PAGE辦公用品管理規(guī)范建立采購制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品管理，規(guī)范采購流程，提高辦公用品使用效率，節(jié)約成本，特制定本采購制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門辦公用品的采購管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)工作實際需要，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和規(guī)格，避免浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定的辦公用品，確保滿足工作要求。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理的采購渠道和采購方式，降低采購成本。4.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購職責(zé)分工（一）采購部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定辦公用品采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，并定期進(jìn)行評估和更新。3.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商洽談采購合同條款，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.負(fù)責(zé)辦公用品的驗收、入庫、保管和發(fā)放工作。（二）使用部門職責(zé)1.根據(jù)工作需要，定期向采購部門提交辦公用品需求計劃。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評估。3.負(fù)責(zé)對領(lǐng)用的辦公用品進(jìn)行合理使用和管理，避免浪費(fèi)。（三）審批部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)對辦公用品采購計劃和采購合同進(jìn)行審批。2.監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。三、采購計劃管理（一）需求預(yù)測各部門應(yīng)根據(jù)本部門的工作任務(wù)和人員變動情況，定期對辦公用品的需求進(jìn)行預(yù)測，填寫《辦公用品需求預(yù)測表》，提交給采購部門。（二）采購計劃制定采購部門根據(jù)各部門提交的《辦公用品需求預(yù)測表》，結(jié)合庫存情況，制定辦公用品采購計劃。采購計劃應(yīng)包括采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。（三）采購計劃審批采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報審批部門審批。審批部門應(yīng)在收到采購計劃后的[X]個工作日內(nèi)完成審批工作。經(jīng)審批后的采購計劃作為采購工作的依據(jù)。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道收集辦公用品供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。2.對供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等方面。3.選擇合格的供應(yīng)商，與其簽訂《辦公用品采購合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）供應(yīng)商評估1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評估，填寫《供應(yīng)商評估表》。2.根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。（三）供應(yīng)商激勵與約束1.建立供應(yīng)商激勵機(jī)制，對于在供貨質(zhì)量、交貨期、價格等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、給予價格優(yōu)惠等。2.建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對于違反采購合同約定的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消合作資格等。五、采購流程（一）采購申請各部門根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品采購申請表》，詳細(xì)注明采購物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、申請理由等內(nèi)容，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交給采購部門。（二）采購審批采購部門收到各部門提交的《辦公用品采購申請表》后，對采購申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購申請的合理性、必要性、預(yù)算金額等方面。經(jīng)審核通過的采購申請，報審批部門審批。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款，并確保合同的合法性和有效性。3.采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。（四）驗收入庫1.辦公用品到貨后，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。2.驗收合格的辦公用品，辦理入庫手續(xù)，填寫《辦公用品入庫單》，并將入庫單交財務(wù)部門作為記賬依據(jù)。3.驗收不合格的辦公用品，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或退貨，并做好記錄。（五）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《辦公用品付款申請表》，報審批部門審批。2.審批通過后，財務(wù)部門按照采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款結(jié)算手續(xù)。六、庫存管理（一）庫存盤點1.采購部門應(yīng)定期對辦公用品庫存進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]個月。2.盤點結(jié)束后，填寫《辦公用品庫存盤點表》，對盤點結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)，對于盤盈、盤虧情況，應(yīng)查明原因，提出處理意見。（二）庫存限額管理1.根據(jù)辦公用品的使用頻率和采購周期，設(shè)定合理的庫存限額。庫存限額應(yīng)定期進(jìn)行調(diào)整。2.當(dāng)庫存數(shù)量接近或達(dá)到庫存限額時，采購部門應(yīng)及時組織采購，以保證辦公用品的正常供應(yīng)。（三）庫存安全管理1.建立辦公用品庫存管理制度，加強(qiáng)庫存安全防范措施，確保庫存物品的安全。2.庫存管理人員應(yīng)定期對庫存物品進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于易損、易變質(zhì)的辦公用品，應(yīng)采取相應(yīng)的保管措施。七、使用與回收管理（一）領(lǐng)用管理1.各部門員工根據(jù)工作需要，填寫《辦公用品領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后到采購部門領(lǐng)取辦公用品。2.采購部門應(yīng)按照審批后的領(lǐng)用申請，發(fā)放辦公用品，并做好發(fā)放記錄，填寫《辦公用品發(fā)放登記表》。（二）使用監(jiān)督各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對本部門員工辦公用品使用情況的監(jiān)督，教育員工合理使用辦公用品，避免浪費(fèi)。（三）回收管理1.對于可回收利用的辦公用品，如紙張、墨盒、硒鼓等，各部門應(yīng)進(jìn)行分類整理，定期交回采購部門。2.采購部門應(yīng)建立回收物品臺賬，對回收物品進(jìn)行妥善保管，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。八、信息化管理（一）建立辦公用品管理系統(tǒng)采購部門應(yīng)建立辦公用品管理系統(tǒng)，實現(xiàn)辦公用品采購計劃、采購申請、采購合同、驗收入庫、庫存管理、領(lǐng)用發(fā)放等環(huán)節(jié)的信息化管理。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)與更新1.辦公用品管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)應(yīng)及時維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.采購部門應(yīng)定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息查詢與統(tǒng)計分析1.公司員工可通過辦公用品管理系統(tǒng)查詢辦公用品庫存情況、采購進(jìn)度、領(lǐng)用記錄等信息。2.采購部門應(yīng)利用辦公用品管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，為采購決策、庫存管理等提供數(shù)據(jù)支持。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對辦公用品采購制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、庫存管理是否規(guī)范等方面。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門應(yīng)加強(qiáng)對辦公用品采購、庫存、使用等環(huán)節(jié)的日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行整改。（三）