PAGE海南省檔案管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強海南省檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，為各項工作提供有力支持，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于海南省行政區(qū)域內(nèi)各級各類機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織（以下統(tǒng)稱“單位”）的檔案管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則各單位應設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對本單位的各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則檔案應如實反映單位各項工作活動的歷史過程和實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則加強檔案安全防護措施，確保檔案實體和信息的安全，嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為單位各項工作和社會利用提供便捷的檔案服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置1.省級檔案管理機構(gòu)海南省檔案局是全省檔案工作的行政管理部門，負責對全省檔案事業(yè)進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導。2.單位內(nèi)部檔案管理機構(gòu)各單位應根據(jù)工作需要，設(shè)立獨立的檔案管理部門或指定專人負責檔案管理工作。檔案管理部門應配備與工作任務相適應的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）檔案管理機構(gòu)職責1.省級檔案管理機構(gòu)職責貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本省檔案工作的規(guī)章制度和業(yè)務標準。組織開展檔案宣傳、教育、培訓工作，提高全省檔案人員的業(yè)務素質(zhì)和管理水平。負責對全省重大建設(shè)項目、重大科研項目等檔案工作的監(jiān)督指導，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)。依法開展檔案行政執(zhí)法監(jiān)督檢查，查處檔案違法行為。負責全省檔案信息化建設(shè)的規(guī)劃、指導和推進工作，促進檔案信息資源的開發(fā)利用。組織開展檔案學術(shù)研究和經(jīng)驗交流活動，推動檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展。2.單位內(nèi)部檔案管理機構(gòu)職責貫徹執(zhí)行國家和本省有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)、規(guī)章制度和業(yè)務標準，制定本單位檔案管理實施細則。負責收集、整理、保管本單位在各項工作活動中形成的各類檔案，確保檔案的齊全、完整。建立健全檔案管理制度，對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計等工作進行規(guī)范管理。負責檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。開展檔案編研工作，編寫檔案參考資料，為單位工作決策提供依據(jù)。按照規(guī)定向省級檔案管理機構(gòu)或有關(guān)部門移交檔案。負責對本單位下屬機構(gòu)的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.文書檔案反映本單位行政管理、黨群工作、業(yè)務管理等活動中形成的各類文件材料，包括收文、發(fā)文、會議文件、工作計劃與總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.科技檔案在科研、生產(chǎn)、基建等活動中形成的具有保存價值的文件材料，如科研項目立項報告、研究成果報告、設(shè)計圖紙、工程竣工資料等。各單位應根據(jù)自身工作性質(zhì)和實際情況，制定具體的檔案收集范圍細則，確保檔案收集的全面性和準確性。（二）檔案收集要求1.及時收集各部門應明確檔案收集責任人，在工作活動結(jié)束后及時將應歸檔的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.完整準確收集的檔案應保持文件材料的原始性和完整性，不得擅自涂改、抽取、銷毀文件內(nèi)容。3.規(guī)范整理檔案管理部門應對收集的文件材料進行初步審核，按照檔案整理標準進行分類、編號、編目等整理工作。（三）檔案整理方法1.文書檔案整理按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類，編制歸檔文件目錄、全宗卷等。2.科技檔案整理根據(jù)項目、專業(yè)等進行分類，建立項目檔案卷，對圖紙、文件等進行編號、標注，編制檔案目錄。3.會計檔案整理按照會計憑證、會計賬簿、財務報告等類別進行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.電子檔案整理對電子文件進行分類、編號、存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的可讀性和可用性。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）檔案鑒定組織各單位應成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)業(yè)務部門人員參加，負責對本單位檔案進行定期鑒定。（二）檔案鑒定標準1.文書檔案鑒定標準根據(jù)文件的重要程度、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，綜合判斷文件是否具有保存價值。對反映本單位主要職能活動、重大事件、重要決策等文件應重點保存；對一般性事務性文件可根據(jù)保管期限規(guī)定進行鑒定。2.科技檔案鑒定標準依據(jù)科研項目、生產(chǎn)項目、基建項目的重要性、技術(shù)水平、經(jīng)濟效益等，確定檔案的保存價值。對具有重要科研成果、關(guān)鍵技術(shù)資料、重大建設(shè)工程資料等應長期保存。3.會計檔案鑒定標準按照國家會計檔案管理規(guī)定，結(jié)合本單位財務管理實際，確定會計檔案的保管期限。一般會計憑證保管期限為30年，會計賬簿保管期限為30年，財務報告永久保存等。（三）保管期限劃分1.永久保管反映本單位主要職能活動、歷史沿革、重大決策、重要業(yè)務成果等具有長遠利用價值的檔案，應永久保存。2.定期保管定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，應根據(jù)實際情況確定保管期限。五、檔案的保管（一）檔案保管條件1.庫房建設(shè)檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、防火防盜的地點，庫房面積應滿足檔案存放需求。庫房應具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防鼠等功能。2.設(shè)備配備配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備、檔案整理加工設(shè)備等，確保檔案實體安全。3.信息化設(shè)施建立檔案信息化管理系統(tǒng)，配備服務器、存儲設(shè)備、計算機等硬件設(shè)施，以及檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。（二）檔案保管措施1.分類存放按照檔案類別、保管期限、年度等進行分類存放，便于查找和管理。2.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，重點檢查檔案的保管狀況、有無破損、霉變等情況。對發(fā)現(xiàn)的問題及時采取措施進行處理。3.安全防護加強檔案庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，嚴格限制無關(guān)人員進入庫房。做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。4.數(shù)字化管理對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案備份，實現(xiàn)檔案信息的多介質(zhì)存儲，提高檔案利用效率和安全性。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應遵守國家法律法規(guī)和本單位檔案管理制度，確保檔案利用活動合法合規(guī)。2.服務優(yōu)先原則以服務單位各項工作和社會利用為宗旨，積極為利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露，確保檔案實體安全。（二）利用方式1.查閱利用者可根據(jù)需要到檔案管理部門查閱檔案原件或復印件。檔案管理部門應提供必要的查閱場所和設(shè)備，并對查閱過程進行登記和監(jiān)督。2.借閱對于確需借出檔案的情況，利用者應填寫借閱申請表，經(jīng)檔案管理部門負責人批準后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱者應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。3.復制利用者如需復制檔案，檔案管理部門應根據(jù)利用者需求進行復制，并加蓋檔案管理部門印章，注明復制日期和出處。4.出具證明檔案管理部門可根據(jù)利用者需求，為其出具檔案證明材料，證明材料應客觀、準確地反映檔案內(nèi)容。（三）利用登記與統(tǒng)計1.利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對利用者的姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等進行詳細登記。2.利用統(tǒng)計定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，包括利用人次、利用檔案數(shù)量、利用目的分布等，為檔案管理決策提供依據(jù)。七、檔案的移交與銷毀（一）檔案移交1.移交范圍單位撤銷、合并、分立時，應按照國家有關(guān)規(guī)定，將本單位的檔案向有關(guān)部門或單位進行移交。2.移交要求移交檔案應編制檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。交接雙方應在移交清單上簽字確認，確保檔案移交的準確性和完整性。（二）檔案銷毀1.銷毀鑒定對已到保管期限且確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組進行再次鑒定，提出銷毀意見。2.銷毀程序經(jīng)單位負責人批準后，檔案管理部