PAGE檔案室管理制度上墻標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案室管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本檔案室管理制度上墻標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。本規(guī)范旨在明確檔案室管理的各項(xiàng)要求，使全體員工了解并遵守檔案管理相關(guān)規(guī)定，保障公司檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行。（二）適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為準(zhǔn)則。涵蓋公司各類文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料、人事檔案等所有具有保存價(jià)值的檔案資料的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集、整理公司在運(yùn)營(yíng)過程中產(chǎn)生的各類檔案，保證檔案資料的齊全、完整，避免重要信息缺失。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：依據(jù)國(guó)家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)規(guī)范，制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理流程和操作方法，確保檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、利用，提高工作效率，滿足公司各部門在日常工作和決策過程中對(duì)檔案資料的需求。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行情況。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案資料，包括檔案資料的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，確保檔案資料能夠快速、準(zhǔn)確地查詢和調(diào)閱。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和安全性。5.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，維護(hù)檔案庫房的環(huán)境條件，確保檔案資料的安全保存。6.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料（包括文件、合同、報(bào)表、技術(shù)資料等）的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案室。2.明確本部門兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)協(xié)助檔案室做好本部門檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔。3.在日常工作中，嚴(yán)格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范使用和保管檔案資料，不得擅自銷毀、涂改或轉(zhuǎn)借檔案。4.根據(jù)工作需要，及時(shí)向檔案室提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合檔案室做好檔案的歸還和使用登記工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，保守公司檔案機(jī)密。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)和技能，不斷提高檔案管理工作水平。3.負(fù)責(zé)檔案資料的日常收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。4.嚴(yán)格按照檔案管理流程進(jìn)行操作，對(duì)檔案的借閱、歸還、查閱等進(jìn)行詳細(xì)登記，做好檔案的安全防范工作。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)和清查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問題。6.積極參與檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，適應(yīng)公司檔案管理工作的發(fā)展需求。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司各類文件，包括上級(jí)文件、公司發(fā)文、部門文件、會(huì)議文件等。2.合同協(xié)議，涵蓋采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等各類業(yè)務(wù)合同。3.財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)檔案。4.技術(shù)資料，如產(chǎn)品研發(fā)資料、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖紙等。5.人事檔案，包括員工入職資料、勞動(dòng)合同、培訓(xùn)記錄、考核檔案、離職資料等。6.行政管理檔案，如公司證照、印章管理記錄、辦公設(shè)備檔案等。7.其他具有保存價(jià)值的資料，如市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照檔案收集范圍及時(shí)收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于重要文件和合同，應(yīng)在文件形成或合同簽訂后及時(shí)收集，避免遺漏或延誤。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰（如為電子文檔，應(yīng)格式規(guī)范、內(nèi)容完整），紙張質(zhì)量良好，簽字蓋章齊全。4.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步分類，確保同一類別的資料集中在一起，便于后續(xù)整理。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類?？煞譃辄h群工作類、行政管理類、經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人事管理類等一級(jí)類目，再根據(jù)實(shí)際情況在一級(jí)類目下細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目等。例如，行政管理類可細(xì)分為文件管理、會(huì)議管理、印章管理、證照管理等二級(jí)類目；文件管理可進(jìn)一步細(xì)分為上級(jí)文件、公司發(fā)文（按年份）、部門文件（按部門）等三級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字組合編碼的方式，以便于識(shí)別和管理。例如，可按照“年份+類目代碼+流水號(hào)”的格式進(jìn)行編號(hào)，如“2023XM001”，其中“2023”表示年份，“XM”表示項(xiàng)目管理類目的代碼，“001”表示該類目下的流水號(hào)。3.裝訂：對(duì)于紙張較多的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)注意整齊、牢固，避免文件散失或損壞。裝訂順序一般為封面、目錄、正文、封底，目錄應(yīng)與正文內(nèi)容對(duì)應(yīng)，便于查閱。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)（檔號(hào)）、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。通過編目，建立起檔案資料與檔號(hào)之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系，方便快速查找和調(diào)閱檔案。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)設(shè)施1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)符合安全、防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的存儲(chǔ)設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防磁柜、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等。3.檔案密集架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于檔案的存放和查找。檔案柜應(yīng)根據(jù)檔案類別進(jìn)行分類存放，標(biāo)識(shí)明確。（二）保管要求1.上架存放：檔案資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，確保排列有序，便于查找。不同保管期限、不同密級(jí)的檔案應(yīng)分開存放。2.溫濕度控制：檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫濕度環(huán)境，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。應(yīng)配備溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備，定期進(jìn)行監(jiān)測(cè)和記錄，發(fā)現(xiàn)溫濕度異常時(shí)及時(shí)采取調(diào)節(jié)措施。3.防火防盜：檔案庫房應(yīng)安裝防火門、防盜門窗和火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備等。嚴(yán)禁在檔案庫房?jī)?nèi)吸煙和使用明火，嚴(yán)禁存放易燃、易爆物品。檔案管理人員應(yīng)定期檢查消防設(shè)備的有效性，確保其正常運(yùn)行。4.防蟲防鼠：檔案庫房應(yīng)采取防蟲、防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害跡象時(shí)及時(shí)處理。5.防光防塵：檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾、遮光燈具等措施，避免光線直射檔案。同時(shí)，應(yīng)保持庫房清潔，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵對(duì)檔案造成損害。6.定期盤點(diǎn)：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，核對(duì)檔案數(shù)量、編號(hào)、保管期限等信息，確保檔案資料的準(zhǔn)確無誤。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或其他異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并查明原因，采取相應(yīng)的處理措施。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案室查閱。2.檔案室應(yīng)設(shè)立專門的查閱區(qū)域，為查閱人員提供必要的查閱設(shè)備和環(huán)境。查閱人員應(yīng)在查閱區(qū)域內(nèi)進(jìn)行查閱，不得將檔案資料帶出查閱區(qū)域。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。4.涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密及個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)公司授權(quán)，不得查閱。確因工作需要查閱的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]天，如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請(qǐng)，并說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)印檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理復(fù)印審批手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)在借閱期限屆滿前及時(shí)歸還檔案資料。如未能按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案室說明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案室將發(fā)出催還通知，如仍未歸還，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理，并追究借閱人員的責(zé)任。5.借閱檔案資料歸還時(shí)，檔案室管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和完好性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并要求借閱人員承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地、發(fā)展地看問題的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.根據(jù)檔案的形成時(shí)間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定檔案的鑒定結(jié)論。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和流程，審核鑒定結(jié)果，并提出檔案銷毀意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每一份檔案資料進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、完整性等情況，直接判斷其保存價(jià)值。2.分析比較法：將檔案資料與同類檔案或相關(guān)業(yè)務(wù)資料進(jìn)行分析比較，判斷其在業(yè)務(wù)活動(dòng)中的作用和重要性，從而確定其保存價(jià)值。3.效益評(píng)估法：從檔案對(duì)公司當(dāng)前和未來工作的利用效益、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益等方面進(jìn)行評(píng)估，綜合確定檔案的保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定，確無保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》?！稒n案銷毀清冊(cè)》應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限、銷毀原因等詳細(xì)信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案室負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀現(xiàn)場(chǎng)對(duì)銷毀過程進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔保管。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和優(yōu)化配置，為公司各部門提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等數(shù)字化處理，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)據(jù)錄入與審核：檔案管理人員按照檔案編目要求，將檔案的相關(guān)信息錄入檔案信息管理系統(tǒng)，并進(jìn)行審核，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.電子檔案存儲(chǔ)：將數(shù)字化后的電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)。4.檢索與利用：利用檔案信息管理系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案資料。公司員工可通過網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備，按照權(quán)限訪問和利用電子檔案。5.系統(tǒng)維護(hù)與更新：定期對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，根據(jù)公司檔案管理工作的發(fā)展需求，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)的實(shí)用性和易用性。（三）安全保障措施1.網(wǎng)絡(luò)安全：建立檔案信息管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.數(shù)據(jù)安全：對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在異地。設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制對(duì)電子檔案