PAGEehr系統(tǒng)制度規(guī)范流程一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司ehr系統(tǒng)的使用流程，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，提高人力資源管理工作的效率和質(zhì)量，為公司的決策提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與ehr系統(tǒng)使用相關(guān)的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保ehr系統(tǒng)的使用符合法律要求。2.準(zhǔn)確性原則：錄入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映員工的各項(xiàng)信息和工作情況。3.安全性原則：采取有效的安全措施，保護(hù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不被泄露、篡改或丟失，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。4.高效性原則：通過規(guī)范流程，優(yōu)化操作，提高ehr系統(tǒng)的使用效率，減少不必要的工作環(huán)節(jié)和時(shí)間浪費(fèi)。二、ehr系統(tǒng)使用人員職責(zé)（一）系統(tǒng)管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)ehr系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，包括系統(tǒng)安裝、升級、備份等工作，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2.設(shè)定和管理用戶權(quán)限，根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，合理分配系統(tǒng)操作權(quán)限，保證數(shù)據(jù)的安全性和保密性。3.監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)處理系統(tǒng)故障和異常情況，記錄并報(bào)告系統(tǒng)問題及解決情況。4.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和優(yōu)化，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和高效性。5.協(xié)助其他部門和人員解決在使用ehr系統(tǒng)過程中遇到的技術(shù)問題，提供技術(shù)支持和培訓(xùn)。（二）人力資源部門相關(guān)人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)員工基本信息、考勤信息、薪資信息等各類人力資源數(shù)據(jù)的錄入、審核和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.根據(jù)公司的人力資源政策和業(yè)務(wù)需求，及時(shí)更新和調(diào)整ehr系統(tǒng)中的相關(guān)設(shè)置和流程。3.利用ehr系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，進(jìn)行人力資源數(shù)據(jù)分析和統(tǒng)計(jì)，為公司的人力資源決策提供依據(jù)。4.組織和協(xié)調(diào)各部門使用ehr系統(tǒng)進(jìn)行人力資源管理工作，推動(dòng)系統(tǒng)的有效應(yīng)用。（三）其他部門使用人員職責(zé)1.按照規(guī)定的流程和權(quán)限，正確使用ehr系統(tǒng)進(jìn)行本部門的人力資源相關(guān)操作，如員工考勤記錄、休假申請、培訓(xùn)報(bào)名等。2.及時(shí)更新和維護(hù)本部門員工的相關(guān)信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.配合人力資源部門做好ehr系統(tǒng)的推廣和應(yīng)用工作，積極反饋使用過程中遇到的問題和建議。三、ehr系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)錄入1.員工基本信息由人力資源部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一錄入，確保信息準(zhǔn)確無誤。錄入內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、入職日期、崗位信息等。2.考勤數(shù)據(jù)由各部門考勤負(fù)責(zé)人按照公司規(guī)定的考勤周期和方式進(jìn)行錄入，確?？记谟涗浾鎸?shí)、準(zhǔn)確。涉及加班、請假、調(diào)休等特殊情況的，應(yīng)按照相應(yīng)的流程進(jìn)行審批后錄入系統(tǒng)。3.薪資數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部門根據(jù)員工的工資核算結(jié)果進(jìn)行錄入，確保薪資信息與實(shí)際發(fā)放情況一致。薪資調(diào)整、獎(jiǎng)金發(fā)放等信息也應(yīng)及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)。4.培訓(xùn)數(shù)據(jù)由培訓(xùn)部門負(fù)責(zé)錄入，包括培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、參加人員等信息。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)記錄培訓(xùn)考核結(jié)果。（二）數(shù)據(jù)審核1.人力資源部門對錄入的員工基本信息、考勤信息等進(jìn)行初審，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。審核通過后提交相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審。2.薪資數(shù)據(jù)錄入后，由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保薪資計(jì)算的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。審核通過后的數(shù)據(jù)方可進(jìn)行發(fā)放流程。3.對于重要數(shù)據(jù)的變更或新增，如員工崗位變動(dòng)、薪資調(diào)整等，應(yīng)經(jīng)過相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)的審批后進(jìn)行錄入和審核。（三）數(shù)據(jù)備份1.系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對ehr系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期根據(jù)數(shù)據(jù)的重要性和變化頻率確定，至少每周進(jìn)行一次全量備份，每天進(jìn)行增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，如外部硬盤、磁帶等，并異地存放一份，以防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。（四）數(shù)據(jù)安全與保密1.嚴(yán)格限制對ehr系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。2.對系統(tǒng)登錄設(shè)置強(qiáng)密碼要求，定期更換密碼，防止密碼泄露。3.嚴(yán)禁將ehr系統(tǒng)數(shù)據(jù)泄露給無關(guān)人員，如因工作需要對外提供數(shù)據(jù)，應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，并確保數(shù)據(jù)的安全性。4.對于離職員工的賬號，應(yīng)及時(shí)停用，并刪除或封存其相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的保密性。四、ehr系統(tǒng)操作流程（一）員工入職流程1.人力資源部門收到新員工入職通知后，在ehr系統(tǒng)中創(chuàng)建新員工賬號，并錄入基本信息。2.通知新員工登錄系統(tǒng)，修改初始密碼，并完善個(gè)人信息。3.新員工所在部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中確認(rèn)員工入職信息，并分配相應(yīng)的工作權(quán)限。4.人力資源部門將新員工的考勤信息、薪資信息等相關(guān)數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，并提交審核。（二）員工考勤流程1.員工每天按時(shí)在ehr系統(tǒng)中記錄自己的考勤情況，包括出勤、遲到、早退、曠工等。2.部門考勤負(fù)責(zé)人對本部門員工的考勤記錄進(jìn)行審核，如有異常情況及時(shí)與員工溝通核實(shí)。3.對于請假、調(diào)休等申請，員工應(yīng)在系統(tǒng)中按照規(guī)定的流程提交申請，注明申請?jiān)?、起止時(shí)間等信息。4.請假申請需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過后，考勤負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的考勤調(diào)整。（三）員工薪資核算與發(fā)放流程1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)員工的考勤情況、績效表現(xiàn)等，在ehr系統(tǒng)中核算員工薪資。2.薪資核算完成后，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對薪資數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保薪資計(jì)算準(zhǔn)確無誤。3.審核通過的薪資數(shù)據(jù)提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的時(shí)間和方式發(fā)放員工工資，并在ehr系統(tǒng)中記錄發(fā)放情況。（四）員工培訓(xùn)流程1.培訓(xùn)部門發(fā)布培訓(xùn)課程信息，員工根據(jù)自身需求在ehr系統(tǒng)中報(bào)名參加培訓(xùn)。2.培訓(xùn)部門對報(bào)名人員進(jìn)行審核，確定參加培訓(xùn)人員名單。3.培訓(xùn)期間，培訓(xùn)負(fù)責(zé)人記錄培訓(xùn)考勤情況，并在培訓(xùn)結(jié)束后及時(shí)錄入培訓(xùn)考核結(jié)果。4.員工可在ehr系統(tǒng)中查詢自己的培訓(xùn)記錄和考核成績。（五）員工離職流程1.員工提出離職申請后，所在部門負(fù)責(zé)人在ehr系統(tǒng)中進(jìn)行審批，注明離職原因、預(yù)計(jì)離職時(shí)間等信息。2.人力資源部門對離職申請進(jìn)行審核，確認(rèn)離職手續(xù)是否齊全。3.離職員工在系統(tǒng)中辦理離職交接手續(xù)，包括工作交接、資產(chǎn)歸還等。交接完成后，相關(guān)負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中進(jìn)行確認(rèn)。4.人力資源部門在系統(tǒng)中更新員工狀態(tài)為離職，并刪除或封存其相關(guān)數(shù)據(jù)。五、系統(tǒng)維護(hù)與升級（一）日常維護(hù)1.系統(tǒng)管理員每天定時(shí)檢查ehr系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行，無異常報(bào)錯(cuò)信息。2.及時(shí)處理系統(tǒng)用戶反饋的問題，對于一般性問題應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予解決，對于復(fù)雜問題應(yīng)及時(shí)記錄并向上級匯報(bào)。3.定期清理系統(tǒng)日志和臨時(shí)文件，優(yōu)化系統(tǒng)性能，確保系統(tǒng)運(yùn)行速度和響應(yīng)時(shí)間符合要求。（二）系統(tǒng)升級1.根據(jù)ehr系統(tǒng)供應(yīng)商發(fā)布的升級通知和公司的實(shí)際需求，制定系統(tǒng)升級計(jì)劃。2.在升級前，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保升級過程中數(shù)據(jù)的安全性。3.升級過程中，系統(tǒng)管理員密切監(jiān)控升級進(jìn)度，及時(shí)處理升級過程中出現(xiàn)的問題。4.升級完成后，對系統(tǒng)進(jìn)行全面測試，確保系統(tǒng)功能正常，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。測試通過后，方可正式投入使用。六、培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.人力資源部門定期組織ehr系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括系統(tǒng)操作流程、功能介紹、數(shù)據(jù)管理等方面。2.根據(jù)員工的崗位需求和使用情況，制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，確保不同崗位的員工能夠熟練掌握相關(guān)操作。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場演示等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.培訓(xùn)前，提前通知參加培訓(xùn)的人員，準(zhǔn)備好培訓(xùn)所需的資料和設(shè)備。2.培訓(xùn)過程中，培訓(xùn)講師詳細(xì)講解系統(tǒng)操作方法和注意事項(xiàng)，解答學(xué)員的疑問，并進(jìn)行現(xiàn)場演示。3.培訓(xùn)結(jié)束后，對學(xué)員進(jìn)行考核，確保學(xué)員掌握了培訓(xùn)內(nèi)容。對于考核不合格的學(xué)員，安排補(bǔ)考或再次培訓(xùn)。（三）技術(shù)支持1.設(shè)立專門的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時(shí)響應(yīng)員工在使用ehr系統(tǒng)過程中遇到的技術(shù)問題。2.系統(tǒng)管理員對員工反饋的技術(shù)問題進(jìn)行詳細(xì)記錄，分析問題原因，及時(shí)給予解決方案。3.對于復(fù)雜的技術(shù)問題，及時(shí)與ehr系統(tǒng)供應(yīng)商溝通，尋求技術(shù)支持，確保問題得到妥善解決。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立ehr系統(tǒng)使用監(jiān)督小組，由人力資源部門、財(cái)務(wù)部門、信息部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對ehr系統(tǒng)的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.監(jiān)督小組檢查系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和安全性，以及員工的操作規(guī)范性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。3.定期收集員工對ehr系統(tǒng)使用的意見和建議，及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)。（二）考核辦法1.將ehr系統(tǒng)的使用情況納入員工績效考核體系，對正確使用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)錄入準(zhǔn)確及時(shí)、積極反饋問題等方面表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予獎(jiǎng)勵(lì)。2.對