PAGE定期清理規(guī)范型文件制度一、總則（一）目的為加強公司/組織文件管理，確保文件的規(guī)范性、有效性和適用性，提高工作效率，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本定期清理規(guī)范型文件制度。本制度旨在對公司/組織內(nèi)各類文件進(jìn)行系統(tǒng)梳理，及時清除過期、無效或不適用的文件，確保文件體系的清晰、準(zhǔn)確和高效運行，為公司/組織的各項工作提供有力的文件支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各層級所產(chǎn)生和使用的各類規(guī)范性文件，包括但不限于規(guī)章制度、操作規(guī)程、管理辦法、通知公告等。（三）基本原則1.合法性原則：文件內(nèi)容必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求，不得與之相抵觸。2.規(guī)范性原則：文件的格式、編號、審批流程等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保文件的嚴(yán)謹(jǐn)性和一致性。3.有效性原則：文件應(yīng)能夠切實指導(dǎo)和規(guī)范實際工作，具有實際操作價值和時效性。4.適用性原則：文件應(yīng)根據(jù)公司/組織的實際情況和業(yè)務(wù)需求制定，確保其在公司/組織內(nèi)部能夠有效執(zhí)行。二、文件清理職責(zé)分工（一）文件管理部門1.負(fù)責(zé)制定文件清理計劃，并組織實施。2.對各部門提交的文件清理申請進(jìn)行審核，提出審核意見。3.匯總、整理和歸檔文件清理結(jié)果，建立文件清理檔案。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門規(guī)范性文件的自查自糾，按照文件清理計劃要求，對本部門文件進(jìn)行全面梳理。2.及時向文件管理部門提交文件清理申請，說明文件清理的原因、依據(jù)及處理建議。3.配合文件管理部門完成文件清理的相關(guān)工作，執(zhí)行文件管理部門下達(dá)的文件清理任務(wù)。三、文件清理標(biāo)準(zhǔn)（一）時效性標(biāo)準(zhǔn)1.超過規(guī)定有效期的文件，自動失效，應(yīng)予以清理。有效期的設(shè)定應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)、行業(yè)特點及實際工作需求合理確定。2.因政策法規(guī)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程變更等原因，已不適用于當(dāng)前工作的文件，應(yīng)及時清理。（二）有效性標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容存在錯誤、漏洞或與實際工作嚴(yán)重脫節(jié)，無法有效指導(dǎo)工作的，應(yīng)進(jìn)行修訂或清理。2.文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)已發(fā)生重大變化，導(dǎo)致文件不再具備有效性的，應(yīng)及時清理。（三）適用性標(biāo)準(zhǔn)1.公司/組織內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整、職能變更后，相關(guān)文件不再適用的，應(yīng)進(jìn)行清理。2.文件適用范圍縮小或擴(kuò)大，與實際工作范圍不符的，應(yīng)進(jìn)行調(diào)整或清理。（四）重復(fù)性標(biāo)準(zhǔn)1.不同部門制定的文件內(nèi)容重復(fù)，且無實質(zhì)差異的，應(yīng)進(jìn)行整合或清理。2.同一部門內(nèi)不同版本的文件內(nèi)容重復(fù)，且后一版本未對前一版本進(jìn)行實質(zhì)性修訂的，應(yīng)保留最新版本，清理其他版本。四、文件清理流程（一）清理準(zhǔn)備1.文件管理部門每年年初制定文件清理計劃，明確清理范圍、清理時間、清理方式及各部門職責(zé)分工等內(nèi)容。2.各部門根據(jù)文件清理計劃，組織本部門人員對規(guī)范性文件進(jìn)行初步梳理，填寫《文件清理登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、文號、發(fā)布時間、有效期、適用范圍、有效性及清理建議等信息。（二）清理申請各部門將填寫好的《文件清理登記表》提交給文件管理部門，同時附上文件清理申請報告，說明文件清理的原因、依據(jù)及處理建議。文件清理申請報告應(yīng)加蓋部門公章。（三）審核審批1.文件管理部門對各部門提交的文件清理申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括文件清理的必要性、清理依據(jù)是否充分、處理建議是否合理等。2.對于涉及公司/組織重要業(yè)務(wù)、關(guān)鍵流程或重大決策的文件清理申請，應(yīng)提交公司/組織管理層進(jìn)行審批。管理層根據(jù)審核意見做出最終審批決定。（四）清理實施1.根據(jù)審核審批結(jié)果，文件管理部門組織各部門實施文件清理工作。清理方式包括廢止、修訂、整合等。2.對于決定廢止的文件，應(yīng)在公司/組織內(nèi)部發(fā)布廢止公告，明確文件名稱、文號及廢止日期，確保相關(guān)人員知曉。3.對于需要修訂的文件，由原文件起草部門或相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)修訂，修訂后的文件應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核、審批和發(fā)布。4.對于需要整合的文件，由文件管理部門牽頭，相關(guān)部門配合，對重復(fù)文件進(jìn)行整合，形成統(tǒng)一的文件版本。（五）清理結(jié)果公示文件清理工作完成后，文件管理部門應(yīng)將清理結(jié)果在公司/組織內(nèi)部進(jìn)行公示，公示期為[X]個工作日。公示期間，各部門及員工如有異議，可向文件管理部門提出反饋意見。文件管理部門對反饋意見進(jìn)行核實和處理，并將處理結(jié)果及時反饋給相關(guān)部門及員工。（六）歸檔備案1.文件管理部門將文件清理結(jié)果進(jìn)行匯總、整理和歸檔，建立文件清理檔案。文件清理檔案應(yīng)包括文件清理計劃、《文件清理登記表》、文件清理申請報告、審核審批意見、清理實施記錄、清理結(jié)果公示情況及反饋意見處理結(jié)果等資料。2.同時，文件管理部門應(yīng)將清理后的有效文件目錄及廢止文件目錄在公司/組織內(nèi)部發(fā)布，方便各部門及員工查閱和使用。五、文件清理監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立文件清理監(jiān)督小組，成員由文件管理部門、內(nèi)部審計部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對文件清理工作進(jìn)行全程監(jiān)督，確保清理工作按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。2.監(jiān)督小組定期對各部門文件清理工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。對于違反文件清理制度的行為，應(yīng)及時予以糾正，并追究相關(guān)部門及人員的責(zé)任。（二）考核辦法1.將文件清理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門文件清理工作的完成情況、清理質(zhì)量及效果等進(jìn)行考核評價。2.考核指標(biāo)包括文件清理計劃完成率、清