2026年口碑服務(wù)公司介紹信開具與使用管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司介紹信的開具、使用、保管及歸檔管理工作，明確管理責(zé)任，防范因介紹信使用不當(dāng)引發(fā)的法律風(fēng)險、經(jīng)濟損失及品牌聲譽損害，保障公司對外業(yè)務(wù)活動的合法合規(guī)與順利開展，依據(jù)《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國公司法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司行政管理制度、印章管理規(guī)定，結(jié)合公司口碑服務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)營實際（含外勤業(yè)務(wù)對接、客戶洽談等場景），制定本制度。第二條本制度所稱介紹信，是指公司出具的、加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，用于證明員工身份、授權(quán)開展特定業(yè)務(wù)活動（如業(yè)務(wù)洽談、客戶對接、項目協(xié)作、資料調(diào)取等）的正式行政文書。其核心屬性為公司對外的授權(quán)證明文件，直接關(guān)聯(lián)公司民事行為責(zé)任。本制度適用于公司各部門、各業(yè)務(wù)站點及全體員工，涵蓋介紹信的界定分類、申請開具、審核審批、使用規(guī)范、保管歸檔、作廢銷毀及監(jiān)督問責(zé)等全生命周期管理工作，全體相關(guān)部門及員工均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條介紹信管理遵循“統(tǒng)一歸口、分級審批、規(guī)范開具、嚴(yán)格使用、全程追溯、責(zé)任到人”的原則，確保每一份介紹信的開具與使用都符合公司利益及相關(guān)規(guī)定。第四條公司建立“歸口管理部門統(tǒng)籌+業(yè)務(wù)部門協(xié)同+員工個人負(fù)責(zé)”的介紹信管理體系，將介紹信管理工作納入部門及員工績效考核范疇，保障管理工作常態(tài)化、規(guī)范化推進。第五條公司保障介紹信管理所需資源，包括介紹信制式文本印制、保管存儲設(shè)施、信息化管理系統(tǒng)（如有）等，相關(guān)費用納入年度行政費用預(yù)算，確保資金足額落實。第二章管理職責(zé)第六條公司成立介紹信管理工作小組（以下簡稱“管理小組”），作為介紹信管理的決策機構(gòu)。管理小組由公司總經(jīng)理擔(dān)任組長，分管行政副總經(jīng)理擔(dān)任副組長，行政部門、法務(wù)部門、財務(wù)部門、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人為成員。管理小組主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本制度的審批、修訂及發(fā)布實施；（二）審定介紹信制式文本、管理流程及重大事項處置方案；（三）協(xié)調(diào)解決介紹信管理過程中的重大問題，如介紹信濫用引發(fā)的法律糾紛、跨部門管理爭議、重大風(fēng)險事件處置等；（四）監(jiān)督檢查介紹信管理工作落實情況，審批相關(guān)獎懲方案；（五）審議介紹信管理年度總結(jié)及優(yōu)化建議。第七條行政部門是介紹信管理的歸口管理部門，主要職責(zé)：（一）牽頭組織本制度的具體實施，制定介紹信開具流程、審核標(biāo)準(zhǔn)、使用規(guī)范、保管細(xì)則及歸檔要求；（二）負(fù)責(zé)介紹信制式文本的統(tǒng)一設(shè)計、印制、登記入庫及發(fā)放管理，建立介紹信管理臺賬，詳細(xì)記錄介紹信編號、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、使用人、開具內(nèi)容、有效期等信息；（三）負(fù)責(zé)介紹信開具的審核把關(guān)工作，核對申請材料的真實性、完整性及合規(guī)性，確認(rèn)審批流程齊全后，按規(guī)定加蓋相關(guān)印章；（四）負(fù)責(zé)介紹信的保管工作，設(shè)立專用保管柜，由專人負(fù)責(zé)管理，確保介紹信及空白制式文本的安全；（五）負(fù)責(zé)介紹信使用后的回收、核對及歸檔管理，建立完整的介紹信管理檔案，確保全程可追溯；（六）負(fù)責(zé)介紹信作廢、銷毀的審核及組織實施工作，規(guī)范作廢流程，防止作廢介紹信流失；（七）負(fù)責(zé)開展介紹信管理知識培訓(xùn)，提升相關(guān)人員的規(guī)范操作意識及風(fēng)險防范能力；（八）定期匯總分析介紹信使用情況，形成管理報告，提出優(yōu)化建議報管理小組審議。第八條法務(wù)部門主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)對介紹信制式文本、管理流程的合法性進行審核，提供法律專業(yè)意見；（二）負(fù)責(zé)對重大業(yè)務(wù)活動所需介紹信的授權(quán)范圍、責(zé)任界定進行法律把關(guān)，防范法律風(fēng)險；（三）協(xié)助處理因介紹信使用不當(dāng)引發(fā)的法律糾紛，提供法律支持；（四）配合行政部門開展介紹信管理知識培訓(xùn)，解讀相關(guān)法律法規(guī)及風(fēng)險要點。第九條各業(yè)務(wù)部門主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本部門介紹信使用需求的審核提報工作，確保申請開具的介紹信用途真實、合理，符合業(yè)務(wù)實際需求；（二）指定專人作為本部門介紹信管理員，負(fù)責(zé)對接行政部門辦理介紹信申請、領(lǐng)用、歸還等手續(xù)；（三）監(jiān)督本部門員工規(guī)范使用介紹信，明確使用人的責(zé)任，確保在授權(quán)范圍及有效期內(nèi)使用；（四）及時向行政部門反饋本部門介紹信使用過程中出現(xiàn)的問題、風(fēng)險及優(yōu)化建議；（五）配合行政部門開展介紹信使用情況的核查及歸檔工作。第十條員工個人職責(zé)（介紹信使用人）：（一）按業(yè)務(wù)實際需求申請開具介紹信，如實提供申請材料，不得隱瞞真實用途；（二）妥善保管領(lǐng)用的介紹信，防止丟失、被盜或損壞；（三）嚴(yán)格在介紹信載明的授權(quán)范圍、有效期內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人、涂改、偽造，不得用于與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動；（四）介紹信使用完畢后，及時將介紹信存根（如有）及使用情況說明提交本部門管理員，由管理員統(tǒng)一交行政部門歸檔；（五）發(fā)現(xiàn)介紹信丟失、被盜或存在濫用風(fēng)險時，立即向本部門負(fù)責(zé)人及行政部門報告，并配合開展后續(xù)處置工作。第三章介紹信界定與分類第十一條介紹信界定標(biāo)準(zhǔn)：（一）由公司統(tǒng)一印制或出具，加蓋公司公章、業(yè)務(wù)專用章或其他有效印章；（二）載明持信人姓名、職務(wù)、身份信息，明確授權(quán)開展的業(yè)務(wù)活動內(nèi)容、授權(quán)范圍及有效期；（三）用于公司對外開展業(yè)務(wù)活動，作為員工身份證明及公司授權(quán)證明的正式文書；（四）具備明確的法律約束力，公司需對介紹信授權(quán)范圍內(nèi)的行為承擔(dān)相應(yīng)民事責(zé)任。第十二條介紹信分類（結(jié)合公司口碑服務(wù)業(yè)務(wù)特性）：（一）業(yè)務(wù)洽談類：用于員工代表公司與客戶對接口碑推廣方案、洽談服務(wù)合作事宜、協(xié)商合作細(xì)節(jié)等業(yè)務(wù)活動；（二）對外協(xié)作類：用于與合作單位、供應(yīng)商、行業(yè)協(xié)會等開展業(yè)務(wù)協(xié)作、項目對接、資源整合等活動；（三）項目對接類：用于特定項目的現(xiàn)場勘查、進度跟進、成果交付、款項結(jié)算等專項工作；（四）資料調(diào)取類：用于向相關(guān)單位、機構(gòu)申請調(diào)取與業(yè)務(wù)相關(guān)的資料、證明文件等；（五）其他類：用于其他符合公司規(guī)定的對外業(yè)務(wù)活動，如參加行業(yè)展會、商務(wù)考察等。第十三條介紹信按使用方式分為：（一）單份介紹信：針對單次特定業(yè)務(wù)活動開具，一次性使用，使用完畢后需完整回收存根；（二）批量介紹信：針對長期、高頻次的同類業(yè)務(wù)活動開具，載明固定授權(quán)范圍及有效期，按編號逐份領(lǐng)用使用，每份均需單獨登記；（三）臨時介紹信：針對突發(fā)、緊急的業(yè)務(wù)活動臨時開具，有效期一般不超過3個工作日，需嚴(yán)格審核審批。第十四條介紹信分類動態(tài)調(diào)整：行政部門可根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求，對介紹信分類及適用場景進行調(diào)整，報管理小組審批后執(zhí)行。第四章介紹信開具流程第十五條開具原則：介紹信開具實行“按需申請、逐級審批、嚴(yán)格審核、規(guī)范開具”的原則，嚴(yán)禁無需求、超范圍、違規(guī)開具介紹信。第十六條開具流程：（一）申請?zhí)釄螅簡T工因業(yè)務(wù)需要開具介紹信的，需填寫《介紹信開具申請表》，注明申請部門、申請人、持信人信息、介紹信類型、用途、授權(quán)范圍、有效期、接收單位名稱等詳細(xì)信息，并附相關(guān)業(yè)務(wù)依據(jù)材料（如業(yè)務(wù)合同草案、合作意向書、項目任務(wù)書等）；申請表經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，由部門介紹信管理員提交行政部門；（二）部門審核：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對申請表及相關(guān)材料進行審核，重點核查申請用途的真實性、授權(quán)范圍的合理性、有效期的適宜性，確認(rèn)符合業(yè)務(wù)實際需求后簽字審批；涉及重大業(yè)務(wù)活動（如大額合作洽談、重大項目對接）的，需經(jīng)法務(wù)部門審核簽字；（三）行政審核：行政部門接收申請材料后，對申請流程的完整性、材料的真實性及合規(guī)性進行審核；核對持信人身份信息與員工檔案信息的一致性；對授權(quán)范圍、有效期進行把關(guān)，必要時向相關(guān)部門核實情況；審核通過后，由行政部門介紹信管理員簽字確認(rèn)；（四）審批簽發(fā)：單次開具的介紹信按以下權(quán)限審批：1.普通業(yè)務(wù)活動介紹信：由行政部門負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)；2.重大業(yè)務(wù)活動介紹信：經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，報分管行政副總經(jīng)理審批簽發(fā)；3.特殊緊急情況介紹信：可先口頭請示相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后臨時開具，事后3個工作日內(nèi)補齊書面審批手續(xù)；（五）開具蓋章：審批通過后，行政部門介紹信管理員按申請表信息及公司制式文本規(guī)范填寫介紹信內(nèi)容，確保信息準(zhǔn)確、字跡清晰、無涂改；填寫完成后，按公司印章管理規(guī)定加蓋相應(yīng)印章；加蓋印章后，需在介紹信管理臺賬中詳細(xì)登記相關(guān)信息；（六）領(lǐng)取交接：行政部門通知申請部門管理員領(lǐng)取介紹信，領(lǐng)取時需核對介紹信內(nèi)容與申請表信息的一致性，確認(rèn)無誤后在管理臺賬中簽字確認(rèn)；部門管理員領(lǐng)取后，及時交接給持信人，并做好內(nèi)部交接記錄。第十七條開具特殊要求：（一）介紹信內(nèi)容需明確、具體，不得使用模糊、籠統(tǒng)的表述，如“全權(quán)負(fù)責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)”“處理一切事宜”等；確需概括性表述的，需經(jīng)法務(wù)部門審核及分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（二）介紹信有效期需根據(jù)業(yè)務(wù)實際需求合理確定，普通業(yè)務(wù)一般不超過15個工作日，長期業(yè)務(wù)最長不超過6個月；有效期屆滿后，介紹信自動失效；（三）持信人需為公司在崗員工，嚴(yán)禁為非公司人員開具介紹信；（四）同一業(yè)務(wù)活動如需多次對接，可根據(jù)需求開具多份介紹信，或在介紹信中明確多次使用的范圍及期限，避免重復(fù)申請。第五章介紹信使用規(guī)范第十八條使用原則：介紹信使用實行“誰使用、誰負(fù)責(zé)”的原則，持信人需對介紹信的規(guī)范使用及使用過程中的行為承擔(dān)直接責(zé)任。第十九條使用基本要求：（一）持信人開展業(yè)務(wù)活動時，需主動出示介紹信，向接收單位說明授權(quán)范圍及業(yè)務(wù)目的；（二）嚴(yán)格在介紹信載明的授權(quán)范圍及有效期內(nèi)開展業(yè)務(wù)活動，不得超越授權(quán)權(quán)限，不得在有效期屆滿后繼續(xù)使用；（三）介紹信內(nèi)容不得涂改、增刪，如有內(nèi)容需要變更，需重新申請開具，不得自行修改；（四）不得將介紹信轉(zhuǎn)借他人使用，不得用于與申請用途無關(guān)的業(yè)務(wù)活動，嚴(yán)禁用于非法活動；（五）開展業(yè)務(wù)活動過程中，需妥善保管介紹信，防止丟失、被盜或被他人冒用。第二十條不同類型介紹信使用特殊要求：（一）單份介紹信：使用完畢后，需及時將接收單位回執(zhí)（如有）、業(yè)務(wù)對接情況說明連同介紹信存根一并提交本部門管理員；（二）批量介紹信：按編號逐份領(lǐng)用，每份使用后需單獨記錄使用情況，全部使用完畢后，將剩余空白介紹信及已使用介紹信存根統(tǒng)一交回行政部門；（三）臨時介紹信：僅限緊急業(yè)務(wù)使用，使用后需在1個工作日內(nèi)將使用情況反饋行政部門，特殊情況需提前說明。第二十一條介紹信丟失、被盜處置：（一）持信人發(fā)現(xiàn)介紹信丟失、被盜后，需立即向本部門負(fù)責(zé)人及行政部門報告，說明丟失/被盜時間、地點、介紹信編號、內(nèi)容、有效期等詳細(xì)信息；（二）行政部門接到報告后，立即核查相關(guān)信息，評估風(fēng)險等級；如需公告作廢，需在公司內(nèi)部及相關(guān)業(yè)務(wù)渠道發(fā)布作廢公告，明確介紹信編號及作廢原因，避免他人冒用；（三）因丟失、被盜介紹信可能引發(fā)風(fēng)險的，行政部門需聯(lián)合法務(wù)部門制定風(fēng)險處置方案，采取相應(yīng)防范措施；（四）相關(guān)責(zé)任人需提交書面情況說明，行政部門按本制度規(guī)定追究相關(guān)責(zé)任。第二十二條介紹信使用后反饋：（一）業(yè)務(wù)活動完成后，持信人需在3個工作日內(nèi)將業(yè)務(wù)對接結(jié)果、介紹信使用情況（包括是否成功對接、存在問題等）書面反饋本部門負(fù)責(zé)人；（二）部門管理員需將本部門所有使用完畢的介紹信相關(guān)材料（申請表、介紹信存根、使用情況說明、接收單位回執(zhí)等）整理匯總后，提交行政部門歸檔。第六章介紹信保管與歸檔第二十三條保管原則：介紹信保管實行“專人負(fù)責(zé)、專柜存放、嚴(yán)格保密、安全可控”的原則，確保介紹信及相關(guān)材料不丟失、不泄露、不損壞。第二十四條空白介紹信保管：（一）行政部門設(shè)立專用保管柜，由專人負(fù)責(zé)空白介紹信的保管，保管人員需嚴(yán)格履行交接手續(xù)，離職時需辦理完整的交接清單；（二）空白介紹信實行編號管理，按編號順序登記入庫，建立《空白介紹信管理臺賬》，詳細(xì)記錄編號、印制數(shù)量、入庫日期、領(lǐng)用情況、剩余數(shù)量等信息；（三）空白介紹信不得隨意擺放，嚴(yán)禁帶出保管場所，嚴(yán)禁私自領(lǐng)用、復(fù)制；（四）保管人員需定期核對空白介紹信庫存數(shù)量與臺賬記錄，確保賬實相符，發(fā)現(xiàn)差異及時查明原因并報告。第二十五條已開具未使用介紹信保管：（一）已開具未使用的介紹信由持信人妥善保管，不得隨意放置；（二）因業(yè)務(wù)取消或其他原因未使用的介紹信，持信人需及時交回行政部門，行政部門核實后在臺賬中登記作廢，統(tǒng)一保管處置；（三）嚴(yán)禁將已開具未使用的介紹信私自留存或挪作他用。第二十六條歸檔管理：（一）介紹信使用完畢后，行政部門需將以下材料整理歸檔：1.《介紹信開具申請表》及相關(guān)業(yè)務(wù)依據(jù)材料；2.介紹信存根（如有）；3.介紹信使用情況說明；4.接收單位回執(zhí)（如有）；5.其他相關(guān)材料；（二）歸檔材料需按年度、部門、介紹信類型分類整理，編制歸檔目錄，采用電子化與紙質(zhì)化雙重管理方式；電子化檔案存儲于公司內(nèi)部加密系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜；（三）歸檔檔案保存期限：普通業(yè)務(wù)介紹信歸檔材料保存期限不少于5年；重大業(yè)務(wù)活動介紹信歸檔材料保存期限不少于10年；涉及法律糾紛的介紹信歸檔材料需永久保存；（四）檔案查閱需履行審批手續(xù)，因工作需要查閱檔案的，需經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理查閱登記手續(xù)，嚴(yán)禁私自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容；（五）檔案保管人員需定期對歸檔材料進行檢查、維護，確保檔案完好、安全。第二十七條作廢與銷毀：（一）符合下列情形之一的介紹信需作廢：1.有效期屆滿未使用的；2.業(yè)務(wù)取消或變更導(dǎo)致無法使用的；3.內(nèi)容填寫錯誤且無法更正的；4.丟失、被盜后公告作廢的；5.其他符合作廢條件的；（二）作廢介紹信需由行政部門統(tǒng)一登記，在介紹信原件（或存根）上加蓋“作廢”印章，單獨存放管理；（三）作廢介紹信銷毀需按以下流程執(zhí)行：1.行政部門每半年對作廢介紹信進行匯總，編制《作廢介紹信銷毀清單》；2.清單經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核、管理小組審批后，組織銷毀；3.銷毀工作需由2名及以上工作人員共同執(zhí)行，做好銷毀記錄，相關(guān)人員簽字確認(rèn)；4.涉及重大業(yè)務(wù)或法律風(fēng)險的作廢介紹信，需保留影像資料備查；（四）嚴(yán)禁私自銷毀作廢介紹信，嚴(yán)禁將作廢介紹信外流。第七章監(jiān)督檢查與獎懲第二十八條監(jiān)督檢查機制：（一）日常檢查：行政部門安排專人每日對介紹信開具、領(lǐng)用、歸還情況進行核查，每周對空白介紹信庫存進行盤點，每月對歸檔材料進行抽查，做好檢查記錄；（二）定期檢查：管理小組每季度開展一次介紹信管理專項監(jiān)督檢查，全面核查各部門介紹信管理責(zé)任落實情況、開具流程合規(guī)性、使用規(guī)范情況、保管歸檔情況等，形成檢查報告；（三）不定期抽查：行政部門聯(lián)合審計部門、法務(wù)部門不定期對介紹信使用情況進行抽查，重點核查重大業(yè)務(wù)活動介紹信的使用情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決管理漏洞；（四）員工監(jiān)督：建立員工反饋機制，員工發(fā)現(xiàn)介紹信管理過程中存在違規(guī)開具、濫用、保管不當(dāng)?shù)刃袨榈?，可向行政部門、審計部門或管理小組舉報，相關(guān)部門需在5個工作日內(nèi)開展核查并反饋處理結(jié)果。第二十九條問題整改：監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門需下達(dá)《整改通知書》，明確整改責(zé)任部門、整改內(nèi)容、整改標(biāo)準(zhǔn)及整改期限；責(zé)任部門需按時完成整改，整改完成后向行政部門提交整改報告，行政部門對整改效果進行復(fù)核驗收。第三十條獎勵：對在介紹信管理工作中表現(xiàn)突出，有以下情形之一的部門或個人，公司給予表彰獎勵：（一）嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，部門介紹信管理工作規(guī)范有序，年度檢查考核成績優(yōu)異的；（二）積極提出介紹信管理優(yōu)化建議，被采納后顯著提升管理效率、防范重大風(fēng)險的；（三）及