2026年口碑服務(wù)公司調(diào)研設(shè)備采購管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司調(diào)研設(shè)備采購管理工作，保障調(diào)研業(yè)務(wù)順利開展，確保采購的調(diào)研設(shè)備質(zhì)量可靠、性能適配、性價比最優(yōu)，有效控制采購成本，防范采購風(fēng)險，依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)范，結(jié)合公司口碑服務(wù)調(diào)研業(yè)務(wù)特點和實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱調(diào)研設(shè)備，是指公司開展口碑調(diào)研、市場調(diào)研、客戶需求調(diào)研等業(yè)務(wù)所需的各類專業(yè)設(shè)備及輔助工具，主要包括數(shù)據(jù)采集類（如問卷采集終端、訪談錄音設(shè)備、影像拍攝設(shè)備等）、數(shù)據(jù)處理類（如高性能分析電腦、數(shù)據(jù)存儲設(shè)備等）、現(xiàn)場調(diào)研類（如便攜式打印機、移動電源、調(diào)研專用支架等）、檢測校準類（如設(shè)備精度校準工具、數(shù)據(jù)校驗設(shè)備等）等。第三條本制度適用于公司調(diào)研設(shè)備的采購需求提報、采購計劃編制、采購實施、供應(yīng)商管理、驗收入庫、合同管理、付款結(jié)算及相關(guān)監(jiān)督管理等全流程活動，覆蓋公司各調(diào)研業(yè)務(wù)部門、各業(yè)務(wù)站點及所有參與調(diào)研設(shè)備采購工作的人員。第四條調(diào)研設(shè)備采購管理遵循“需求導(dǎo)向、質(zhì)量優(yōu)先、公開透明、合規(guī)高效、全程追溯”的原則，在保障調(diào)研業(yè)務(wù)需求的前提下，實現(xiàn)采購工作的規(guī)范化、精細化管理。第五條公司建立“統(tǒng)一歸口、分級負責(zé)、分工協(xié)作”的調(diào)研設(shè)備采購管理機制，明確各部門管理職責(zé)，確保采購各環(huán)節(jié)無縫銜接、責(zé)任落實到人。第二章管理職責(zé)第六條公司管理層主要職責(zé)：審批調(diào)研設(shè)備年度采購預(yù)算和重大調(diào)研設(shè)備采購項目；協(xié)調(diào)解決采購管理過程中的重大爭議和問題；審批采購管理相關(guān)的重要事項及特殊采購申請；監(jiān)督采購管理制度的執(zhí)行情況。第七條采購部門是調(diào)研設(shè)備采購的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）牽頭制定和修訂調(diào)研設(shè)備采購管理制度及相關(guān)操作規(guī)范；（二）統(tǒng)籌編制調(diào)研設(shè)備年度采購預(yù)算和月度采購計劃，報管理層審批后組織實施；（三）負責(zé)調(diào)研設(shè)備采購的組織實施工作，包括供應(yīng)商調(diào)研、比價詢價、招標組織、采購合同洽談與簽訂等；（四）建立和維護供應(yīng)商管理體系，開展供應(yīng)商資質(zhì)審核、評估與動態(tài)管理；（五）牽頭組織調(diào)研設(shè)備的驗收工作，協(xié)調(diào)解決驗收過程中發(fā)現(xiàn)的問題；（六）負責(zé)采購合同的歸檔管理及采購款項支付的初審工作；（七）建立調(diào)研設(shè)備采購管理臺賬，完整記錄采購全流程信息，確保管理過程可追溯；（八）組織開展采購相關(guān)培訓(xùn)，提升采購人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員的規(guī)范操作意識和風(fēng)險防控意識。第八條調(diào)研業(yè)務(wù)部門（含各業(yè)務(wù)站點）主要職責(zé)包括：（一）根據(jù)調(diào)研業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和實際工作需求，準確、及時提報調(diào)研設(shè)備采購申請，明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、使用時限、質(zhì)量要求等核心需求信息；（二）參與供應(yīng)商調(diào)研、招標文件編制及采購合同洽談工作，提供專業(yè)技術(shù)支持；（三）作為主要驗收方，參與調(diào)研設(shè)備的驗收工作，核對設(shè)備技術(shù)參數(shù)、性能指標是否符合業(yè)務(wù)需求；（四）負責(zé)采購設(shè)備到貨后的領(lǐng)用、使用及日常維護管理，及時反饋設(shè)備使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題；（五）配合采購部門開展供應(yīng)商評估及采購流程優(yōu)化工作。第九條財務(wù)部門主要職責(zé)包括：（一）負責(zé)審核調(diào)研設(shè)備年度采購預(yù)算和月度采購計劃的合理性及資金保障情況；（二）負責(zé)采購合同款項支付的審核與結(jié)算工作，嚴格按照合同約定及驗收合格證明辦理付款手續(xù)；（三）對采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)、高效；（四）參與重大調(diào)研設(shè)備采購項目的經(jīng)濟性評審，提供財務(wù)專業(yè)意見。第十條監(jiān)督部門主要職責(zé)包括：（一）對調(diào)研設(shè)備采購全流程的合規(guī)性、公正性進行監(jiān)督，檢查采購活動是否符合法律法規(guī)及本制度要求；（二）受理采購過程中的投訴與舉報，組織調(diào)查核實并提出處理意見；（三）監(jiān)督采購合同的履行情況及驗收工作的規(guī)范性，對違規(guī)操作行為提出整改要求；（四）定期開展采購專項監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)管理漏洞并提出改進建議。第十一條采購人員及相關(guān)參與人員主要職責(zé)：嚴格遵守本制度及相關(guān)法律法規(guī)要求，秉持客觀公正原則開展采購工作；保守采購過程中的商業(yè)秘密，包括供應(yīng)商信息、報價信息、合同條款等；及時反饋采購過程中發(fā)現(xiàn)的問題，主動配合相關(guān)部門開展工作。第三章采購需求與計劃管理第十二條調(diào)研設(shè)備采購實行“需求導(dǎo)向、計劃先行”的管理模式，所有采購活動均需納入年度采購預(yù)算或經(jīng)審批的專項采購計劃，嚴禁無計劃、無預(yù)算采購。第十三條采購需求提報：各調(diào)研業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要，提前梳理采購需求，填寫《調(diào)研設(shè)備采購需求申請表》，詳細列明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、技術(shù)參數(shù)、數(shù)量、使用場景、質(zhì)量標準、交付時限、預(yù)算金額及需求理由等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核簽字后，于每月28日前報送采購部門。對于突發(fā)應(yīng)急調(diào)研任務(wù)所需的設(shè)備，可提報緊急采購需求申請，注明緊急程度及使用時限，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后優(yōu)先報送審批。第十四條需求審核：采購部門收到采購需求申請后，聯(lián)合財務(wù)部門、相關(guān)技術(shù)人員對需求的合理性、必要性、技術(shù)參數(shù)的可行性及預(yù)算金額的合理性進行審核。審核過程中可與需求部門溝通確認，對不合理的需求提出調(diào)整建議，需求部門應(yīng)配合完善。第十五條采購計劃編制：采購部門對審核通過的采購需求進行匯總，結(jié)合公司年度采購預(yù)算、現(xiàn)有調(diào)研設(shè)備庫存情況、設(shè)備更新周期及市場供應(yīng)情況，編制月度采購計劃，明確采購項目、采購方式、預(yù)算金額、采購時限等內(nèi)容。月度采購計劃納入年度預(yù)算的，報管理層審批；超出年度預(yù)算的，需單獨附情況說明報管理層審批。第十六條計劃調(diào)整：采購計劃一經(jīng)審批通過，原則上不得隨意調(diào)整。因業(yè)務(wù)需求變更、市場環(huán)境變化等特殊情況確需調(diào)整的，由需求部門提出計劃調(diào)整申請，說明調(diào)整理由及調(diào)整內(nèi)容，經(jīng)部門負責(zé)人簽字后報送采購部門，采購部門審核后報管理層審批，審批通過后方可調(diào)整執(zhí)行。第四章采購實施管理第十七條供應(yīng)商選擇：采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的規(guī)模、技術(shù)要求、預(yù)算金額等情況，通過市場調(diào)研篩選符合條件的供應(yīng)商。供應(yīng)商應(yīng)具備以下基本條件：具備合法的營業(yè)執(zhí)照及相關(guān)行業(yè)資質(zhì)；具有良好的商業(yè)信譽和健全的財務(wù)會計制度；具有履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力；具有依法繳納稅收和社會保障資金的良好記錄；近三年內(nèi)無重大違法違規(guī)經(jīng)營記錄；符合采購項目所需的其他特殊資質(zhì)要求。第十八條采購方式分為公開招標、邀請招標、比價采購、詢價采購等，具體采購方式的選擇根據(jù)采購項目情況確定：（一）公開招標：單次采購金額達到公司招標限額標準以上的調(diào)研設(shè)備采購項目，原則上采用公開招標方式。采購部門應(yīng)在法定或公司指定的招標平臺發(fā)布招標公告，邀請不特定的合格供應(yīng)商投標；（二）邀請招標：技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求或受自然環(huán)境限制，只有少量潛在供應(yīng)商可供選擇的，或采用公開招標方式費用占采購項目總價值比例過大的，經(jīng)管理層審批后可采用邀請招標方式，向3家及以上符合資質(zhì)的特定供應(yīng)商發(fā)出投標邀請書；（三）比價采購：采購金額低于招標限額標準，但批量較大或技術(shù)要求較高的，采用比價采購方式，至少選擇3家符合條件的供應(yīng)商進行比價，擇優(yōu)確定中標供應(yīng)商；（四）詢價采購：采購金額較小、技術(shù)標準統(tǒng)一、市場供應(yīng)充足的常用調(diào)研設(shè)備，采用詢價采購方式，向多家供應(yīng)商詢價后，根據(jù)報價、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素綜合確定供應(yīng)商。第十九條招標采購流程：采購部門根據(jù)審批通過的采購計劃編制招標文件，招標文件應(yīng)包括投標邀請書、投標人須知、技術(shù)參數(shù)要求、商務(wù)條款、投標文件格式、評標標準與方法、合同主要條款等核心內(nèi)容。招標文件編制完成后，需經(jīng)監(jiān)督部門審核、管理層審批后方可發(fā)布。采購部門組織開標、評標工作，評標委員會由采購、調(diào)研業(yè)務(wù)、技術(shù)、財務(wù)等相關(guān)部門人員組成，人數(shù)為5人及以上單數(shù)，評標委員會客觀公正地開展評審工作，出具評標報告并推薦中標候選人，報管理層審批后確定中標人。第二十條非招標采購流程：采用比價、詢價等非招標采購方式的，采購部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出采購需求文件，明確采購要求及報價時限。供應(yīng)商報價后，采購部門組織相關(guān)人員對報價文件進行評審，重點審核報價合理性、設(shè)備質(zhì)量標準、交付時限、售后服務(wù)等內(nèi)容，形成評審意見，報管理層審批后確定供應(yīng)商。第二十一條采購合同簽訂：確定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)在3個工作日內(nèi)與供應(yīng)商洽談簽訂采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)與招標文件、投標文件或比價詢價文件保持一致，明確設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量標準、價格、交付時限、交付地點、驗收要求、安裝調(diào)試、售后服務(wù)、付款方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等核心條款。采購合同簽訂前需經(jīng)財務(wù)部門、監(jiān)督部門及公司法律顧問審核，審核通過后報管理層審批，審批完成后方可正式簽訂。第五章驗收與入庫管理第二十二條調(diào)研設(shè)備到貨后，供應(yīng)商應(yīng)及時通知采購部門，采購部門牽頭組織調(diào)研業(yè)務(wù)部門、技術(shù)人員、庫房管理人員組成驗收小組，在3個工作日內(nèi)開展驗收工作。第二十三條驗收內(nèi)容主要包括：核對設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購合同及送貨單一致；檢查設(shè)備外觀是否完好、無破損、無劃痕，配件是否齊全；核查產(chǎn)品合格證明、檢測報告、使用說明書、保修卡等資料是否完整有效；對設(shè)備技術(shù)參數(shù)和性能指標進行測試驗證，必要時可委托第三方專業(yè)機構(gòu)進行檢測；對需要安裝調(diào)試的設(shè)備，督促供應(yīng)商完成安裝調(diào)試工作，驗證設(shè)備運行狀態(tài)是否正常。第二十四條驗收結(jié)果處理：驗收合格的，驗收小組填寫《調(diào)研設(shè)備驗收合格表》，各參與驗收人員簽字確認，庫房管理人員辦理入庫手續(xù)，登記庫存臺賬。驗收不合格的，驗收小組填寫《調(diào)研設(shè)備驗收不合格表》，詳細說明不合格情況，由采購部門牽頭與供應(yīng)商協(xié)商處理，可要求供應(yīng)商退貨、換貨或維修，直至驗收合格；若供應(yīng)商無法在規(guī)定時限內(nèi)解決問題，采購部門按采購合同約定追究其違約責(zé)任。第二十五條入庫登記：庫房管理人員對驗收合格的調(diào)研設(shè)備進行統(tǒng)一登記、編號，建立《調(diào)研設(shè)備庫存管理臺賬》，詳細記錄設(shè)備名稱、規(guī)格型號、編號、采購日期、供應(yīng)商、驗收情況、入庫數(shù)量、存放位置等信息，確保賬物相符、可追溯。設(shè)備存放應(yīng)符合存儲要求，避免潮濕、高溫、碰撞等影響設(shè)備性能。第六章付款結(jié)算與合同管理第二十六條采購款項支付嚴格按照采購合同約定及公司財務(wù)管理制度執(zhí)行，付款申請需由采購部門提交，附采購合同、驗收合格證明、送貨單、發(fā)票等相關(guān)資料，經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，報送財務(wù)部門審核，財務(wù)部門審核無誤后報管理層審批，審批通過后辦理付款手續(xù)。第二十七條對于有預(yù)付款、進度款、尾款等分期支付條款的采購合同，采購部門應(yīng)跟蹤合同履行進度，在達到付款條件后及時提交付款申請；財務(wù)部門按合同約定審核付款金額及相關(guān)資料，確保付款合規(guī)。第二十八條采購合同及相關(guān)資料的管理：采購部門指定專人負責(zé)采購合同及相關(guān)資料的歸檔管理，歸檔資料包括采購需求申請表、采購計劃、招標文件、投標文件、比價詢價記錄、評標報告、采購合同、驗收記錄、送貨單、發(fā)票、付款憑證等。歸檔資料應(yīng)分類整理、裝訂成冊，妥善保管，保管期限不少于5年，重大采購項目資料保管期限不少于10年。第二十九條采購部門應(yīng)定期對采購合同履行情況進行跟蹤核查，及時掌握設(shè)備交付、驗收、售后服務(wù)等情況，對合同履行過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商溝通解決，確保合同順利履行。第七章供應(yīng)商管理第三十條公司建立供應(yīng)商檔案管理體系，采購部門為每個合作供應(yīng)商建立檔案，詳細記錄供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明文件、合作歷史、采購項目情況、產(chǎn)品質(zhì)量評價、售后服務(wù)評價、履約情況等信息，實現(xiàn)供應(yīng)商信息的動態(tài)更新與全程追溯。第三十一條采購部門每年度組織對合作供應(yīng)商開展綜合評估，評估指標包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、交付及時性、售后服務(wù)水平、履約能力、合規(guī)經(jīng)營情況等。根據(jù)評估結(jié)果將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、合格、不合格三個等級，實行分級管理。第三十二條對評估為優(yōu)秀的供應(yīng)商，在后續(xù)采購項目中可優(yōu)先考慮合作；對評估為合格的供應(yīng)商，保持正常合作并督促其持續(xù)改進；對評估為不合格的供應(yīng)商，暫停合作資格，要求其限期整改，整改合格后可恢復(fù)合作，整改不合格的，列入黑名單，終止合作關(guān)系，3年內(nèi)不得參與公司采購項目。第三十三條供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一的，采購部門應(yīng)立即暫停合作，并根據(jù)合同約定追究其責(zé)任：提供假冒偽劣產(chǎn)品的；嚴重違反采購合同約定，未按要求交付設(shè)備或提供售后服務(wù)的；存在弄虛作假、串通投標等違法違規(guī)行為的；發(fā)生重大安全事故或違法違規(guī)經(jīng)營行為的；其他嚴重損害公司利益的行為。第八章監(jiān)督檢查與獎懲第三十四條監(jiān)督部門應(yīng)定期或不定期對調(diào)研設(shè)備采購工作開展監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、采購方式合規(guī)性、招標文件或采購需求文件規(guī)范性、評標評審公正性、合同簽訂與履行情況、驗收工作規(guī)范性、付款結(jié)算合規(guī)性、供應(yīng)商管理情況及檔案資料完整性等。檢查結(jié)果形成監(jiān)督報告，報管理層備案。第三十五條對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，監(jiān)督部門跟蹤整改落實情況，確保問題整改到位。對整改不力或拒不整改的，嚴肅追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第三十六條對在調(diào)研設(shè)備采購管理工作中表現(xiàn)突出，有以下情形之一的部門或個人，公司給予表彰獎勵：（一）嚴格執(zhí)行本制度要求，采購流程規(guī)范，采購設(shè)備質(zhì)量優(yōu)良，有效控制采購成本的；（二）及時發(fā)現(xiàn)采購過程中的違規(guī)行為或質(zhì)量隱患，避免公司經(jīng)濟損失的；（三）在供應(yīng)商管理工作中成效顯著，為公司篩選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商、提升采購質(zhì)量作出重要貢獻的；（四）