PAGE業(yè)務供應商作業(yè)規(guī)范制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司業(yè)務供應商的作業(yè)流程，確保供應商提供的產(chǎn)品和服務符合公司要求，保障公司業(yè)務的順利開展，維護公司與供應商之間的良好合作關(guān)系，同時遵守相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準。2.適用范圍本制度適用于公司所有與業(yè)務供應商相關(guān)的活動，包括供應商的選擇、評估、采購、合作、監(jiān)督及終止合作等環(huán)節(jié)。3.基本原則合法合規(guī)原則：供應商作業(yè)必須嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保所有活動合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：始終將供應商提供產(chǎn)品和服務的質(zhì)量放在首位，以滿足公司業(yè)務需求和客戶要求。公平公正原則：在供應商選擇、評估、合作等過程中，秉持公平公正的態(tài)度，確保所有供應商享有平等的機會。合作共贏原則：與供應商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同促進業(yè)務發(fā)展，實現(xiàn)雙方利益最大化。二、供應商選擇與評估1.供應商選擇標準資質(zhì)信譽：供應商應具備合法有效的營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證等相關(guān)資質(zhì)證書，具有良好的商業(yè)信譽，無不良經(jīng)營記錄。生產(chǎn)能力：具備與公司業(yè)務需求相匹配的生產(chǎn)設備、技術(shù)工藝和生產(chǎn)規(guī)模，能夠按時、按量提供符合質(zhì)量要求的產(chǎn)品。質(zhì)量保證：擁有完善的質(zhì)量管理體系，能夠提供產(chǎn)品質(zhì)量合格證明文件，具備有效的質(zhì)量控制措施和檢測手段。價格合理：在保證產(chǎn)品質(zhì)量和服務水平的前提下，價格具有競爭力，符合公司成本控制要求。服務能力：能夠提供及時、高效的售前、售中、售后服務，包括產(chǎn)品咨詢、訂單處理、物流配送、安裝調(diào)試、維修保養(yǎng)等。2.供應商信息收集市場調(diào)研：采購部門定期進行市場調(diào)研，收集潛在供應商的相關(guān)信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品或服務特點等。供應商推薦：公司內(nèi)部各部門可根據(jù)業(yè)務需求，推薦符合條件的供應商。推薦時需提供供應商詳細信息及推薦理由。網(wǎng)絡搜索：利用互聯(lián)網(wǎng)等渠道，搜索相關(guān)行業(yè)供應商信息，篩選出有合作潛力的供應商。3.供應商初步篩選資料審核：采購部門對收集到的供應商信息進行初步審核，核實供應商的基本資質(zhì)、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力等情況，剔除不符合基本要求的供應商。實地考察：對于重要供應商或初次合作的供應商，采購部門應組織相關(guān)人員進行實地考察?？疾靸?nèi)容包括供應商的生產(chǎn)現(xiàn)場、質(zhì)量管理體系、倉儲物流等情況，評估其實際生產(chǎn)能力和管理水平。4.供應商評估評估指標設定：根據(jù)供應商選擇標準，設定評估指標體系，包括資質(zhì)信譽、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證、價格水平、服務能力等方面的具體指標，并確定各指標的權(quán)重。評估方法選擇：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，如問卷調(diào)查、實地考察、數(shù)據(jù)分析、樣品檢測、客戶反饋等，對供應商進行全面評估。定期評估：采購部門定期（每年至少一次）對現(xiàn)有供應商進行評估，根據(jù)評估結(jié)果對供應商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應商、合格供應商、待改進供應商和不合格供應商。動態(tài)評估：在合作過程中，如發(fā)現(xiàn)供應商存在重大質(zhì)量問題、交貨延遲、服務不到位等情況，采購部門應及時進行動態(tài)評估，調(diào)整供應商分類。三、采購作業(yè)流程1.采購需求確定業(yè)務部門提出需求：公司各業(yè)務部門根據(jù)業(yè)務發(fā)展需要，提前向采購部門提交采購需求申請，明確采購產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時間等詳細信息。需求審核：采購部門對業(yè)務部門提交的采購需求進行審核，核實需求的合理性、準確性以及與公司預算的匹配性。對于不符合要求的需求，采購部門應與業(yè)務部門溝通協(xié)調(diào)，提出修改建議。2.采購計劃制定采購預算編制：采購部門根據(jù)審核通過的采購需求，結(jié)合公司預算安排，編制采購預算。采購預算應明確采購項目的預計金額、資金來源等信息。采購計劃安排：采購部門根據(jù)采購需求和預算情況，制定采購計劃，確定采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判等）、采購時間進度安排等。采購計劃應報公司相關(guān)領(lǐng)導審批。3.采購實施采購方式選擇：招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復雜、有多家供應商可供選擇的項目。采購部門應按照相關(guān)法律法規(guī)和公司招標管理制度，組織招標活動，發(fā)布招標公告、編制招標文件、組織開標評標等。詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的項目。采購部門向多家供應商發(fā)出詢價函，要求供應商報價，根據(jù)報價情況選擇合適的供應商。競爭性談判：適用于采購項目技術(shù)復雜或性質(zhì)特殊，不能確定詳細規(guī)格或具體要求的情況。采購部門與不少于三家供應商進行談判，通過談判確定成交供應商。采購合同簽訂：采購部門在確定成交供應商后，應及時與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權(quán)利義務、產(chǎn)品或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同需報公司相關(guān)部門審核備案。4.采購訂單下達訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成采購訂單，并發(fā)送給供應商。采購訂單應包含采購合同的主要條款信息，確保供應商準確理解采購要求。訂單確認：供應商收到采購訂單后，應及時確認訂單內(nèi)容。如供應商對訂單有任何疑問或異議，應在規(guī)定時間內(nèi)與采購部門溝通協(xié)商，雙方達成一致后再行確認。5.采購跟蹤與催貨進度跟蹤：采購部門應定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行進度，及時了解供應商的生產(chǎn)、備貨、運輸?shù)惹闆r。如發(fā)現(xiàn)供應商存在進度延遲等問題，應及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，督促其加快進度。催貨管理：在臨近交貨期時，采購部門應加強催貨力度，確保供應商按時交貨。對于多次催貨仍未按時交貨的供應商，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。四、供應商合作管理1.合同執(zhí)行監(jiān)督采購部門監(jiān)督：采購部門負責監(jiān)督供應商合同執(zhí)行情況，定期檢查供應商是否按照合同約定提供產(chǎn)品或服務，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨時間、交貨數(shù)量、服務質(zhì)量等方面。驗收管理：公司相關(guān)業(yè)務部門或質(zhì)量檢驗部門負責對采購產(chǎn)品或服務進行驗收。驗收應嚴格按照合同約定和相關(guān)標準進行，確保產(chǎn)品或服務符合要求。對于驗收不合格的產(chǎn)品或服務，采購部門應及時與供應商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或重新提供合格產(chǎn)品。2.溝通協(xié)調(diào)機制定期溝通會議：采購部門定期組織與供應商的溝通會議，會議內(nèi)容包括業(yè)務進展情況、問題反饋與解決、合作建議等。通過溝通會議，加強雙方的信息交流，及時解決合作過程中出現(xiàn)的問題。日常溝通渠道：建立采購部門與供應商之間的日常溝通渠道，如電話、郵件、即時通訊工具等。雙方應保持密切聯(lián)系，及時處理業(yè)務往來中的各種問題。3.供應商培訓與輔導培訓需求評估：采購部門根據(jù)供應商合作情況和公司業(yè)務需求，定期評估供應商培訓需求。對于需要提升產(chǎn)品質(zhì)量、服務水平或管理能力的供應商，采購部門應制定培訓計劃。培訓實施：采購部門組織相關(guān)培訓活動，包括產(chǎn)品知識培訓、質(zhì)量管理培訓、服務規(guī)范培訓等，幫助供應商提升自身能力和水平，更好地滿足公司業(yè)務要求。輔導支持：對于在合作過程中遇到困難或問題的供應商，采購部門應提供必要的輔導支持，協(xié)助其改進工作方法、解決技術(shù)難題等，促進供應商持續(xù)發(fā)展。五、供應商風險管理1.風險識別與評估風險識別：采購部門定期對供應商合作過程中的風險進行識別，包括質(zhì)量風險、交貨風險、價格風險、法律風險、信用風險等。通過收集供應商信息、分析合作數(shù)據(jù)、關(guān)注市場動態(tài)等方式，及時發(fā)現(xiàn)潛在風險。風險評估：對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風險評估結(jié)果，對風險進行分類分級，為制定風險應對措施提供依據(jù)。2.風險應對措施質(zhì)量風險應對：加強對供應商產(chǎn)品質(zhì)量的檢驗檢測，增加抽檢頻次和力度；要求供應商提供質(zhì)量擔保或購買質(zhì)量保險；與供應商簽訂質(zhì)量協(xié)議，明確質(zhì)量責任和違約責任。交貨風險應對：建立供應商交貨預警機制，提前了解供應商生產(chǎn)、運輸?shù)惹闆r，對于可能出現(xiàn)交貨延遲的供應商，及時采取催貨、調(diào)整采購計劃等措施；要求供應商提供交貨擔保或購買交貨保險；與供應商簽訂交貨協(xié)議，明確交貨時間、違約責任等條款。價格風險應對：關(guān)注市場價格波動情況，定期與供應商協(xié)商價格調(diào)整機制；通過與多家供應商合作、開展市場調(diào)研等方式，掌握市場價格動態(tài)，降低價格風險；簽訂價格調(diào)整條款，約定在一定條件下價格可進行合理調(diào)整。法律風險應對：加強對采購合同的審核管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求；定期對采購業(yè)務進行法律合規(guī)審查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正潛在法律風險；咨詢專業(yè)法律顧問，獲取法律支持和建議。信用風險應對：建立供應商信用檔案，記錄供應商的信用狀況、合作歷史等信息；定期評估供應商信用等級，對于信用等級較低的供應商，采取增加預付款比例、縮短付款周期等措施；加強對供應商信用信息的監(jiān)測，及時發(fā)現(xiàn)信用風險變化情況。六、供應商績效評價1.評價指標設定質(zhì)量指標：包括產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量投訴率等，反映供應商提供產(chǎn)品的質(zhì)量水平。交貨指標：包括按時交貨率、交貨準確率、交貨延遲次數(shù)等，體現(xiàn)供應商的交貨能力和及時性。價格指標：包括采購價格合理性、價格調(diào)整執(zhí)行情況等，衡量供應商的價格水平和價格穩(wěn)定性。服務指標：包括售后服務響應時間、解決問題效率、客戶滿意度等，評估供應商的服務質(zhì)量。合作指標：包括合同執(zhí)行情況、溝通配合程度、培訓參與度等，考察供應商與公司的合作態(tài)度和合作效果。2.評價周期與方式評價周期：采購部門每季度對供應商進行一次績效評價，每年進行一次年度綜合評價。評價方式：采用定量與定性相結(jié)合的評價方式，通過收集供應商的相關(guān)數(shù)據(jù)、業(yè)務部門反饋意見、客戶評價等信息，對供應商進行全面評價。評價結(jié)果以評分形式呈現(xiàn)，滿分為100分。3.評價結(jié)果應用分類管理調(diào)整：根據(jù)績效評價結(jié)果，對供應商進行分類管理調(diào)整。對于績效優(yōu)秀的供應商，給予更多的合作機會和優(yōu)惠政策；對于績效較差的供應商，發(fā)出書面警告，要求其限期整改；對于連續(xù)多次績效不達標或整改后仍無明顯改善的供應商，考慮終止合作。采購決策參考：績效評價結(jié)果作為公司采購決策的重要參考依據(jù)。在選擇供應商、確定采購份額、談判采購價格等方面，優(yōu)先考慮績效優(yōu)秀的供應商。激勵與改進：對績效評價結(jié)果優(yōu)秀的供應商給予適當?shù)募畲胧?，如表彰獎勵、業(yè)務拓展支持等；對績效較差的供應商，督促其分析原因，制定改進措施，提升自身績效水平。七、供應商終止合作管理1.終止合作情形合同期滿終止：采購合同到期后，雙方未續(xù)簽合同，合作關(guān)系自然終止。違約終止：供應商出現(xiàn)嚴重違約行為，如提供產(chǎn)品質(zhì)量嚴重不合格、多次交貨延遲、違反合同約定的保密條款等，公司有權(quán)根據(jù)合同約定終止合作。主動終止：公司因業(yè)務調(diào)整、戰(zhàn)略規(guī)劃等原因，主動提出終止與供應商的合作關(guān)系。其他終止情形：如供應商破產(chǎn)、倒閉、被吊銷營業(yè)執(zhí)照等，導致合作無法繼續(xù)進行，合作關(guān)系終止。2.終止合作流程通知與溝通：公司采購部門以書面形式通知供應商終止合作事宜，并說明終止合作的原因、時間節(jié)點等信息。同時，與供應商進行溝通，協(xié)商處理終止合作后的相關(guān)事宜，如未履行合同的處理、庫存產(chǎn)品的處置、貨款結(jié)算等。資產(chǎn)清理與結(jié)算：雙方按照合同約定和相關(guān)法律法規(guī)要求，對合作期間的資產(chǎn)進行清理和結(jié)算