PAGE會議室掛墻制度規(guī)范要求一、總則1.目的為了加強公司會議室的管理，規(guī)范會議室的使用行為，提高會議室的使用效率，確保會議的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有會議室的使用管理。3.基本原則會議室使用遵循“誰使用，誰負責(zé)”的原則，確保會議室的整潔、設(shè)備完好及安全。優(yōu)先保障公司重要會議、業(yè)務(wù)洽談及培訓(xùn)等活動的使用需求。提倡節(jié)儉、高效使用會議室資源，避免浪費。二、會議室使用管理1.預(yù)約流程使用部門或個人需提前[X]個工作日通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)填寫會議室預(yù)約申請表，詳細說明會議主題、時間、預(yù)計時長、參會人數(shù)等信息。申請表提交后，由行政部門進行審核。審核通過后，預(yù)約成功，預(yù)約人將收到確認(rèn)信息。若遇特殊情況需臨時使用會議室，應(yīng)盡量提前[X]小時向行政部門提出申請，經(jīng)同意后方可使用。2.使用權(quán)限公司高層領(lǐng)導(dǎo)及各部門負責(zé)人有權(quán)根據(jù)工作需要隨時預(yù)約會議室。其他員工需在確保不影響正常工作及重要會議的前提下，按照預(yù)約流程使用會議室。外部單位來訪如需使用會議室，需由對口接待部門提前向行政部門報備，并按照公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。3.使用變更與取消如需變更會議時間、參會人數(shù)等信息，預(yù)約人應(yīng)至少提前[X]小時在辦公系統(tǒng)中修改預(yù)約申請，并通知行政部門。若取消預(yù)約，預(yù)約人應(yīng)提前[X]小時在辦公系統(tǒng)中操作，并說明取消原因。如因未提前取消導(dǎo)致會議室閑置浪費，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。三、會議室使用規(guī)范1.使用前準(zhǔn)備預(yù)約人應(yīng)在會議開始前[X]分鐘到達會議室，做好會議準(zhǔn)備工作，如擺放資料、調(diào)試設(shè)備等。提前檢查會議室的衛(wèi)生情況，如桌面、地面、座椅等是否干凈整潔，如有問題及時通知行政部門安排清潔。確保會議室的照明、空調(diào)、音響、投影儀等設(shè)備正常運行，如有故障及時報修。2.會議期間要求參會人員應(yīng)按時進入會議室，遵守會議紀(jì)律，將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議期間隨意走動、大聲喧嘩或接聽電話。愛護會議室的設(shè)施設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞或帶走會議室的物品。如需使用會議室的特殊設(shè)備或工具，應(yīng)提前向行政部門申請。會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)將座椅擺放整齊，帶走個人物品，保持會議室整潔。使用部門或個人應(yīng)負責(zé)清理會議產(chǎn)生的垃圾，如文件紙張、飲料瓶等，確保會議室環(huán)境干凈。3.使用后清理會議結(jié)束后，使用人應(yīng)及時關(guān)閉會議室的照明、空調(diào)、音響、投影儀等設(shè)備，并關(guān)閉門窗。對會議室進行全面清理，檢查設(shè)備是否完好，如有損壞及時向行政部門報告。將會議使用的資料整理好，如需留存應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定妥善保存，如需丟棄應(yīng)放入指定垃圾桶，不得隨意丟棄在會議室。四、會議室設(shè)備管理1.設(shè)備清單及維護責(zé)任行政部門負責(zé)建立會議室設(shè)備清單，詳細記錄每間會議室的設(shè)備名稱、型號、數(shù)量、購置時間等信息。對于會議室的照明、空調(diào)、音響、投影儀等設(shè)備，由行政部門指定專人負責(zé)定期維護和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行。設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)及時通知行政部門，行政部門應(yīng)安排專業(yè)維修人員進行維修，并記錄維修情況。2.設(shè)備使用培訓(xùn)行政部門應(yīng)定期組織會議室設(shè)備使用培訓(xùn)，向員工介紹設(shè)備的基本操作方法和注意事項，提高員工的設(shè)備使用技能。對于新入職員工或不熟悉設(shè)備操作的員工，行政部門應(yīng)在其首次使用會議室前進行一對一的培訓(xùn)指導(dǎo)。3.設(shè)備更新與報廢根據(jù)公司發(fā)展需求和設(shè)備使用情況，行政部門應(yīng)適時提出會議室設(shè)備更新計劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進行采購。對于已損壞且無法修復(fù)或已達到報廢年限的設(shè)備，行政部門應(yīng)按照公司固定資產(chǎn)管理規(guī)定辦理報廢手續(xù)，并及時更新設(shè)備。五、會議室安全管理1.消防安全會議室應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并確保消防器材完好有效。嚴(yán)禁在會議室吸煙及使用明火，不得在會議室堆放易燃、易爆物品。定期組織會議室消防安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保會議室消防安全。2.用電安全會議室的用電設(shè)備應(yīng)符合安全標(biāo)準(zhǔn)要求，不得私拉亂接電線，不得超負荷使用電器設(shè)備。使用電器設(shè)備時，應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程進行操作，避免因操作不當(dāng)引發(fā)安全事故。離開會議室時，應(yīng)關(guān)閉所有電器設(shè)備電源，防止發(fā)生電氣火災(zāi)。3.人員安全會議室的門窗應(yīng)保持完好，能夠正常開關(guān)和鎖閉，防止無關(guān)人員進入。在會議室舉辦大型活動或人員較多時，應(yīng)合理安排座位，確保人員疏散通道暢通，避免發(fā)生擁擠踩踏事故。加強對會議室的安全巡查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時處理，確保人員安全。六、會議室衛(wèi)生管理1.日常清潔標(biāo)準(zhǔn)會議室桌面應(yīng)保持清潔，無灰塵、雜物，文件資料擺放整齊。地面應(yīng)干凈整潔，無污漬、水漬，定期進行清掃和拖地。座椅、沙發(fā)等應(yīng)擺放整齊，表面無灰塵、污漬，定期進行擦拭。會議室的門窗、玻璃應(yīng)保持明亮干凈，定期進行清潔。2.定期消毒要求行政部門應(yīng)安排專人定期對會議室進行消毒，特別是在流感高發(fā)季節(jié)、傳染病流行期間等，增加消毒頻次。消毒應(yīng)使用符合衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)的消毒劑，按照正確的消毒方法進行操作，確保消毒效果。消毒后應(yīng)做好記錄，記錄消毒時間、消毒人員、消毒劑名稱等信息。七、違規(guī)處理1.違規(guī)行為界定未按預(yù)約流程使用會議室，擅自占用會議室或更改預(yù)約信息。在會議室吸煙或使用明火，違反消防安全規(guī)定。損壞會議室設(shè)施設(shè)備，未及時報告或故意隱瞞。未遵守會議紀(jì)律，在會議期間隨意走動、大聲喧嘩或接聽電話，影響會議正常進行。會議結(jié)束后未清理會議室，留下垃圾或未關(guān)閉設(shè)備電源。2.處理措施對于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的行為，給予口頭警告，并要求立即整改。對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟處罰，處罰金額為[X]元至[X]元不等。因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟損失的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。對于嚴(yán)重違反會議