PAGE公司規(guī)范使用溝通群制度公司溝通群制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，提高工作效率，規(guī)范溝通群的使用，確保信息傳遞的及時、準(zhǔn)確、安全與有序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，以及因工作需要加入公司溝通群的外部合作伙伴。（三）基本原則1.合法性原則：溝通群的使用必須遵守國家法律法規(guī)和公司的各項規(guī)章制度。2.真實性原則：群內(nèi)發(fā)布的信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、客觀，不得發(fā)布虛假、誤導(dǎo)性或有害信息。3.時效性原則：及時回復(fù)群內(nèi)信息，確保重要信息不被延誤。對于緊急事項，應(yīng)立即響應(yīng)并采取相應(yīng)措施。4.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等內(nèi)容，不得在群內(nèi)隨意傳播。嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對相關(guān)信息進(jìn)行妥善保護(hù)。5.文明交流原則：倡導(dǎo)文明用語，尊重他人，不得在群內(nèi)進(jìn)行爭吵、辱罵、惡意攻擊等不文明行為。二、溝通群分類及管理（一）工作群1.定義：工作群是用于公司內(nèi)部日常工作溝通、任務(wù)分配、進(jìn)度匯報、問題解決等工作相關(guān)事宜的群組。2.成員構(gòu)成：根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或指定人員邀請本部門及相關(guān)協(xié)作部門的員工加入。3.管理要求群管理員：由部門負(fù)責(zé)人或指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)群成員的日常管理、信息審核與維護(hù)。信息發(fā)布：群內(nèi)發(fā)布的信息應(yīng)與工作相關(guān)，包括工作安排、任務(wù)進(jìn)展、工作成果、問題反饋等。禁止發(fā)布與工作無關(guān)的內(nèi)容，如私人聊天、廣告、謠言等。回復(fù)要求：成員收到工作信息后應(yīng)及時回復(fù)，明確表明自己的態(tài)度和處理意見。對于重要工作事項，應(yīng)按照要求在規(guī)定時間內(nèi)完成并反饋結(jié)果。會議通知：如需在群內(nèi)發(fā)布會議通知，應(yīng)明確會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提前提醒相關(guān)人員。（二）項目群1.定義：項目群是針對公司特定項目設(shè)立的溝通群組，用于項目團(tuán)隊成員之間的溝通協(xié)作、項目進(jìn)度跟蹤、問題協(xié)調(diào)等。2.成員構(gòu)成：由項目負(fù)責(zé)人組建，成員包括項目團(tuán)隊核心成員、相關(guān)支持部門人員以及與項目相關(guān)的外部合作伙伴（如有）。3.管理要求群管理員：原則上由項目負(fù)責(zé)人擔(dān)任，負(fù)責(zé)群的整體管理與協(xié)調(diào)。如項目負(fù)責(zé)人因特殊原因無法履行職責(zé)，可指定項目團(tuán)隊中的其他成員代為管理。項目信息管理：群內(nèi)重點圍繞項目目標(biāo)、計劃、任務(wù)、風(fēng)險等方面進(jìn)行信息交流。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)定期組織項目進(jìn)度匯報會議，確保項目信息在群內(nèi)及時更新與共享。問題解決機(jī)制：對于項目中出現(xiàn)的問題，成員應(yīng)及時在群內(nèi)反饋，并共同商討解決方案。項目負(fù)責(zé)人應(yīng)協(xié)調(diào)各方資源，推動問題的解決，并跟蹤解決進(jìn)度。文檔管理：涉及項目的重要文檔、資料等應(yīng)及時上傳至群文件共享區(qū)，并確保文件的準(zhǔn)確性和完整性。成員應(yīng)按照規(guī)定權(quán)限訪問和使用共享文件。（三）臨時群1.定義：臨時群是因特定臨時性工作任務(wù)或活動而設(shè)立的溝通群組，任務(wù)結(jié)束或活動完成后，群應(yīng)及時解散。2.成員構(gòu)成：根據(jù)臨時任務(wù)或活動的需要，由發(fā)起者邀請相關(guān)人員加入。3.管理要求群管理員：由發(fā)起臨時群的人員擔(dān)任或指定專人負(fù)責(zé)管理。信息發(fā)布與管理：群內(nèi)主要圍繞臨時任務(wù)或活動的相關(guān)事宜進(jìn)行溝通，信息發(fā)布應(yīng)簡潔明了，突出重點。任務(wù)完成后，管理員應(yīng)及時清理群內(nèi)無關(guān)信息，并在確認(rèn)所有相關(guān)工作已結(jié)束后，宣布解散群。三、溝通群信息發(fā)布規(guī)范（一）發(fā)布內(nèi)容要求1.工作相關(guān)信息工作安排：明確任務(wù)目標(biāo)、責(zé)任人、時間節(jié)點、工作要求等詳細(xì)信息，確保接收者清楚了解工作內(nèi)容和要求。任務(wù)進(jìn)展：及時匯報工作完成情況，包括已完成的部分、遇到的問題及解決方案、下一步工作計劃等。工作成果：分享工作取得的成果、經(jīng)驗教訓(xùn)等，以便團(tuán)隊成員相互學(xué)習(xí)和借鑒。問題反饋：對于工作中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)詳細(xì)描述問題現(xiàn)象、影響范圍、可能原因等，并提出初步的解決建議或?qū)で笏说膸椭?.通知類信息會議通知：按照規(guī)范格式發(fā)布會議通知，確保參會人員準(zhǔn)確獲取會議相關(guān)信息。通知內(nèi)容應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等。政策通知：及時傳達(dá)公司內(nèi)部政策、制度、規(guī)定等文件精神，并對重要條款進(jìn)行解讀和說明，確保員工理解并遵守相關(guān)要求。其他通知：如培訓(xùn)通知、活動通知等，應(yīng)明確通知事項的具體內(nèi)容、時間、地點、參與方式等關(guān)鍵信息。（二）發(fā)布格式要求1.文字表述：語言應(yīng)簡潔明了、邏輯清晰，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。對于重要信息，應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)加粗或加下劃線等突出顯示，以便成員能夠快速識別。2.圖片與文件：如需發(fā)布圖片或文件，應(yīng)確保其內(nèi)容與工作相關(guān)且清晰可辨。圖片應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)奈淖终f明，文件應(yīng)命名規(guī)范，便于查找和理解。對于較大的文件，建議先進(jìn)行壓縮處理后再上傳至群文件共享區(qū)。3.鏈接：發(fā)布鏈接時，應(yīng)提前確認(rèn)鏈接的有效性和安全性，并對鏈接內(nèi)容進(jìn)行簡要介紹，以便成員了解鏈接指向的信息與工作的相關(guān)性。（三）發(fā)布頻率要求1.對于一般性工作信息，應(yīng)根據(jù)工作進(jìn)展情況適時發(fā)布，確保信息的及時性和準(zhǔn)確性。避免過于頻繁或不及時的信息發(fā)布，以免造成信息冗余或延誤。2.對于重要緊急的工作事項，應(yīng)立即發(fā)布，并持續(xù)跟蹤進(jìn)展情況，及時更新信息，直至問題解決或任務(wù)完成。四、溝通群成員行為規(guī)范（一）尊重他人1.尊重群內(nèi)每一位成員的意見和建議，不得隨意貶低或忽視他人的發(fā)言。對于不同觀點，應(yīng)通過理性溝通和協(xié)商解決，避免情緒化的爭吵和攻擊。2.在回復(fù)他人信息時，應(yīng)使用禮貌用語，稱呼對方姓名或職務(wù)，不得使用不恰當(dāng)或侮辱性的語言。（二）積極參與1.成員應(yīng)保持對群內(nèi)信息的關(guān)注，及時查看群消息，對于涉及自己工作或需要自己配合的事項，應(yīng)積極響應(yīng)并按照要求完成相關(guān)工作。2.鼓勵成員在群內(nèi)分享有價值的工作經(jīng)驗、知識和見解，促進(jìn)團(tuán)隊成員之間的學(xué)習(xí)與交流，共同提升工作能力和效率。（三）保守機(jī)密1.嚴(yán)格遵守公司保密制度，對于群內(nèi)涉及的公司商業(yè)秘密、技術(shù)機(jī)密、客戶信息等敏感內(nèi)容，不得私自傳播或泄露給無關(guān)人員。2.在與外部合作伙伴交流時，應(yīng)注意信息的保密性，避免因不當(dāng)言論導(dǎo)致公司信息泄露風(fēng)險。（四）不得濫用群資源1.禁止在群內(nèi)發(fā)送與工作無關(guān)的私人信息，如個人聊天記錄、私人照片、視頻等。不得利用群平臺進(jìn)行個人商業(yè)活動或發(fā)布廣告信息。2.不得在群內(nèi)頻繁發(fā)送無實質(zhì)內(nèi)容的表情、圖片或鏈接刷屏，影響其他成員正常接收工作信息。五、溝通群安全管理（一）賬號安全1.成員應(yīng)妥善保管自己的溝通群賬號密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號異常，應(yīng)及時通知群管理員并采取相應(yīng)措施，如修改密碼、聯(lián)系公司IT部門處理等。2.對于離職或調(diào)動的員工，所在部門負(fù)責(zé)人應(yīng)及時通知群管理員，由群管理員負(fù)責(zé)將其移出相關(guān)溝通群。（二）信息安全1.群管理員應(yīng)定期對群內(nèi)信息進(jìn)行清理和備份，對于過期或不再需要的信息，應(yīng)及時刪除，以確保群內(nèi)信息的簡潔性和安全性。2.加強(qiáng)對群文件共享區(qū)的管理，設(shè)置不同的文件訪問權(quán)限，確保敏感文件僅限授權(quán)人員訪問。定期檢查群文件的安全性，防止惡意軟件或病毒通過群文件傳播。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.成員在使用溝通群進(jìn)行信息交流時，應(yīng)遵守國家網(wǎng)絡(luò)安全法律法規(guī)，不得利用群平臺進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊、惡意破壞等違法違規(guī)行為。2.如發(fā)現(xiàn)群內(nèi)存在網(wǎng)絡(luò)安全問題或異常情況，應(yīng)立即向群管理員報告，并配合采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，以保障群的正常運(yùn)行和信息安全。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的溝通群使用監(jiān)督小組，成員包括公司管理層代表、人力資源部門人員以及各部門員工代表。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)定期對溝通群的使用情況進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組通過查看群聊天記錄、收集成員反饋等方式，對溝通群信息發(fā)布規(guī)范、成員行為規(guī)范等執(zhí)行情況進(jìn)行評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并督促整改。（二）考核辦法1.將溝通群使用情況納入員工績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予適當(dāng)獎勵，如績效加分、表彰等。2.對于違反本制度的員工，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如績效扣分、警告、通報批評等。對于因違規(guī)行為給公司造成重大損失或不良影響的，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅