PAGE辦公室6t規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了提升辦公室管理水平，營造整潔、高效、有序的工作環(huán)境，確保各項(xiàng)工作的順利開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本辦公室6T規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有辦公室區(qū)域的工作人員及相關(guān)活動。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度合法有效。2.實(shí)用性原則：制度內(nèi)容貼合實(shí)際工作需求，具有可操作性。3.持續(xù)性原則：不斷完善和優(yōu)化制度，持續(xù)提升辦公室管理水平。二、辦公環(huán)境6T規(guī)范（一）整理（SEIRI）1.明確區(qū)分必要與不必要的物品，將不必要的物品清理出辦公室。例如，過期的文件、廢棄的辦公用品等。2.對必要物品進(jìn)行分類存放，如文件資料按照類別、年份等進(jìn)行歸檔；辦公用品按照用途分別放置在相應(yīng)的柜子或抽屜中。3.定期檢查物品使用頻率，對于長期不用的物品進(jìn)行再次評估，決定是否繼續(xù)保留。（二）整頓（SEITON）1.所有物品都應(yīng)定位放置，并有明確的標(biāo)識。例如，每個文件柜、抽屜、辦公用品存放區(qū)都應(yīng)有清晰的標(biāo)識牌，注明存放內(nèi)容。2.常用物品應(yīng)放置在易于取用的位置，減少尋找物品的時間浪費(fèi)。如常用的辦公文具應(yīng)放在辦公桌的顯眼位置，方便隨時使用。3.確保通道暢通無阻，不得在通道內(nèi)堆放任何物品。（三）清掃（SEISO）1.制定詳細(xì)的清掃責(zé)任區(qū)，明確各區(qū)域的清掃責(zé)任人。包括辦公桌面、地面、文件柜、門窗等所有辦公區(qū)域。2.規(guī)定清掃時間，如每日下班前進(jìn)行簡單清掃，每周進(jìn)行一次全面清掃。3.清掃過程中要注意清潔衛(wèi)生死角，如電腦主機(jī)、鍵盤下方、墻角等。4.定期對辦公設(shè)備進(jìn)行清潔維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行且外觀整潔。（四）清潔（SEIKETSU）1.將整理、整頓、清掃進(jìn)行到底，且維持其成果。2.建立監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對辦公環(huán)境進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)6T規(guī)范得到有效執(zhí)行。3.對于不符合規(guī)范的情況及時進(jìn)行整改，保持辦公環(huán)境始終處于良好狀態(tài)。（五）素養(yǎng)（SHITSUKE）1.加強(qiáng)員工6T規(guī)范培訓(xùn)，提高員工對6T管理的認(rèn)識和理解，使其自覺遵守制度。2.通過宣傳、激勵等方式，培養(yǎng)員工良好的工作習(xí)慣和職業(yè)素養(yǎng)，如愛護(hù)辦公環(huán)境、及時整理個人工作區(qū)域等。3.將6T規(guī)范執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對表現(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰和獎勵，對違反規(guī)定的員工進(jìn)行相應(yīng)處罰。（六）安全（SECURITY）1.確保辦公區(qū)域的消防安全，配備必要的消防器材，并定期檢查其有效性。2.加強(qiáng)電氣安全管理，規(guī)范電器使用，避免私拉亂接電線，防止電氣火災(zāi)事故發(fā)生。3.關(guān)注信息安全，采取必要的防護(hù)措施，保護(hù)公司機(jī)密文件和數(shù)據(jù)不被泄露。4.對辦公區(qū)域的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，消除安全隱患，確保員工工作安全。三、文件管理6T規(guī)范（一）文件分類與編號1.根據(jù)文件的性質(zhì)、用途等進(jìn)行詳細(xì)分類，如分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財務(wù)文件等。2.為每一類文件制定統(tǒng)一的編號規(guī)則，確保文件編號的唯一性和系統(tǒng)性。例如，行政文件編號為XZ[年份][流水號]，業(yè)務(wù)文件編號為YW[年份][部門代碼][流水號]等。（二）文件存儲1.設(shè)立專門的文件存儲區(qū)域，如文件柜、檔案室等，并按照分類順序進(jìn)行存放。2.對于電子文件，應(yīng)建立規(guī)范的文件夾結(jié)構(gòu)，進(jìn)行分類存儲，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）文件借閱與歸還1.制定文件借閱流程，員工如需借閱文件，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息。2.經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱文件。借閱人應(yīng)妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、傳播。3.文件借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時歸還文件，管理人員要進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件完整無損。（四）文件銷毀1.定期清理過期、無用的文件，對于需要銷毀的文件，應(yīng)填寫銷毀申請表，經(jīng)審批后進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件信息無法恢復(fù)。3.對文件銷毀過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、文件名稱、數(shù)量等信息。（五）文件保密1.明確文件保密級別，如絕密、機(jī)密、秘密等，并針對不同保密級別的文件采取相應(yīng)的保密措施。2.限制文件的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的文件。3.加強(qiáng)對涉及公司機(jī)密文件的人員管理，簽訂保密協(xié)議，防止文件泄露。四、辦公用品管理6T規(guī)范（一）采購與庫存管理1.根據(jù)辦公用品的使用情況和需求預(yù)測，制定合理的采購計(jì)劃。2.選擇合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商評估機(jī)制，確保所采購的辦公用品質(zhì)量可靠、價格合理。3.設(shè)立辦公用品庫存臺賬，詳細(xì)記錄辦公用品的采購、入庫、領(lǐng)用、庫存數(shù)量等信息。4.定期對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，核對賬實(shí)是否相符，及時發(fā)現(xiàn)和處理庫存積壓、短缺等問題。（二）領(lǐng)用與發(fā)放1.員工領(lǐng)用辦公用品應(yīng)填寫領(lǐng)用申請表，注明領(lǐng)用物品名稱、數(shù)量、用途等。2.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到指定地點(diǎn)領(lǐng)取辦公用品。3.對于限量使用的辦公用品，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的數(shù)量發(fā)放。（三）節(jié)約與回收1.倡導(dǎo)員工節(jié)約使用辦公用品，如雙面打印、減少一次性用品的使用等。2.對可回收利用的辦公用品，如紙張、墨盒、硒鼓等，進(jìn)行集中回收處理，降低辦公成本。（四）設(shè)備管理1.對辦公設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一登記管理，建立設(shè)備檔案，記錄設(shè)備的型號、購置時間、維修保養(yǎng)情況等信息。2.制定設(shè)備操作規(guī)程，員工應(yīng)按照操作規(guī)程正確使用設(shè)備，避免因操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞。3.定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，延長設(shè)備使用壽命。4.設(shè)備出現(xiàn)故障時，應(yīng)及時報修，并做好維修記錄。對于無法修復(fù)或已達(dá)到報廢年限的設(shè)備，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行報廢處理。五、會議管理6T規(guī)范（一）會議計(jì)劃1.根據(jù)公司工作安排和需求，制定年度、季度、月度會議計(jì)劃，明確會議的主題、時間、地點(diǎn)、參會人員等信息。2.提前向參會人員發(fā)送會議通知，確保參會人員有足夠的時間準(zhǔn)備相關(guān)資料。（二）會議組織1.布置合適的會議場地，確保會議設(shè)備正常運(yùn)行，如投影儀、音響、麥克風(fēng)等。2.安排專人負(fù)責(zé)會議簽到、會議記錄等工作，確保會議有序進(jìn)行。（三）會議紀(jì)律1.要求參會人員按時到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退。2.會議期間應(yīng)保持安靜，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得隨意走動、交談，以免影響會議秩序。（四）會議記錄與紀(jì)要1.會議記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論的要點(diǎn)、決策事項(xiàng)、下一步工作安排等。2.會議結(jié)束后及時整理會議紀(jì)要，經(jīng)會議主持人審核后，發(fā)送給參會人員及相關(guān)部門。3.會議紀(jì)要應(yīng)明確責(zé)任人和時間節(jié)點(diǎn)，確保會議決策事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（五）會議后續(xù)跟進(jìn)1.相關(guān)責(zé)任人按照會議紀(jì)要的要求，及時開展工作，并定期向會議主持人匯報工作進(jìn)展情況。2.對會議決策事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保各項(xiàng)工作按計(jì)劃推進(jìn)。六、人員行為規(guī)范6T規(guī)范（一）著裝規(guī)范1.明確公司的著裝要求，如工作日應(yīng)穿著正裝，保持整潔得體。2.不得穿著拖鞋、短褲、奇裝異服等進(jìn)入辦公區(qū)域。（二）言行舉止1.倡導(dǎo)文明用語，禮貌待人，尊重他人，不得使用粗俗、侮辱性語言。2.保持良好的坐姿、站姿和走姿，不得在辦公區(qū)域內(nèi)大聲喧嘩、打鬧。（三）工作態(tài)度1.要求員工具備敬業(yè)精神，認(rèn)真履行工作職責(zé)，按時、高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。2.積極主動地解決工作中遇到的問題，不得推諉扯皮。（四）團(tuán)隊(duì)協(xié)作1.強(qiáng)調(diào)團(tuán)隊(duì)合作的重要性，鼓勵員工之間相互支持、相互配合。2.定期組織團(tuán)隊(duì)活動，增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)凝聚力和員工之間的溝通交流。（五）職業(yè)素養(yǎng)1.培養(yǎng)員工的