PAGE檔案存放與管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集和保存公司/組織在各個階段形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，嚴格執(zhí)行保密制度，確保檔案信息不被泄露，維護公司/組織的利益和安全。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為公司/組織的各項工作提供有力支持。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案管理的日常工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合公司/組織實際情況，制定完善的檔案存放與管理制度規(guī)范，并負責(zé)制度的解釋和修訂。2.檔案收集與整理指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案的收集工作，對收集到的檔案進行分類、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用服務(wù)為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案查詢、借閱等服務(wù)，根據(jù)規(guī)定辦理檔案利用手續(xù)，做好檔案利用登記和跟蹤管理工作。5.檔案信息化建設(shè)推進檔案管理信息化進程，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作的效率和水平。6.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標準，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已過保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。7.檔案統(tǒng)計與分析建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識和檔案管理水平，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、行政公文等。2.人事檔案類員工的入職、離職、調(diào)動、晉升、獎懲等人事變動材料，員工基本信息、勞動合同、工資福利、培訓(xùn)記錄、考核評價等檔案。3.財務(wù)檔案類會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料、財務(wù)預(yù)算與決算等文件。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)特點，進一步細分各類業(yè)務(wù)檔案，如市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶服務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)包含業(yè)務(wù)活動中的各類文件、合同、協(xié)議、報告、記錄等。5.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、可行性研究報告、項目計劃、項目實施過程中的各類文件、項目驗收報告等。6.聲像檔案類照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、業(yè)務(wù)場景、產(chǎn)品形象等方面的聲像資料。7.電子檔案類存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)、資料等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)備份等。（二）檔案編號1.編號原則檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則，便于檔案的識別、管理和查詢。2.編號方法采用分段編號法，按照檔案分類類別進行編號。例如，行政檔案類編號為“A”，人事檔案類編號為“H”，財務(wù)檔案類編號為“C”，業(yè)務(wù)檔案類編號為“Y”，項目檔案類編號為“X”，聲像檔案類編號為“S”，電子檔案類編號為“E”。每類檔案再根據(jù)其具體內(nèi)容進行細分編號，如行政檔案類中的公司章程編號為“A01”，會議紀要編號為“A02”等。編號應(yīng)連續(xù)編排，不得有空號、重號現(xiàn)象。四、檔案收集與歸檔（一）檔案形成部門職責(zé)1.各部門負責(zé)本部門在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料的收集、整理和初步歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.明確專人負責(zé)檔案工作，按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.在文件材料形成過程中，嚴格執(zhí)行文件管理制度，規(guī)范文件的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等流程，確保文件質(zhì)量。（二）檔案收集范圍1.反映公司/組織行政管理活動的各類文件、資料。2.員工從入職到離職全過程中形成的各類人事檔案材料。3.公司/組織財務(wù)活動中的憑證、賬簿、報表等財務(wù)檔案。4.各項業(yè)務(wù)活動中的合同、協(xié)議、報告、記錄等業(yè)務(wù)檔案。5.各類項目從立項到驗收過程中產(chǎn)生的所有文件材料。6.記錄公司/組織重要活動、業(yè)務(wù)場景等的聲像檔案。7.電子文件及相關(guān)數(shù)據(jù)備份。（三）檔案收集時間要求1.各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個工作日內(nèi)進行收集整理，并定期移交至檔案管理部門。對于一些時效性較強的文件，應(yīng)及時移交。2.人事檔案材料應(yīng)在員工人事變動后的[X]個工作日內(nèi)完成收集歸檔。3.財務(wù)檔案應(yīng)在會計年度終了后的[X]個月內(nèi)整理歸檔。4.項目檔案應(yīng)在項目結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)完成歸檔工作。（四）檔案歸檔要求1.檔案管理部門接收各部門移交的檔案時，應(yīng)進行認真核對，檢查檔案的完整性、準確性和規(guī)范性。對于不符合要求的檔案，應(yīng)退回原部門進行補充或整改。2.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序進行排列，編制檔案目錄，填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，確保檔案存放有序，便于查找。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲要求進行整理歸檔，同時建立電子檔案與紙質(zhì)檔案的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)聯(lián)管理。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的地點，確保檔案存放安全。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計、空調(diào)、除濕機滅火設(shè)備、防蟲藥品等，保證檔案庫房的溫濕度適宜，環(huán)境整潔。3.建立檔案庫房管理制度，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記。定期對庫房進行檢查和清掃，確保庫房設(shè)施設(shè)備正常運行。（二）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的數(shù)據(jù)，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案。短期保管的檔案：保管期限為[X]年，主要是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有參考價值的檔案。2.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進行，由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同審核確定。（三）檔案定期檢查與清點1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，每年至少進行[X]次全面檢查，重點檢查檔案的保管狀況、完整性、準確性等。2.對檔案進行清點，核對檔案數(shù)量、編號、目錄等信息，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取相應(yīng)的措施進行處理。3.在檢查和清點過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、褪色、霉變等情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制；如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)查明原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，并采取補救措施。六、檔案利用（一）檔案利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱公司/組織相關(guān)檔案。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱公司/組織檔案。（二）檔案利用申請與審批1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，注明利用目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.外部單位查閱公司/組織檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排查閱。3.司法機關(guān)、行政機關(guān)等依法查閱公司/組織檔案，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織同意后，按照規(guī)定程序進行查閱。（三）檔案利用方式與限制1.檔案查閱一般應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。如需借出檔案，應(yīng)嚴格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并明確歸還時間。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱檔案時，嚴禁在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、抄錄等。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。4.涉及公司/組織機密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴格按照保密制度執(zhí)行，限制知悉范圍，確保檔案信息安全。（四）檔案利用登記與跟蹤1.檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，記錄利用時間、利用人、利用目的、檔案名稱、編號、查閱或借閱期限、歸還情況等信息。2.對借出的檔案進行跟蹤管理，在借閱期限屆滿前提醒借閱人歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案逾期未還，應(yīng)及時催還，并查明原因。3.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和趨勢，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限、現(xiàn)實利用價值等因素，確定檔案的存毀。3.鑒定工作應(yīng)按照以下程序進行：檔案管理部門提出檔案鑒定意見，列出需要鑒定的檔案清單。組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對檔案進行審查，充分聽取各部門意見。檔案鑒定工作小組綜合各方面意見，對檔案進行逐一審核，確定存毀意見。將鑒定結(jié)果報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀要求與手續(xù)1.經(jīng)批準銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀