行業(yè)通用招投標(biāo)合同審批及存檔管理模板一、適用業(yè)務(wù)場(chǎng)景二、全流程操作指引（一）項(xiàng)目啟動(dòng)與合同準(zhǔn)備業(yè)務(wù)部門發(fā)起需求責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門（如項(xiàng)目部、采購(gòu)部）操作內(nèi)容：根據(jù)招投標(biāo)結(jié)果，明確合同標(biāo)的（工程/貨物/服務(wù)）、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式等核心條款；收集招投標(biāo)文件（中標(biāo)通知書、投標(biāo)文件、澄清文件等）、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算審批單等前置資料；填寫《招投標(biāo)合同審批表》（模板見“核心工具表單”），附初步合同草案及附件清單。輸出物：《招投標(biāo)合同審批表（初稿）》、合同草案、前置資料匯編。法務(wù)部門前置審核責(zé)任部門：法務(wù)部/合規(guī)部操作內(nèi)容：審核合同主體資質(zhì)（如中標(biāo)方營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、授權(quán)委托書等是否有效）；檢查合同條款與招投標(biāo)文件一致性，重點(diǎn)排查違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、保密條款等法律風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)；對(duì)合同條款提出修改意見，反饋至業(yè)務(wù)部門調(diào)整。輸出物：《法務(wù)審核意見書》（明確“通過”“修改后通過”“不通過”及具體修改要求）。（二）多部門協(xié)同審批業(yè)務(wù)部門復(fù)核調(diào)整責(zé)任部門：業(yè)務(wù)需求部門操作內(nèi)容：根據(jù)法務(wù)意見調(diào)整合同條款，同步與中標(biāo)方溝通確認(rèn)；更新《招投標(biāo)合同審批表》，標(biāo)注修改內(nèi)容及法務(wù)反饋處理情況。財(cái)務(wù)部門審核責(zé)任部門：財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：審核合同金額與預(yù)算、招投標(biāo)報(bào)價(jià)一致性，確認(rèn)付款節(jié)點(diǎn)、比例、票據(jù)要求等財(cái)務(wù)條款；評(píng)估履約保證金、質(zhì)保金等資金安排的合理性，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。輸出物：《財(cái)務(wù)審核意見書》（需簽字確認(rèn)）。審計(jì)部門（如需）與分管領(lǐng)導(dǎo)審批責(zé)任部門：審計(jì)部（重大項(xiàng)目）、分管副總/總監(jiān)操作內(nèi)容：審計(jì)部：對(duì)合同審批流程合規(guī)性、重大條款經(jīng)濟(jì)性進(jìn)行抽查；分管領(lǐng)導(dǎo)：結(jié)合業(yè)務(wù)、法務(wù)、財(cái)務(wù)意見，對(duì)合同關(guān)鍵條款（如金額、履行期限）進(jìn)行最終審批。輸出物：《審計(jì)意見書》（可選）、《分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字頁(yè)》。（三）合同簽訂與用印管理用印申請(qǐng)與登記責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門+行政部/辦公室操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門持最終審批通過的《招投標(biāo)合同審批表》及合同文本，提交《合同用印申請(qǐng)單》；行政部審核用印材料完整性（審批手續(xù)、合同文本份數(shù)、用印登記信息），確認(rèn)無(wú)誤后安排用印。輸出物：《合同用印登記表》、加蓋騎縫章/公章的正式合同文本。合同分發(fā)與交底責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門+法務(wù)部+財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門向中標(biāo)方分發(fā)合同正本（通常一式2-4份，雙方各執(zhí)1份，存檔2份）；組織法務(wù)、財(cái)務(wù)、執(zhí)行部門召開合同交底會(huì)，明確履行職責(zé)、風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)及協(xié)作流程。輸出物：《合同簽收單》（中標(biāo)方簽字確認(rèn)）、《合同交底會(huì)議紀(jì)要》。（四）履行跟蹤與變更管理履行過程監(jiān)控責(zé)任部門：業(yè)務(wù)執(zhí)行部門操作內(nèi)容：建立合同履行臺(tái)賬，記錄里程碑節(jié)點(diǎn)（如工程進(jìn)度、交付驗(yàn)收、付款申請(qǐng)等）完成情況；定期收集履約證據(jù)（如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、進(jìn)度函、溝通記錄），同步財(cái)務(wù)部門辦理付款手續(xù)。輸出物：《合同履行臺(tái)賬》、履約證據(jù)材料匯編。合同變更與補(bǔ)充責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門+法務(wù)部+財(cái)務(wù)部操作內(nèi)容：履行中需變更（如增補(bǔ)內(nèi)容、調(diào)整期限）時(shí)，由業(yè)務(wù)部門提交《合同變更申請(qǐng)》，附變更方案及雙方協(xié)商記錄；重新履行審批流程（參照“多部門協(xié)同審批”環(huán)節(jié)），簽訂《補(bǔ)充協(xié)議》并辦理用印。輸出物：《合同變更審批表》、《補(bǔ)充協(xié)議》。（五）存檔管理與歸檔資料整理與移交責(zé)任部門：業(yè)務(wù)部門+檔案管理部門操作內(nèi)容：業(yè)務(wù)部門在合同履行完畢/終止后30日內(nèi)，整理全套資料（含招投標(biāo)文件、審批表、合同文本、變更協(xié)議、履行記錄、驗(yàn)收文件等），填寫《合同存檔移交清單》；移交至檔案管理部門，雙方簽字確認(rèn)。輸出物：《合同存檔移交清單》、完整合同檔案（電子+紙質(zhì)）。檔案保管與利用責(zé)任部門：檔案管理部門操作內(nèi)容：按檔案管理規(guī)定分類編號(hào)、裝訂歸檔，電子檔案?jìng)浞葜林付ǚ?wù)器，紙質(zhì)檔案存入專用檔案柜；建立合同檢索臺(tái)賬，明確借閱權(quán)限及流程，保證檔案安全與可查。輸出物：《合同檔案檢索臺(tái)賬》、《檔案借閱登記表》。三、核心工具表單表1：招投標(biāo)合同審批表項(xiàng)目信息內(nèi)容項(xiàng)目名稱招標(biāo)編號(hào)中標(biāo)方名稱合同金額（大寫）合同期限自_年_月_日至_年__月__日核心標(biāo)的□工程□貨物□服務(wù)（具體說明：________________________）附件清單1.招投標(biāo)文件全套2.中標(biāo)通知書3.合同草案4.其他：________審核意見業(yè)務(wù)部門初審負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________意見：________________________法務(wù)部審核負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________意見：________________________財(cái)務(wù)部審核負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________意見：________________________審計(jì)部（如需）負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：__________意見：________________________分管領(lǐng)導(dǎo)審批簽字：__________日期：__________意見：________________________總經(jīng)理（重大項(xiàng)目）簽字：__________日期：__________意見：________________________表2：合同履行跟蹤表合同基本信息項(xiàng)目名稱：__________合同編號(hào)：__________履行階段：□初期□中期□末期里程碑節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)1（如：開工）______年__月__日節(jié)點(diǎn)2（如：驗(yàn)收）______年__月__日履約問題記錄問題描述問題1付款記錄付款節(jié)點(diǎn)第一期表3：合同存檔登記表檔案編號(hào)__________密級(jí)□公開□內(nèi)部□秘密□機(jī)密合同基本信息項(xiàng)目名稱：__________合同編號(hào)：__________簽訂日期：__________存檔資料清單1.招投標(biāo)文件（共_頁(yè)）2.中標(biāo)通知書3.審批表（含各環(huán)節(jié)意見）4.合同正本（共份）5.補(bǔ)充協(xié)議（如有）6.履行記錄（驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等）7.其他：_____存檔信息移交部門：__________移交人：__________接收人：__________存檔日期：__________存檔位置：__________（柜號(hào)/電子路徑）借閱記錄借閱人/部門：__________借閱日期：__________歸還日期：__________借閱事由：________________________審批人：__________四、關(guān)鍵管理要點(diǎn)前置資料完整性合同起草前，必須保證招投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、立項(xiàng)批復(fù)、預(yù)算審批等資料齊全，避免因前置材料缺失導(dǎo)致審批延誤或合同效力風(fēng)險(xiǎn)。審批流程合規(guī)性嚴(yán)格執(zhí)行“業(yè)務(wù)初審-法務(wù)審核-財(cái)務(wù)復(fù)核-領(lǐng)導(dǎo)審批”流程，重大合同（如金額超XX萬(wàn)元）需增加審計(jì)環(huán)節(jié)及總經(jīng)理審批，嚴(yán)禁跳過或簡(jiǎn)化審批程序。條款一致性原則合同核心條款（如標(biāo)的、價(jià)格、履行期限、違約責(zé)任）必須與招投標(biāo)文件、中標(biāo)結(jié)果完全一致，任何偏離需書面說明并經(jīng)原審批機(jī)構(gòu)確認(rèn)。履約動(dòng)態(tài)監(jiān)控業(yè)務(wù)部門需定期更新《合同履行跟蹤表》，對(duì)延期、異常情況及時(shí)預(yù)警并上報(bào)，同步財(cái)務(wù)部門保證付款與履約進(jìn)度匹配，避免超付或違約。檔案