PAGE房地產(chǎn)合同檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司房地產(chǎn)合同檔案管理，確保合同檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司在房地產(chǎn)開發(fā)、銷售、租賃、物業(yè)管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中所涉及的各類合同檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司合同檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：合同檔案應(yīng)如實(shí)反映合同簽訂、履行過程中的各項(xiàng)內(nèi)容，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全保密的法律法規(guī)，采取有效措施確保合同檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于合同檔案的查詢、借閱和利用，提高工作效率。二、合同檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司合同檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類合同檔案，建立合同檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。3.負(fù)責(zé)合同檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.按照規(guī)定向有關(guān)部門提供合同檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。5.定期對(duì)合同檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)意見和建議。（二）合同業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門合同的起草、審核、簽訂、履行等工作，并及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好合同檔案的整理、歸檔等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和指導(dǎo)。3.按照規(guī)定查閱、借閱本部門的合同檔案，并嚴(yán)格遵守檔案管理制度。（三）其他部門職責(zé)1.在各自職責(zé)范圍內(nèi)，配合檔案管理部門做好合同檔案管理工作。2.對(duì)涉及本部門的合同檔案信息予以保密，不得擅自泄露。三、合同檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目合同：包括土地出讓合同、建設(shè)工程施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同、設(shè)計(jì)合同等。2.房地產(chǎn)銷售合同：包括商品房買賣合同、預(yù)售合同等。3.房地產(chǎn)租賃合同：包括房屋租賃合同、商鋪?zhàn)赓U合同等。4.物業(yè)管理合同：包括物業(yè)服務(wù)合同、前期物業(yè)服務(wù)合同等。5.其他與房地產(chǎn)相關(guān)的合同：如合作開發(fā)合同、拆遷補(bǔ)償合同等。（二）收集要求1.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將合同文本及相關(guān)資料移交檔案管理部門。相關(guān)資料包括合同審批表、招投標(biāo)文件、合同變更記錄、補(bǔ)充協(xié)議、往來函件、履行情況記錄等。2.移交的合同文本應(yīng)是原件，并確保字跡清晰、內(nèi)容完整。如有電子文檔，應(yīng)一并移交，并保證電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。3.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在移交合同檔案時(shí)，填寫《合同檔案移交清單》，詳細(xì)注明合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、移交時(shí)間等信息，并由移交人和接收人簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.檔案管理部門按照合同類別、年度、項(xiàng)目等進(jìn)行分類整理。2.對(duì)每份合同檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則為：公司簡(jiǎn)稱+合同類別代碼+年份+流水號(hào)。例如：[公司簡(jiǎn)稱]FD2023001，其中“FD”為房地產(chǎn)開發(fā)合同類別代碼。3.去除合同檔案中的金屬物，對(duì)紙張進(jìn)行折疊或裁剪，使其規(guī)格統(tǒng)一。4.按照合同簽訂時(shí)間順序排列合同檔案，并編制目錄。目錄應(yīng)包括合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、合同主體、合同金額、履行情況等內(nèi)容。四、合同檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理部門應(yīng)在收到合同檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.將整理好的合同檔案裝入檔案盒，并在檔案盒封面注明合同類別、年度、項(xiàng)目名稱、起止日期等信息。3.在檔案盒內(nèi)放置合同檔案目錄清單，便于查找和核對(duì)。4.按照檔案庫房管理要求，將合同檔案存放在指定的檔案架上，并進(jìn)行分類存放。（二）保管期限1.房地產(chǎn)開發(fā)項(xiàng)目合同檔案保管期限為自項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格之日起[X]年。2.房地產(chǎn)銷售合同檔案保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。3.房地產(chǎn)租賃合同檔案保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。4.物業(yè)管理合同檔案保管期限為自合同履行完畢之日起[X]年。5.其他與房地產(chǎn)相關(guān)的合同檔案保管期限根據(jù)具體情況按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管措施1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。2.配備必要的消防、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，確保合同檔案的安全。3.定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。4.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保管或銷毀。五、合同檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)在收到查閱申請(qǐng)表后[X]個(gè)工作日內(nèi)安排查閱，并指定專人負(fù)責(zé)陪同查閱，確保查閱過程符合規(guī)定。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱合同檔案，不得擅自將檔案帶出查閱地點(diǎn)。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員應(yīng)愛護(hù)合同檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱單位或個(gè)人名稱、借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)與借閱單位或個(gè)人簽訂《合同檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括借閱期限、歸還時(shí)間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等。3.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)同意后方可延長(zhǎng)。4.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議約定的時(shí)間歸還合同檔案，如逾期未還，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)催還，并按照協(xié)議約定追究違約責(zé)任。5.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得將合同檔案泄露給第三方，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需使用檔案復(fù)印件，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明出處。六、合同檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立合同檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、合同業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期合同檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定內(nèi)容1.合同檔案的保管期限是否已滿；2.合同檔案的內(nèi)容是否已失去保存價(jià)值；3.合同檔案的完整性和準(zhǔn)確性；4.其他需要鑒定的事項(xiàng)。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期合同檔案進(jìn)行清理，列出擬銷毀檔案清單，并提交鑒定小組進(jìn)行鑒定。2.鑒定小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續(xù)保管。3.對(duì)確定可以銷毀的合同檔案，鑒定小組應(yīng)出具《合同檔案銷毀鑒定意見書》，并經(jīng)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。（四）銷毀方式1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的合同檔案，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)、銷毀方式、銷毀檔案清單等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)與合同檔案銷毀鑒定意見書等相關(guān)資料一并歸檔保存。七、合同檔案的信息化管理（一）建立合同檔案管理系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立合同檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同檔案的電子化管理。合同檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備合同檔案的錄入、存儲(chǔ)、查詢、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.合同業(yè)務(wù)部門應(yīng)在合同簽訂后及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料錄入合同檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。3.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）電子檔案管理要求1.電子合同