2019-01-01實施2019-01-01實施天津市市場和質(zhì)量監(jiān)督管理委員會發(fā)布I 12規(guī)范性引用文件 13術(shù)語和定義 14紙質(zhì)檔案數(shù)字化原則 25紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工組織方式 26紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工基礎(chǔ)設(shè)施 27紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工機構(gòu)和人員 27.1數(shù)字化加工機構(gòu) 27.2數(shù)字化工作人員 28質(zhì)檔案數(shù)字化外包 29紙質(zhì)檔案數(shù)字化項目管理 29.1管理制度 39.2流程控制 39.3文檔管理 310紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程 310.1制定紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案 310.2檔案出庫 310.3數(shù)字化前處理 310.4目錄數(shù)據(jù)庫建立 410.5元數(shù)據(jù)采集 410.6數(shù)字化掃描 510.7圖像處理 510.8紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像光學(xué)字符識別(OCR) 610.9版式轉(zhuǎn)換 610.10數(shù)據(jù)掛接 610.11數(shù)據(jù)驗收 610.12檔案歸還入庫 711數(shù)字化成果移交 712數(shù)據(jù)備份 7附錄A(資料性附錄)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工流程示例 8附錄B(資料性附錄)數(shù)字化管理登記表示例 9本標準按照GB/T1.1-2009給出的規(guī)則起草。本標準由天津市檔案局提出并歸口。本標準起草單位：天津市檔案館。本標準主要起草人：方昀、仇偉海、王麗春、朱雅晶、陳雪。1凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GBT20530-2006文獻檔2通過OCR識別正確文字的比率，識別準確率=(識別正確文字數(shù)/應(yīng)識別文字總數(shù))×100%。6.1配備專用加工場地并根據(jù)實際工作情況合理布局，形成檔案存放、數(shù)字化前處理、數(shù)字化加工、6.2加工場地的選擇和溫濕度等環(huán)境的控制應(yīng)適合檔案實體的保管、存6.3場地內(nèi)應(yīng)配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等安全6.4配備必要的檔案數(shù)字化設(shè)施設(shè)備，確保設(shè)施設(shè)備安全、先進，能夠滿足數(shù)字化工作的需要。7.2數(shù)字化工作人員8.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作如需外包，應(yīng)從數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的企業(yè)性質(zhì)、股東組成、企業(yè)規(guī)模、注冊資金、安全保密、工作業(yè)績等方面審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關(guān)資質(zhì)；按照GB/T20530-2006第5章的要求8.2在項目實施過程中，應(yīng)依據(jù)《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》要求嚴格執(zhí)行。8.3檔案部門數(shù)字化工作組織的工作人員要參與紙質(zhì)檔案數(shù)字化外包業(yè)務(wù)的監(jiān)督、指導(dǎo)39.1.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化管理制度包括崗位管理、人員管理、設(shè)備管理、場地管理、檔案9.1.3人員管理制度主要對人員的出入、安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管9.1.5場地管理制度主要對工作場地內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施、環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)、監(jiān)控設(shè)施、現(xiàn)場物品、證件9.1.6檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)9.1.7數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生9.1.8安全保密制度主要對檔案實體的安全保密管理及數(shù)字化工作人員在數(shù)字化加工過程中的安全?；夹g(shù)標準、數(shù)字化工作流程、質(zhì)量控制標準、驗收標準、人檔案保管部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案中確定的數(shù)字化對象，對檔案實體進410.3.2.1應(yīng)以不破壞紙質(zhì)檔案為原則拆除裝訂物，對于沒有頁號或頁號不正確的檔案要重新編制頁無遺漏。10.4.1應(yīng)按照DA/T18的要求制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則，包括字段內(nèi)容、字段類型、字段長度等。若軟件無法自動捕獲應(yīng)可以采取手工著錄的方式給元數(shù)據(jù)賦值。元數(shù)表1元數(shù)據(jù)項1數(shù)字化時間日期型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化每份文件的起止時間格式為：YYYY-MM-DDhh:mm:ss/YYYY-MM-DDhh:mm:SS2字符型記錄需要特別說明的案卷物理特征等信息。3數(shù)字化授權(quán)信息字符型4色彩空間字符型著錄掃描圖像所應(yīng)用的色彩空間5字符型6字符型7字符型8字符型9字符型掃描設(shè)備類型字符型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用掃描設(shè)備的類型掃描設(shè)備制造商字符型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用掃描設(shè)備的制造商掃描設(shè)備型號字符型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用掃描設(shè)備的型號字符型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用軟件的名稱5字符型數(shù)字化軟件生產(chǎn)商字符型著錄紙質(zhì)檔案數(shù)字化所用軟件的生產(chǎn)商閱讀所需軟硬件條件字符型數(shù)字化成果移交接收信息字符型般文件掃描分辨率建議不小于300dpi。如原件質(zhì)量較差或字體很6邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水漬、污點、裝10.8.4輸出格式可采用雙層PDF,命名見10.6.3。10.10.2應(yīng)對掛接結(jié)果進行檢查，檢查內(nèi)容應(yīng)包10.11.1.1成立專門的驗收小組10.11.1.2目錄數(shù)據(jù)(含元數(shù)據(jù)項)驗收，包括各條目的內(nèi)容、格式，必注項是否填寫齊全，元數(shù)據(jù)10.11.1.5數(shù)字化工作文件驗收，主要是數(shù)字化過程中形成的工作文件的完整性、規(guī)范性。采取計算機自動檢驗與人工抽檢相結(jié)合的方式進行驗收，可利用計算機檢驗的項目要100%進行檢驗，且合格率要達到100%。人工抽檢項目的抽檢率一般不低于10%,數(shù)據(jù)庫條目與數(shù)字圖像內(nèi)容對應(yīng)的準確性抽檢合格率要達到100%,其他內(nèi)容的抽檢合格率要不低于98%。710.11.3.1符合本標準10.11.1和10.11.2要求的數(shù)據(jù)給予驗收“通過”,沒有達到要求的數(shù)據(jù)要退10.11.3.2驗收通過后經(jīng)驗收組簽字確認后方可進行數(shù)據(jù)移交。情況。對于驗收合格的檔案給予驗收“通過”,驗收不合格的紙質(zhì)檔案要重新整理裝訂直到驗收通過。11.1目錄數(shù)據(jù)文件(含元數(shù)據(jù)項)以DBF、XML、XLS等常用格式進行移交，數(shù)字圖像以TIFF、JPEG、格式進行移交。數(shù)據(jù)移交單示例參見附錄B。工作卷包括的材料詳見9.3。8(資料性附錄)9(資料性附錄)數(shù)字化管理登記表示例紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書見圖B.1。紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書時間：批次：數(shù)字化檔案保管部門意見部門意見單位意見現(xiàn)批準對等全宗共計卷(件)紙質(zhì)檔案(單位簽章)圖B.1紙質(zhì)檔案數(shù)字化審批書紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單見圖B.2。紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單全宗號保管期限目錄號案卷號□數(shù)字化前處理□前處理質(zhì)檢□數(shù)據(jù)庫建立□目錄質(zhì)檢□檔案掃描□圖像處理□圖像質(zhì)檢□OCR識別□版式轉(zhuǎn)換□數(shù)據(jù)掛接□掛接質(zhì)檢□數(shù)據(jù)驗收□裝訂還原立(數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)項)目錄檔案掃描圖像處理圖像識別數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)還原紙質(zhì)檔編頁目錄核校完成人員完成時間圖B.2紙質(zhì)檔案數(shù)字化流程單檔案實體出入庫登記單見圖B.3。檔案實體出入庫登記單調(diào)卷時間起始檔號終止檔號(卷)簽名還卷時間(卷)簽名圖B.3檔案實體出入庫登記單數(shù)字化前處理登記單見圖B.4。數(shù)字化前處理登記單檔號需掃描頁數(shù)是否存在不需掃描頁待修復(fù)頁質(zhì)檢情況說明圖B.4數(shù)字化前處理登記單數(shù)據(jù)錄入工作單見圖B.5。數(shù)據(jù)錄入工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明數(shù)據(jù)錄入人：完成時間：質(zhì)量檢驗人：完成時間：圖B.5數(shù)據(jù)錄入工作單紙質(zhì)檔案掃描工作單見圖B.6。紙質(zhì)檔案掃描工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明圖B.6紙質(zhì)檔案掃描工作單數(shù)字圖像處理工作單見圖B.7。數(shù)字圖像處理工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明圖像處理人：完成時間：質(zhì)量檢驗人：完成時間：圖B.7數(shù)字圖像處理工作單OCR識別工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明OCR識別人：完成時質(zhì)量檢驗人：完成時圖B.8OCR識別工作單版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單見圖B.9。版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單全宗號保管期限目錄號質(zhì)檢情況說明版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接人：完成時間：圖B.9版式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接工作單紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表見圖B.10。紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表全宗號總卷數(shù)驗收人驗收時間驗收意見圖像總數(shù)計算機全檢項全檢結(jié)果抽檢數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果條目總數(shù)計算機全檢項全檢結(jié)果抽檢條目數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果完整性規(guī)范性抽檢結(jié)果計算機全檢項全檢結(jié)果抽檢條數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果總冊數(shù)抽檢冊數(shù)抽檢項抽檢結(jié)果合計一一一一一一一一一一一一一一一一一圖B.10紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表檔案裝訂還原工作單見圖B.11。檔案裝訂還原工作單全宗號保管期限目錄號裝訂完成時間質(zhì)檢情況說明裝訂人：