2026年口碑服務(wù)公司物資與設(shè)備追溯管理制度第一章總則第一條為規(guī)范口碑服務(wù)公司（以下簡(jiǎn)稱“公司”）物資與設(shè)備的全生命周期管理，建立健全物資與設(shè)備追溯體系，確保物資與設(shè)備流轉(zhuǎn)全程可查、責(zé)任可究，保障公司資產(chǎn)安全，提升資產(chǎn)管理精細(xì)化水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》《企業(yè)資產(chǎn)管理通則》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實(shí)際經(jīng)營(yíng)需求，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、各業(yè)務(wù)線所采購(gòu)、使用、保管、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢的全部物資與設(shè)備，涵蓋物資與設(shè)備從采購(gòu)入庫(kù)到報(bào)廢處置的全生命周期追溯管理活動(dòng)。公司全體員工在參與物資與設(shè)備相關(guān)工作時(shí)，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條物資與設(shè)備追溯管理遵循“全程覆蓋、信息真實(shí)、權(quán)責(zé)清晰、便捷可查、動(dòng)態(tài)更新”的核心原則，確保追溯信息的完整性、準(zhǔn)確性和時(shí)效性，為資產(chǎn)管控、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、責(zé)任認(rèn)定提供可靠依據(jù)。第四條本制度所指追溯管理，是指通過制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則、建立追溯信息臺(tái)賬、規(guī)范信息記錄流程，對(duì)物資與設(shè)備的采購(gòu)來源、驗(yàn)收情況、倉(cāng)儲(chǔ)狀態(tài)、使用維護(hù)、轉(zhuǎn)移調(diào)配、報(bào)廢處置等關(guān)鍵環(huán)節(jié)信息進(jìn)行全程記錄與跟蹤，實(shí)現(xiàn)物資與設(shè)備流轉(zhuǎn)軌跡可追溯、相關(guān)責(zé)任可倒查的管理活動(dòng)。第五條本制度所指追溯信息，包括物資與設(shè)備基礎(chǔ)信息、采購(gòu)驗(yàn)收信息、倉(cāng)儲(chǔ)保管信息、使用維護(hù)信息、轉(zhuǎn)移調(diào)配信息、報(bào)廢處置信息及相關(guān)責(zé)任主體信息等。第二章管理職責(zé)分工第六條行政后勤部門是公司物資與設(shè)備追溯管理的歸口管理部門，主要職責(zé)包括：（一）負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂、解釋與組織實(shí)施，組織開展追溯管理相關(guān)培訓(xùn)，確保各部門人員掌握追溯管理要求及操作規(guī)范；（二）制定統(tǒng)一的物資與設(shè)備編碼規(guī)則和追溯信息記錄標(biāo)準(zhǔn)，搭建追溯管理信息臺(tái)賬體系，統(tǒng)籌追溯信息的匯總、整理與歸檔；（三）監(jiān)督各部門追溯信息記錄的及時(shí)性、真實(shí)性和完整性，指導(dǎo)各部門開展追溯管理相關(guān)工作，協(xié)調(diào)解決追溯管理過程中出現(xiàn)的問題；（四）負(fù)責(zé)追溯信息的日常管理與維護(hù)，保障追溯體系的正常運(yùn)行，定期對(duì)追溯管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出優(yōu)化改進(jìn)措施；（五）組織開展物資與設(shè)備追溯核查工作，配合相關(guān)部門做好責(zé)任認(rèn)定與追溯信息查詢工作。第七條各業(yè)務(wù)部門、職能部門是物資與設(shè)備追溯管理的直接責(zé)任部門，主要職責(zé)包括：（一）指定專人擔(dān)任部門追溯管理員，負(fù)責(zé)本部門所使用、保管物資與設(shè)備的追溯信息收集、記錄、上報(bào)工作，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確錄入追溯臺(tái)賬；（二）嚴(yán)格按照本制度及編碼規(guī)則要求，對(duì)本部門物資與設(shè)備進(jìn)行標(biāo)識(shí)管理，確保物資與設(shè)備編碼清晰、唯一，避免混淆；（三）在物資與設(shè)備采購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等環(huán)節(jié)，完整記錄相關(guān)追溯信息，及時(shí)向行政后勤部門報(bào)送異常情況及追溯信息變更內(nèi)容；（四）配合行政后勤部門開展追溯核查、信息匯總等工作，提供相關(guān)追溯資料，協(xié)助解決追溯管理過程中的具體問題。第八條采購(gòu)部門負(fù)責(zé)物資與設(shè)備采購(gòu)環(huán)節(jié)的追溯信息管理，主要職責(zé)包括：（一）在采購(gòu)過程中，收集供應(yīng)商資質(zhì)、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單等相關(guān)信息，確保采購(gòu)來源可追溯；（二）物資與設(shè)備到貨后，及時(shí)將采購(gòu)信息反饋給行政后勤部門及使用部門，配合開展驗(yàn)收環(huán)節(jié)的追溯信息記錄工作；（三）妥善保管采購(gòu)環(huán)節(jié)的追溯相關(guān)資料，按要求提交行政后勤部門歸檔，配合追溯核查過程中的采購(gòu)信息查詢工作。第九條財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)追溯管理中的資金與核算相關(guān)信息管理，主要職責(zé)包括：（一）記錄物資與設(shè)備采購(gòu)金額、付款情況、折舊核算、報(bào)廢核銷等財(cái)務(wù)信息，確保財(cái)務(wù)信息與追溯信息的銜接一致；（二）參與物資與設(shè)備追溯核查工作，對(duì)追溯信息中的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)；（三）妥善保管財(cái)務(wù)核算相關(guān)的追溯資料，配合追溯信息查詢與責(zé)任認(rèn)定工作。第十條審計(jì)監(jiān)督部門負(fù)責(zé)對(duì)物資與設(shè)備追溯管理工作的監(jiān)督審計(jì)，主要職責(zé)包括：（一）定期或不定期對(duì)追溯管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，核查追溯信息的真實(shí)性、完整性和及時(shí)性；（二）對(duì)追溯管理過程中存在的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，提出整改意見并監(jiān)督整改落實(shí)；（三）監(jiān)督追溯管理相關(guān)責(zé)任追究工作的執(zhí)行情況，確保責(zé)任落實(shí)到位。第三章追溯范圍與編碼規(guī)則第十一條追溯管理覆蓋的物資與設(shè)備范圍包括：（一）辦公類物資：辦公用紙、筆墨、文件夾、打印機(jī)硒鼓、電腦配件等消耗性辦公用品及辦公家具；（二）服務(wù)類物資：為客戶提供服務(wù)過程中使用的一次性用品、清潔用品、包裝材料、服務(wù)工具等；（三）生產(chǎn)輔助類設(shè)備：服務(wù)作業(yè)工具、檢測(cè)儀器、維修設(shè)備、計(jì)量器具等；（四）辦公自動(dòng)化設(shè)備：電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀、服務(wù)器等；（五）運(yùn)輸設(shè)備：服務(wù)用車、物資配送車輛等；（六）其他類：價(jià)值在500元及以上、使用年限超過1年的各類物資與設(shè)備，以及雖價(jià)值較低但對(duì)業(yè)務(wù)開展有重要影響的關(guān)鍵物資。第十二條行政后勤部門制定統(tǒng)一的物資與設(shè)備編碼規(guī)則，編碼采用18位字符組合，確保每一項(xiàng)物資與設(shè)備擁有唯一的身份標(biāo)識(shí)，編碼規(guī)則如下：（一）第1-2位：物資與設(shè)備類別代碼（01-辦公類物資、02-服務(wù)類物資、03-生產(chǎn)輔助類設(shè)備、04-辦公自動(dòng)化設(shè)備、05-運(yùn)輸設(shè)備、06-其他類）；（二）第3-6位：采購(gòu)年份代碼（如2026代表2026年采購(gòu)）；（三）第7-10位：采購(gòu)批次代碼（按年度內(nèi)采購(gòu)批次順序編號(hào)，如0001代表年度第一批次）；（四）第11-18位：物資與設(shè)備序列號(hào)（按同一批次內(nèi)物資與設(shè)備的數(shù)量順序編號(hào)，從00000001開始遞增）。第十三條物資與設(shè)備編碼的使用要求：（一）編碼由行政后勤部門在物資與設(shè)備驗(yàn)收入庫(kù)時(shí)統(tǒng)一編制，打印成標(biāo)識(shí)標(biāo)簽粘貼于物資與設(shè)備顯著位置，對(duì)于小型物資或不易粘貼標(biāo)簽的設(shè)備，可將編碼記錄于對(duì)應(yīng)的追溯臺(tái)賬中并做好關(guān)聯(lián)；（二）標(biāo)識(shí)標(biāo)簽應(yīng)清晰、牢固，避免因磨損、脫落導(dǎo)致編碼丟失；若標(biāo)簽損壞或脫落，使用部門應(yīng)及時(shí)向行政后勤部門申請(qǐng)重新制作并粘貼；（三）任何部門和個(gè)人不得擅自修改、涂抹或損壞物資與設(shè)備編碼，確需變更編碼的，需向行政后勤部門提交申請(qǐng)，經(jīng)審批同意后由行政后勤部門統(tǒng)一處理。第四章追溯流程與信息記錄第十四條采購(gòu)驗(yàn)收環(huán)節(jié)追溯管理：（一）采購(gòu)部門在簽訂采購(gòu)合同后，需在3個(gè)工作日內(nèi)將供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商聯(lián)系方式、采購(gòu)合同編號(hào)、采購(gòu)物資/設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息報(bào)送行政后勤部門，錄入追溯管理臺(tái)賬；（二）物資與設(shè)備到貨后，行政后勤部門會(huì)同采購(gòu)部門、使用部門開展聯(lián)合驗(yàn)收，驗(yàn)收人員需記錄驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果（合格/不合格）、不合格原因及處理措施等信息，對(duì)合格物資與設(shè)備編制唯一編碼并粘貼標(biāo)識(shí)標(biāo)簽；（三）驗(yàn)收完成后，行政后勤部門在2個(gè)工作日內(nèi)將驗(yàn)收信息、編碼信息補(bǔ)充錄入追溯臺(tái)賬，同時(shí)將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、合格證明等相關(guān)資料歸檔保存。第十五條倉(cāng)儲(chǔ)保管環(huán)節(jié)追溯管理：（一）倉(cāng)庫(kù)管理人員需在物資與設(shè)備入庫(kù)時(shí)，記錄入庫(kù)時(shí)間、存放位置、入庫(kù)人員等信息，更新追溯管理臺(tái)賬，確保臺(tái)賬信息與實(shí)際入庫(kù)情況一致；（二）在倉(cāng)儲(chǔ)保管過程中，定期對(duì)物資與設(shè)備進(jìn)行檢查，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、物資/設(shè)備狀態(tài)（完好/損壞/過期）等信息，對(duì)出現(xiàn)異常情況的，及時(shí)標(biāo)注并向行政后勤部門上報(bào)；（三）物資與設(shè)備出庫(kù)時(shí)，倉(cāng)庫(kù)管理人員需記錄出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用用途、出庫(kù)數(shù)量等信息，核對(duì)領(lǐng)用部門追溯管理員簽字確認(rèn)后，更新追溯臺(tái)賬。第十六條使用維護(hù)環(huán)節(jié)追溯管理：（一）使用部門追溯管理員需在物資與設(shè)備領(lǐng)用時(shí)，核對(duì)編碼信息及追溯臺(tái)賬記錄，確認(rèn)無誤后接收；在使用過程中，記錄使用人員、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、使用狀態(tài)等信息；（二）對(duì)于需要定期維護(hù)保養(yǎng)的設(shè)備，行政后勤部門制定維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，記錄維護(hù)保養(yǎng)周期、內(nèi)容、責(zé)任人；使用部門需配合開展維護(hù)保養(yǎng)工作，記錄維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)人員、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)結(jié)果等信息，及時(shí)反饋給行政后勤部門更新追溯臺(tái)賬；（三）物資與設(shè)備在使用過程中出現(xiàn)故障或損壞的，使用部門需及時(shí)記錄故障/損壞時(shí)間、原因、故障現(xiàn)象、處理措施、維修人員、維修費(fèi)用等信息，上報(bào)行政后勤部門，由行政后勤部門更新追溯臺(tái)賬并歸檔相關(guān)維修資料。第十七條轉(zhuǎn)移調(diào)配環(huán)節(jié)追溯管理：（一）物資與設(shè)備在公司內(nèi)部部門之間轉(zhuǎn)移調(diào)配時(shí)，轉(zhuǎn)出部門需提前向行政后勤部門提交轉(zhuǎn)移申請(qǐng)，說明轉(zhuǎn)移原因、轉(zhuǎn)移物資/設(shè)備名稱、編碼、數(shù)量、轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門、轉(zhuǎn)移時(shí)間等信息；（二）行政后勤部門審核通過后，組織轉(zhuǎn)出部門與轉(zhuǎn)入部門辦理交接手續(xù)，雙方追溯管理員共同核對(duì)物資與設(shè)備編碼、狀態(tài)等信息，記錄交接時(shí)間、交接人員，簽字確認(rèn)后，由行政后勤部門更新追溯臺(tái)賬中的部門歸屬信息；（三）若物資與設(shè)備需對(duì)外借用，使用部門需提交對(duì)外借用申請(qǐng)，經(jīng)公司管理層審批同意后，記錄借用單位、借用人員、聯(lián)系方式、借用期限、歸還時(shí)間等信息，由行政后勤部門更新追溯臺(tái)賬，借用期間的物資與設(shè)備管理責(zé)任由借用單位承擔(dān)。第十八條報(bào)廢處置環(huán)節(jié)追溯管理：（一）使用部門對(duì)符合報(bào)廢條件的物資與設(shè)備，提交報(bào)廢申請(qǐng)，說明報(bào)廢原因、物資/設(shè)備名稱、編碼、規(guī)格型號(hào)、使用年限、報(bào)廢狀態(tài)等信息，附相關(guān)檢測(cè)報(bào)告或故障證明；（二）行政后勤部門會(huì)同財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門開展報(bào)廢評(píng)估，記錄評(píng)估時(shí)間、評(píng)估人員、評(píng)估結(jié)果，提出處置意見；報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)公司管理層審批同意后，記錄報(bào)廢審批時(shí)間、審批意見；（三）行政后勤部門負(fù)責(zé)組織報(bào)廢物資與設(shè)備的處置工作，記錄處置時(shí)間、處置方式（變賣/回收/銷毀）、處置單位、處置金額（如有）等信息，及時(shí)更新追溯臺(tái)賬，標(biāo)注報(bào)廢狀態(tài)；（四）財(cái)務(wù)部門根據(jù)報(bào)廢處置結(jié)果，進(jìn)行賬務(wù)核銷處理，記錄核銷時(shí)間、核銷金額等信息，將相關(guān)財(cái)務(wù)資料提交行政后勤部門歸檔。第五章追溯信息管理第十九條行政后勤部門建立統(tǒng)一的物資與設(shè)備追溯管理信息臺(tái)賬，臺(tái)賬采用電子臺(tái)賬與紙質(zhì)臺(tái)賬相結(jié)合的方式管理，電子臺(tái)賬便于日常查詢與更新，紙質(zhì)臺(tái)賬作為備份歸檔保存。第二十條追溯信息記錄需遵循“實(shí)時(shí)記錄、全程留痕”的要求，各環(huán)節(jié)信息記錄責(zé)任人需在業(yè)務(wù)完成后2個(gè)工作日內(nèi)完成信息錄入或更新，確保追溯信息的時(shí)效性；信息記錄需真實(shí)、準(zhǔn)確，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、篡改，相關(guān)數(shù)據(jù)需有原始憑證支撐。第二十一條追溯信息的收集范圍包括：（一）基礎(chǔ)信息：物資/設(shè)備名稱、規(guī)格型號(hào)、編碼、生產(chǎn)廠家、采購(gòu)價(jià)格、使用年限、初始狀態(tài)等；（二）采購(gòu)驗(yàn)收信息：供應(yīng)商信息、采購(gòu)合同編號(hào)、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收時(shí)間、驗(yàn)收人員、驗(yàn)收結(jié)果等；（三）倉(cāng)儲(chǔ)保管信息：入庫(kù)時(shí)間、存放位置、出庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人員等；（四）使用維護(hù)信息：使用人員、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)、維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄等；（五）轉(zhuǎn)移調(diào)配信息：轉(zhuǎn)移時(shí)間、轉(zhuǎn)出部門、轉(zhuǎn)入部門、交接人員、對(duì)外借用信息等；（六）報(bào)廢處置信息：報(bào)廢申請(qǐng)時(shí)間、報(bào)廢原因、評(píng)估結(jié)果、審批意見、處置方式、處置單位等；（七）責(zé)任主體信息：各環(huán)節(jié)相關(guān)責(zé)任人、經(jīng)辦人等。第二十二條追溯信息的查詢與使用：（一）各部門因工作需要查詢追溯信息的，需向行政后勤部門提交查詢申請(qǐng)，說明查詢事由、查詢范圍，經(jīng)行政后勤部門負(fù)責(zé)人審批同意后，方可查詢相關(guān)信息；（二）審計(jì)監(jiān)督部門、財(cái)務(wù)部門因監(jiān)督、核算工作需要查詢追溯信息的，可直接向行政后勤部門調(diào)取相關(guān)臺(tái)賬資料；（三）外部單位因執(zhí)法檢查、合作核查等需要查詢追溯信息的，需提供相關(guān)證明文件，經(jīng)公司管理層審批同意后，由行政后勤部門配合提供相關(guān)信息，同時(shí)做好信息保密工作；（四）任何部門和個(gè)人不得擅自將追溯信息泄露給無關(guān)單位或個(gè)人，不得利用追溯信息從事違法違規(guī)活動(dòng)。第二十三條追溯信息的歸檔與保管：（一）行政后勤部門負(fù)責(zé)追溯信息相關(guān)資料的歸檔工作，包括采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維護(hù)維修記錄、轉(zhuǎn)移交接單、報(bào)廢申請(qǐng)表、評(píng)估報(bào)告等原始資料，以及電子臺(tái)賬、紙質(zhì)臺(tái)賬等；（二）歸檔資料需分類整理、編號(hào)登記，建立歸檔目錄，電子臺(tái)賬定期備份，確保信息安全；（三）追溯信息資料的保管期限為：一般物資與設(shè)備追溯資料保管期限不少于3年，價(jià)值較高、重要性強(qiáng)的設(shè)備追溯資料保管期限不少于5年，報(bào)廢處置完成后，相關(guān)資料繼續(xù)保管3年方可按規(guī)定銷毀；（四）追溯信息資料的銷毀需經(jīng)公司管理層審批同意，由行政后勤部門會(huì)同審計(jì)監(jiān)督部門共同監(jiān)督銷毀，做好銷毀記錄。第六章監(jiān)督檢查與責(zé)任追究第二十四條行政后勤部門每季度組織一次追溯管理專項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查各部門追溯信息記錄的及時(shí)性、真實(shí)性、完整性，物資與設(shè)備編碼標(biāo)識(shí)的規(guī)范情況，追溯臺(tái)賬的更新維護(hù)情況等；每年年底開展一次全面的追溯管理核查工作，形成檢查報(bào)告上報(bào)公司管理層。第二十五條審計(jì)監(jiān)督部門不定期對(duì)追溯管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，核查追溯信息的準(zhǔn)確性、歸檔資料的完整性，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，監(jiān)督相關(guān)部門限期整改。第二十六條對(duì)在追溯管理工作中存在以下行為的，公司將追究相關(guān)部門及人員的責(zé)任：（一）未按規(guī)定記錄追溯信息，導(dǎo)致追溯信息缺失、不完整的，給予相關(guān)責(zé)任人通報(bào)批評(píng)，責(zé)令限期補(bǔ)全信息；（二）虛報(bào)、瞞報(bào)、篡改追溯信息，或擅自修改、損壞物資與設(shè)備編碼的，給予相關(guān)責(zé)任人績(jī)效考核扣分，情節(jié)嚴(yán)重的，給予行政處分；造成公司資產(chǎn)損失的，承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；（三）未按規(guī)定辦理物資與設(shè)備轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等手續(xù)，導(dǎo)致追溯鏈條斷裂的，給予相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及經(jīng)辦人通報(bào)批評(píng)，績(jī)效考核扣分；造成資產(chǎn)流失的，追究相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)責(zé)任；（四）泄露追溯信息給公司造成損失的，給予相關(guān)責(zé)任人行政處分及經(jīng)濟(jì)賠償；構(gòu)成犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處