PAGE小學采購人內控制度一、總則（一）目的為了加強小學采購工作的內部控制，規(guī)范采購行為，提高采購資金的使用效益，防范采購風險，確保學校各項采購活動合法、合規(guī)、有序進行，依據國家相關法律法規(guī)和教育行業(yè)標準，結合本校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級因教學、科研、管理等工作需要進行的各類物資采購、服務采購等活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全采購流程和管理制度，規(guī)范采購操作程序，確保采購活動有序開展。3.效益性原則：在保證采購質量的前提下，充分考慮采購成本，提高采購資金的使用效益。4.公正性原則：采購活動應遵循公平、公正、公開的原則，維護學校和供應商的合法權益。5.內部控制原則：通過建立有效的內部控制機制，對采購活動的全過程進行監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構學校成立采購領導小組，由校長擔任組長，分管副校長擔任副組長，成員包括財務部門負責人、審計部門負責人、采購部門負責人等。采購領導小組負責審議學校采購計劃、采購預算、采購政策等重大事項，對采購活動進行決策和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行機構學校設立采購部門，負責具體采購活動的組織實施。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，明確采購人員的崗位職責，確保采購工作的順利進行。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購法律法規(guī)和采購流程。（三）相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數量、質量要求等，并對采購項目的必要性和可行性進行論證。2.財務部門：負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用，參與采購合同的審核，確保采購資金的安全和合理使用。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購項目的合規(guī)性、合法性和效益性，對發(fā)現的問題提出整改意見。4.使用部門：負責對采購物品或服務進行驗收，檢查其質量、數量、規(guī)格等是否符合采購合同要求，并及時反饋驗收結果。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據本部門的工作需要和事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，在每年年底前編制下一年度的采購預算。采購預算應詳細列出采購項目的名稱、規(guī)格、數量、預算金額等內容。2.采購部門對各需求部門提交的采購預算進行匯總和審核，結合學校的財務狀況和資金安排，提出采購預算草案，報采購領導小組審議。3.采購領導小組根據學校的發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，對采購預算草案進行審議和調整，形成年度采購預算方案，報學校領導批準后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)督和管理，定期對采購資金的使用情況進行檢查和分析，確保采購資金?？顚Ｓ谩＃ㄈ╊A算調整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如遇國家政策調整、市場價格波動、學校事業(yè)發(fā)展需要等原因，確需調整采購預算的，由需求部門提出書面申請，說明調整的原因、內容和金額。2.采購部門對需求部門提交的采購預算調整申請進行審核，提出審核意見，報采購領導小組審議。3.采購領導小組根據實際情況，對采購預算調整申請進行審議和批準。經批準的采購預算調整事項，由采購部門負責組織實施，并及時通知財務部門調整相應的預算指標。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據工作需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、預算金額、采購時間等內容，并加蓋部門公章。2.《采購申請表》經部門負責人簽字確認后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購項目的必要性、可行性、合規(guī)性等進行審核。審核通過后，報采購領導小組審批。2.采購領導小組根據學校的采購政策和預算安排，對采購申請進行審批。審批通過的，由采購部門組織實施采購；審批不通過的，采購部門應及時通知需求部門，并說明原因。（三）采購方式選擇1.根據采購項目的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價等。2.采購金額達到規(guī)定標準的采購項目，應按照國家有關法律法規(guī)和學校的采購制度，采用公開招標或邀請招標的方式進行采購。采購金額未達到規(guī)定標準的采購項目，可以根據實際情況選擇競爭性談判、單一來源采購、詢價等方式進行采購。（四）采購文件編制1.采購部門根據采購方式和采購項目的要求，編制采購文件。采購文件應包括采購公告、招標文件、談判文件、詢價文件等，明確采購項目的技術規(guī)格、商務條款、評標標準、合同條款等內容。2.采購文件編制完成后，應組織相關人員進行審核，確保采購文件的準確性、完整性和合法性。（五）供應商選擇與管理1.采購部門通過發(fā)布采購公告、邀請供應商參與等方式，廣泛征集供應商。對參與采購活動的供應商進行資格審查，確保供應商具備相應的資質和能力。2.根據采購文件的要求，組織供應商進行投標、談判、詢價等活動，按照評標標準或談判結果，選擇合適的供應商。3.建立供應商檔案，對供應商的基本信息、業(yè)績情況、信譽狀況等進行記錄和管理。定期對供應商進行評估和考核，對表現優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對存在問題的供應商進行警告或淘汰。（六）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規(guī)格、數量、質量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款，確保合同內容合法、合規(guī)、完整。2.采購合同簽訂前，應提交給財務部門、審計部門等相關部門進行審核。審核通過后，由學校法定代表人或授權代表簽字并加蓋學校公章。（七）采購驗收1.使用部門負責對采購物品或服務進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對采購物品或服務的質量、數量、規(guī)格等進行檢查和核對。2.在驗收過程中，如發(fā)現采購物品或服務存在質量問題、數量短缺等情況，驗收人員應及時通知采購部門和供應商，要求供應商采取相應的措施進行整改或補貨。3.驗收合格后，驗收人員應填寫《采購驗收單》，并簽字確認?！恫少忩炇諉巍窇ú少忢椖康拿Q、規(guī)格、數量、驗收情況、驗收結論等內容。(八）采購付款1.財務部門根據采購合同和《采購驗收單》，審核采購付款申請。審核通過后，按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購付款手續(xù)。2.采購付款應嚴格按照財務管理制度的規(guī)定進行，確保付款流程合法、合規(guī)、安全。對不符合付款條件的采購項目，財務部門應拒絕付款，并及時通知采購部門和相關部門進行處理。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.建立采購風險識別機制，對采購活動中可能存在的風險進行識別和分析。采購風險主要包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.定期對采購風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.市場風險應對：加強市場調研，及時掌握市場價格波動情況，合理確定采購價格。與供應商簽訂價格調整條款，降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商風險應對：建立嚴格的供應商選擇和評價機制，選擇信譽良好、實力較強的供應商。加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期對供應商進行評估和考核，及時發(fā)現和解決供應商存在的問題。3.質量風險應對：在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物品或服務的質量檢驗。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對質量不合格的采購項目，及時要求供應商進行整改或退換貨。4.合同風險應對：加強采購合同的審核和管理，確保合同條款合法、合規(guī)、完整。在合同履行過程中，嚴格按照合同約定執(zhí)行，及時處理合同糾紛。5.付款風險應對：建立健全采購付款審批制度，加強對采購付款的審核和監(jiān)督。嚴格按照合同約定的付款方式和時間付款，防范付款風險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督1.學校內部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，審查采購項目的合規(guī)性、合法性和效益性。審計內容包括采購預算執(zhí)行情況、采購流程執(zhí)行情況、采購合同簽訂與履行情況、采購資金使用情況等。2.采購部門應建立健全內部監(jiān)督機制，加強對采購人員的管理和監(jiān)督，規(guī)范采購操作流程，確保采購活動的公正、公平、公開。（二）外部監(jiān)督1.接受教育主管部門、財政部門、審計部門等相關部