第一章總則為規(guī)范企事業(yè)單位檔案管理工作，維護(hù)檔案的真實性、完整性、安全性與可利用性，充分發(fā)揮檔案在單位發(fā)展、決策參考及歷史傳承中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實際情況，制定本制度。本制度適用于本單位及所屬分支機(jī)構(gòu)、部門在各項工作中形成的檔案管理活動，涵蓋文書、科技、會計、人事、聲像、實物等各類檔案。檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、集中保管、有效利用”的原則，確保檔案管理與單位業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃、同步實施、同步發(fā)展。第二章管理職責(zé)一、檔案管理部門職責(zé)檔案管理部門（如綜合辦公室、檔案科）是單位檔案工作的統(tǒng)籌管理機(jī)構(gòu)，主要職責(zé)包括：1.制定并完善檔案管理制度、工作流程及業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)各部門開展檔案工作；2.統(tǒng)籌檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計及數(shù)字化等工作，建立全宗卷管理體系；3.組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與考核，監(jiān)督各部門檔案工作執(zhí)行情況；4.負(fù)責(zé)檔案庫房的規(guī)劃與維護(hù)，保障檔案保管條件符合安全標(biāo)準(zhǔn)；5.牽頭開展檔案鑒定與銷毀工作，按規(guī)定向國家檔案館移交到期檔案。二、各部門職責(zé)各職能部門需指定兼職檔案員（或檔案聯(lián)絡(luò)員），負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體實施：1.按制度要求收集、整理本部門業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，確保文件真實、完整；2.定期向檔案管理部門移交歸檔文件，移交前完成文件的分類、編號、裝訂等基礎(chǔ)工作；3.配合檔案管理部門開展檔案利用、鑒定、統(tǒng)計等工作，提供業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案說明或補(bǔ)充材料。三、員工職責(zé)全體員工在工作中形成或接觸的檔案材料，應(yīng)履行以下責(zé)任：1.規(guī)范記錄工作內(nèi)容，確保文件材料的原始性、準(zhǔn)確性，不得擅自涂改、偽造或銷毀；2.及時將工作中形成的文件材料移交至部門兼職檔案員，不得個人留存應(yīng)歸檔的文件；3.遵守檔案保密與利用規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。第三章檔案分類與整理一、檔案分類結(jié)合單位業(yè)務(wù)特點，檔案分為以下類別（可根據(jù)實際調(diào)整）：1.文書檔案：包括黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等活動中形成的收發(fā)文、會議記錄、請示報告、合同協(xié)議等；2.科技檔案：涵蓋科研項目、基建工程、設(shè)備儀器等活動中形成的圖紙、技術(shù)方案、驗收報告等；3.會計檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料；4.人事檔案：員工履歷、任免文件、考核材料、勞動合同等；5.聲像檔案：照片、錄音、錄像、視頻等記錄單位活動的載體；6.實物檔案：獎杯、獎牌、證書、禮品等具有紀(jì)念或憑證價值的實物。二、整理要求1.立卷與組卷：遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，按“年度—類別—問題（或項目）”等邏輯組卷，確保卷內(nèi)文件條理清晰；2.編號與裝訂：編制唯一檔號（格式示例：全宗號-年度-類別代碼-件號），文件材料以“件”為單位裝訂，破損文件需修復(fù)后歸檔；3.編目與標(biāo)注：填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表，注明文件題名、日期、頁數(shù)、責(zé)任人等信息；聲像檔案需標(biāo)注拍攝時間、內(nèi)容、拍攝者，實物檔案需記錄來源、時間、事由；4.數(shù)字化處理：對重要檔案（如合同、圖紙）進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案目錄，確保電子與紙質(zhì)檔案一一對應(yīng)。第四章歸檔要求一、歸檔范圍凡反映單位職能活動、具有查考價值的文件材料均應(yīng)歸檔，包括但不限于：單位發(fā)文、收文及內(nèi)部簽報、會議紀(jì)要；項目立項、審批、實施、驗收等全過程文件；財務(wù)憑證、報表、審計報告；員工入職、離職、考核、培訓(xùn)等人事材料；重要活動的照片、視頻、錄音等；榮譽證書、合作協(xié)議、資質(zhì)證明等實物或復(fù)印件。二、歸檔時間1.文書檔案：次年上半年完成上一年度文件的整理與移交；2.科技檔案：項目驗收后3個月內(nèi)，隨項目總結(jié)同步移交；3.會計檔案：按《會計檔案管理辦法》規(guī)定，期滿后由財務(wù)部門移交檔案管理部門；4.聲像/實物檔案：活動結(jié)束后1個月內(nèi)移交，特殊情況可延遲至3個月；5.人事檔案：員工崗位變動、職稱評審等事件發(fā)生后15個工作日內(nèi)更新歸檔。三、歸檔質(zhì)量1.歸檔文件應(yīng)為原件（特殊情況可歸檔復(fù)印件，需注明原因并加蓋部門公章）；2.文件材料需簽字、蓋章齊全，紙張無破損、無涂改，字跡清晰可辨；3.電子檔案需采用通用格式（如PDF、JPG、MP4），命名規(guī)范（含年度、類別、主題），并進(jìn)行異地備份；4.移交時填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認(rèn)，明確檔案數(shù)量、內(nèi)容、載體類型等。第五章檔案保管與利用一、保管條件1.檔案庫房應(yīng)獨立設(shè)置，配備防盜、防火、防潮、防蟲、防光、防塵設(shè)備（如溫濕度記錄儀、滅火器、防蟲藥劑、遮光窗簾）；2.檔案柜架需符合承重要求，檔案存放應(yīng)“上輕下重、分類有序”，定期檢查檔案狀況，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀等問題及時處理；3.電子檔案需存儲于專用服務(wù)器或云平臺，定期備份（至少雙份，異地保存一份），并進(jìn)行病毒查殺。二、保管期限檔案保管期限分為永久、長期（十年以上）、短期（十年以下），具體按《機(jī)關(guān)檔案保管期限表》執(zhí)行：永久保管：單位章程、年度總結(jié)、審計報告、干部任免文件等核心檔案；長期保管：合同協(xié)議、項目報告、重要會議記錄等；短期保管：日常請示報告、臨時通知、一般性統(tǒng)計報表等。三、利用流程1.內(nèi)部利用：員工填寫《檔案借閱申請表》，注明利用目的、檔案范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱；如需復(fù)制，需檔案員審核并登記；2.外部利用：外單位需出具介紹信，說明利用事由，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案員提供檔案副本或復(fù)印件，原則上不提供原件；3.涉密檔案：嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，查閱需經(jīng)單位保密委員會審批，利用過程全程監(jiān)控，嚴(yán)禁攜帶出檔案室；4.利用反饋：檔案歸還時，檔案員需檢查完整性，填寫《檔案利用效果登記表》，跟蹤利用價值。第六章檔案鑒定與銷毀一、鑒定組織成立由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律部門組成的檔案鑒定小組，每5年（或10年）對到期檔案進(jìn)行鑒定。二、鑒定流程1.檔案管理部門提出待鑒定檔案清單，業(yè)務(wù)部門提供專業(yè)意見，鑒定小組結(jié)合檔案內(nèi)容、利用價值等因素，提出“繼續(xù)保管”或“銷毀”意見；2.鑒定結(jié)果報單位負(fù)責(zé)人審批，審批通過后編制《檔案銷毀清冊》，列明檔案編號、題名、期限、數(shù)量等；3.銷毀時需有2名以上監(jiān)銷人（檔案員、紀(jì)檢人員等）在場，銷毀后監(jiān)銷人簽字確認(rèn)，《檔案銷毀清冊》永久保存。三、特殊要求電子檔案銷毀需同步刪除備份數(shù)據(jù)，確保無法恢復(fù)；涉及國家秘密、商業(yè)秘密或個人隱私的檔案，銷毀前需經(jīng)保密審查。第七章保密與安全一、保密制度1.檔案按密級分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”“內(nèi)部”“公開”，涉密檔案單獨保管，查閱需履行審批手續(xù)；2.檔案傳遞需通過專人或加密渠道，嚴(yán)禁通過普通郵件、即時通訊工具傳輸涉密檔案；3.檔案員需簽訂《保密責(zé)任書》，離職時辦理檔案交接與保密承諾延續(xù)手續(xù)。二、安全措施1.檔案庫房安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)，非檔案員不得進(jìn)入；2.定期開展檔案安全演練（如火災(zāi)、水災(zāi)應(yīng)急處置），確保員工熟悉檔案搶救流程；3.檔案數(shù)字化過程中，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)導(dǎo)出權(quán)限，防止信息泄露。第八章附則1.本制度由單位檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，未盡事宜按國家相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行；2.本制度自發(fā)布之日起施行