PAGE幼兒園檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強幼兒園檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在幼兒園教育教學(xué)、管理等各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于幼兒園各部門及全體教職工。（三）檔案定義本制度所指檔案是幼兒園在各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：幼兒園檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門指定專人負責(zé)檔案的收集、整理和移交，確保檔案管理工作的規(guī)范化、制度化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映幼兒園各項工作的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集幼兒園在各個方面形成的檔案資料，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，對涉及國家機密、幼兒園商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負責(zé)制定和完善幼兒園檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理幼兒園各類檔案，對檔案進行分類、編號、整理、裝訂、上架等工作。3.負責(zé)檔案的收集、接收、鑒定、保管、統(tǒng)計、查閱、借閱、利用等日常管理工作。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.開展檔案信息化建設(shè)，逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。（二）各部門檔案管理人員1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等基礎(chǔ)工作，并定期向綜合檔案室移交。2.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、借閱等服務(wù)工作。3.按照檔案管理要求，妥善保管本部門的檔案資料，確保檔案安全。4.及時向綜合檔案室反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括幼兒園行政會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案、安全檔案等。2.教育教學(xué)類：涵蓋教學(xué)計劃、教案、教學(xué)活動記錄、幼兒學(xué)籍檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、教育科研檔案等。3.后勤管理類：包含物資采購檔案、設(shè)施設(shè)備檔案、食堂管理檔案、衛(wèi)生保健檔案等。4.家園共育類：如家長委員會記錄、家長學(xué)校資料、家園聯(lián)系手冊、家長意見反饋等。5.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映幼兒園工作和活動的聲像資料。（二）編號規(guī)則1.采用年度類別流水號的編號方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表教育教學(xué)類等。4.流水號：按檔案形成的先后順序依次編號，用三位數(shù)字表示，如“001”。5.例如，2023年行政管理類的第一份檔案編號為“2023A001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規(guī)范。3.對重要活動、重大事件形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束或事件處理完畢后及時收集，確保檔案的時效性。（二）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.對收集到的檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.紙質(zhì)檔案應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進行修補或復(fù)制，字跡模糊的應(yīng)進行清晰處理。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.行政管理類檔案應(yīng)在次年上半年歸檔。2.教育教學(xué)類檔案應(yīng)在學(xué)期末歸檔。3.后勤管理類檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時歸檔。4.家園共育類檔案應(yīng)定期歸檔，一般每學(xué)期末歸檔一次。5.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。（二）移交程序1.各部門檔案管理人員按照歸檔期限，將整理好的檔案編制檔案移交清單，一式兩份。2.檔案移交清單應(yīng)詳細注明檔案的類別、名稱、數(shù)量、起止日期等信息。3.檔案管理人員與綜合檔案室檔案接收人員共同核對檔案移交清單內(nèi)容，清點檔案數(shù)量，確認無誤后雙方簽字。4.檔案接收人員接收檔案后，應(yīng)在檔案移交清單上加蓋綜合檔案室印章，并將其中一份返還給移交部門存檔。六、檔案的保管（一）保管條件1.綜合檔案室應(yīng)具備符合檔案保管要求的專用庫房，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于管理和查閱。2.對重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。七、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.幼兒園內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在綜合檔案室指定地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱檔案時，應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（二）借閱規(guī)定1.幼兒園內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責(zé)人和綜合檔案室負責(zé)人簽字批準后，方可借閱。2.借閱檔案一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，綜合檔案室應(yīng)認真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（三）外單位查閱與借閱1.外單位因工作需要查閱或借閱幼兒園檔案，須持有單位介紹信，注明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱或借閱。2.外單位查閱或借閱檔案，應(yīng)按照幼兒園檔案查閱與借閱規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由綜合檔案室安排專人陪同查閱或借閱。3.外單位查閱或借閱檔案時，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容，如需復(fù)制或拍攝，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準確性。2.根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用需求，對檔案進行定期鑒定，準確判定檔案的存毀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。檔案鑒定小組負責(zé)對檔案進行鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進行逐卷審查，分析檔案的現(xiàn)實利用價值和歷史保存價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的數(shù)據(jù)檔案，可采用數(shù)據(jù)覆蓋等技術(shù)手段進行銷毀處理，但應(yīng)確保數(shù)據(jù)已無法恢復(fù)。3.對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細注明檔案的類別、名稱編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長審核簽字后，報幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.根據(jù)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，由綜合檔案室組織實施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。4.檔案銷毀后監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將《檔案銷毀清單》存檔。九、檔案的統(tǒng)計與統(tǒng)計分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案收進、移出、整理、鑒定、銷毀等情況。2.檔案的數(shù)量、種類、保管期限等基本情況。3.檔案查閱、借閱的人次、內(nèi)容、時間等利用情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行記錄和統(tǒng)計。2.利用檔案管理軟件或電子表格等工具，對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行整理和分析，形成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計分析1.定期對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗和問題，為檔案管理決策提供依據(jù)。2.通過檔案利用情況分析，了解檔案在幼兒園各項工作中的作用發(fā)揮情況，為優(yōu)化檔案管理和服務(wù)提供參考。十、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，方便檔案的查閱、利用和共享。（二）數(shù)字化處理按照檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）信息化管理系統(tǒng)1.選用適合幼兒園檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)