PAGE合同業(yè)務層面內(nèi)控制度一、總則（一）制定目的本內(nèi)控制度旨在規(guī)范公司合同業(yè)務流程，加強合同管理，防范合同風險，確保公司合法合規(guī)運營，維護公司的合法權(quán)益，提高公司經(jīng)濟效益。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及合同簽訂、履行、變更、終止等業(yè)務活動的部門和人員。（三）制定依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國民法典》等相關法律法規(guī)以及行業(yè)通行的合同管理標準制定。（四）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.全面性原則：涵蓋合同業(yè)務的各個環(huán)節(jié)，包括合同的起草、審核、簽訂、履行、監(jiān)督、變更、終止等。3.制衡性原則：明確各部門和崗位在合同業(yè)務中的職責權(quán)限，形成相互制約、相互監(jiān)督的機制。4.適應性原則：根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和外部環(huán)境變化，適時調(diào)整和完善內(nèi)控制度。5.成本效益原則：在有效控制合同風險的前提下，合理權(quán)衡控制成本與經(jīng)濟效益。二、合同業(yè)務流程（一）合同立項1.業(yè)務部門發(fā)起：業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務需求，填寫合同立項申請表，詳細說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預計金額、履行期限等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核：部門負責人對合同立項申請表進行審核，重點審查業(yè)務的必要性、可行性、合規(guī)性等，審核通過后提交至合同管理部門。（二）合同起草1.合同管理部門安排：合同管理部門根據(jù)業(yè)務部門提供的信息，安排專人起草合同文本。起草人員應熟悉相關法律法規(guī)和業(yè)務流程，確保合同條款準確、完整、合法。2.初稿審核：合同初稿完成后，起草人員應進行自審，檢查合同條款是否清晰、邏輯是否嚴謹、表述是否準確等。然后提交部門負責人進行初審，重點審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務需求、是否存在重大風險等。（三）合同審核1.法律合規(guī)審核：合同管理部門將初審通過的合同文本提交至公司法律合規(guī)部門進行審核。法律合規(guī)部門從法律角度對合同條款進行審查，確保合同符合法律法規(guī)的要求，避免法律風險。2.財務審核：財務部門對合同涉及的資金條款進行審核，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等，確保合同的財務安排合理、合規(guī)，符合公司財務政策。3.其他相關部門審核：根據(jù)合同業(yè)務的性質(zhì)，可能還需要其他相關部門進行審核，如技術部門對技術合同的技術條款進行審核，采購部門對采購合同的采購條款進行審核等。各相關部門應在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出審核意見。4.綜合審核意見：合同管理部門匯總各部門的審核意見，與業(yè)務部門進行溝通協(xié)調(diào)，對合同文本進行修改完善，形成最終審核通過的合同文本。（四）合同簽訂1.授權(quán)代表簽字：經(jīng)審核通過的合同文本，由公司法定代表人或其授權(quán)的代表簽字，并加蓋公司公章或合同專用章。授權(quán)代表應具備相應的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。2.合同存檔：合同簽訂后，合同管理部門負責將合同文本原件及相關附件進行存檔，建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。同時，將合同副本分發(fā)給相關業(yè)務部門和執(zhí)行部門，以便其按照合同約定履行職責。（五）合同履行1.業(yè)務部門執(zhí)行：業(yè)務部門按照合同約定的內(nèi)容和時間要求，組織開展合同履行工作。在履行過程中，應及時跟蹤合同進展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時與對方溝通協(xié)調(diào)，并向合同管理部門報告。2.監(jiān)督與檢查：合同管理部門負責對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，定期或不定期對合同履行情況進行抽查，確保合同雙方按照合同約定履行各自的義務。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促業(yè)務部門采取措施解決，并向公司管理層匯報。3.變更與解除：如因客觀情況發(fā)生變化需要變更或解除合同的，業(yè)務部門應及時提出申請，填寫合同變更申請表或合同解除申請表，說明變更或解除的原因、內(nèi)容、對公司的影響等，并提交相關證明材料。經(jīng)合同管理部門審核、公司管理層批準后，按照規(guī)定的程序辦理變更或解除手續(xù)。（六）合同終止1.正常終止：合同履行完畢后，業(yè)務部門應及時通知合同管理部門，合同管理部門對合同履行情況進行核實確認后，辦理合同終止手續(xù)，并對合同資料進行歸檔保存。2.提前終止：因合同雙方協(xié)商一致、不可抗力、一方違約等原因?qū)е潞贤崆敖K止的，業(yè)務部門應按照合同約定和相關法律法規(guī)的規(guī)定，辦理終止手續(xù)，并妥善處理善后事宜。合同管理部門負責對合同提前終止的原因、過程、結(jié)果等進行記錄和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，為今后的合同管理工作提供參考。三、合同風險管理（一）風險識別與評估1.風險識別：合同管理部門會同各相關業(yè)務部門，定期對合同業(yè)務進行風險識別，重點關注合同簽訂前的對方主體資格、信用狀況、合同條款的合法性和完整性，以及合同履行過程中的違約風險、不可抗力風險、政策法規(guī)變化風險等。2.風險評估：對識別出的合同風險進行評估，分析風險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風險等級。根據(jù)風險等級，采取相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.風險規(guī)避：對于風險發(fā)生可能性高且影響程度大的合同業(yè)務，如存在重大法律風險或商業(yè)風險的項目，應采取風險規(guī)避措施，放棄該合同業(yè)務或調(diào)整業(yè)務模式。2.風險降低：對于風險發(fā)生可能性較高但影響程度較小的合同業(yè)務，可以通過加強合同審核、完善合同條款、增加擔保措施、加強合同履行監(jiān)督等方式，降低風險發(fā)生的可能性或減輕風險發(fā)生后的影響程度。3.風險轉(zhuǎn)移：對于部分風險，可以通過購買保險、要求對方提供擔保、簽訂免責條款等方式，將風險轉(zhuǎn)移給第三方。4.風險接受：對于風險發(fā)生可能性較低且影響程度較小的合同業(yè)務，在經(jīng)過充分評估后，可以采取風險接受的策略，但應密切關注風險變化情況，及時采取應對措施。（三）風險監(jiān)控與預警**1.風險監(jiān)控：合同管理部門建立風險監(jiān)控機制，定期對合同風險進行跟蹤監(jiān)控，及時掌握風險變化情況。同時，要求各業(yè)務部門在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)風險跡象，應及時向合同管理部門報告。2.風險預警：根據(jù)風險監(jiān)控結(jié)果，當合同風險達到預警標準時，合同管理部門及時發(fā)出風險預警信號，提醒相關部門和人員采取應對措施。同時，對風險預警情況進行記錄和分析，總結(jié)風險預警的經(jīng)驗教訓，不斷完善風險預警機制。四、合同文檔管理（一）合同文檔分類合同文檔分為合同正本、副本、附件、補充協(xié)議、變更記錄、履行記錄、終止記錄等類別。（二）文檔編號與存儲1.編號規(guī)則：合同管理部門制定統(tǒng)一的合同編號規(guī)則，對每份合同進行唯一編號。編號應包含合同年份、業(yè)務類型、順序號等信息，便于合同的識別和查詢。2.存儲方式：合同文檔應采用紙質(zhì)和電子兩種方式存儲。紙質(zhì)合同應按照檔案管理規(guī)定進行裝訂、歸檔，存放于專門的檔案柜中。電子合同應存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并進行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。同時，建立電子合同索引目錄，方便快速查找和調(diào)用。（三）文檔查閱與借閱1.查閱權(quán)限：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同文檔的，應填寫合同查閱申請表，注明查閱目的、合同編號等信息，經(jīng)所在部門負責人批準后，可以在合同管理部門指定的地點查閱。涉及商業(yè)秘密、敏感信息等重要合同文檔的查閱，應嚴格限制查閱范圍和人員，并進行登記備案。2.借閱權(quán)限：因特殊原因需要借閱合同文檔的，應填寫合同借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人、合同管理部門負責人和公司管理層批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱人應妥善保管合同文檔，不得擅自復印、轉(zhuǎn)借、涂改等，歸還時應確保文檔完好無損。（四）文檔保管期限與銷毀1.保管期限：合同文檔的保管期限應根據(jù)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定確定。一般情況下，合同正本、副本、附件等重要文檔的保管期限為[X]年，履行記錄、終止記錄等相關文檔的保管期限為[X]年。2.銷毀程序：合同文檔保管期限屆滿后，合同管理部門應會同檔案管理部門對擬銷毀的合同文檔進行審核，確認無保存價值后，填寫合同銷毀申請表，經(jīng)公司管理層批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，確保銷毀徹底、合規(guī)。五、合同信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設1.系統(tǒng)選型：公司應根據(jù)合同業(yè)務管理的需求，選擇合適的合同信息化管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應具備合同起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全流程管理功能，以及合同文檔管理、風險預警、統(tǒng)計分析等輔助功能。2.系統(tǒng)實施：在系統(tǒng)選型確定后，公司應組織相關人員進行系統(tǒng)實施，包括系統(tǒng)安裝調(diào)試、數(shù)據(jù)遷移、用戶培訓等工作。確保系統(tǒng)能夠順利上線運行，并與公司現(xiàn)有業(yè)務系統(tǒng)進行有效集成。（二）系統(tǒng)使用與維護1.用戶培訓：合同管理部門負責組織對公司內(nèi)部使用合同信息化管理系統(tǒng)的人員進行培訓，使其熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能特點，能夠熟練使用系統(tǒng)開展合同業(yè)務管理工作。2.系統(tǒng)維護：公司應安排專人負責合同信息化管理系統(tǒng)的日常維護工作，及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需求的變化，對系統(tǒng)功能進行適時優(yōu)化和升級。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.數(shù)據(jù)備份：合同信息化管理系統(tǒng)應定期進行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的存儲設備上，并異地存放。同時，建立數(shù)據(jù)備份恢復機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復。2.用戶權(quán)限管理：根據(jù)不同人員在合同業(yè)務中的職責權(quán)限，設置系統(tǒng)用戶的操作權(quán)限，嚴格限制用戶對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問范圍。對涉及重要合同數(shù)據(jù)的操作，應進行審計記錄和權(quán)限審批。3.安全防護措施：采取防火墻、入侵檢測、加密技術等安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露，保障合同信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對合同業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查合同業(yè)務流程是否合規(guī)、內(nèi)控制度是否有效執(zhí)行、合同風險是否得到有效控制等。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監(jiān)督檢查：合同管理部門負責對合同業(yè)務進行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期對合同履行情況、文檔管理情況、信息化系統(tǒng)使用情況等進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。同時，加強與各業(yè)務部門的溝通協(xié)調(diào)，共同推進合同業(yè)務內(nèi)控制度的有效實施。（二）考核制度1.考核指標：制定合同業(yè)務考核指標體系，包括合同簽訂的準確性和及時性、合同履行的合規(guī)性和有效性、合同風險控制情況、合同文檔管理質(zhì)量、信息化系統(tǒng)使用效率等方面的指標。2.考核方式：采用定期考核與不定期考核相結(jié)合的方式，對各業(yè)務部門和相關人員的合同業(yè)務工作進行考核評價。定期