PAGE釆購內(nèi)控制度一、總則（一）目的本采購內(nèi)控制度旨在規(guī)范公司采購活動，確保采購業(yè)務(wù)合法合規(guī)、采購流程高效順暢、采購成本合理控制、采購質(zhì)量得到保障，防范采購過程中的風(fēng)險，提高公司整體運營效益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及采購活動的部門和人員，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等各類采購業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.全面性原則：涵蓋采購業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)，包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等，實現(xiàn)全過程控制。3.制衡性原則：在采購業(yè)務(wù)流程中，設(shè)置不同的崗位和職責(zé)，形成相互制約、相互監(jiān)督的機制，防止權(quán)力濫用和舞弊行為。4.成本效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益，實現(xiàn)成本與效益的平衡。5.權(quán)責(zé)明確原則：明確各部門和人員在采購業(yè)務(wù)中的職責(zé)和權(quán)限，做到責(zé)任清晰、分工明確，確保采購工作有序開展。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購計劃制定1.需求部門提出申請各需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單，詳細(xì)說明采購物品名稱名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)計采購時間、用途等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人對采購申請的必要性、合理性、真實性進(jìn)行審核，重點審查采購數(shù)量是否合理、采購時間是否符合業(yè)務(wù)需求等。審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至采購部門。3.采購部門匯總與分析采購部門收到各需求部門的采購申請后，進(jìn)行匯總整理。結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)計劃、預(yù)算安排等因素，對采購申請進(jìn)行綜合分析，評估采購的必要性和緊迫性，制定采購計劃初稿。4.相關(guān)部門會簽采購計劃初稿需提交至財務(wù)部門、生產(chǎn)部門、倉儲部門等相關(guān)部門會簽。財務(wù)部門審核采購計劃是否符合預(yù)算安排；生產(chǎn)部門確認(rèn)采購物資是否滿足生產(chǎn)進(jìn)度要求；倉儲部門核對庫存情況，提出是否可以利用庫存物資替代采購的建議。各部門根據(jù)職責(zé)進(jìn)行審核并簽字確認(rèn)。5.采購計劃審批采購計劃經(jīng)相關(guān)部門會簽通過后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、資金狀況等因素，對采購計劃進(jìn)行最終審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動實施的依據(jù)。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等信息。2.供應(yīng)商篩選與評估采購部門根據(jù)采購物資的類別和要求，制定相應(yīng)的供應(yīng)商篩選標(biāo)準(zhǔn)和評估指標(biāo)體系。對收集到的供應(yīng)商信息進(jìn)行初步篩選，確定潛在供應(yīng)商名單。然后，組織相關(guān)部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行實地考察和評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量管理體系、財務(wù)狀況、信譽等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分排序，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商。3.供應(yīng)商準(zhǔn)入對于評估合格的供應(yīng)商，采購部門與其簽訂供應(yīng)商準(zhǔn)入?yún)f(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格條款、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。同時，要求供應(yīng)商提供相關(guān)資質(zhì)證明文件，如營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證證書等，并存檔備案。4.供應(yīng)商動態(tài)管理采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格變動、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲等不良記錄的供應(yīng)商，及時發(fā)出警告，并采取相應(yīng)的處罰措施，如減少訂單量、暫停合作等。情節(jié)嚴(yán)重的，取消其合格供應(yīng)商資格。（三）采購合同簽訂1.合同起草與審核采購部門根據(jù)采購計劃和選定的供應(yīng)商，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同起草完成后，提交至法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險，確保合同的合法性和有效性。2.合同審批法務(wù)部門審核通過后的采購合同，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司利益和風(fēng)險承受能力，對合同條款進(jìn)行最終審批。審批通過后的采購合同，加蓋公司公章，并由授權(quán)代表簽字確認(rèn)。3.合同簽訂與存檔采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，并確保合同原件一式多份，分別由采購部門、財務(wù)部門、法務(wù)部門、供應(yīng)商等留存歸檔。同時，建立合同臺賬，對合同的簽訂、執(zhí)行、變更、終止等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，便于跟蹤和管理。（四）采購執(zhí)行1.訂單下達(dá)采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息，并要求供應(yīng)商簽字確認(rèn)。采購訂單下達(dá)后，及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。2.采購跟蹤與協(xié)調(diào)在采購執(zhí)行過程中，采購部門與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解采購物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運輸情況等信息。對于出現(xiàn)的問題，如生產(chǎn)延遲、運輸故障等，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，協(xié)調(diào)各方資源，確保采購任務(wù)順利完成。同時，采購部門定期向需求部門反饋采購進(jìn)展情況，確保需求部門及時了解采購動態(tài)。3.到貨驗收采購物資到貨前，采購部門通知倉儲部門和質(zhì)量檢驗部門做好驗收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，倉儲部門負(fù)責(zé)對物資的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀等進(jìn)行核對驗收；質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行質(zhì)量檢驗。驗收合格的物資，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的物資，采購部門及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，確保公司利益不受損失。（五）驗收付款1.驗收報告出具質(zhì)量檢驗部門在完成物資驗收后，出具驗收報告。驗收報告應(yīng)詳細(xì)記錄物資的驗收情況，包括驗收時間、驗收人員、驗收結(jié)果等信息。驗收合格的，驗收人員簽字確認(rèn)；驗收不合格的，注明不合格原因及處理建議。2.付款申請與審核采購部門根據(jù)采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明采購物資名稱、數(shù)量、金額、付款方式、付款期限等信息，并附上采購合同、驗收報告等相關(guān)證明文件。付款申請單提交至財務(wù)部門進(jìn)行審核。財務(wù)部門重點審核付款申請是否符合合同約定、驗收報告是否真實有效、發(fā)票是否合規(guī)等內(nèi)容。審核通過后，簽字確認(rèn)并提交至公司管理層審批。3.付款審批與支付公司管理層根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限，對付款申請進(jìn)行審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和付款期限，及時辦理付款手續(xù)。對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，確保付款信息準(zhǔn)確無誤；對于采用支票、匯票等方式付款的，嚴(yán)格按照票據(jù)管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保資金安全。三、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.建立風(fēng)險識別機制采購部門定期組織相關(guān)人員對采購業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，識別可能存在的風(fēng)險點。風(fēng)險識別應(yīng)涵蓋采購計劃制定、供應(yīng)商選擇、采購合同簽訂、采購執(zhí)行、驗收付款等各個環(huán)節(jié)，包括但不限于市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、法律風(fēng)險、廉潔風(fēng)險等。2.風(fēng)險評估針對識別出的風(fēng)險點，采購部門會同財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，采用定性與定量相結(jié)合的方法進(jìn)行風(fēng)險評估。評估內(nèi)容包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度、風(fēng)險等級等。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行排序，確定重點關(guān)注的風(fēng)險領(lǐng)域和風(fēng)險點。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場價格波動風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機制，定期收集市場價格信息，分析價格走勢。對于價格波動較大的物資，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等方式鎖定采購價格，降低價格波動風(fēng)險。同時，合理安排采購計劃，避免在價格高峰期集中采購。2.供應(yīng)商違約風(fēng)險應(yīng)對加強供應(yīng)商管理，與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，特別是違約責(zé)任條款。在合同執(zhí)行過程中，密切跟蹤供應(yīng)商的履約情況，對于出現(xiàn)違約跡象的供應(yīng)商，及時采取措施，如發(fā)出警告、暫停合作、追究違約責(zé)任等。同時，建立供應(yīng)商備用庫，對于重要物資的供應(yīng)商，選擇多家備用供應(yīng)商，以應(yīng)對主要供應(yīng)商出現(xiàn)違約情況時的供應(yīng)中斷風(fēng)險。3.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對嚴(yán)格供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)和評估程序，確保選擇的供應(yīng)商具備良好的質(zhì)量管理體系和產(chǎn)品質(zhì)量保證能力。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收條款，加強到貨驗收環(huán)節(jié)的管理，委托專業(yè)的質(zhì)量檢驗機構(gòu)進(jìn)行檢驗，確保采購物資質(zhì)量符合要求。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，如補貨、換貨、退貨、賠償損失等。4.法律風(fēng)險應(yīng)對加強采購人員的法律意識培訓(xùn)，提高其法律素養(yǎng)。在采購合同簽訂過程中，嚴(yán)格按照法律法規(guī)要求起草和審核合同條款，確保合同的合法性和有效性。對于重大采購合同，聘請專業(yè)的法律顧問進(jìn)行審核把關(guān)，防范法律風(fēng)險。同時，關(guān)注法律法規(guī)政策的變化，及時調(diào)整采購業(yè)務(wù)流程和合同條款，確保公司采購活動始終符合法律法規(guī)要求。5.廉潔風(fēng)險應(yīng)對建立健全廉潔風(fēng)險防控機制，加強對采購人員的廉潔教育，提高其廉潔自律意識。制定廉潔采購規(guī)定，明確采購人員在采購活動中的行為準(zhǔn)則，嚴(yán)禁采購人員接受供應(yīng)商的賄賂、回扣等不正當(dāng)利益。加強對采購活動的監(jiān)督檢查，建立舉報機制，鼓勵員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報，對發(fā)現(xiàn)的廉潔問題，嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計監(jiān)督，審查采購業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)、采購合同是否有效、采購資金使用是否合理、采購物資驗收是否嚴(yán)格等方面。審計人員通過查閱文件資料、實地走訪、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計工作，并出具審計報告。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改建議，督促相關(guān)部門及時整改落實。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門定期對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查