行政文件歸檔與保存標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范一、適用工作場(chǎng)景本規(guī)范適用于各類行政機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位在日常運(yùn)營(yíng)中產(chǎn)生的各類行政文件的歸檔與保存管理，具體場(chǎng)景包括但不限于：日常行政文件處理：如通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)等需長(zhǎng)期保存的行政文書(shū)；年度檔案系統(tǒng)整理：每年末對(duì)當(dāng)年形成的行政文件進(jìn)行集中分類、歸檔，保證檔案完整有序；內(nèi)外部審計(jì)與檢查：為審計(jì)、監(jiān)管部門(mén)提供規(guī)范化的檔案資料，保證文件可追溯、可核查；機(jī)構(gòu)調(diào)整與人員變動(dòng)：部門(mén)合并、撤銷(xiāo)或人員離職時(shí)，涉及文件交接與檔案移交的規(guī)范化管理；歷史檔案查詢與利用：基于工作需要或歷史追溯需求，快速定位并調(diào)取已歸檔文件。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程（一）文件收集：明確范圍，責(zé)任到人收集范圍：涵蓋行政活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各類紙質(zhì)及電子文件，包括但不限于：上級(jí)單位下發(fā)的需執(zhí)行的文件（如通知、意見(jiàn)）；本單位制發(fā)的正式文件（如報(bào)告、請(qǐng)示、會(huì)議紀(jì)要）；部門(mén)間往來(lái)的重要函件、審批材料；反映重大決策、重要活動(dòng)的記錄（如會(huì)議簽到表、活動(dòng)方案）；具備憑證價(jià)值的材料（如合同、協(xié)議、資質(zhì)文件）。責(zé)任主體：各部門(mén)指定專人（如兼職檔案員）負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的日常收集，保證文件形成后3個(gè)工作日內(nèi)完成初步整理；行政檔案管理部門(mén)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，定期督促各部門(mén)按時(shí)提交。文件完整性檢查：收集時(shí)需確認(rèn)文件要素齊全（如標(biāo)題、文號(hào)、發(fā)文單位、日期、蓋章等），避免缺頁(yè)、漏項(xiàng)。對(duì)不完整文件，及時(shí)形成部門(mén)補(bǔ)充完善。（二）文件分類：科學(xué)劃分，邏輯清晰根據(jù)文件屬性，采用“年度-機(jī)構(gòu)-問(wèn)題”三級(jí)分類法，保證分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、層級(jí)分明：一級(jí)分類（年度）：按文件形成年度劃分，如“2024年度”“2023年度”，跨年度文件歸入辦結(jié)年度；二級(jí)分類（機(jī)構(gòu)）：按文件形成或承辦部門(mén)劃分，如“辦公室”“人力資源部”“財(cái)務(wù)部”；三級(jí)分類（問(wèn)題）：按文件內(nèi)容主題劃分，如“綜合管理”“人事管理”“會(huì)議管理”“資產(chǎn)管理”等。示例：2024年辦公室形成的“年度工作總結(jié)”文件，分類編號(hào)為“2024-辦公室-綜合管理-001”。（三）文件整理：規(guī)范整理，便于檢索排序：按文件形成時(shí)間順序或邏輯關(guān)聯(lián)性排序，同類文件中，按“重要程度-時(shí)間先后”排列；編頁(yè)號(hào)：紙質(zhì)文件采用鉛筆在右上角統(tǒng)一編頁(yè)號(hào)（單頁(yè)文件編“1”，多頁(yè)文件連續(xù)編“1、2、3…”），電子文件按頁(yè)碼順序掃描PDF格式；去除無(wú)關(guān)材料：剔除文件中的草稿、重復(fù)件、無(wú)保存價(jià)值的便簽等，僅保留最終定稿或具有法定效力的版本；填寫(xiě)文件備考表：對(duì)文件的特殊情況（如文件損壞、缺失頁(yè)、修改說(shuō)明等）在備考表中簡(jiǎn)要注明，整理人簽字確認(rèn)。（四）檔案編碼：唯一標(biāo)識(shí)，規(guī)范統(tǒng)一檔案編碼采用“部門(mén)代號(hào)-年度-流水號(hào)”規(guī)則，保證每份檔案具有唯一標(biāo)識(shí)：部門(mén)代號(hào)：用部門(mén)名稱首字拼音縮寫(xiě)（如辦公室“BGS”、人力資源部“RLZYB”）；年度：文件形成年份（如“2024”）；流水號(hào)：按分類順序從“001”開(kāi)始連續(xù)編制，同一部門(mén)、同一年度內(nèi)不重復(fù)。示例：人力資源部2024年第5份員工招聘文件，編碼為“RLZYB-2024-005”。（五）歸檔裝訂：固定存放，防散失裝訂要求：紙質(zhì)文件采用左側(cè)裝訂，對(duì)超過(guò)20頁(yè)的文件加裝統(tǒng)一規(guī)格的檔案卷皮（含檔案名稱、編碼、部門(mén)、年度、頁(yè)數(shù)、歸檔人等信息），少于20頁(yè)的文件使用檔案夾或穿線裝訂；標(biāo)簽粘貼：檔案卷皮右上角粘貼打印標(biāo)簽，標(biāo)注檔案編碼及名稱，字體清晰、不易脫落；電子檔案?jìng)浞荩弘娮游募呙璺直媛什坏陀?00DPI，存儲(chǔ)為PDF格式，刻錄光盤(pán)或至指定檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)進(jìn)行本地與云端雙重備份，定期檢查備份有效性。（六）存放管理：規(guī)范存放，環(huán)境達(dá)標(biāo)存放地點(diǎn)：紙質(zhì)檔案存放于專用檔案柜，檔案柜編號(hào)與檔案分類對(duì)應(yīng)，按“年度-部門(mén)”順序排列，便于查找；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或加密存儲(chǔ)設(shè)備，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限；環(huán)境要求：檔案庫(kù)房保持溫度14-24℃，相對(duì)濕度45-60%，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜設(shè)備，定期通風(fēng)（每日2次，每次30分鐘）；排架規(guī)則：檔案柜從左至右、從上到下按編號(hào)順序排列，柜面張貼“年度-部門(mén)”索引標(biāo)簽，禁止隨意挪動(dòng)檔案位置。（七）借閱使用：流程規(guī)范，責(zé)任可溯借閱申請(qǐng)：因工作需要借閱檔案時(shí)，借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案名稱、編碼、借閱事由、借閱期限（最長(zhǎng)不超過(guò)15個(gè)工作日），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至檔案管理部門(mén)；審批與登記：檔案管理部門(mén)核對(duì)申請(qǐng)信息，確認(rèn)檔案狀態(tài)后審批，借閱人簽字登記檔案借閱臺(tái)賬（含借閱人、檔案信息、借閱/歸還日期、借閱事由）；歸還檢查：借閱檔案需在借閱期限內(nèi)歸還，檔案管理人員檢查檔案完整性（無(wú)涂改、無(wú)破損、無(wú)缺頁(yè)）后，在臺(tái)賬中標(biāo)記“已歸還”，逾期未歸還的及時(shí)催收。（八）鑒定銷(xiāo)毀：定期清理，合規(guī)處置鑒定周期：每3年由檔案管理部門(mén)組織對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保存”和“銷(xiāo)毀”兩類；鑒定標(biāo)準(zhǔn)：保管期限已滿且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案（如臨時(shí)通知、一般性會(huì)議草稿），經(jīng)鑒定小組（由檔案部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成）確認(rèn)后可銷(xiāo)毀；涉及重要憑證、歷史記錄的檔案需延長(zhǎng)保管期限；銷(xiāo)毀流程：對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2名以上人員監(jiān)銷(xiāo)，保證檔案信息無(wú)法恢復(fù)，監(jiān)銷(xiāo)人簽字確認(rèn)《銷(xiāo)毀記錄》并長(zhǎng)期保存。三、常用表單模板（一）文件歸檔登記表檔案編碼文件名稱形成部門(mén)形成日期密級(jí)頁(yè)數(shù)歸檔人歸檔日期存放位置備注RLZYB-2024-0052024年春季招聘方案人力資源部2024-03-15普通12*明2024-03-20檔柜-3-02含附件3份（二）檔案借閱申請(qǐng)表借閱部門(mén)借閱人檔案名稱檔案編碼借閱事由借閱期限審批人借閱日期歸還日期備注辦公室*華2023年度工作總結(jié)BGS-2023-001年度報(bào)告匯編2024-05-10至2024-05-20*主任2024-05-08-按時(shí)歸還（三）檔案銷(xiāo)毀審批表檔案名稱檔案編碼形成日期保管期限銷(xiāo)毀原因鑒定人部門(mén)負(fù)責(zé)人檔案部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)銷(xiāo)毀日期執(zhí)行人備注2022年臨時(shí)活動(dòng)通知BGS-2022-0152022-06-103年保管期滿無(wú)保存價(jià)值*強(qiáng)*敏*剛*平2024-04-20磊、亮監(jiān)銷(xiāo)2人四、執(zhí)行要點(diǎn)提示文件完整性優(yōu)先：歸檔前必須確認(rèn)文件內(nèi)容完整，關(guān)鍵信息（如公章、簽字、日期）缺失的文件需補(bǔ)充完善，不得歸檔；編碼唯一性原則：檔案編碼一旦確定不得隨意更改，重復(fù)編碼需重新梳理并修正，保證每份檔案對(duì)應(yīng)唯一編碼；保存環(huán)境常態(tài)化監(jiān)控：每日記錄檔案庫(kù)房溫濕度，發(fā)覺(jué)異常及時(shí)采取措施（如開(kāi)啟除濕機(jī)、調(diào)整空調(diào)溫度），定期檢查防火防盜設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)；保密文件專項(xiàng)管理：涉密文件需單獨(dú)存放，加密存儲(chǔ)，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并嚴(yán)格限定借閱范圍；定期檢查與培訓(xùn)：每半年組織一次檔案管理自查，重點(diǎn)檢查檔案存放順序、完整性、備份有效性；每年開(kāi)展1-2次檔案管理培訓(xùn)，提升執(zhí)