PAGE工程單位資料室制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)工程單位資料室的管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于工程單位資料室的所有工作人員以及使用資料室資料的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和手段，對(duì)資料進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率。3.安全保密原則：保障資料的安全，防止資料泄露、損壞或丟失，對(duì)涉及機(jī)密的資料嚴(yán)格保密。4.服務(wù)至上原則：以滿足工程建設(shè)和相關(guān)工作需求為宗旨，為使用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的資料服務(wù)。二、資料室職責(zé)（一）資料收集與整理1.負(fù)責(zé)收集工程建設(shè)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料、圖紙等，包括但不限于施工圖紙、技術(shù)規(guī)范、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更通知、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全記錄等。2.對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類、編號(hào)、登記，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。按照工程進(jìn)度和資料類別，及時(shí)整理歸檔，便于查找和使用。（二）資料存儲(chǔ)與保管1.提供安全、適宜的存儲(chǔ)環(huán)境，配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案柜、書架、電子存儲(chǔ)設(shè)備等，確保資料存儲(chǔ)的質(zhì)量。2.對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、蟲蛀等損壞。定期對(duì)資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子資料進(jìn)行備份存儲(chǔ)，采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)和存儲(chǔ)地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。建立電子資料的索引和目錄，便于快速檢索。（三）資料借閱與使用1.制定資料借閱制度，明確借閱流程和權(quán)限。對(duì)內(nèi)部工作人員和外部相關(guān)單位的借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核和登記。2.按照規(guī)定的借閱期限和范圍提供資料借閱服務(wù)，督促借閱人員按時(shí)歸還資料。對(duì)逾期未還的資料進(jìn)行催還和跟蹤。3.為資料使用者提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)，確保其正確使用資料，避免資料的不當(dāng)損壞或丟失。（四）資料檢索與查詢1.建立完善的資料檢索系統(tǒng)，包括紙質(zhì)資料的目錄索引和電子資料的數(shù)據(jù)庫查詢功能。2.定期更新資料檢索系統(tǒng)，確保資料信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。為使用者提供便捷、高效的檢索服務(wù)，幫助其快速找到所需資料。（五）資料統(tǒng)計(jì)與分析1.定期對(duì)資料室的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，包括資料的數(shù)量、類別、借閱情況等。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解資料的使用頻率和需求趨勢(shì)，為資料管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。（六）資料安全與保密管理1.制定資料安全管理制度，明確安全責(zé)任和防范措施。加強(qiáng)對(duì)資料室的安全保衛(wèi)工作，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。2.對(duì)涉及機(jī)密的資料進(jìn)行嚴(yán)格保密管理，規(guī)定保密級(jí)別和保密措施。與借閱人員簽訂保密協(xié)議，防止資料泄露。三、資料收集與整理規(guī)范（一）收集范圍1.工程前期文件：項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告等。2.設(shè)計(jì)文件：初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更文件等。3.施工過程文件：施工組織設(shè)計(jì)、施工方案、技術(shù)交底記錄、工程質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、安全檢查記錄等。4.監(jiān)理文件：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理通知單、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告等。5.竣工驗(yàn)收文件：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工圖、工程質(zhì)量保修書等。6.其他相關(guān)文件：與工程有關(guān)的合同文件、會(huì)議紀(jì)要、來往信函等。（二）收集要求1.文件資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合工程實(shí)際情況。2.收集的文件資料應(yīng)具有時(shí)效性，及時(shí)反映工程建設(shè)的各個(gè)階段。3.對(duì)于重要文件資料，應(yīng)收集原件或與原件核對(duì)無誤的復(fù)印件，并加蓋提供單位的公章。（三）整理流程1.分類：按照資料的性質(zhì)、用途、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，如工程前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗(yàn)收文件等。2.編號(hào)：為每一份資料賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于識(shí)別和管理。3.登記：建立資料登記臺(tái)賬，記錄資料的名稱、編號(hào)、來源、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊和牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持資料的原貌，不得隨意裁剪或涂改。5.上架：將整理好的資料按照分類順序上架存放，便于查找和使用。四、資料存儲(chǔ)與保管規(guī)范（一）存儲(chǔ)環(huán)境要求1.資料室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、清潔，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門等。3.資料存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）紙質(zhì)資料保管1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專用的檔案柜或書架上，按照分類順序排列。2.對(duì)重要資料應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、加密保管等。3.定期對(duì)紙質(zhì)資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)資料短缺、損壞或丟失應(yīng)及時(shí)查找原因并采取相應(yīng)措施。（三）電子資料保管1.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，如硬盤、光盤、磁帶等。2.建立電子資料備份制度，定期對(duì)電子資料進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。3.對(duì)電子資料進(jìn)行分類管理，建立電子資料索引和目錄，便于快速檢索。4.定期對(duì)電子資料進(jìn)行殺毒和維護(hù)，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。五、資料借閱與使用規(guī)范（一）借閱流程1.借閱人員填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、用途等信息。2.資料室管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)借閱人員的權(quán)限和資料的保密級(jí)別決定是否批準(zhǔn)借閱。3.審核通過后，借閱人員在借閱登記本上簽字確認(rèn)，并領(lǐng)取資料。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還資料，資料室管理人員對(duì)歸還的資料進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。（二）借閱權(quán)限1.內(nèi)部工作人員根據(jù)工作需要，可在規(guī)定的借閱期限內(nèi)借閱相關(guān)資料。2.外部相關(guān)單位因工作需要借閱資料，應(yīng)提前提交借閱申請(qǐng)，并經(jīng)工程單位相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.涉及機(jī)密的資料，嚴(yán)格限制借閱范圍，必須經(jīng)工程單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（三）使用要求1.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞或丟失。如有違反，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。2.在資料使用過程中應(yīng)保持資料的整潔和完好，不得在資料上隨意標(biāo)記或批注。如需對(duì)資料進(jìn)行復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)資料室管理人員同意。3.借閱人員使用完資料后，應(yīng)及時(shí)歸還資料室，不得擅自延長(zhǎng)借閱期限。六、資料檢索與查詢規(guī)范（一）檢索系統(tǒng)建設(shè)1.建立紙質(zhì)資料的目錄索引，按照分類順序編制資料目錄，注明資料的名稱、編號(hào)、存放位置等信息。2.開發(fā)電子資料數(shù)據(jù)庫，將電子資料的相關(guān)信息錄入數(shù)據(jù)庫，建立索引和查詢功能。3.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按資料名稱、編號(hào)類別、時(shí)間等進(jìn)行檢索，方便使用者快速找到所需資料。（二）檢索操作流程1.使用者根據(jù)自己的需求，選擇合適的檢索方式。2.在檢索系統(tǒng)中輸入相應(yīng)的檢索關(guān)鍵詞，如資料名稱、編號(hào)、類別等。3.檢索系統(tǒng)根據(jù)輸入的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，并顯示檢索結(jié)果。使用者可根據(jù)檢索結(jié)果進(jìn)一步查找所需資料。（三）查詢服務(wù)1.資料室管理人員應(yīng)熱情接待資料查詢?nèi)藛T，耐心解答查詢問題。2.對(duì)于復(fù)雜的查詢需求，管理人員應(yīng)積極協(xié)助查詢?nèi)藛T，提供必要的幫助和指導(dǎo)。3.定期對(duì)檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索信息的準(zhǔn)確性和完整性。七、資料統(tǒng)計(jì)與分析規(guī)范（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.資料數(shù)量統(tǒng)計(jì)：每月統(tǒng)計(jì)紙質(zhì)資料和電子資料的新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量。2.資料類別統(tǒng)計(jì)：按資料的分類類別，統(tǒng)計(jì)各類資料的數(shù)量分布情況。3.借閱情況統(tǒng)計(jì)：記錄每月的資料借閱次數(shù)、借閱人員、借閱期限等信息。4.資料使用頻率統(tǒng)計(jì)：分析各類資料的使用頻率，了解資料的熱門程度。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立資料統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)資料的相關(guān)信息進(jìn)行記錄和匯總。2.利用電子表格軟件對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。3.對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析，如不同時(shí)間段的資料數(shù)量變化、借閱情況對(duì)比等，找出數(shù)據(jù)變化的規(guī)律和趨勢(shì)。（三）分析報(bào)告1.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，撰寫資料統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、分析結(jié)論、存在問題及建議等。2.分析報(bào)告應(yīng)定期提交給工程單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，為資料管理決策提供依據(jù)。3.根據(jù)分析報(bào)告提出的建議，及時(shí)調(diào)整資料管理策略和措施，優(yōu)化資料管理工作。八、資料安全與保密管理規(guī)范（一）安全管理制度1.建立資料室安全保衛(wèi)制度，明確安全責(zé)任和防范措施。2.資料室應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保人員出入和資料存儲(chǔ)區(qū)域的安全。3.加強(qiáng)對(duì)資料室工作人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止安全事故的發(fā)生。（二）保密制度1.確定資料的保密級(jí)別，分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。2.對(duì)不同保密級(jí)別的資料采取相應(yīng)的保密措施，如限制借閱范圍、加密存儲(chǔ)、專人保管等。3.與涉及機(jī)密資料的借閱人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。4.加強(qiáng)對(duì)資料室工作人員的保密教育，嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露資料機(jī)密。（三）安全保密檢查1.定期對(duì)資料室的安全保密情況進(jìn)行檢查，包括存儲(chǔ)環(huán)境、設(shè)備設(shè)施、資料保管等方面。2.檢查發(fā)現(xiàn)的安全保密問題應(yīng)及時(shí)整改，確保資料的安全和保密。3.建立安全保密檢查記錄檔案，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改情況等。九、資料室工作人員職責(zé)（一）資料室主管職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)資料室的管理工作，制定資料室管理制度和工作計(jì)劃。2.組織資料的收集、整理、存儲(chǔ)、借閱等工作，確保資料管理工作的順利開展。3.協(xié)調(diào)與工程單位其他部門的關(guān)系，為工程建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)的資料服務(wù)。4.定期對(duì)資料室工作人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平和工作能力。5.負(fù)責(zé)資料室的安全保密管理工作，確保資料的安全和保密。（二）資料收集整理人員職責(zé)1.按照資料收集范圍和要求，及時(shí)收集工程建設(shè)過程中的各類文件資料。2.對(duì)收集到的資料進(jìn)行認(rèn)真整理，分類編號(hào)、登記裝訂，確保資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.協(xié)助資料室主管做好資料的存儲(chǔ)和保管工作，定期對(duì)資料進(jìn)行清點(diǎn)和核對(duì)。4.負(fù)責(zé)資料檢索系統(tǒng)的維護(hù)和更新，為資料查詢?nèi)藛T提供幫助。（三）資料存儲(chǔ)保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)資料室的日常存儲(chǔ)保管工作，確保資料存儲(chǔ)環(huán)境的安全和適宜。2.對(duì)紙質(zhì)資料和電子資料進(jìn)行妥善保管，定期檢查和維護(hù)存儲(chǔ)設(shè)備。3.按照資料借閱制度，辦理資料借閱手續(xù)，督促借閱人員按時(shí)歸還資料