PAGE集中采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強公司集中采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保公司采購活動合法合規(guī)、公開透明、公正公平，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及所屬子公司的集中采購活動，包括但不限于貨物采購、工程采購和服務(wù)采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.公開透明原則：采購信息應(yīng)全面、準確、及時地公開，采購過程應(yīng)接受內(nèi)部和外部監(jiān)督，保證采購活動的透明度。3.公平競爭原則：營造公平競爭的市場環(huán)境，鼓勵符合條件的供應(yīng)商參與競爭，確保采購結(jié)果的公正性。4.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。5.誠實守信原則：采購各方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，維護良好的商業(yè)信譽。二、采購組織與職責（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立集中采購領(lǐng)導小組，作為采購決策機構(gòu)，負責審議和決策重大采購事項。領(lǐng)導小組由公司高層管理人員、相關(guān)部門負責人等組成，其主要職責包括：1.制定和修訂集中采購政策、制度和流程。2.審議年度采購計劃和預算。3.審批重大采購項目的采購方案、采購文件和采購合同。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門公司設(shè)立集中采購中心，作為采購執(zhí)行部門，負責具體實施集中采購活動。采購中心應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行集中采購政策、制度和流程。2.編制年度采購計劃和預算，報采購領(lǐng)導小組審議。3.組織實施采購項目，包括采購需求調(diào)研、采購文件編制、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂與執(zhí)行等。4.建立和維護供應(yīng)商庫，對供應(yīng)商進行評估和管理。5.負責采購項目的驗收工作，確保采購質(zhì)量符合要求。6.整理和歸檔采購文件，建立采購檔案。（三）需求部門需求部門負責提出采購需求，配合采購中心開展采購工作，其主要職責包括：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，準確提出采購需求，包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)等。2.參與采購文件的編制和審核，提供必要的技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.協(xié)助采購中心進行供應(yīng)商選擇和談判，參與采購合同的簽訂和執(zhí)行。4.負責采購項目的驗收工作，對驗收結(jié)果負責。（四）監(jiān)督部門公司設(shè)立審計部門和紀檢監(jiān)察部門，作為監(jiān)督部門，負責對集中采購活動進行全程監(jiān)督，其主要職責包括：1.制定監(jiān)督檢查計劃，對采購活動進行定期或不定期檢查。2.審查采購文件、采購合同等相關(guān)資料，監(jiān)督采購過程的合法性、合規(guī)性和公正性。3.受理采購活動中的投訴舉報，對違規(guī)行為進行調(diào)查和處理。4.提出改進采購管理的建議和意見，促進采購活動規(guī)范運行。三、采購流程（一）采購計劃編制1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)發(fā)展需要，提前編制采購需求計劃，明確采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、技術(shù)參數(shù)、預算金額等內(nèi)容。2.采購需求計劃應(yīng)經(jīng)部門負責人審核后，報采購中心匯總。采購中心對各部門的采購需求計劃進行綜合平衡，結(jié)合公司采購預算，編制年度集中采購計劃，報采購領(lǐng)導小組審議。3.年度集中采購計劃應(yīng)明確采購項目的實施時間、采購方式、采購預算等內(nèi)容。采購計劃一經(jīng)批準，應(yīng)嚴格執(zhí)行，不得隨意變更。如因特殊情況需要調(diào)整采購計劃，應(yīng)按規(guī)定程序報采購領(lǐng)導小組審批。（二）采購文件編制1.采購中心根據(jù)采購計劃，組織相關(guān)人員編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告、采購需求說明書、采購合同條款、評標標準等內(nèi)容。2.采購需求說明書應(yīng)詳細描述采購項目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量要求、服務(wù)內(nèi)容等，確保供應(yīng)商能夠準確理解采購需求。3.采購合同條款應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購價格、交貨時間、交貨地點、驗收標準、付款方式等內(nèi)容，確保合同的合法性、完整性和可操作性。4.評標標準應(yīng)明確評審因素和評審方法，確保評標過程的公平、公正、公開。評審因素應(yīng)包括價格、技術(shù)、服務(wù)、信譽等方面，評審方法可采用綜合評分法、最低價法等。（三）供應(yīng)商選擇1.采購中心通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式選擇供應(yīng)商。采購方式應(yīng)根據(jù)采購項目的特點和金額大小，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司制度規(guī)定進行確定。2.采購中心應(yīng)在公司指定的媒體上發(fā)布采購公告，公開采購信息，邀請符合條件的供應(yīng)商參與投標或談判。3.供應(yīng)商應(yīng)按照采購文件的要求編制投標文件或響應(yīng)文件，并在規(guī)定的時間內(nèi)提交。采購中心對供應(yīng)商的投標文件或響應(yīng)文件進行評審，根據(jù)評標標準確定中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。4.采購中心應(yīng)與中標供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)報采購領(lǐng)導小組備案。（四）采購合同執(zhí)行1.采購合同簽訂后，采購中心應(yīng)及時將合同副本發(fā)送給需求部門和財務(wù)部門，明確各方的責任和義務(wù)。2.需求部門應(yīng)按照采購合同的要求，做好采購項目的接收準備工作，包括場地、設(shè)備、人員等方面的準備。3.供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同的約定，按時、按質(zhì)、按量提供貨物、工程或服務(wù)。采購中心應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。4.財務(wù)部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時支付貨款。支付貨款前，應(yīng)審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告等相關(guān)資料，確保支付的準確性和合規(guī)性。（五）驗收1.采購項目完成后，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員對采購項目進行驗收。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和采購需求說明書的要求，對采購項目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等進行全面檢查。2.驗收合格后，驗收人員應(yīng)簽署驗收報告。驗收報告應(yīng)包括采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量情況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收報告一式多份，分別由需求部門、采購中心、財務(wù)部門等留存。3.如驗收不合格，需求部門應(yīng)及時通知供應(yīng)商進行整改或退換貨。供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改或退換貨，并重新組織驗收。四、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購中心應(yīng)定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，包括市場風險、供應(yīng)商風險、合同風險、驗收風險等。2.采購中心應(yīng)根據(jù)風險發(fā)生的可能性和影響程度，對風險進行評估，確定風險等級。風險等級可分為高、中、低三個等級。（二）風險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風險，采購中心應(yīng)制定相應(yīng)的風險應(yīng)對措施。對于高風險，應(yīng)采取重點監(jiān)控、制定應(yīng)急預案等措施；對于中風險，應(yīng)采取加強管理、定期檢查等措施；對于低風險，可以采取一般管理措施。2.市場風險應(yīng)對措施：密切關(guān)注市場動態(tài)，及時掌握市場價格波動情況，合理安排采購時間和數(shù)量，通過招標、談判等方式爭取有利的采購價格。3.供應(yīng)商風險應(yīng)對措施：建立供應(yīng)商評估和管理機制，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、業(yè)績等進行定期評估，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應(yīng)商存在的問題。4.合同風險應(yīng)對措施：加強采購合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性、完整性和可操作性。明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)，加強合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。5.驗收風險應(yīng)對措施：建立健全驗收制度，明確驗收標準和流程，加強驗收人員的培訓和管理，確保驗收工作的準確性和公正性。對驗收不合格的采購項目，應(yīng)及時采取措施進行處理。五、采購信息管理（一）采購信息收集1.采購中心應(yīng)建立采購信息收集渠道，及時收集與采購活動相關(guān)的信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、政策法規(guī)信息等。2.采購中心應(yīng)定期對收集到的采購信息進行整理和分析，為采購決策提供參考依據(jù)。（二）采購信息發(fā)布1.采購中心應(yīng)按照規(guī)定的程序和渠道，及時發(fā)布采購信息，包括采購公告、采購文件、中標結(jié)果等。2.采購信息發(fā)布應(yīng)確保信息的準確性、完整性和及時性，不得隱瞞或虛假發(fā)布采購信息。（三）采購信息存檔1.采購中心應(yīng)建立采購信息檔案，對采購活動中的各類文件和資料進行分類整理、歸檔保存。2.采購信息檔案應(yīng)包括采購計劃、采購文件、投標文件、采購合同、驗收報告等內(nèi)容，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司制度規(guī)定。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.審計部門和紀檢監(jiān)察部門應(yīng)定期對集中采購活動進行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購程序的執(zhí)行情況、采購文件的編制和審核情況、采購合同的簽訂和執(zhí)行情況、驗收工作的開展情況等。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查結(jié)束后，應(yīng)形成檢查報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議。（二）考核評價1.公司應(yīng)建立采購工作考核評價機制，對采購中心、