PAGE縣級(jí)檔案館上墻制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣級(jí)檔案館的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本館實(shí)際，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于縣級(jí)檔案館全體工作人員及進(jìn)入檔案館查閱、利用檔案的各類人員。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)完整原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，維護(hù)歷史的真實(shí)性和客觀性。3.安全保密原則：加強(qiáng)檔案安全防護(hù)，嚴(yán)格保密制度，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為社會(huì)各界提供便捷、高效的檔案服務(wù)。二、檔案收集制度（一）收集范圍1.本縣行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織形成的具有保存價(jià)值的各種門(mén)類和載體的檔案：包括文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案等。2.與本縣政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等方面有關(guān)的歷史檔案、資料：如舊政權(quán)檔案、革命歷史檔案、名人檔案等。3.反映本縣重大活動(dòng)、重要事件、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案：確保這些具有重要?dú)v史意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的檔案得到及時(shí)收集和妥善保管。（二）收集要求1.明確歸檔責(zé)任：各立檔單位應(yīng)明確檔案管理部門(mén)和人員，負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理和移交工作。2.定期收集：立檔單位應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求，定期將應(yīng)歸檔的檔案整理齊全，向縣級(jí)檔案館移交。3.主動(dòng)收集：縣級(jí)檔案館工作人員應(yīng)主動(dòng)與各立檔單位溝通聯(lián)系，及時(shí)了解檔案形成情況，主動(dòng)收集重要檔案和資料。4.規(guī)范收集程序：檔案收集過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格按照檔案整理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，確保收集的檔案質(zhì)量。（三）特殊檔案收集1.重大活動(dòng)檔案收集：在本縣舉辦重大活動(dòng)期間，檔案館應(yīng)提前介入，指導(dǎo)活動(dòng)承辦單位做好檔案收集工作。活動(dòng)結(jié)束后，及時(shí)收集活動(dòng)中形成的各類文件、資料、照片、錄像等檔案，進(jìn)行集中整理和保管。2.突發(fā)事件檔案收集：對(duì)于本縣發(fā)生的突發(fā)事件，相關(guān)部門(mén)應(yīng)在事件處理過(guò)程中同步收集有關(guān)檔案資料，包括事件報(bào)告、現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻資料、調(diào)查處理文件等。事件結(jié)束后，及時(shí)將檔案移交縣級(jí)檔案館。3.民生檔案收集：加強(qiáng)對(duì)涉及民生領(lǐng)域檔案的收集，如婚姻登記檔案、社會(huì)保障檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、教育檔案等。通過(guò)與相關(guān)部門(mén)協(xié)調(diào)合作，拓寬民生檔案收集渠道，豐富館藏民生檔案資源。三、檔案整理制度（一）整理原則1.遵循文件材料形成規(guī)律：按照文件材料的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等特征，進(jìn)行科學(xué)分類和排列。2.保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系：確保同一事由、同一項(xiàng)目的文件材料集中在一起，便于查找和利用。3.便于保管和利用：整理后的檔案應(yīng)符合規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求，便于上架存放和提供查閱服務(wù)。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度機(jī)構(gòu)保管期限分類。即先將檔案按年度分開(kāi)，再在每個(gè)年度內(nèi)按機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，最后根據(jù)檔案的保管期限分為永久保存、長(zhǎng)期保存和短期保存。2.科技檔案：根據(jù)科技項(xiàng)目的性質(zhì)和特點(diǎn)，采用項(xiàng)目分類法或?qū)I(yè)分類法進(jìn)行分類。如工業(yè)企業(yè)的科技檔案可按產(chǎn)品、科研課題、工程項(xiàng)目等分類；農(nóng)業(yè)科技檔案可按種植、養(yǎng)殖項(xiàng)目等分類。3.人事檔案：按照干部人事檔案管理的有關(guān)規(guī)定，分為十大類，即履歷材料、自傳材料、鑒定考核材料、學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)材料、政審材料、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免等材料。4.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法，分為會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、其他會(huì)計(jì)資料等類別。（三）整理方法1.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時(shí)，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式，確保裝訂牢固、整齊。2.編頁(yè)號(hào)：對(duì)每一份檔案材料進(jìn)行編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫(xiě)在有文字的頁(yè)面正面的右上角，背面的左上角。3.編目：編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、保管期限、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目。目錄應(yīng)打印或抄寫(xiě)清晰、準(zhǔn)確，一式多份，分別用于館內(nèi)保管和提供利用。4.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)按照分類順序排列上架。在檔案盒上應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限等信息。四、檔案保管制度（一）庫(kù)房管理1.庫(kù)房建設(shè)：庫(kù)房應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)檔案保管的安全標(biāo)準(zhǔn)，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房面積應(yīng)根據(jù)館藏檔案數(shù)量和發(fā)展需求合理確定。2.溫濕度控制：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。定期監(jiān)測(cè)庫(kù)房溫濕度，做好記錄。3.清潔衛(wèi)生：保持庫(kù)房清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物等對(duì)檔案造成污染。4.安全防護(hù)設(shè)施：庫(kù)房應(yīng)配備消防器材、防盜報(bào)警裝置、防蟲(chóng)藥品投放設(shè)施等安全防護(hù)設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）檔案裝具1.檔案架：檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案架的規(guī)格應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，層數(shù)和列數(shù)應(yīng)根據(jù)庫(kù)房實(shí)際情況合理確定。2.檔案盒：檔案盒應(yīng)選用符合質(zhì)量要求的無(wú)酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案。檔案盒上應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、年度、保管期限等信息。3.卷皮：卷皮應(yīng)使用質(zhì)地良好、韌性較強(qiáng)的紙張制作，顏色應(yīng)符合檔案管理的要求。卷皮上應(yīng)填寫(xiě)案卷題名、年度、保管期限、起止日期、保管期限、密級(jí)等信息。（三）檔案保管期限1.永久保管：凡是反映本縣重大歷史事件、重要會(huì)議、重要人物、重要政策法規(guī)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。3.短期保管：對(duì)在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（四）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期清點(diǎn)：每年對(duì)館藏檔案進(jìn)行一次全面清點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，確保檔案賬實(shí)相符。2.定期檢查：定期對(duì)檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、安全性、字跡清晰度等。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.特殊情況檢查：在發(fā)生自然災(zāi)害、突發(fā)事件等特殊情況后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案安全。五、檔案利用制度（一）利用范圍1.為社會(huì)各界提供檔案查閱服務(wù)：包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、社會(huì)組織、個(gè)人等，查閱與自身工作、學(xué)習(xí)、生活等相關(guān)的檔案資料。2.開(kāi)展檔案編研工作：根據(jù)社會(huì)需求，對(duì)館藏檔案進(jìn)行整理、編輯、研究，形成各種專題資料、編研成果，為社會(huì)提供參考。3.參與歷史研究和文化建設(shè)：為歷史研究、文化傳承、愛(ài)國(guó)主義教育等提供檔案資料支持，發(fā)揮檔案的社會(huì)教育功能。（二）利用手續(xù)1.查閱登記：查閱檔案的單位或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.審批手續(xù)：查閱重要檔案或涉及機(jī)密檔案的，需經(jīng)縣級(jí)檔案館負(fù)責(zé)人審批同意后方可查閱。3.借閱手續(xù)：如需借閱檔案，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、歸還時(shí)間等要求，并簽訂借閱協(xié)議。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。（三）利用方式服務(wù)1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：提供檔案查閱場(chǎng)所，安排專人負(fù)責(zé)接待和服務(wù)，為查閱者提供檔案查閱服務(wù)。查閱者可在現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案原件或復(fù)印件。2.檔案復(fù)制：根據(jù)查閱者的需求，為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)使用符合質(zhì)量要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件清晰、完整。3.檔案咨詢：解答查閱者關(guān)于檔案內(nèi)容、保管情況、利用規(guī)定等方面的咨詢，提供相關(guān)信息和指導(dǎo)。4.檔案編研成果提供：向查閱者提供已編研出版的檔案資料和成果，滿足查閱者對(duì)檔案信息的多樣化需求。（四）利用限制1.保密限制：對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍和利用方式。2.特殊檔案利用限制：對(duì)珍貴檔案、易損檔案等，應(yīng)根據(jù)檔案的保護(hù)要求，限制查閱次數(shù)和利用方式，確保檔案安全。3.利用目的限制：查閱和利用檔案應(yīng)符合法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定的目的，不得用于非法活動(dòng)或損害國(guó)家利益、集體利益和他人合法權(quán)益。六、檔案鑒定制度（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由縣級(jí)檔案館負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干和相關(guān)專家組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)館藏檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和存毀。（二）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管價(jià)值等進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.歷史與現(xiàn)實(shí)結(jié)合原則：既要考慮檔案對(duì)歷史研究的價(jià)值，也要結(jié)合當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的需求，確定檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。3.集體鑒定原則：鑒定小組應(yīng)集體討論、共同決策，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和公正性。（三）鑒定內(nèi)容1.保管期限鑒定：根據(jù)檔案的重要程度、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，重新確定檔案的保管期限，對(duì)保管期限不當(dāng)?shù)臋n案進(jìn)行調(diào)整。2.存毀鑒定：對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。銷毀檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保檔案銷毀過(guò)程的安全和規(guī)范。（四）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員對(duì)館藏檔案進(jìn)行初步梳理，確定需要鑒定的檔案范圍。2.詳細(xì)審查：鑒定小組對(duì)篩選出的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，查閱檔案內(nèi)容，分析檔案價(jià)值。3.集體討論：鑒定小組召開(kāi)會(huì)議，對(duì)檔案的保管期限和存毀問(wèn)題進(jìn)行集體討論，形成鑒定意見(jiàn)。4.審批備案：鑒定意見(jiàn)經(jīng)縣級(jí)檔案館負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后，報(bào)上級(jí)檔案行政管理部門(mén)備案。對(duì)需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施銷毀。七、檔案統(tǒng)計(jì)制度（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括館藏檔案的全宗數(shù)量、案卷數(shù)量、文件數(shù)量等。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的分類、編目、裝訂等整理工作完成情況。3.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：記錄檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用次數(shù)，以及利用者的類別、利用目的等信息。4.檔案鑒定情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)鑒定檔案的數(shù)量、確定的保管期限、銷毀檔案的數(shù)量等。5.檔案庫(kù)房管理情況統(tǒng)計(jì)：如庫(kù)房溫濕度、安全檢查等情況的統(tǒng)計(jì)。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄。統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.定期統(tǒng)計(jì)報(bào)表：每月、每季度、每年根據(jù)統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)檔案行政管理部門(mén)和本館領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送。統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、分析合理。3.信息化統(tǒng)計(jì)：利用檔案管理軟件等信息化手段，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，提高統(tǒng)計(jì)工作效率和質(zhì)量。（三）統(tǒng)計(jì)分析1.數(shù)據(jù)分析：對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，為制定檔案管理工作計(jì)劃和決策提供依據(jù)。2.趨勢(shì)分析：通過(guò)對(duì)不同時(shí)期檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析，掌握檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，預(yù)測(cè)未來(lái)檔案管理工作的需求。3.效益分析：分析檔案利用情況和社會(huì)效益，評(píng)估檔案管理工作對(duì)社會(huì)發(fā)展的貢獻(xiàn)，為進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作提供參考。八、檔案保密制度（一）保密范圍1.國(guó)家機(jī)密檔案：涉及國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交等方面的機(jī)密信息的檔案。2.商業(yè)秘密檔案：企業(yè)、事業(yè)單位等在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的涉及商業(yè)秘密的檔案。3.個(gè)人隱私檔案：涉及個(gè)人身份信息、健康狀況、婚姻家庭等隱私內(nèi)容的檔案。（二）保密措施1.人員管理：加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育，簽訂保密承諾書(shū)，明確保密責(zé)任。檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案機(jī)密信息。2.庫(kù)房管理：庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門(mén)的保密區(qū)域，對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行單獨(dú)存放。庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。3.查閱利用管理：對(duì)機(jī)密檔案的查閱、利用應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限定查閱范圍和利用方式。查閱過(guò)程中，應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案安全。4.載體管理：對(duì)電子檔案、聲像檔案等特殊載體檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、備份等措施，防止信息泄露。對(duì)檔案復(fù)制件應(yīng)嚴(yán)格控制，確保其安全。（三）保密監(jiān)督檢查1.定期檢查：定期對(duì)檔案保密