2026年口碑服務公司備用金管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司備用金的管理，保障備用金使用的安全性、合規(guī)性與高效性，提高資金使用效率，滿足公司口碑服務業(yè)務開展過程中日常零星開支、緊急小額支出的合理需求，防范資金風險，維護公司資產(chǎn)安全，依據(jù)《中華人民共和國會計法》《企業(yè)會計準則》《現(xiàn)金管理暫行條例》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理要求，結(jié)合公司經(jīng)營實際，制定本制度。第二條本制度所稱備用金，是指公司為滿足各部門日常運營需要，預先撥付給相關(guān)部門或個人，用于支付日常零星開支、緊急小額業(yè)務支出的周轉(zhuǎn)資金，包括但不限于日常辦公耗材采購、小額差旅費、臨時勞務報酬、現(xiàn)場服務零星支出等。備用金實行定額管理、?？顚Ｓ谩⒍ㄆ诒P點、及時報銷的管理模式。第三條本制度適用于公司所有備用金的核定、申領、撥付、使用、報銷、保管、盤點、變更、注銷及監(jiān)督考核等全流程管理工作，覆蓋參與備用金管理、使用的所有部門及人員（含正式工、合同工、臨時工、實習生）。公司各相關(guān)部門、全體員工均需嚴格遵守本制度規(guī)定。第四條備用金管理遵循以下核心原則：合法合規(guī)：嚴格遵守相關(guān)法律法規(guī)及現(xiàn)金管理規(guī)定，確保備用金的申領、使用、報銷等環(huán)節(jié)符合規(guī)范；定額核定：根據(jù)各部門業(yè)務需求合理核定備用金定額，避免資金閑置或不足，確保資金高效利用；?？顚Ｓ茫簜溆媒饍H用于核定范圍內(nèi)的日常零星開支，嚴禁挪作他用，不得用于支付大額款項、私人支出或不符合規(guī)定的支出；權(quán)責明晰：明確各部門及人員在備用金管理、使用中的職責，確保責任落實到人；及時清算：備用金使用后需在規(guī)定時限內(nèi)辦理報銷手續(xù)，補足備用金定額；定期開展備用金盤點，確保賬實相符；安全可控：建立健全備用金安全保管機制，嚴防備用金遺失、被盜、挪用，確保資金安全。第五條公司財務部牽頭統(tǒng)籌備用金的管理工作，負責備用金的核定、撥付、報銷審核、臺賬管理、盤點監(jiān)督等工作，保障管理工作所需的資源配置，建立健全培訓、監(jiān)督、考核機制，確保本制度有效落地執(zhí)行。第二章組織機構(gòu)與職責分工第六條公司成立備用金管理領導小組（以下簡稱“備用金管理小組”），由公司主要負責人擔任組長，分管財務負責人擔任副組長，財務部、行政部、各業(yè)務部門負責人為成員。備用金管理小組是備用金管理工作的最高決策機構(gòu)，主要職責包括：貫徹執(zhí)行國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)管理要求，審定本制度及相關(guān)備用金管理細則；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)備用金管理工作，審批各部門備用金定額標準、重大備用金調(diào)整事項及備用金相關(guān)重大風險處置方案；定期聽取備用金管理工作匯報，研究解決管理過程中的重大問題，協(xié)調(diào)跨部門資源保障；審定備用金管理工作考核結(jié)果，推動管理制度持續(xù)優(yōu)化。第七條財務部是備用金管理的歸口管理部門，主要職責包括：牽頭制定、修訂本制度及相關(guān)管理細則，編制備用金管理年度工作計劃；負責各部門備用金定額的調(diào)研、核定與調(diào)整工作，報備用金管理小組審批后執(zhí)行；負責備用金的申領審核、資金撥付、報銷審核工作，嚴格把控資金流向與使用合規(guī)性；建立備用金管理臺賬，詳細記錄各部門備用金的核定金額、撥付時間、使用情況、報銷情況、盤點結(jié)果等信息，確保管理過程可追溯；定期組織開展備用金盤點工作，核查各部門備用金賬實相符情況，督促整改發(fā)現(xiàn)的問題；組織開展備用金管理相關(guān)培訓，提升相關(guān)人員的規(guī)范操作意識與風險防控能力；負責備用金管理工作考核的組織實施，提出獎懲建議；牽頭處置備用金相關(guān)的資金風險事件，及時向備用金管理小組上報。第八條各相關(guān)部門職責：行政部：根據(jù)本部門日常辦公、后勤保障等業(yè)務需求，提出備用金定額申請；指定專人負責本部門備用金的保管與使用；按規(guī)定辦理備用金報銷手續(xù)；配合財務部開展備用金盤點工作；各業(yè)務部門：根據(jù)本部門口碑服務現(xiàn)場保障、業(yè)務拓展等零星支出需求，提出備用金定額申請；指定專人作為備用金保管人（以下簡稱“保管人”），負責本部門備用金的日常保管、使用登記及報銷材料整理；確保備用金?？顚Ｓ茫慌浜县攧詹块_展備用金盤點與監(jiān)督檢查工作；人力資源部：負責將備用金管理工作要求納入員工培訓體系，組織開展相關(guān)法律法規(guī)及管理制度培訓；將工作成效納入相關(guān)部門及人員的績效考核。第九條備用金保管人職責：嚴格遵守本制度及相關(guān)管理細則，妥善保管備用金，采取必要的安全防護措施，確保資金安全；建立本部門備用金使用登記薄，詳細記錄每筆備用金的支出日期、支出事由、支出金額、收款人及相關(guān)憑證編號等信息；嚴格按規(guī)定范圍使用備用金，嚴禁挪用、截留、私分備用金，不得將備用金轉(zhuǎn)借他人或用于非授權(quán)事項；及時收集、整理備用金使用相關(guān)的原始憑證，在規(guī)定時限內(nèi)提交財務部辦理報銷手續(xù)，補足備用金定額；配合財務部開展備用金盤點工作，如實提供備用金使用情況及相關(guān)記錄；發(fā)現(xiàn)備用金管理、使用過程中的問題或風險隱患，及時向本部門負責人及財務部上報。第十條備用金使用人職責：按規(guī)定用途使用備用金，確保支出真實、合理；及時向保管人提供備用金使用相關(guān)的合法、完整原始憑證，說明支出事由；配合保管人及財務部做好備用金使用情況的核查工作。第三章備用金的核定與申領第十一條備用金定額核定：各部門根據(jù)本部門日常零星支出規(guī)模、業(yè)務頻次、支出周期等實際情況，向財務部提交備用金定額申請，說明申請定額的依據(jù)、使用范圍及預計使用周期；財務部對各部門提交的申請進行調(diào)研核實，結(jié)合公司資金狀況、歷史支出數(shù)據(jù)等因素，提出備用金定額建議；財務部將定額建議匯總后，報備用金管理小組審批；審批通過后，確定各部門備用金定額標準，作為備用金申領、撥付的依據(jù)；備用金定額標準實行動態(tài)管理，原則上每年復核一次；因業(yè)務規(guī)模擴大、支出結(jié)構(gòu)變化等原因?qū)е卢F(xiàn)有定額無法滿足需求的，相關(guān)部門可向財務部提出定額調(diào)整申請，按上述審批流程報批后調(diào)整。第十二條備用金申領條件：已獲批備用金定額的部門；指定專人作為備用金保管人，并向財務部備案；首次申領需提交經(jīng)部門負責人簽字確認的《備用金申領表》；續(xù)領需在完成上一期備用金報銷后，按規(guī)定提交申領材料。第十三條備用金申領與撥付流程：各部門保管人填寫《備用金申領表》，注明部門名稱、申領金額、使用范圍、保管人信息等內(nèi)容，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交財務部審核；財務部對申領材料的完整性、合規(guī)性進行審核，核對申請金額是否符合定額標準；審核通過后，按以下權(quán)限審批：日常定額內(nèi)申領由財務部負責人審批；定額調(diào)整后的首次申領或特殊情況的大額申領需報備用金管理小組審批；審批通過后，財務部按公司資金支付流程辦理備用金撥付手續(xù)，可采用現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬方式撥付；采用銀行轉(zhuǎn)賬方式的，資金需轉(zhuǎn)入保管人指定的公司備案賬戶；保管人領取備用金后，需在財務部相關(guān)憑證上簽字確認；財務部及時更新備用金管理臺賬，記錄撥付信息。第四章備用金的使用與報銷第十四條備用金使用范圍：備用金僅用于支付以下日常零星開支，超出范圍的支出不得使用備用金支付：日常辦公耗材采購支出，如文具、紙張、打印耗材等；小額差旅費，如市內(nèi)交通費用、短途差旅費等；臨時勞務報酬，如零星臨時工薪酬、外部專家小額咨詢費等（需符合公司勞務報酬管理規(guī)定）；現(xiàn)場服務零星支出，如口碑服務現(xiàn)場小額物料采購、臨時場地租賃等；緊急小額支出，如設備小額維修、突發(fā)應急物資采購等；經(jīng)備用金管理小組批準的其他零星開支。第十五條備用金使用規(guī)范：使用備用金支付時，需取得合法、有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，憑證上需注明支出事由、金額、日期、收款人等關(guān)鍵信息，且需經(jīng)使用人、部門負責人簽字確認；保管人需嚴格審核原始憑證的真實性、完整性、合規(guī)性，對不符合要求的憑證有權(quán)拒絕支付；保管人需及時在備用金使用登記薄中記錄每筆支出信息，確保支出記錄與原始憑證一一對應；嚴禁使用備用金支付大額款項（具體限額由財務部根據(jù)公司實際制定并備案）；嚴禁用白條抵充備用金；嚴禁將備用金用于私人支出、償還債務等非業(yè)務用途；備用金使用過程中，若發(fā)生原始憑證丟失、損毀的，需由使用人出具書面說明，經(jīng)部門負責人簽字確認后，報財務部審核；審核通過后，方可作為報銷依據(jù)。第十六條備用金報銷時限與流程：報銷時限：保管人需在備用金使用后15個工作日內(nèi)，或備用金使用完畢后5個工作日內(nèi)，整理相關(guān)原始憑證，向財務部提交報銷申請；每月末需完成當月備用金支出的報銷工作，確保備用金及時清算；報銷材料：包括《備用金報銷單》、合法有效的原始憑證、備用金使用登記薄復印件等；《備用金報銷單》需注明報銷部門、報銷金額、支出明細、對應備用金申領批次等內(nèi)容，經(jīng)使用人、保管人、部門負責人簽字確認；審核審批：財務部對報銷材料進行審核，重點核查支出的真實性、合規(guī)性，原始憑證的完整性，報銷金額與支出明細的一致性；審核通過后，按公司費用報銷審批流程報批；資金補足：審批通過后，財務部按報銷金額向保管人補足備用金，恢復備用金定額；若報銷金額小于已使用金額，差額部分由保管人及時交回財務部；若存在不符合規(guī)定的支出，財務部有權(quán)拒絕報銷，相關(guān)損失由責任人承擔；臺賬更新：財務部完成報銷及資金補足后，及時更新備用金管理臺賬，記錄報銷信息。第五章備用金的保管與盤點第十七條備用金保管規(guī)范：備用金需由指定保管人專人保管，嚴禁多人共管或隨意交接；保管人需將備用金存放于專用保險柜中，嚴禁隨意存放于辦公桌抽屜、文件柜等不安全場所；保管人需妥善保管備用金使用相關(guān)的原始憑證、使用登記薄等資料，確保資料完整、可追溯；保管人離職、調(diào)崗時，需按規(guī)定辦理備用金交接手續(xù)；交接完成前，原保管人不得擅自離崗；嚴禁保管人擅自將備用金轉(zhuǎn)借他人，或委托他人代為保管、使用。第十八條備用金交接：保管人因離職、調(diào)崗、休假等原因需要交接備用金的，需提前向本部門負責人及財務部提交交接申請，經(jīng)批準后，在部門負責人及財務部監(jiān)督下辦理交接手續(xù)；交接雙方需核對備用金余額、原始憑證、使用登記薄等資料，填寫《備用金交接清單》，詳細記錄交接日期、交接人、接收人、監(jiān)交人、備用金余額、相關(guān)資料明細等信息；交接清單經(jīng)交接人、接收人、監(jiān)交人三方簽字確認后生效；交接完成后，接收人成為新的保管人，按本制度規(guī)定履行保管職責；財務部及時更新備用金管理臺賬中的保管人信息。第十九條備用金盤點：日常盤點：保管人需每日核對備用金余額與使用登記薄記錄，確保賬實相符；每月末進行一次全面盤點，形成《備用金盤點表》，經(jīng)部門負責人簽字確認后，提交財務部備案；定期核查：財務部每月對各部門備用金盤點情況進行抽查，每季度開展一次全面核查；核查內(nèi)容包括備用金余額賬實相符情況、使用登記的完整性、支出憑證的合規(guī)性等；盤點結(jié)果處理：盤點過程中發(fā)現(xiàn)備用金短缺的，需立即查明原因，由相關(guān)責任人承擔賠償責任；發(fā)現(xiàn)溢余的，需及時上報財務部，經(jīng)審核后計入營業(yè)外收入；發(fā)現(xiàn)使用違規(guī)、臺賬記錄不完整等問題的，責令相關(guān)部門限期整改；盤點記錄歸檔：《備用金盤點表》及核查結(jié)果需由財務部歸檔備查，作為備用金管理考核的重要依據(jù)。第六章監(jiān)督考核與獎懲第二十條監(jiān)督考核機制：備用金管理小組牽頭建立備用金管理監(jiān)督考核機制，將備用金使用的合規(guī)性、報銷的及時性、盤點的準確性、臺賬記錄的完整性等納入各相關(guān)部門及保管人的績效考核體系?？己酥芷谂c公司績效考核周期一致（月度、季度、年度），財務部每月匯總各部門備用金管理工作開展情況，形成考核結(jié)果，上報備用金管理小組審核。第二十一條獎勵措施：年度內(nèi)備用金管理工作表現(xiàn)突出，嚴格遵守本制度規(guī)定，報銷及時、賬實相符、無違規(guī)使用情況的部門，給予通報表彰及經(jīng)濟獎勵；保管人認真履行保管職責，及時發(fā)現(xiàn)并上報備用金管理風險隱患，避免公司資金損失的，給予績效加分或物質(zhì)獎勵；提出備用金管理合理化建議并被采納，顯著提升管理效率或降低資金風險的團隊或個人，給予專項獎勵。第二十二條處罰措施：違反本制度規(guī)定，未按要求保管備用金，導致備用金遺失、被盜的，給予相關(guān)責任人批評教育及績效扣分；造成資金損失的，依法追究其賠償責任；挪用、截留、私分備用金，或?qū)溆媒鹩糜诜鞘跈?quán)事項、私人支出的，給予相關(guān)責任人重大經(jīng)濟處罰或紀律處分；造成公司資金損失的，依法追究其賠償責任；構(gòu)成犯罪的，移交司法機關(guān)處理；備用金使用后未按規(guī)定時限報銷，或報銷材料弄虛作假、不完整的，給予相關(guān)責任人批評教育及績效扣分；情節(jié)嚴重的，暫停該部門備用金申領資格；未按規(guī)定建立備用金使用登記薄，或