公司例會流程與記錄通用工具指南一、適用場景與核心價值本工具適用于各類企業(yè)常規(guī)例會場景，包括但不限于：部門周例會、月度工作總結會、項目進度推進會、跨部門協(xié)調會等。通過標準化流程和結構化記錄，可實現(xiàn)會議目標清晰化、討論過程高效化、任務落實責任化，避免“議而不決、決而不行”的問題，同時為企業(yè)沉淀可追溯的會議數(shù)據(jù)，輔助管理決策。二、標準化操作流程（一）會前籌備：明確方向，夯實基礎確定會議目標與范圍會議發(fā)起人（通常為部門負責人或項目主持人）需明確本次會議的核心目標（如“同步項目進度并解決卡點”“部署月度重點工作”），界定討論范圍（避免議題發(fā)散），預估會議時長（一般例會建議控制在60-90分鐘）。制定會議議程按目標拆解議題，明確每個議題的討論形式（匯報、研討、決策）和預計時長。議程示例：開場與上次會議回顧（5分鐘）：主持人重申會議目標，簡要回顧上次會議行動項完成情況；本期工作匯報（20分鐘）：各模塊負責人按優(yōu)先級匯報進展、問題；跨部門議題研討（30分鐘）：聚焦需協(xié)同解決的問題，引導開放式討論；決策事項確認（10分鐘）：對需拍板的事項達成共識；下階段計劃與分工（15分鐘）：明確下一步任務、負責人及時限；總結與散會（5分鐘）。通知參會人員與準備材料提前1-2個工作日通過企業(yè)內部通訊工具（如釘釘、企業(yè)）發(fā)送會議通知，包含：會議主題、時間、地點（或線上會議）、議程、需提前準備的匯報材料（如數(shù)據(jù)報表、進度PPT）。確認參會人員（核心決策人、相關執(zhí)行人、記錄員），若關鍵人員無法參會，需提前協(xié)調替代人員或調整議題。（二）會中執(zhí)行：聚焦目標，高效推進開場與議程確認主持人準時開場，重申會議目標及議程，確認參會人員到齊情況，詢問是否有需臨時增刪的議題（原則上不新增復雜議題，避免超時）。逐項議題討論按議程順序推進，每個議題先由匯報人簡明扼要說明情況（用數(shù)據(jù)/事實支撐，避免冗長描述），再引導參會人員圍繞目標討論。主持人需控制發(fā)言順序，避免少數(shù)人壟斷發(fā)言，鼓勵跨部門人員提出協(xié)同需求。對爭議性問題，可引導各方陳述觀點，明確分歧點，若無法當場達成共識，需記錄“待議事項”并明確后續(xù)跟進人。決策與行動項確認對需決策的議題，主持人應引導參會人員明確決策結果（如“通過XX方案”“調整XX計劃”），避免模糊表述。對需落實的任務，當場確認“行動項”：明確任務內容、負責人（需為具體個人，避免“相關部門”等模糊表述）、完成時限、交付標準（如“輸出XX報告”“完成XX測試”）?？偨Y與散會主持人簡要總結會議成果（已達成共識的決策、明確的行動項），提醒各負責人按時完成任務，記錄員確認會議記錄無遺漏后散會。（三）會后跟進：閉環(huán)管理，保證落地整理會議記錄記錄員需在會議結束后2個工作日內整理記錄，內容需包含：會議基本信息（時間、地點、參會人、缺席人及原因）、議程要點、各議題討論摘要（關鍵觀點分歧需備注）、決策結果、行動項清單（含負責人、時限）。記錄需客觀準確，避免主觀評價，重點突出“做什么、誰來做、何時做完”。分發(fā)與確認將會議記錄通過企業(yè)通訊工具發(fā)送給所有參會人員，抄送相關領導，明確“如有異議請在24小時內反饋”，無異議后視為確認。跟蹤行動項進度會議發(fā)起人或指定專人負責跟蹤行動項落實情況，可在項目管理工具（如飛書多維表格、Teambition）中創(chuàng)建任務清單，設置截止時間提醒。對逾期未完成的任務，及時與負責人溝通原因，協(xié)調資源解決，保證“事事有跟進、件件有反饋”。三、會議記錄通用模板表單會議基本信息會議名稱（例：XX部門第X周工作例會）會議時間年月日時分至時分會議地點/線上（例：會議室A/騰訊會議XXXXXXXX）主持人*經(jīng)理記錄員*助理應到參會人員主管、專員、*專員（共X人）實到參會人員主管、專員、*專員（共X人）缺席人員及原因*專員（病假）會議議程與討論記錄議題1：上次會議行動項回顧-任務1：完成XX客戶需求調研（負責人：專員）→狀態(tài)：已完成，輸出報告見附件；-任務2：協(xié)調技術部支持XX功能開發(fā)（負責人：主管）→狀態(tài)：部分完成，因資源緊張延遲2天，預計X月X日交付。議題2：本周工作進展匯報-專員：本周完成3個新客戶簽約，目標完成率120%，下周重點跟進XX客戶；-專員：XX項目測試進度70%，發(fā)覺2個bug，已提交技術部修復。議題3：跨部門協(xié)同問題研討-問題：市場部提出的XX活動方案，設計部反饋物料設計周期不足3天；-討論結果：設計部優(yōu)先保障該活動，市場部提前確認需求細節(jié)，壓縮需求確認環(huán)節(jié)至1天。決議事項1.通過《XX活動執(zhí)行方案》（V1.2版），由市場部專員負責X月X日前發(fā)布；2.同意XX項目延期至X月X日上線，由技術部主管牽頭制定趕工計劃。行動項清單任務內容負責人完成時限交付物狀態(tài)1跟進XX項目趕工計劃并同步進度*主管X月X日趕工計劃表進行中2優(yōu)化XX客戶需求調研報告*專員X月X日更新版調研報告待開始3向設計部提交XX活動最終需求*專員X月X日17:00需求確認單（簽字版）待開始后續(xù)計劃與備注|下次會議重點跟進XX項目上線進度及XX客戶轉化情況，請相關負責人提前準備數(shù)據(jù)。|四、使用關鍵提示會前準備“三明確”：明確目標（解決什么問題）、明確議程（按優(yōu)先級排序）、明確材料（提前減少現(xiàn)場討論成本），避免“臨時起意”導致低效。記錄“三要素”：行動項需包含“具體任務、負責人、時限”，避免“盡快”“適時”等模糊表述；討論分歧需記錄“未達成共識的原因及后續(xù)解決方案”，而非僅寫“存在爭議”。會后“三及時”：及時分發(fā)記錄（2個工作日內）、及時