PAGE工程詢價文件答疑制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范工程詢價文件答疑工作，確保詢價活動的公平、公正、公開，提高詢價效率，保證工程質量，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及工程詢價文件的項目，包括但不限于建筑工程、市政工程、安裝工程等各類工程項目的詢價活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準規(guī)范，確保答疑工作合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有參與詢價的供應商，提供平等的答疑機會，保證答疑過程和結果的公正性。3.及時準確原則：在規(guī)定時間內(nèi)準確回復供應商的疑問，確保供應商能夠及時獲取清晰明確的信息。4.保密性原則：對涉及商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息嚴格保密，不得泄露給無關人員。二、詢價文件答疑的組織與職責（一）詢價小組1.詢價小組由公司/組織內(nèi)相關專業(yè)人員組成，負責對詢價文件進行審核、答疑等工作。2.職責包括：對詢價文件的完整性、準確性、合理性進行審查。收集、整理供應商提出的疑問，并進行分析研究。組織召開答疑會議，對供應商的疑問進行統(tǒng)一解答。根據(jù)答疑情況，對詢價文件進行必要的修改和補充。（二）采購部門1.采購部門負責詢價活動的組織協(xié)調(diào)工作，包括發(fā)布詢價文件、接收供應商的疑問等。2.職責包括：按照規(guī)定的程序和時間要求，及時發(fā)布詢價文件。對供應商提交的疑問進行初步篩選和整理，并及時提交給詢價小組。協(xié)助詢價小組組織答疑會議，負責會議的通知、記錄等工作。跟蹤詢價文件答疑后的執(zhí)行情況，確保采購活動順利進行。（三）技術部門1.技術部門為詢價文件答疑提供技術支持，協(xié)助解決與技術相關的疑問。2.職責包括：對詢價文件中涉及的技術要求、技術標準等進行解釋和說明。針對供應商提出的技術疑問，提供專業(yè)的技術解答和建議。參與答疑會議，從技術角度對供應商的疑問進行分析和判斷。（四）法務部門1.法務部門負責對詢價文件答疑過程中的法律問題進行審查和指導。2.職責包括：審核詢價文件答疑的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的要求。對答疑過程中涉及的合同條款、法律責任等問題提供法律意見。協(xié)助處理可能出現(xiàn)的法律糾紛，確保詢價活動合法合規(guī)。三、詢價文件答疑的流程（一）疑問提交1.供應商應在規(guī)定的時間內(nèi)，以書面形式（加蓋公章）向采購部門提交對詢價文件的疑問。疑問應明確指出問題所在，并提供相關的依據(jù)和說明。2.采購部門在收到供應商的疑問后，應進行詳細記錄，并對疑問進行初步審核。對于符合要求的疑問，應及時整理并提交給詢價小組。（二）疑問受理1.詢價小組在收到采購部門提交的疑問后，應及時進行受理。對疑問進行分類整理，確定疑問的性質和涉及的專業(yè)領域。2.對于一般性疑問，詢價小組可直接進行解答；對于較為復雜或涉及多個專業(yè)領域的疑問，詢價小組應組織相關人員進行討論研究。（三）答疑準備1.詢價小組根據(jù)疑問的情況，制定答疑方案。明確答疑的方式（如書面答復、召開答疑會議等）、時間安排、參與人員等。2.對于需要召開答疑會議的，詢價小組應提前準備好會議資料，包括疑問匯總表、相關文件資料等。同時，確定會議的議程和主持人。（四）答疑實施1.書面答復：對于一般性疑問，詢價小組應在規(guī)定的時間內(nèi)以書面形式回復供應商。書面答復應明確、具體，具有針對性，能夠有效解決供應商的疑問。2.答疑會議：對于較為復雜或涉及多個供應商的疑問，詢價小組應組織召開答疑會議。會議應提前通知所有參與詢價的供應商，明確會議的時間、地點、議程等。會議由主持人主持，首先由詢價小組對疑問進行統(tǒng)一解答。解答過程中，應確保語言清晰、準確，避免產(chǎn)生歧義。供應商在會議中有疑問或不同意見的，可以當場提出，詢價小組應進行耐心解答和溝通。會議應做好記錄，記錄內(nèi)容包括會議時間、地點、參與人員、疑問解答情況等。（五）答疑文件的發(fā)布1.詢價小組對供應商的疑問進行解答后，應形成答疑文件。答疑文件應包括疑問匯總、解答內(nèi)容等。2.答疑文件應在規(guī)定的時間內(nèi)發(fā)布給所有參與詢價的供應商。發(fā)布方式可以是在公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站公布、以書面形式發(fā)放等。（六）詢價文件的修改與補充1.根據(jù)答疑情況，如需要對詢價文件進行修改和補充的，詢價小組應及時提出修改意見。修改意見應明確修改的內(nèi)容、原因以及對詢價文件其他條款的影響。2.采購部門負責對詢價文件進行修改和補充，并按照規(guī)定的程序重新發(fā)布修改后的詢價文件。同時，應通知所有參與詢價的供應商，確保供應商能夠及時獲取最新的詢價文件。四、詢價文件答疑的時間要求（一）疑問提交時間供應商應在詢價文件規(guī)定的疑問提交截止時間前提交疑問。疑問提交截止時間應在詢價文件中明確規(guī)定，一般不少于[X]個工作日。（二）疑問受理時間詢價小組應在收到采購部門提交的疑問后[X]個工作日內(nèi)進行受理，并確定答疑方式和時間安排。（三）答疑時間1.書面答復時間：對于一般性疑問，詢價小組應在[X]個工作日內(nèi)以書面形式回復供應商。2.答疑會議時間：對于需要召開答疑會議的，詢價小組應在確定答疑會議時間后，提前[X]個工作日通知供應商。答疑會議應在通知發(fā)出后的[X]個工作日內(nèi)召開。（四）答疑文件發(fā)布時間詢價小組應在答疑會議結束后[X]個工作日內(nèi)發(fā)布答疑文件。（五）詢價文件修改與補充時間詢價小組提出的詢價文件修改意見，采購部門應在[X]個工作日內(nèi)完成修改和補充，并重新發(fā)布詢價文件。五、詢價文件答疑的記錄與存檔（一）記錄要求1.采購部門應做好供應商疑問提交的記錄，記錄內(nèi)容包括疑問提交時間、供應商名稱、疑問內(nèi)容等。2.詢價小組在答疑過程中應做好記錄，記錄內(nèi)容包括疑問受理情況、答疑方式、答疑會議記錄（包括會議時間、地點、參與人員、疑問解答情況等）、答疑文件等。記錄應真實、準確、完整，能夠反映詢價文件答疑的全過程。（二）存檔要求1.詢價文件答疑的相關記錄和文件應進行分類整理，建立專門的檔案進行存檔。檔案應包括紙質檔案和電子檔案，確保檔案的安全性和完整性。2.檔案保存期限應按照公司/組織的相關規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。在保存期限內(nèi)，檔案應妥善保管，便于查閱和追溯。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部應建立健全詢價文件答疑工作的監(jiān)督機制，定期對詢價文件答疑工作進行檢查。檢查內(nèi)容包括答疑程序是否合規(guī)、答疑時間是否符合要求、答疑記錄是否完整等。2.對于發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。確保詢價文件答疑工作規(guī)范、有序進行。（二）供應商監(jiān)督1.供應商有權對詢價文件答疑過程進行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)答疑過程存在不公平、不公正等問題，供應商可以向公司/組織提出投訴。2.公司/組織應認真對待供應商的投訴，及時進行調(diào)查處理。對于投訴屬實的，應依法依規(guī)進行整改，并將處理結果反饋給供應商。七、違規(guī)處理（一）對供應商的違規(guī)處理1.供應商在詢價文件答疑過程中如有違反法律法規(guī)、行業(yè)標準或本制度規(guī)范的行為，如惡意提出疑問、干擾答疑工作正常進行等，公司/組織有權取消其參與詢價的資格，并依法追究其法律責任。2.對于因供應商違規(guī)行為給公司/組織造成損失的，供應商應承擔相應的賠償責任。（二）對公司/組織內(nèi)部人員的違規(guī)處理1.公司/組織內(nèi)部人員在詢價文件答疑過程中如有違反法律法規(guī)、行業(yè)標準或本制度規(guī)范的行為，如泄露商業(yè)秘密、與供應商串通謀取私利等，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應的紀律處分，包括警告