2026年口碑服務(wù)公司技術(shù)文檔編制與歸檔管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范口碑服務(wù)公司（以下簡稱“公司”）技術(shù)文檔的編制、審核、歸檔、保管、利用及銷毀全流程管理工作，建立“編制規(guī)范、審核嚴(yán)格、歸檔及時、保管安全、利用高效”的技術(shù)文檔管理機(jī)制，明確各部門及崗位的管理責(zé)任，保障技術(shù)文檔的完整性、準(zhǔn)確性、安全性與可追溯性，提升公司技術(shù)管理水平，保護(hù)企業(yè)核心技術(shù)成果，支撐業(yè)務(wù)持續(xù)發(fā)展與技術(shù)創(chuàng)新，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國保守國家秘密法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司口碑服務(wù)業(yè)務(wù)實際（含線上服務(wù)平臺研發(fā)、移動端APP迭代、系統(tǒng)運維、數(shù)據(jù)管理等核心技術(shù)場景），特制定本制度。第二條制定依據(jù)本制度制定主要依據(jù)以下法律法規(guī)及相關(guān)要求：（一）《中華人民共和國檔案法》；（二）《中華人民共和國保守國家秘密法》；（三）《企業(yè)檔案管理規(guī)定》；（四）《信息安全技術(shù)個人信息安全規(guī)范》（GB/T35273-2020）；（五）《信息技術(shù)文檔管理指南》（GB/T16680-2015）；（六）公司技術(shù)研發(fā)管理制度、保密管理制度、數(shù)據(jù)管理制度等內(nèi)部制度；（七）行業(yè)內(nèi)技術(shù)文檔管理相關(guān)規(guī)范及最佳實踐。第三條適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)、全體員工，以及參與公司技術(shù)研發(fā)、文檔編制、運維服務(wù)等相關(guān)工作的外包單位、合作方人員。公司范圍內(nèi)所有技術(shù)文檔（含研發(fā)類、運維類、數(shù)據(jù)類、項目類等各類技術(shù)相關(guān)文檔）的編制、審核、歸檔、保管、借閱、利用、銷毀等全流程工作，均需遵循本制度規(guī)定。第四條核心定義本制度所稱“技術(shù)文檔”，是指公司在技術(shù)研發(fā)、系統(tǒng)運維、數(shù)據(jù)處理、項目實施等技術(shù)活動中形成的，具有保存價值的各類文字、圖表、代碼片段、數(shù)據(jù)記錄等資料，包括但不限于需求規(guī)格說明書、設(shè)計文檔、開發(fā)手冊、測試報告、運維手冊、數(shù)據(jù)字典、項目總結(jié)報告等；“編制”，是指技術(shù)文檔的起草、撰寫、修訂、完善等工作；“歸檔”，是指將審核通過的技術(shù)文檔按規(guī)定整理后，移交檔案管理部門保存管理的工作；“涉密技術(shù)文檔”，是指包含公司商業(yè)秘密、核心技術(shù)方案、敏感數(shù)據(jù)等需嚴(yán)格保密的技術(shù)文檔。第五條基本原則（一）依法合規(guī)，規(guī)范管理。嚴(yán)格遵循檔案管理及信息安全相關(guān)法律法規(guī)要求，建立標(biāo)準(zhǔn)化的技術(shù)文檔管理流程，確保各環(huán)節(jié)工作合法合規(guī)、規(guī)范有序。（二）全程管控，權(quán)責(zé)統(tǒng)一。對技術(shù)文檔從編制到銷毀的全生命周期實施管控，明確各部門及個人在文檔管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人。（三）真實準(zhǔn)確，完整可追溯。技術(shù)文檔的編制需真實反映技術(shù)活動實際情況，內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確；建立全流程管理臺賬，確保文檔流轉(zhuǎn)、修改、利用等過程可追溯。（四）安全保密，分級管控。根據(jù)技術(shù)文檔的涉密等級實施分級管理，落實保密防護(hù)措施，嚴(yán)防技術(shù)信息泄露、丟失或篡改，保障核心技術(shù)成果安全。（五）實用高效，資源共享。在保障安全的前提下，優(yōu)化技術(shù)文檔利用流程，促進(jìn)技術(shù)信息資源共享，為業(yè)務(wù)開展、技術(shù)研發(fā)、人員培訓(xùn)等工作提供支撐。第六條文檔分級根據(jù)技術(shù)文檔的內(nèi)容重要性、保密程度及影響范圍，將其劃分為三級：（一）一級文檔（普通文檔）：不涉及公司核心技術(shù)及商業(yè)秘密，公開后不影響公司利益的技術(shù)文檔，如通用技術(shù)規(guī)范、公開運維指引等。（二）二級文檔（內(nèi)部文檔）：涉及公司一般技術(shù)信息及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，需在公司內(nèi)部范圍內(nèi)管控的技術(shù)文檔，如普通項目設(shè)計文檔、非核心系統(tǒng)運維手冊等。（三）三級文檔（涉密文檔）：涉及公司核心技術(shù)方案、商業(yè)秘密、敏感數(shù)據(jù)等，泄露后會造成重大經(jīng)濟(jì)損失或聲譽損害的技術(shù)文檔，如核心服務(wù)平臺架構(gòu)設(shè)計、核心算法文檔、用戶敏感數(shù)據(jù)字典等。第二章組織架構(gòu)與職責(zé)第七條組織架構(gòu)公司建立“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分工負(fù)責(zé)、專業(yè)管理”的技術(shù)文檔編制與歸檔管理組織體系，明確各層級職責(zé)，確保各項工作有序高效推進(jìn)：（一）技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組。作為文檔管理的決策機(jī)構(gòu)，由公司管理層組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文檔管理重大事項，審批技術(shù)文檔管理辦法、年度文檔管理規(guī)劃及重大文檔處置方案，保障文檔管理工作資源投入。（二）技術(shù)文檔管理工作小組。隸屬于技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由技術(shù)部牽頭，聯(lián)合檔案管理部、法務(wù)部、信息安全部、各業(yè)務(wù)部門組成，負(fù)責(zé)技術(shù)文檔管理日常工作，包括文檔編制規(guī)范制定、審核流程推進(jìn)、歸檔管理實施、利用權(quán)限管控及監(jiān)督檢查等具體工作。（三）各業(yè)務(wù)部門及研發(fā)團(tuán)隊。作為技術(shù)文檔的編制主體，負(fù)責(zé)本部門及團(tuán)隊相關(guān)技術(shù)文檔的起草、修訂、內(nèi)部審核及歸檔申請，配合文檔管理工作小組開展文檔管理相關(guān)工作。（四）檔案管理部。作為技術(shù)文檔的專業(yè)管理部門，負(fù)責(zé)技術(shù)文檔的歸檔接收、分類保管、安全防護(hù)、借閱登記及銷毀實施等工作，配合技術(shù)文檔管理工作小組開展文檔管理監(jiān)督檢查。（五）外包單位/合作方。作為參與技術(shù)文檔相關(guān)工作的協(xié)作主體，需遵守公司技術(shù)文檔管理相關(guān)規(guī)定，明確合作產(chǎn)生技術(shù)文檔的歸屬及管理責(zé)任，配合公司開展文檔編制、審核及歸檔工作，接受文檔管理工作小組的監(jiān)督。第八條核心職責(zé)（一）技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組核心職責(zé)：貫徹落實檔案管理及信息安全相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，審定公司技術(shù)文檔編制與歸檔管理制度及配套規(guī)范；審批文檔管理重大事項，包括年度文檔管理規(guī)劃、重大涉密文檔處置方案、文檔管理資源調(diào)配及重大文檔管理違規(guī)事件處理等；統(tǒng)籌協(xié)調(diào)文檔管理過程中的重大資源調(diào)配，解決跨部門協(xié)作中的關(guān)鍵問題；定期聽取文檔管理工作匯報，審核文檔管理年度報告，督促各部門落實文檔管理責(zé)任；發(fā)生重大技術(shù)文檔泄露、丟失等事件時，牽頭組織應(yīng)急處置工作，協(xié)調(diào)外部資源開展調(diào)查及責(zé)任追究。（二）技術(shù)文檔管理工作小組核心職責(zé)：牽頭制定公司技術(shù)文檔編制規(guī)范、審核流程、歸檔標(biāo)準(zhǔn)及年度文檔管理規(guī)劃，報技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后組織實施；負(fù)責(zé)技術(shù)文檔編制的指導(dǎo)與培訓(xùn)工作，規(guī)范各部門文檔編制行為，提升文檔編制質(zhì)量；統(tǒng)籌技術(shù)文檔審核工作，組織相關(guān)部門對擬歸檔文檔進(jìn)行審核，確保文檔符合編制規(guī)范及歸檔要求；協(xié)調(diào)推進(jìn)技術(shù)文檔歸檔工作，督促各部門及時完成文檔歸檔申請，配合檔案管理部開展歸檔接收及分類管理；負(fù)責(zé)技術(shù)文檔利用權(quán)限的審核與管控，規(guī)范文檔借閱、復(fù)制等利用流程，保障文檔安全；組織開展文檔管理監(jiān)督檢查工作，定期核查文檔編制、歸檔、保管及利用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改；編制文檔管理年度報告，總結(jié)文檔管理工作成效及存在問題，提出改進(jìn)建議，報技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批；牽頭處理技術(shù)文檔管理過程中的一般違規(guī)事件，重大違規(guī)事件上報技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后處置。（三）各業(yè)務(wù)部門及研發(fā)團(tuán)隊核心職責(zé)：指定本部門文檔管理聯(lián)絡(luò)人，負(fù)責(zé)本部門技術(shù)文檔編制、審核、歸檔的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作；組織本部門人員按照公司技術(shù)文檔編制規(guī)范，開展相關(guān)技術(shù)文檔的起草、修訂工作，確保文檔內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、及時更新；建立本部門內(nèi)部文檔審核機(jī)制，對擬歸檔文檔進(jìn)行內(nèi)部初審，審核通過后提交技術(shù)文檔管理工作小組審核；按照規(guī)定時限完成技術(shù)文檔的歸檔申請工作，配合檔案管理部開展歸檔資料的整理及移交；規(guī)范本部門內(nèi)部技術(shù)文檔的臨時保管及使用，落實保密防護(hù)措施，避免文檔泄露、丟失或篡改；組織本部門人員學(xué)習(xí)公司技術(shù)文檔管理相關(guān)制度，提升文檔管理及保密意識。（四）檔案管理部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)技術(shù)文檔歸檔后的接收、分類、編號、登記及保管工作，建立完善的文檔管理臺賬，確保文檔可追溯；落實技術(shù)文檔保管場所的安全防護(hù)措施，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防泄露等，保障文檔物理安全及信息安全；負(fù)責(zé)技術(shù)文檔借閱、復(fù)制、查閱等利用環(huán)節(jié)的登記管理工作，嚴(yán)格核實利用人員身份及權(quán)限，按規(guī)定流程辦理相關(guān)手續(xù)；定期對保管的技術(shù)文檔進(jìn)行核查、清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理文檔損壞、丟失等問題；對超過保管期限的文檔，按規(guī)定流程組織鑒定及銷毀工作；配合技術(shù)文檔管理工作小組開展文檔管理監(jiān)督檢查及培訓(xùn)工作，提供文檔管理專業(yè)支持。（五）信息安全部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)技術(shù)文檔信息安全防護(hù)體系建設(shè)，制定文檔加密、訪問控制、日志審計等安全管理措施；對電子技術(shù)文檔的存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行安全監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處置信息安全風(fēng)險；配合開展技術(shù)文檔泄露事件的應(yīng)急處置及調(diào)查工作。（六）法務(wù)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)技術(shù)文檔管理工作的法律合規(guī)性審核，指導(dǎo)文檔編制、歸檔、利用及銷毀等工作符合相關(guān)法律法規(guī)要求；對涉及知識產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密的技術(shù)文檔管理提供法律支持；參與技術(shù)文檔管理重大違規(guī)事件的責(zé)任認(rèn)定及處置工作。第三章技術(shù)文檔全流程管理第九條文檔編制管理（一）編制要求。技術(shù)文檔編制需遵循“統(tǒng)一規(guī)范、內(nèi)容完整、表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、及時更新”的要求：格式規(guī)范：需按照公司技術(shù)文檔編制規(guī)范（由技術(shù)文檔管理工作小組制定并發(fā)布）的要求，統(tǒng)一文檔版式、字體、編號規(guī)則、章節(jié)結(jié)構(gòu)等；內(nèi)容完整：需全面覆蓋技術(shù)活動的核心要素，明確技術(shù)參數(shù)、實施步驟、注意事項等關(guān)鍵信息，確保文檔具有可操作性；表述準(zhǔn)確：語言簡潔明了，數(shù)據(jù)真實可靠，避免模糊表述或歧義內(nèi)容；涉及專業(yè)術(shù)語的，需符合行業(yè)規(guī)范或公司內(nèi)部定義；及時更新：技術(shù)文檔需與技術(shù)活動實際情況保持一致，當(dāng)技術(shù)方案、系統(tǒng)架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等發(fā)生變更時，需在5個工作日內(nèi)完成文檔修訂；重大變更需同步開展內(nèi)部評審。（二）編制流程。技術(shù)文檔編制按以下流程開展：需求提出：由相關(guān)業(yè)務(wù)或研發(fā)負(fù)責(zé)人提出文檔編制需求，明確文檔類型、編制目的、核心內(nèi)容及完成時限；起草撰寫：指定專人作為文檔編制負(fù)責(zé)人，按照編制要求開展起草工作，必要時聯(lián)合相關(guān)技術(shù)人員共同撰寫；內(nèi)部評審：文檔起草完成后，編制負(fù)責(zé)人組織本部門相關(guān)人員開展內(nèi)部評審，重點審核內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性及格式規(guī)范性，形成評審意見并完成修訂；審核提交：內(nèi)部評審?fù)ㄟ^后，由部門文檔管理聯(lián)絡(luò)人將文檔及內(nèi)部評審意見一并提交至技術(shù)文檔管理工作小組審核。（三）涉密文檔編制特殊要求。涉密技術(shù)文檔編制需額外遵守以下規(guī)定：編制人員需為公司正式員工且經(jīng)過保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書；編制過程中需使用公司專用涉密設(shè)備，禁止在非涉密設(shè)備上存儲、編輯涉密文檔；文檔內(nèi)容需標(biāo)注涉密等級及保密期限，明確傳播范圍；編制完成后，需單獨提交信息安全部進(jìn)行安全審核，審核通過后再提交技術(shù)文檔管理工作小組審核。第十條文檔審核管理（一）審核層級。技術(shù)文檔審核分為二級審核，即技術(shù)文檔管理工作小組審核（一級審核）和技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批（二級審核，僅適用于三級涉密文檔及重大項目文檔）：一級審核：技術(shù)文檔管理工作小組組織技術(shù)專家、信息安全人員及業(yè)務(wù)骨干組成審核組，對提交的文檔進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括編制規(guī)范符合性、內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性、安全保密性等；審核通過的，出具審核通過意見；審核未通過的，提出具體修訂意見，退回提交部門整改后重新提交審核；二級審核：三級涉密文檔及重大項目文檔經(jīng)一級審核通過后，需提交技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批；審批通過的，方可進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)；審批未通過的，由技術(shù)文檔管理工作小組牽頭組織整改。（二）審核時限。技術(shù)文檔管理工作小組收到審核申請后，需在3個工作日內(nèi)完成一級審核；涉及三級涉密文檔及重大項目文檔的，技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組需在5個工作日內(nèi)完成二級審核；特殊情況需延長審核時限的，需提前告知提交部門并說明理由。（三）審核記錄。審核過程中需形成完整的審核記錄，包括審核時間、審核人員、審核意見、修訂情況等，由技術(shù)文檔管理工作小組整理歸檔，作為文檔管理臺賬的重要組成部分。第十一條文檔歸檔管理（一）歸檔范圍。符合以下條件的技術(shù)文檔均需歸檔：研發(fā)類文檔：需求規(guī)格說明書、可行性研究報告、概要設(shè)計文檔、詳細(xì)設(shè)計文檔、數(shù)據(jù)庫設(shè)計文檔、代碼注釋文檔、測試計劃、測試報告、驗收報告等；運維類文檔：系統(tǒng)部署手冊、運維手冊、故障處理手冊、系統(tǒng)升級日志、設(shè)備配置文檔、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D等；數(shù)據(jù)類文檔：數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)采集規(guī)范、數(shù)據(jù)清洗方案、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)方案、數(shù)據(jù)安全評估報告等；項目類文檔：項目立項報告、項目計劃、項目進(jìn)度報告、項目總結(jié)報告、風(fēng)險管理報告等；其他具有保存價值的技術(shù)相關(guān)文檔。（二）歸檔時限。技術(shù)文檔經(jīng)審核通過后，提交部門需在5個工作日內(nèi)完成歸檔申請及資料整理，向檔案管理部提交歸檔；其中，項目類文檔需在項目驗收完成后10個工作日內(nèi)完成歸檔，涉密文檔需在審核通過后2個工作日內(nèi)完成歸檔。（三）歸檔要求。歸檔文檔需滿足以下要求：資料齊全：需提交文檔的完整版本（含最終修訂版、審核記錄、評審意見等相關(guān)附件）；電子文檔需提交可編輯版本及PDF版本，紙質(zhì)文檔需提交原件（如有）及復(fù)印件；整理規(guī)范：需按照公司歸檔整理規(guī)范，對文檔進(jìn)行分類、編號、裝訂（紙質(zhì)文檔），明確文檔名稱、編制部門、編制人、編制日期、涉密等級等關(guān)鍵信息；安全合規(guī)：電子文檔需進(jìn)行加密處理（涉密文檔需采用專用加密方式），紙質(zhì)涉密文檔需密封保存并標(biāo)注涉密等級；歸檔資料需經(jīng)信息安全部安全檢查，確認(rèn)無安全風(fēng)險后再提交歸檔。（四）歸檔流程。技術(shù)文檔歸檔按以下流程開展：申請?zhí)峤唬禾峤徊块T填寫《技術(shù)文檔歸檔申請表》，連同整理完成的文檔資料一并提交至檔案管理部；接收審核：檔案管理部對歸檔申請資料進(jìn)行審核，核查資料完整性、整理規(guī)范性及安全合規(guī)性；審核通過的，辦理接收手續(xù)，錄入文檔管理臺賬；審核未通過的，退回提交部門整改后重新申請；分類保管：檔案管理部按照文檔類型、涉密等級等對接收的文檔進(jìn)行分類存放，落實相應(yīng)的安全保管措施；電子文檔存儲至公司專用文檔服務(wù)器，實施訪問權(quán)限管控；紙質(zhì)文檔存放至專用檔案庫房。第十二條文檔保管管理（一）保管場所要求。檔案管理部需設(shè)置專用檔案庫房及電子文檔存儲服務(wù)器，滿足以下保管條件：物理安全：檔案庫房需配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、溫濕度控制等設(shè)備，定期檢查維護(hù)，確保設(shè)備正常運行；電子文檔服務(wù)器需放置在專用機(jī)房，落實機(jī)房安全防護(hù)措施；環(huán)境管控：檔案庫房溫濕度需控制在規(guī)定范圍內(nèi)（溫度14-24℃，相對濕度45-60%），避免文檔因環(huán)境因素?fù)p壞；安全隔離：涉密文檔需單獨存放于加密檔案柜或?qū)Ｓ蒙婷艽鎯^(qū)域，實施物理隔離及嚴(yán)格的訪問控制。（二）保管期限。技術(shù)文檔保管期限分為永久保管和定期保管：永久保管：涉及公司核心技術(shù)、重大商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)的三級涉密文檔，以及具有重大歷史價值的技術(shù)文檔，實行永久保管；定期保管：一級、二級文檔及一般三級文檔實行定期保管，保管期限分為10年、20年、30年三個檔次，具體保管期限由技術(shù)文檔管理工作小組根據(jù)文檔重要性確定并標(biāo)注。（三）日常保管管理。檔案管理部需建立文檔日常保管管理機(jī)制：定期核查：每季度對保管的技術(shù)文檔進(jìn)行一次全面核查，清點文檔數(shù)量，檢查文檔完好情況及存儲環(huán)境，及時處理文檔損壞、丟失、變質(zhì)等問題，形成核查記錄；備份管理：電子技術(shù)文檔需實行“每日增量備份、每周全量備份”，備份數(shù)據(jù)異地存放；定期開展備份數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)可用；權(quán)限管控：嚴(yán)格控制技術(shù)文檔訪問權(quán)限，建立權(quán)限申請、審批、變更及撤銷流程；電子文檔需開啟訪問日志審計功能，記錄訪問人員、訪問時間、訪問操作等信息；文檔流轉(zhuǎn)：技術(shù)文檔在保管期間如需內(nèi)部流轉(zhuǎn)，需辦理交接手續(xù)，明確流轉(zhuǎn)責(zé)任，確保文檔安全。第十三條文檔利用管理（一）利用原則。技術(shù)文檔利用需遵循“按需授權(quán)、嚴(yán)格審批、全程追溯”的原則，在保障文檔安全的前提下，為公司業(yè)務(wù)開展及技術(shù)研發(fā)提供支持；嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)私自查閱、復(fù)制、傳播技術(shù)文檔。（二）利用權(quán)限。根據(jù)人員崗位及工作需要，對技術(shù)文檔利用權(quán)限實行分級授權(quán)：一級文檔：公司全體員工均可查閱，無需審批；二級文檔：相關(guān)業(yè)務(wù)及技術(shù)人員可申請查閱，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批同意后可利用；三級文檔：僅限核心技術(shù)人員及相關(guān)授權(quán)人員申請利用，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及技術(shù)文檔管理工作小組雙重審批同意后可利用；涉密等級極高的文檔，需經(jīng)技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批。（三）利用流程。技術(shù)文檔利用按以下流程開展：申請?zhí)峤唬豪萌藛T填寫《技術(shù)文檔利用申請表》，說明利用目的、利用范圍、利用方式（查閱、復(fù)制、借閱）及利用期限，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至檔案管理部；涉及二級、三級文檔的，按權(quán)限分級提交審批；審批審核：檔案管理部核查申請資料的完整性，按權(quán)限分級提交相關(guān)部門審批；審批通過的，辦理利用手續(xù)；審批未通過的，退回申請并說明理由；利用實施：檔案管理部根據(jù)審批意見，為利用人員提供相應(yīng)的文檔利用服務(wù)；查閱文檔需在指定場所進(jìn)行，復(fù)制文檔需加蓋復(fù)制專用章并標(biāo)注復(fù)制日期；借閱文檔需明確借閱期限（一般不超過15個工作日，特殊情況可申請延期，延期不超過15個工作日），辦理借閱登記手續(xù)；歸還歸檔：借閱文檔到期后，利用人員需及時歸還至檔案管理部；檔案管理部核查文檔完好情況，辦理歸還登記手續(xù)；復(fù)制的涉密文檔使用完畢后，需按規(guī)定銷毀并提交銷毀證明。（四）利用監(jiān)督。檔案管理部需對技術(shù)文檔利用情況進(jìn)行全程監(jiān)督，定期核查利用登記記錄，發(fā)現(xiàn)違規(guī)利用行為及時制止并上報技術(shù)文檔管理工作小組；電子文檔利用需開啟日志審計，對異常訪問行為進(jìn)行預(yù)警及處置。第十四條文檔銷毀管理（一）銷毀條件。技術(shù)文檔符合以下條件之一的，可申請銷毀：超過規(guī)定保管期限，且經(jīng)鑒定無繼續(xù)保存價值的；文檔內(nèi)容已失效（如技術(shù)方案淘汰、系統(tǒng)下線等），且無參考價值的；因文檔損壞、變質(zhì)等原因無法修復(fù)，且無備份或備份可替代的；其他經(jīng)技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批同意銷毀的情況。（二）銷毀審批。技術(shù)文檔銷毀需按以下權(quán)限進(jìn)行審批：一級文檔：由檔案管理部審核，報技術(shù)文檔管理工作小組審批后可銷毀；二級文檔：由檔案管理部及提交部門聯(lián)合審核，報技術(shù)文檔管理工作小組審批后可銷毀；三級文檔：由檔案管理部、提交部門、信息安全部、法務(wù)部聯(lián)合審核，報技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后可銷毀。（三）銷毀流程。技術(shù)文檔銷毀按以下流程開展：鑒定申請：檔案管理部對符合銷毀條件的文檔進(jìn)行梳理，填寫《技術(shù)文檔銷毀申請表》，附文檔清單及鑒定意見，按權(quán)限提交審批；審批審核：相關(guān)部門按權(quán)限對銷毀申請進(jìn)行審核審批；審批通過的，制定銷毀方案，明確銷毀時間、地點、方式及責(zé)任人；銷毀實施：銷毀工作需由檔案管理部牽頭，聯(lián)合至少2名相關(guān)部門人員共同實施；紙質(zhì)文檔采用粉碎、焚燒等不可恢復(fù)的方式銷毀，電子文檔采用數(shù)據(jù)徹底刪除、存儲介質(zhì)物理損壞等方式銷毀；銷毀過程中需形成銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員、銷毀文檔清單等；歸檔留存：銷毀工作完成后，銷毀記錄經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)，由檔案管理部歸檔留存。（四）涉密文檔銷毀特殊要求。涉密技術(shù)文檔銷毀需額外遵守以下規(guī)定：需委托具備資質(zhì)的專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)實施銷毀，或在信息安全部監(jiān)督下自行銷毀；銷毀前需對文檔進(jìn)行徹底清點核對，確保銷毀文檔與審批清單一致；銷毀完成后，專業(yè)銷毀機(jī)構(gòu)需出具銷毀證明，由檔案管理部歸檔留存。第四章文檔管理保障措施第十五條人員保障（一）專業(yè)團(tuán)隊建設(shè)。選拔具備技術(shù)背景、熟悉檔案管理規(guī)范的人員組建文檔管理專業(yè)團(tuán)隊，負(fù)責(zé)技術(shù)文檔管理日常工作；鼓勵文檔管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)及資質(zhì)認(rèn)證，提升專業(yè)能力。（二）全員培訓(xùn)。人力資源部聯(lián)合技術(shù)文檔管理工作小組開展全員技術(shù)文檔管理培訓(xùn)，每年至少開展2次，培訓(xùn)內(nèi)容包括文檔編制規(guī)范、歸檔流程、保密要求、利用規(guī)則及違規(guī)處置等；針對核心技術(shù)人員及文檔管理人員開展專項培訓(xùn)，提升其文檔管理專業(yè)能力及保密意識。（三）責(zé)任落實。明確各部門及個人在文檔管理工作中的責(zé)任，將文檔管理責(zé)任納入崗位說明書；建立文檔管理崗位責(zé)任制，確保各項工作有人管、有人抓、有人負(fù)責(zé)。第十六條技術(shù)保障（一）信息化管理平臺建設(shè)。技術(shù)部配合技術(shù)文檔管理工作小組搭建技術(shù)文檔信息化管理平臺，實現(xiàn)文檔編制、審核、歸檔、保管、利用、銷毀等全流程信息化管理；平臺需具備權(quán)限管控、加密存儲、日志審計、備份恢復(fù)等安全功能，提升文檔管理效率及安全性。（二）安全防護(hù)技術(shù)應(yīng)用。信息安全部為技術(shù)文檔管理提供安全防護(hù)技術(shù)支持，包括文檔加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)、安全審計技術(shù)等；對電子文檔的存儲、傳輸、利用等環(huán)節(jié)實施全程安全監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)并處置安全風(fēng)險。（三）技術(shù)設(shè)備保障。公司配備必要的文檔管理技術(shù)設(shè)備，包括專用檔案柜、涉密存儲設(shè)備、文檔服務(wù)器、加密設(shè)備、銷毀設(shè)備等，定期維護(hù)更新，確保設(shè)備正常運行；為文檔管理人員配備專用辦公設(shè)備，保障文檔管理工作順利開展。第十七條資源保障（一）資金保障。財務(wù)部設(shè)立技術(shù)文檔管理專項經(jīng)費，專項用于文檔管理信息化平臺建設(shè)、技術(shù)設(shè)備采購、培訓(xùn)、文檔保管、銷毀及專業(yè)服務(wù)等工作；專項經(jīng)費預(yù)算由技術(shù)文檔管理工作小組制定，報財務(wù)部審核及技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批后實施，確保資金及時到位；財務(wù)部對專項經(jīng)費使用情況進(jìn)行年度審計，確保資金專款專用、高效使用。（二）場地保障。行政部負(fù)責(zé)文檔保管場地及辦公場地的保障，包括檔案庫房、專用機(jī)房、文檔查閱室等的規(guī)劃與建設(shè)；落實場地安全防護(hù)措施，為文檔管理工作提供必要的場地支持。第十八條制度保障技術(shù)文檔管理工作小組定期修訂完善公司技術(shù)文檔管理相關(guān)配套制度，包括技術(shù)文檔編制規(guī)范、歸檔整理規(guī)范、保密管理細(xì)則、信息化平臺使用規(guī)則等，形成完整的文檔管理體系；加強(qiáng)制度執(zhí)行監(jiān)督，定期開展文檔管理專項檢查，確保各部門及員工嚴(yán)格遵守制度規(guī)定，保障文檔管理工作有序推進(jìn)。第五章考核與獎懲第十九條考核機(jī)制（一）考核主體。技術(shù)文檔管理領(lǐng)導(dǎo)小組牽頭組織考核工作，技術(shù)文檔管理工作小組具體實施，人力資源部、財務(wù)部等相關(guān)部門配合。（二）考核周期?？己朔譃槟甓染C合考核和專項考核：年度綜合考核評估各部門文檔管理責(zé)任落實、文檔編制質(zhì)量、歸檔及時性、利用規(guī)范性等工作情況；專項考核針對重大項目文檔管理、涉密文檔管理等工作，評估相關(guān)部門及個人的工作成效。（三）考核內(nèi)容?？己藘?nèi)容包括：技術(shù)文檔編制規(guī)范符合性、內(nèi)容完整性與準(zhǔn)確性、歸檔及時性與規(guī)范性、日常保管安全性、利用流程合規(guī)性、制度執(zhí)行情況、員工文檔管理及保密意識等。（四）結(jié)果應(yīng)用?？己私Y(jié)果納入各部門年度績效考核和員工個人績效評價體系，與薪酬調(diào)整、評優(yōu)評先、職務(wù)晉升直接掛鉤；對考核優(yōu)秀的部門及個人，優(yōu)先給予資源支持及發(fā)展機(jī)會。第二十條獎勵機(jī)制對在技術(shù)文檔編制與歸檔管理工作中表現(xiàn)突出的部門及個人，公司給予以下獎勵：（一）年度考核優(yōu)秀的文檔管理部門，給予通報表揚及專項獎金獎勵；（二）文檔編制質(zhì)量高、歸檔及時，為業(yè)務(wù)開展或技術(shù)研發(fā)提供重要支撐的個人，給予專項獎勵及通報表揚；（三）及時發(fā)現(xiàn)文檔管理安全隱患并成功處置，避免文檔泄露、丟失等事件發(fā)生的個人，給予專項獎勵及