PAGE公司電子文件管理要求規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，提高公司辦公效率和管理水平，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，適用于公司全體員工在工作過程中產(chǎn)生、使用和管理的電子文件。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子文件應(yīng)如實(shí)反映公司業(yè)務(wù)活動和管理過程，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息應(yīng)完整無缺，保證其可追溯性和有效性。3.可用性原則：電子文件應(yīng)便于查找、檢索、利用和傳遞，滿足公司日常辦公和業(yè)務(wù)開展的需要。4.安全性原則：采取必要的技術(shù)和管理措施，保障電子文件的存儲、傳輸和使用安全，防止信息泄露、篡改和丟失。二、電子文件的定義與分類（一）定義電子文件是指公司在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。（二）分類1.按文件來源分類內(nèi)部文件：公司內(nèi)部各部門在工作中產(chǎn)生的文件，如通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。外部文件：公司與外部單位往來的文件，如合同、協(xié)議、信函、公文等。2.按文件性質(zhì)分類行政文件：涉及公司行政管理事務(wù)的文件，如人事任免、規(guī)章制度、工作計劃等。業(yè)務(wù)文件：與公司業(yè)務(wù)活動相關(guān)的文件，如市場調(diào)研報告、項(xiàng)目方案、技術(shù)文檔等。財務(wù)文件：有關(guān)公司財務(wù)收支、預(yù)算決算、審計報告等方面的文件。3.按文件格式分類文檔文件：如Word、Excel、PowerPoint等格式的文件，用于文字處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和演示匯報。圖像文件：如JPEG、PNG等格式的文件，用于存儲圖片資料。音頻文件：如MP3、WAV等格式的文件，用于記錄語音信息。視頻文件：如MP4、AVI等格式的文件，用于存儲視頻資料。其他格式文件：如PDF、CAD、GIS等特定格式的文件。三、電子文件的形成與收集（一）形成要求1.員工在工作中應(yīng)按照公司規(guī)定的業(yè)務(wù)流程和格式要求，及時、準(zhǔn)確地生成電子文件。電子文件應(yīng)使用公司統(tǒng)一的辦公軟件或符合公司要求的專業(yè)軟件進(jìn)行制作，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰。2.電子文件的內(nèi)容應(yīng)明確、完整，表述準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。文件中涉及的數(shù)據(jù)、事實(shí)、引用等應(yīng)真實(shí)可靠，并注明來源。3.電子文件應(yīng)標(biāo)注明確的標(biāo)題、日期、作者、文號等信息，確保文件標(biāo)識清晰，便于識別和管理。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)收集本部門產(chǎn)生的電子文件，并按照規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存儲。收集過程中應(yīng)確保文件的完整性，不得遺漏重要文件。2.對于外部接收的電子文件，如通過電子郵件、傳真、電子政務(wù)平臺等方式接收的文件，應(yīng)及時下載保存，并按照要求進(jìn)行登記和分類。3.在項(xiàng)目或業(yè)務(wù)活動結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)及時收集和整理項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的各類電子文件，形成項(xiàng)目電子文件檔案，交公司檔案管理部門統(tǒng)一保管。四、電子文件的存儲與保管（一）存儲方式1.公司應(yīng)建立電子文件存儲系統(tǒng)，采用服務(wù)器存儲、磁盤陣列存儲、磁帶存儲等多種方式相結(jié)合，確保電子文件存儲的可靠性和安全性。2.電子文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和文件命名規(guī)則，便于查找和管理。對于重要的電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的可用性。（二）保管期限1.電子文件的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和公司實(shí)際情況確定。一般分為短期、中期和長期保管，具體保管期限如下：短期保管：保管期限為15年，適用于一般性的業(yè)務(wù)文件和臨時性的資料。中期保管：保管期限為510年，適用于重要的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議等。長期保管：保管期限為永久，適用于涉及公司核心業(yè)務(wù)、重大決策、知識產(chǎn)權(quán)等重要文件。2.對于超過保管期限的電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀，確保電子文件存儲的有效性和安全性。（三）存儲環(huán)境1.電子文件存儲系統(tǒng)應(yīng)具備良好的物理環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，防止電子設(shè)備因環(huán)境因素?fù)p壞。2.應(yīng)采取必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等措施，確保電子文件存儲的安全。定期對存儲設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時發(fā)現(xiàn)和處理潛在的安全隱患。五、電子文件的檢索與利用（一）檢索工具1.公司應(yīng)建立電子文件檢索系統(tǒng)，提供多種檢索方式，如按文件標(biāo)題、日期、作者、文號、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便員工快速查找所需電子文件。2.定期對電子文件檢索系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保檢索數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。同時，應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和文件管理需求，不斷優(yōu)化檢索功能，提高檢索效率。（二）利用權(quán)限1.電子文件的利用應(yīng)遵循權(quán)限管理原則，根據(jù)文件的密級和性質(zhì)，設(shè)定不同的訪問權(quán)限。員工應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限訪問和使用電子文件，不得擅自越權(quán)操作。2.對于涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的電子文件，應(yīng)嚴(yán)格限制訪問范圍，采取加密、身份認(rèn)證等安全措施，確保信息安全。（三）利用流程1.員工如需利用電子文件，應(yīng)填寫電子文件利用申請表，注明利用目的、文件名稱、文號等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實(shí)申請人權(quán)限，提供相應(yīng)的電子文件，并做好利用記錄。利用記錄應(yīng)包括利用時間、利用人、文件名稱、利用目的等信息。3.員工在利用電子文件過程中，應(yīng)妥善保管文件，不得擅自修改、刪除或傳播文件內(nèi)容。如需對文件進(jìn)行復(fù)制、打印等操作，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行，并確保文件的安全。六、電子文件的傳輸與共享（一）傳輸方式1.公司內(nèi)部電子文件傳輸應(yīng)優(yōu)先采用公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，確保傳輸?shù)陌踩院头€(wěn)定性。對于涉及敏感信息的電子文件，應(yīng)采用加密傳輸方式，防止信息泄露。2.與外部單位進(jìn)行電子文件傳輸時，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和安全要求，選擇合適的傳輸方式，如加密電子郵件、電子政務(wù)平臺、專用數(shù)據(jù)傳輸通道等。在傳輸過程中，應(yīng)確保文件的完整性和準(zhǔn)確性，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或錯誤。（二）共享原則1.電子文件共享應(yīng)遵循合法、合規(guī)、安全、可控的原則，確保共享文件的真實(shí)性、完整性和安全性。2.對于需要共享的電子文件，應(yīng)明確共享范圍和權(quán)限，避免因共享不當(dāng)導(dǎo)致信息泄露或?yàn)E用。共享文件應(yīng)進(jìn)行必要的標(biāo)識和說明，注明共享目的、有效期等信息。（三）共享流程1.部門如需共享電子文件，應(yīng)填寫電子文件共享申請表，注明共享文件名稱、文號、共享范圍、共享期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，核實(shí)共享文件的安全性和合規(guī)性，對共享文件進(jìn)行必要的處理，如加密、脫敏等。處理完成后，將共享文件發(fā)布到指定的共享平臺，并設(shè)置相應(yīng)的共享權(quán)限。3.共享平臺應(yīng)具備完善的用戶管理和權(quán)限控制功能，確保只有授權(quán)用戶能夠訪問共享文件。同時，應(yīng)記錄共享文件的訪問情況，包括訪問時間、訪問人、下載次數(shù)等信息。七、電子文件的安全管理（一）安全策略1.公司應(yīng)制定電子文件安全管理策略，明確安全管理目標(biāo)、原則和措施。安全策略應(yīng)涵蓋電子文件的存儲、傳輸、使用、共享等各個環(huán)節(jié)，確保電子文件的安全可靠。2.定期對電子文件安全管理策略進(jìn)行評估和更新，根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和信息技術(shù)變化，及時調(diào)整安全策略，適應(yīng)新的安全需求。（二）技術(shù)措施1.采用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、加密技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，保障電子文件的網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)安全。2.對電子文件存儲系統(tǒng)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的地理位置，防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，應(yīng)建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。3.加強(qiáng)對電子設(shè)備的管理，定期進(jìn)行維護(hù)和更新，安裝必要的安全軟件和補(bǔ)丁程序，防止病毒、木馬等惡意軟件的入侵。（三）人員管理1.加強(qiáng)對員工的電子文件安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括電子文件安全法律法規(guī)、安全管理制度、安全操作規(guī)范等方面。2.明確員工在電子文件安全管理中的職責(zé)和權(quán)限，簽訂保密協(xié)議，規(guī)范員工的行為。對于違反電子文件安全規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。（四）應(yīng)急處置1.制定電子文件安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。應(yīng)急預(yù)案應(yīng)包括網(wǎng)絡(luò)攻擊、數(shù)據(jù)泄露、系統(tǒng)故障等各類突發(fā)事件的應(yīng)急處置措施。2.定期對應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行演練，提高應(yīng)急處置能力。在發(fā)生電子文件安全事件時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效的措施進(jìn)行處置，最大限度地減少損失，并及時向上級主管部門報告。八、電子文件的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.電子文件鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、注重效益的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.鑒定過程中應(yīng)充分考慮電子文件的內(nèi)容價值、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，結(jié)合公司業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案管理需求，合理確定電子文件的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定流程1.成立電子文件鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、信息技術(shù)部門等相關(guān)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對電子文件進(jìn)行定期鑒定，制定鑒定方案，明確鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法。2.鑒定小組按照鑒定方案對電子文件進(jìn)行逐一審查，根據(jù)文件的保管期限、內(nèi)容價值等因素，提出鑒定意見。對于需要延長保管期限或繼續(xù)保存的文件，應(yīng)說明理由；對于需要銷毀的文件，應(yīng)列出清單。3.鑒定意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，作為電子文件鑒定和銷毀的依據(jù)。檔案管理部門根據(jù)審批意見，對電子文件進(jìn)行相應(yīng)的處理。（三）銷毀程序1.對于確定需要