管理部門進行調(diào)解。合同管理部門應(yīng)當組織相關(guān)部門和人員，對糾紛進行調(diào)查了解，并提出調(diào)解方案。2.調(diào)解過程中，應(yīng)當遵循自愿、合法、公平的原則，促使雙方當事人達成調(diào)解協(xié)議。調(diào)解協(xié)議應(yīng)當明確雙方當事人的權(quán)利義務(wù)，并經(jīng)雙方當事人簽字確認。（三）糾紛仲裁或訴訟1.