PAGE檔案管理制度及規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門(mén)及全體員工在工作中形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改檔案信息。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞和泄密。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管。4.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力支持。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)全面統(tǒng)籌和管理公司/組織的檔案工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度及相關(guān)規(guī)范要求，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)各部門(mén)對(duì)工作中形成的各類(lèi)檔案進(jìn)行收集、整理，確保檔案的齊全、完整。3.檔案分類(lèi)與編號(hào)按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容特點(diǎn)等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，并為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，便于檔案的管理和查找。4.檔案存儲(chǔ)與保管建立安全、適宜的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。5.檔案查閱與利用負(fù)責(zé)辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，根據(jù)規(guī)定提供檔案利用服務(wù)，對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。6.檔案鑒定與銷(xiāo)毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理工作，建立檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與指導(dǎo)組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織全體員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，指導(dǎo)各部門(mén)做好檔案管理工作。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案類(lèi)包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度，行政會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，人事檔案，資質(zhì)證書(shū)，榮譽(yù)證書(shū)等。2.財(cái)務(wù)檔案類(lèi)涵蓋會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、資金管理文件等。3.業(yè)務(wù)檔案類(lèi)根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)檔案包括銷(xiāo)售合同、客戶資料、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等；采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案包括采購(gòu)訂單、供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同等；生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案包括生產(chǎn)計(jì)劃、工藝流程、產(chǎn)品質(zhì)量記錄等。4.項(xiàng)目檔案類(lèi)針對(duì)公司/組織開(kāi)展的各類(lèi)項(xiàng)目，收集整理項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等項(xiàng)目全過(guò)程資料。5.技術(shù)檔案類(lèi)包含公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)利文件、技術(shù)圖紙、技術(shù)改造記錄等。6.合同檔案類(lèi)集中管理公司/組織簽訂的各類(lèi)合同，包括買(mǎi)賣(mài)合同、租賃合同、服務(wù)合同、合作協(xié)議等。7.其他檔案類(lèi)除上述各類(lèi)檔案外，其他具有保存價(jià)值的文件、資料，如重要的往來(lái)信函、會(huì)議記錄、活動(dòng)資料等。（二）檔案編號(hào)檔案編號(hào)采用“分類(lèi)號(hào)年度號(hào)流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.分類(lèi)號(hào)按照檔案分類(lèi)類(lèi)別，為每一類(lèi)檔案設(shè)定相應(yīng)的代碼，如行政檔案類(lèi)為“XZ”，財(cái)務(wù)檔案類(lèi)為“CW”等。2.年度號(hào)采用公元紀(jì)年，以四位數(shù)字表示檔案形成的年份，如“2023”。3.流水號(hào)每一類(lèi)檔案按照形成時(shí)間順序依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始遞增。例如，一份2023年形成的行政檔案中的公司章程，其編號(hào)為“XZ2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保工作中形成的各類(lèi)文件、資料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄像等各種載體形式。3.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。（二）整理要求1.分類(lèi)整理按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)，將同一類(lèi)別的檔案集中在一起。2.裝訂成冊(cè)對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊(cè)，保持文件的整齊、牢固。3.編目編號(hào)編制檔案目錄，注明檔案的編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，并按照編號(hào)順序排列檔案。4.數(shù)字化處理對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。五、檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.庫(kù)房溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案架應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找，檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰。（二）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、借閱、歸還等情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)清查。2.對(duì)重要檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，如異地存儲(chǔ)或電子備份等，防止檔案因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因丟失。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施進(jìn)行處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)做好登記。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請(qǐng)人應(yīng)經(jīng)公司/組織保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門(mén)指定地點(diǎn)查閱，查閱過(guò)程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。3.外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案，需持有合法有效的證明文件，并經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人陪同查閱，查閱范圍和方式應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)意見(jiàn)執(zhí)行。（二）利用方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)人的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。對(duì)于提供復(fù)印件的檔案，應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)印章，注明“與原件核對(duì)無(wú)誤”字樣。2.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)同意。3.檔案查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。（三）利用登記檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案查閱、利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門(mén)、查閱目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、查閱方式、歸還日期等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)專(zhuān)家及財(cái)務(wù)人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.重要性標(biāo)準(zhǔn)對(duì)公司/組織的發(fā)展、決策、經(jīng)營(yíng)等具有重要影響的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存。2.時(shí)效性標(biāo)準(zhǔn)超過(guò)規(guī)定保存期限，且已失去利用價(jià)值的檔案，可以考慮銷(xiāo)毀。3.完整性標(biāo)準(zhǔn)對(duì)反映公司/組織某一階段或某一業(yè)務(wù)活動(dòng)全貌的檔案，應(yīng)保持其完整性，不得隨意銷(xiāo)毀其中部分內(nèi)容。（四）銷(xiāo)毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，注明檔案名稱(chēng)、編號(hào)、日期、來(lái)源、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施銷(xiāo)毀工作。3.銷(xiāo)毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案從收集、整理、存儲(chǔ)、查閱到銷(xiāo)毀全過(guò)程的信息化管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入與存儲(chǔ)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，將檔案數(shù)字化存儲(chǔ)到系統(tǒng)中。2.檢索查詢(xún)提供靈活多樣的檢索方式，如按檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶角色和權(quán)限，嚴(yán)格控制檔案的查閱、修改、刪除等操作，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案利用情況、檔案類(lèi)別分布等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類(lèi)報(bào)表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.備份與恢復(fù)定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）數(shù)據(jù)安全管理1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，確保數(shù)