采購申請與審批流程標(biāo)準(zhǔn)化手冊（采購流程規(guī)范版）一、適用范圍與業(yè)務(wù)場景本手冊適用于企業(yè)內(nèi)部各部門因生產(chǎn)經(jīng)營、日常辦公、項目實施等需要，采購各類物資（包括原材料、設(shè)備、辦公用品等）或服務(wù)的申請與審批管理。具體場景包括：新產(chǎn)品研發(fā)所需原材料采購；生產(chǎn)車間設(shè)備配件補充采購；辦公區(qū)域日常耗材（如紙張、文具）采購；部門專項活動（如培訓(xùn)、會議）所需服務(wù)采購；固定資產(chǎn)（如電腦、打印機）新增或替換采購。二、采購全流程操作指引（一）需求發(fā)起與預(yù)算核對需求提出申請人（部門經(jīng)辦人）根據(jù)實際工作需要，明確采購物資/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途及期望交付時間。核對部門年度預(yù)算或項目預(yù)算，確認(rèn)采購事項在預(yù)算范圍內(nèi)，避免超預(yù)算申請。所需材料：《部門需求說明書》（簡要說明采購背景、必要性及預(yù)算依據(jù)）。初步審核申請人將《部門需求說明書》提交至部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理，審核采購需求的合理性及與部門工作計劃的匹配度。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；若不通過，需反饋修改意見，申請人調(diào)整后重新提交。（二）采購申請單填寫與提交填寫規(guī)范申請人通過企業(yè)OA系統(tǒng)或指定表單，填寫《采購申請單》，保證以下信息完整準(zhǔn)確：基本信息：申請部門、申請人、聯(lián)系方式、申請日期；物資/服務(wù)信息：名稱、規(guī)格型號、品牌（若有）、數(shù)量、單位、預(yù)估單價、總價、用途；供應(yīng)商信息：推薦供應(yīng)商名稱（若有）、供應(yīng)商資質(zhì)說明（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件等）；附件：需求說明書、技術(shù)參數(shù)要求（若有）、圖紙（若有）。提交流程申請人確認(rèn)信息無誤后，提交至部門負(fù)責(zé)人*經(jīng)理審批。（三）部門負(fù)責(zé)人審批審批內(nèi)容：審核采購需求的必要性、部門預(yù)算匹配度、采購數(shù)量合理性。審批時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審批。結(jié)果處理：審批通過：流轉(zhuǎn)至財務(wù)部進(jìn)行預(yù)算審核；審批駁回：注明駁回原因（如“超預(yù)算”“需求不明確”），退回申請人修改后重新提交。（四）財務(wù)預(yù)算審核審核內(nèi)容：核對采購金額是否在部門年度預(yù)算或項目預(yù)算額度內(nèi)；審核預(yù)估單價的合理性（參考?xì)v史采購價格、市場行情）。審核時限：收到申請后1個工作日內(nèi)完成審核。結(jié)果處理：審核通過：流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批；審核駁回：注明原因（如“預(yù)算不足”“單價過高”），退回申請人調(diào)整預(yù)算或重新詢價。（五）分管領(lǐng)導(dǎo)審批審批權(quán)限：采購金額≤5000元：由部門分管領(lǐng)導(dǎo)*總審批；5000元＜采購金額≤20000元：由分管領(lǐng)導(dǎo)總審批后，提交至總經(jīng)理總審批；采購金額＞20000元：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)總、總經(jīng)理總審批后，提交至董事長*董審批。審批時限：分管領(lǐng)導(dǎo)*總：1個工作日內(nèi)；總經(jīng)理*總：2個工作日內(nèi)；董事長*董：3個工作日內(nèi)。審批內(nèi)容：重點審核采購事項對部門目標(biāo)、公司整體戰(zhàn)略的影響，以及大額采購的必要性。（六）采購部門執(zhí)行采購采購任務(wù)分配：審批通過后，采購部接收《采購申請單》，根據(jù)采購金額及物資類型分配采購任務(wù)（如專人負(fù)責(zé)原材料采購、辦公用品采購等）。供應(yīng)商選擇：5000元以下采購：可從合格供應(yīng)商庫中直接選取1-2家比價，或通過電商平臺采購；5000元以上采購：需至少邀請3家合格供應(yīng)商提供報價，形成《比價記錄表》；20000元以上采購：需組織供應(yīng)商現(xiàn)場考察或召開供應(yīng)商評審會，確定最終供應(yīng)商。合同簽訂：采購金額＞10000元，需與供應(yīng)商簽訂《采購合同》，明確物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交付時間、驗收標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款；采購金額≤10000元，可簡化流程，以《采購訂單》代替合同，但需雙方簽字確認(rèn)。（七）物資/服務(wù)驗收驗收準(zhǔn)備采購部通知供應(yīng)商按約定時間交付物資/服務(wù)，同時通知申請部門、質(zhì)檢部（若有）參與驗收。驗收實施物資驗收：核對物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、外觀是否與《采購訂單》一致；質(zhì)檢部（若有）對物資質(zhì)量進(jìn)行檢測（如抽檢、功能測試），出具《質(zhì)檢報告》；申請部門確認(rèn)物資是否符合使用需求。服務(wù)驗收：對照服務(wù)內(nèi)容（如培訓(xùn)課程、會議服務(wù)）與合同約定，檢查服務(wù)完成情況；由服務(wù)使用部門（如人力資源部、行政部）出具《服務(wù)驗收確認(rèn)單》。驗收結(jié)果處理驗收合格：驗收人員在《采購驗收單》上簽字確認(rèn)，物資辦理入庫手續(xù)（倉庫管理員填寫《入庫單》），服務(wù)進(jìn)入付款流程；驗收不合格：采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改后重新驗收，直至合格。（八）財務(wù)付款結(jié)算付款申請：采購部憑《采購申請單》《采購合同》（若有）、《采購驗收單》《入庫單》《發(fā)票》（或合規(guī)憑證），填寫《付款申請單》，提交財務(wù)部。財務(wù)審核：財務(wù)部核對單據(jù)是否齊全、金額是否準(zhǔn)確、審批流程是否完整，確認(rèn)無誤后安排付款。付款方式：原則上通過銀行轉(zhuǎn)賬支付，禁止現(xiàn)金支付（特殊情況需總經(jīng)理*總審批）。賬務(wù)處理：財務(wù)部在付款后及時登記臺賬，保證賬實一致。三、標(biāo)準(zhǔn)化模板清單模板一：采購申請單基本信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日物資/服務(wù)信息名稱規(guī)格型號品牌（若有）數(shù)量單位預(yù)估單價（元）總價（元）用途供應(yīng)商信息推薦供應(yīng)商名稱：供應(yīng)商資質(zhì)說明（如營業(yè)執(zhí)照編號）：審批意見部門負(fù)責(zé)人審批簽字：日期：年月日財務(wù)預(yù)算審核簽字：日期：年月日分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批（若需）簽字：日期：年月日董事長審批（若需）簽字：日期：年月日備注附件：□需求說明書□技術(shù)參數(shù)□圖紙模板二：采購驗收單基本信息內(nèi)容采購申請單號物資/服務(wù)名稱供應(yīng)商名稱驗收日期年月日驗收地點驗收項目約定要求（如：規(guī)格型號）（如：數(shù)量）（如：質(zhì)量）（如：交付時間）驗收結(jié)論□合格□不合格（不合格請注明原因）驗收人員簽字申請部門：質(zhì)檢部（若有）：采購部：備注不合格物資處理方式：模板三：付款申請單基本信息內(nèi)容采購申請單號供應(yīng)商名稱付款金額（元）付款方式□銀行轉(zhuǎn)賬□其他（請注明）付款事由附件清單□采購申請單□采購合同□驗收單□入庫單□發(fā)票審批意見采購部審核簽字：日期：年月日財務(wù)部審核簽字：日期：年月日總經(jīng)理審批簽字：日期：年月日備注四、關(guān)鍵風(fēng)險控制點（一）預(yù)算控制風(fēng)險嚴(yán)格執(zhí)行“無預(yù)算不采購、超預(yù)算不審批”原則，確需調(diào)整預(yù)算的，需提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)總經(jīng)理總、董事長董審批后方可執(zhí)行。財務(wù)部每月匯總各部門采購支出，對預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，對超預(yù)算部門及時預(yù)警。（二）審批權(quán)限風(fēng)險嚴(yán)格按照采購金額劃分審批權(quán)限，嚴(yán)禁越級審批或化整為零規(guī)避審批（如將20000元采購拆分為兩筆10000元采購）。審批人對審批結(jié)果負(fù)責(zé)，若因?qū)徟韬鰧?dǎo)致公司損失，將追究其責(zé)任。（三）供應(yīng)商合規(guī)風(fēng)險建立合格供應(yīng)商庫，對新供應(yīng)商需審核其營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、相關(guān)資質(zhì)證書等，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營能力。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估（每年1次），對評估不合格的供應(yīng)商及時清退出庫。（四）驗收不嚴(yán)格風(fēng)險驗收人員需對物資/服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等逐一核對，嚴(yán)禁“先簽字后驗收”或“代簽字”。驗收不合格的物資，需詳細(xì)記錄問題原因，并要求供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)整改，整改期間不得辦理入庫。（五）付款信息錯誤風(fēng)險財務(wù)部在付款前需核對供應(yīng)商名稱、銀行賬號、金額等信息，保證與合同、驗收單一致，避免錯付、漏付。付款憑證需妥善保存，保存期