PAGE檔案規(guī)范三員管理制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案利用效率，特制定本檔案規(guī)范三員管理制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便利性原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查詢(xún)、利用的便捷性。二、檔案管理三員職責(zé)（一）檔案管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂和上架等工作。2.制定檔案管理制度和工作流程，指導(dǎo)各部門(mén)兼職檔案員開(kāi)展檔案管理工作。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等工作。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，并做好記錄。6.積極為公司各部門(mén)提供檔案查詢(xún)、借閱等服務(wù)，及時(shí)反饋利用情況。（二）檔案形成部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的收集、整理和初步分類(lèi)工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)整理好的檔案移交至公司檔案管理員。3.協(xié)助檔案管理員開(kāi)展檔案清查、核對(duì)等工作，提供相關(guān)檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常保管，確保檔案安全。5.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案管理員提出檔案利用申請(qǐng)。（三）檔案利用部門(mén)兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案利用需求的提出，明確利用目的、范圍和期限等。2.按照規(guī)定的程序，辦理檔案查詢(xún)、借閱等手續(xù)，并確保檔案的及時(shí)歸還。3.對(duì)利用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案問(wèn)題及時(shí)反饋給檔案管理員。4.協(xié)助檔案管理員做好檔案利用效果的跟蹤和反饋工作。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括公司各類(lèi)文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、財(cái)務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類(lèi)文件、報(bào)表、合同等。3.項(xiàng)目管理類(lèi)：項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類(lèi)文件、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：科研項(xiàng)目資料、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專(zhuān)利文件等。5.其他類(lèi)：公司獲得的榮譽(yù)證書(shū)、資質(zhì)證明、對(duì)外宣傳資料等。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、偽造或損毀。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）檔案整理原則1.遵循文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.按照檔案類(lèi)別、年度、保管期限等進(jìn)行分類(lèi)整理。3.同一類(lèi)檔案應(yīng)按照一定的順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。（四）檔案整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等進(jìn)行分類(lèi)，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，建立項(xiàng)目檔案卷冊(cè)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)年度、類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)，裝訂成冊(cè)。4.電子檔案：按照存儲(chǔ)載體、文件類(lèi)別等進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。四、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政管理類(lèi)檔案分為：綜合管理、人力資源管理、行政管理、黨群工作等類(lèi)別。2.業(yè)務(wù)管理類(lèi)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行細(xì)分，如市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)、財(cái)務(wù)管理類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)等。3.項(xiàng)目管理類(lèi)檔案按照項(xiàng)目名稱(chēng)進(jìn)行分類(lèi)。4.技術(shù)研發(fā)類(lèi)檔案按照專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域、項(xiàng)目等進(jìn)行分類(lèi)細(xì)化。（二）檔案編號(hào)1.檔案編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則。2.編號(hào)方法：采用“全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)件號(hào)”的四級(jí)編號(hào)方式。全宗號(hào)為公司代碼；目錄號(hào)按照檔案類(lèi)別編制；案卷號(hào)為每一案卷的順序號(hào)；件號(hào)為同一案卷內(nèi)文件的順序號(hào)。3.電子檔案編號(hào)在紙質(zhì)檔案編號(hào)基礎(chǔ)上，增加電子檔案標(biāo)識(shí)，以便于區(qū)分和管理。五、檔案保管與保護(hù)（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等條件良好的地點(diǎn)。2.庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、密集架等，并按照檔案類(lèi)別和編號(hào)順序進(jìn)行排列。3.庫(kù)房應(yīng)設(shè)置溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度控制在14℃24℃，相對(duì)濕度控制在45%60%。（二）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、股東會(huì)議記錄、營(yíng)業(yè)執(zhí)照等重要文件。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為15年至50年，如重要業(yè)務(wù)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表等。4.短期保管的檔案期限為5年以下，如一般性文件、臨時(shí)性報(bào)表等。（三）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性。3.做好檔案的防蟲(chóng)、防霉、防鼠等工作，定期投放防蟲(chóng)藥品，檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備。4.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理員、各部門(mén)兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀。3.鑒定過(guò)程中應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)書(shū)，詳細(xì)記錄鑒定情況和結(jié)果。（二）檔案銷(xiāo)毀1.經(jīng)鑒定需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.銷(xiāo)毀清冊(cè)需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息徹底消除。4.銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、檔案利用與借閱（一）檔案利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定。2.按需提供原則：根據(jù)利用部門(mén)的實(shí)際需求，提供必要的檔案資料。3.確保安全原則：在檔案利用過(guò)程中，確保檔案的安全，防止丟失、損壞和泄露。（二）檔案利用流程1.利用部門(mén)兼職檔案員填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、范圍、期限等信息，提交至檔案管理員。2.檔案管理員對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核，符合要求的予以辦理。3.檔案管理員根據(jù)利用需求，查找并提供相應(yīng)的檔案資料，辦理借閱登記手續(xù)。4.利用部門(mén)兼職檔案員在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理員進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。（三）檔案借閱規(guī)定1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、拆卷、涂改、復(fù)印或損毀檔案。3.借閱檔案必須在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)查閱，如需帶出庫(kù)房，應(yīng)經(jīng)檔案管理員批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.歸還檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用。2.提高檔案管理工作效率，降低管理成本，提升檔案服務(wù)水平。3.確保檔案信息的安全可靠，滿(mǎn)足公司信息化發(fā)展的需求。（二）檔案數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照規(guī)定的掃描格式和分辨率，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，生成電子圖像文件。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪糾偏、調(diào)整亮度對(duì)比度等處理，確保圖像清晰可讀。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的電子圖像文件與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.數(shù)據(jù)審核：對(duì)數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.檔案信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能。2.系統(tǒng)用戶(hù)應(yīng)按照權(quán)限進(jìn)行操作，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)程。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。4.做好檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組由公司領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理員及相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范。2.檔案管理工作質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性等。3.檔案信息化建設(shè)情況，包括檔案數(shù)字化進(jìn)度、信息系統(tǒng)運(yùn)行情況等。4.檔案管理人員的工作態(tài)度和業(yè)務(wù)能力。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，監(jiān)