PAGE技術(shù)文件及資料管理制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司技術(shù)文件及資料的管理，確保技術(shù)文件及資料的完整性、準確性、保密性和可追溯性，提高公司技術(shù)管理水平，保障公司技術(shù)創(chuàng)新和生產(chǎn)運營的順利進行。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與技術(shù)文件及資料相關(guān)的部門和人員，包括但不限于研發(fā)部門、工程部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量部門、銷售部門、采購部門等。（三）定義1.技術(shù)文件：指公司在產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、檢驗、售后等過程中形成的各類文件，包括但不限于產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標準、工藝文件、操作規(guī)程、檢驗規(guī)范、測試報告、技術(shù)協(xié)議等。2.技術(shù)資料：指與技術(shù)文件相關(guān)的各類資料，包括但不限于技術(shù)文檔、技術(shù)報告、技術(shù)方案、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交流資料、技術(shù)培訓(xùn)資料等。3.受控文件：指需要進行嚴格控制和管理的技術(shù)文件，包括但不限于產(chǎn)品圖紙、技術(shù)標準、工藝文件等，其修改、發(fā)放、使用等均需按照規(guī)定的程序進行審批和控制。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司技術(shù)文件及資料實行統(tǒng)一歸口管理，由公司技術(shù)管理部門負責制定管理制度、組織實施和監(jiān)督檢查。2.分級負責原則：各部門負責本部門技術(shù)文件及資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，并按照公司規(guī)定的程序進行審批和傳遞。3.規(guī)范標準原則：技術(shù)文件及資料的編制、審核、批準、發(fā)放、使用、修改、廢止等均需按照國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司內(nèi)部規(guī)定的程序進行，確保文件及資料的規(guī)范性和標準化。4.保密安全原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強技術(shù)文件及資料的保密管理，確保文件及資料的安全和保密。二、技術(shù)文件及資料的分類與編號（一）分類1.產(chǎn)品研發(fā)文件：包括產(chǎn)品立項報告、產(chǎn)品設(shè)計任務(wù)書、產(chǎn)品設(shè)計圖紙、產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格書、產(chǎn)品測試報告等。2.工藝文件：包括工藝流程圖、工藝卡片、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工裝夾具設(shè)計圖紙等。3.質(zhì)量文件：包括質(zhì)量手冊、質(zhì)量管理體系文件、質(zhì)量計劃、檢驗規(guī)范、質(zhì)量檢驗報告等。4.技術(shù)標準文件：包括國家標準、行業(yè)標準、企業(yè)標準、技術(shù)規(guī)范等。5.技術(shù)資料文件：包括技術(shù)文檔、技術(shù)報告、技術(shù)方案報告、技術(shù)總結(jié)、技術(shù)交流資料、技術(shù)培訓(xùn)資料等。（二）編號1.編號原則：技術(shù)文件及資料的編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、實用性、可擴展性的原則，確保編號的科學(xué)性和規(guī)范性。2.編號方法：采用分類編號法，即按照技術(shù)文件及資料的分類，分別賦予不同的編號段。編號由字母和數(shù)字組成，具體格式如下：產(chǎn)品研發(fā)文件：PY[年份][項目編號][版本號]工藝文件：GY[年份][工序編號][版本號]質(zhì)量文件：ZL[年份][文件類別編號][版本號]技術(shù)標準文件：JB[標準類別編號][標準編號][版本號]技術(shù)資料文件：ZL[年份][資料類別編號][版本號]3.示例：產(chǎn)品研發(fā)文件：PY202301V1.0，表示2023年立項的第01個產(chǎn)品研發(fā)項目的第1版文件。工藝文件：GY202302V2.0，表示2023年第02道工序的第2版工藝文件。質(zhì)量文件：ZL202303V3.0，表示2023年第03類質(zhì)量文件的第3版文件。技術(shù)標準文件：JB01GB/T12345V1.0，表示第01類技術(shù)標準文件中的國家標準GB/T12345的第1版文件。技術(shù)資料文件：ZL202304V4.0，表示2023年第04類技術(shù)資料文件的第4版文件。三、技術(shù)文件及資料的編制與審核（一）編制要求1.準確性：技術(shù)文件及資料的內(nèi)容應(yīng)準確無誤，數(shù)據(jù)可靠，符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司實際情況。2.完整性：技術(shù)文件及資料應(yīng)包含產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)、檢驗、售后等全過程所需的信息，確保文件及資料的完整性。3.規(guī)范性：技術(shù)文件及資料的編制應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司內(nèi)部規(guī)定的格式、字體、編號等要求，確保文件及資料的規(guī)范性。4.可操作性：技術(shù)文件及資料應(yīng)具有可操作性，能夠指導(dǎo)實際工作，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)效率。（二）審核流程1.部門初審：技術(shù)文件及資料編制完成后，由編制部門負責人進行初審，審核內(nèi)容包括文件及資料的準確性、完整性、規(guī)范性、可操作性等。初審合格后，提交至技術(shù)管理部門。2.技術(shù)管理部門審核：技術(shù)管理部門收到編制部門提交的技術(shù)文件及資料后，組織相關(guān)專業(yè)人員進行審核，審核內(nèi)容包括文件及資料是否符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司內(nèi)部規(guī)定，是否與其他相關(guān)文件及資料協(xié)調(diào)一致等。審核合格后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：分管領(lǐng)導(dǎo)收到技術(shù)管理部門提交的技術(shù)文件及資料后，進行審批，審批內(nèi)容包括文件及資料是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，是否需要進一步修改完善等。審批合格后，文件及資料方可發(fā)布實施。四、技術(shù)文件及資料的發(fā)放與使用（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：技術(shù)文件及資料應(yīng)根據(jù)實際工作需要進行發(fā)放，確保文件及資料能夠及時、準確地傳遞到使用人員手中。2.受控發(fā)放原則：對于受控文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行發(fā)放，確保文件的發(fā)放范圍和發(fā)放數(shù)量得到嚴格控制。3.登記備案原則：技術(shù)文件及資料的發(fā)放應(yīng)進行登記備案，記錄文件及資料的名稱、編號、發(fā)放時間、發(fā)放部門、發(fā)放數(shù)量、接收人員等信息，確保文件及資料的可追溯性。（二）發(fā)放流程1.申請：使用部門根據(jù)實際工作需要，填寫《技術(shù)文件及資料發(fā)放申請表》，注明文件及資料的名稱、編號、發(fā)放數(shù)量、使用目的等信息，提交至技術(shù)管理部門。2.審核：技術(shù)管理部門收到使用部門提交的《技術(shù)文件及資料發(fā)放申請表》后，進行審核，審核內(nèi)容包括申請文件及資料是否符合發(fā)放原則，是否需要進一步審批等。審核合格后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：分管領(lǐng)導(dǎo)收到技術(shù)管理部門提交的《技術(shù)文件及資料發(fā)放申請表》后，進行審批，審批內(nèi)容包括申請文件及資料是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，是否需要進一步修改完善等。審批合格后，技術(shù)管理部門按照規(guī)定的程序進行發(fā)放。4.發(fā)放：技術(shù)管理部門根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，將技術(shù)文件及資料發(fā)放至使用部門，并進行登記備案。使用部門收到技術(shù)文件及資料后，應(yīng)在《技術(shù)文件及資料發(fā)放登記表》上簽字確認。（三）使用要求1.妥善保管：使用人員應(yīng)妥善保管技術(shù)文件及資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、丟失等，確保文件及資料的完整性和保密性。2.正確使用：使用人員應(yīng)按照技術(shù)文件及資料的要求進行操作，不得擅自更改文件及資料的內(nèi)容，確保產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)安全。3.定期更新：技術(shù)文件及資料應(yīng)根據(jù)公司實際情況和國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化，及時進行更新，確保文件及資料的有效性和適用性。五、技術(shù)文件及資料的修改與廢止（一）修改原則1.必要性原則：技術(shù)文件及資料的修改應(yīng)基于實際工作需要，確保修改后的文件及資料能夠更好地指導(dǎo)實際工作。2.規(guī)范性原則：技術(shù)文件及資料的修改應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司內(nèi)部規(guī)定的程序，確保修改后的文件及資料的規(guī)范性。3.可追溯性原則：技術(shù)文件及資料的修改應(yīng)進行記錄，記錄修改的原因、內(nèi)容、時間、修改人員等信息，確保文件及資料的可追溯性。（二）修改流程1.提出申請：使用部門或相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件及資料存在問題或需要修改時，填寫《技術(shù)文件及資料修改申請表》，注明文件及資料的名稱、編號、修改原因、修改內(nèi)容等信息，提交至技術(shù)管理部門。2.審核：技術(shù)管理部門收到使用部門或相關(guān)人員提交的《技術(shù)文件及資料修改申請表》后，組織相關(guān)專業(yè)人員進行審核，審核內(nèi)容包括修改的必要性、可行性、規(guī)范性等。審核合格后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批：分管領(lǐng)導(dǎo)收到技術(shù)管理部門提交的《技術(shù)文件及資料修改申請表》后，進行審批，審批內(nèi)容包括修改是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，是否需要進一步論證等。審批合格后，技術(shù)管理部門按照規(guī)定的程序進行修改。4.修改：技術(shù)管理部門根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，組織相關(guān)人員對技術(shù)文件及資料進行修改，并對修改后的文件及資料進行審核和審批。修改后的文件及資料應(yīng)重新編號，并注明修改版本號。5.發(fā)放：技術(shù)管理部門將修改后的技術(shù)文件及資料發(fā)放至使用部門，并進行登記備案。使用部門收到修改后的技術(shù)文件及資料后，應(yīng)在《技術(shù)文件及資料發(fā)放登記表》上簽字確認。（三）廢止原則1.失效原則：技術(shù)文件及資料因國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準的變化或公司業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，不再適用時，應(yīng)予以廢止。2.替代原則：技術(shù)文件及資料因被新的文件及資料替代而不再適用時，應(yīng)予以廢止。3.保密原則：對于廢止的技術(shù)文件及資料，應(yīng)按照公司保密規(guī)定進行處理，確保文件及資料的保密性。（四）廢止流程1.提出申請：技術(shù)管理部門或相關(guān)人員發(fā)現(xiàn)技術(shù)文件及資料需要廢止時，填寫《技術(shù)文件及資料廢止申請表》，注明文件及資料的名稱、編號、廢止原因等信息，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批：分管領(lǐng)導(dǎo)收到技術(shù)管理部門或相關(guān)人員提交的《技術(shù)文件及資料廢止申請表》后，進行審批，審批內(nèi)容包括廢止是否符合公司發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，是否需要進一步論證等。審批合格后，技術(shù)管理部門按照規(guī)定的程序進行廢止。3.廢止：技術(shù)管理部門對廢止的技術(shù)文件及資料進行標識，并進行登記備案。對于受控文件，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀或存檔。六、技術(shù)文件及資料的歸檔與保管（一）歸檔原則1.完整性原則：技術(shù)文件及資料應(yīng)按照規(guī)定及時進行歸檔，確保文件及資料的完整性。2.規(guī)范性原則：技術(shù)文件及資料的歸檔應(yīng)符合國家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準和公司內(nèi)部規(guī)定的格式、編號、裝訂等要求，確保文件及資料的規(guī)范性。3.可追溯性原則：技術(shù)文件及資料的歸檔應(yīng)進行記錄，記錄文件及資料的名稱、編號、歸檔時間、歸檔人員等信息，確保文件及資料的可追溯性。（二）歸檔流程1.收集整理：各部門應(yīng)定期將本部門形成的技術(shù)文件及資料進行收集整理，確保文件及資料的完整性和準確性。2.審核：各部門將收集整理好的技術(shù)文件及資料提交至技術(shù)管理部門，技術(shù)管理部門組織相關(guān)專業(yè)人員進行審核，審核內(nèi)容包括文件及資料是否符合歸檔要求，是否需要進一步補充完善等。審核合格后，進行編號和裝訂。3.歸檔：技術(shù)管理部門將審核合格的技術(shù)文件及資料按照規(guī)定的分類和編號進行歸檔，并建立《技術(shù)文件及資料歸檔登記表》，記錄文件及資料的名稱、編號、歸檔時間、歸檔人員等信息。（三）保管要求1.存儲環(huán)境：技術(shù)文件及資料應(yīng)存放在干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環(huán)境中，確保文件及資料的安全和完整。2.存儲方式：技術(shù)文件及資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種方式進行存儲，紙質(zhì)文件應(yīng)進行分類裝訂，電子文件應(yīng)進行備份存儲，并建立相應(yīng)的索引和目錄，確保文件及資料的檢索和使用方便快捷。3.定期檢查：技術(shù)管理部門應(yīng)定期對技術(shù)文件及資料的存儲情況進行檢查，確保文件及資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進行處理。七、技術(shù)文件及資料的保密與安全（一）保密原則1.嚴格保密原則：公司全體員工應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強技術(shù)文件及資料的保密管理，確保文件及資料的安全和保密。2.限制接觸原則：技術(shù)文件及資料的接觸應(yīng)嚴格限制在授權(quán)范圍內(nèi)，未經(jīng)授權(quán)不得擅自查閱、復(fù)制、傳播、使用等。3.保密協(xié)議原則：對于涉及公司商業(yè)秘密的技術(shù)文件及資料，公司應(yīng)與相關(guān)人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務(wù)。（二）安全措施1.物理安全：技術(shù)文件及資料的存儲場所應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保文件及資料的物理安全。2.網(wǎng)絡(luò)安全：對于電子技術(shù)文件及資料，應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如設(shè)置防火墻、加密存儲、訪問控制等，確保文件及資料的網(wǎng)絡(luò)安全。3.人員安全