PAGE油氣采購制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司油氣采購活動，確保采購過程合法合規(guī)、公正透明、高效有序，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營所需油氣資源的穩(wěn)定供應，降低采購成本，提高采購效益，防范采購風險。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及油氣采購的部門、單位及相關人員。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及相關政策要求，確保油氣采購活動合法合規(guī)。2.公正性原則：采購過程應公平公正，維護供應商合法權益，杜絕不正當競爭行為。3.公開性原則：除涉及商業(yè)秘密等特殊情況外，采購信息應及時、準確、完整地公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.效益性原則：在保證油氣質(zhì)量和供應及時性的前提下，優(yōu)化采購流程，降低采購成本，提高采購效益。5.風險防控原則：對油氣采購過程中的各類風險進行識別、評估和防控，確保采購活動安全可靠。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定和執(zhí)行油氣采購計劃，組織實施采購活動。2.尋找、篩選、評估和確定合格供應商，建立供應商檔案。3.負責采購合同的起草、簽訂、履行、變更和終止等工作。4.協(xié)調(diào)處理采購過程中的各種問題，及時反饋采購進展情況。（二）質(zhì)量控制部門1.制定油氣質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范。2.對采購的油氣進行質(zhì)量檢驗和驗收，確保油氣質(zhì)量符合要求。3.參與供應商的質(zhì)量評估工作，提出質(zhì)量改進建議。（三）財務部門1.負責審核采購預算，監(jiān)督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核，確保合同條款符合財務規(guī)定。3.辦理采購款項的支付結算手續(xù)，進行采購成本核算和分析。（四）生產(chǎn)部門1.根據(jù)公司生產(chǎn)計劃，提出油氣采購需求。2.協(xié)助采購部門評估供應商的供應能力和服務水平。3.參與采購合同的驗收工作，反饋油氣使用過程中的問題。（五）法務部門1.審核采購合同的合法性和合規(guī)性，防范法律風險。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購糾紛。三、采購計劃管理（一）需求預測1.生產(chǎn)部門應定期對公司油氣需求進行預測，結合歷史數(shù)據(jù)、生產(chǎn)計劃、市場動態(tài)等因素，制定合理的需求預測報告。2.需求預測報告應包括油氣品種、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時間等詳細信息，并提交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)生產(chǎn)部門提交的需求預測報告，結合庫存情況、供應商供應能力等因素，制定年度、季度和月度采購計劃。2.采購計劃應明確采購油氣的品種、數(shù)量、質(zhì)量標準、采購時間、預算金額等內(nèi)容，并報相關部門審批。（三）采購計劃調(diào)整1.如因生產(chǎn)計劃變更、市場價格波動、供應商原因等因素需要調(diào)整采購計劃，采購部門應及時提出調(diào)整申請，并說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容和預計影響。2.采購計劃調(diào)整申請需經(jīng)相關部門審批后執(zhí)行，確保調(diào)整后的采購計劃符合公司整體利益。四、供應商管理（一）供應商篩選與準入1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等，并對其進行初步篩選。2.對初步篩選合格的供應商，采購部門應組織相關部門進行實地考察，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、信譽狀況、供應能力、價格水平等方面的情況。3.經(jīng)考察合格的供應商，采購部門應將其納入供應商名錄，并建立供應商檔案，記錄供應商基本信息、資質(zhì)證書、業(yè)績表現(xiàn)、合作情況等內(nèi)容。（二）供應商評估與考核1.采購部門應定期對供應商進行評估和考核，評估內(nèi)容包括供應質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。2.評估和考核結果應記錄在供應商檔案中，并作為供應商后續(xù)合作、調(diào)整采購份額、淘汰退出等決策的依據(jù)。3.對于評估和考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。（三）供應商激勵與約束1.公司應建立供應商激勵機制，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予表彰、獎勵、優(yōu)先合作等激勵措施，提高供應商的積極性和合作意愿。2.同時，公司應建立供應商約束機制，對違反合同約定、提供不合格產(chǎn)品或服務的供應商，采取扣除貨款、罰款、暫停合作、終止合作關系等約束措施，維護公司合法權益。五、采購流程（一）采購申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細說明采購油氣的品種、數(shù)量、質(zhì)量要求、需求時間、預算金額以及申請理由等內(nèi)容。2.采購申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對其進行初步審核，核實采購需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或涉及重要油氣品種的采購申請，采購部門應組織相關部門進行聯(lián)合審批，審批通過后報公司領導批準。3.采購申請經(jīng)審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。（三）采購詢價1.采購部門根據(jù)采購申請，向多家合格供應商發(fā)出詢價函，要求供應商提供報價單，報價單應包括油氣品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等詳細內(nèi)容。2.采購部門應對供應商的報價進行分析比較，評估其價格合理性和競爭力。（四）采購談判1.根據(jù)詢價結果，采購部門選擇部分供應商進行采購談判，進一步協(xié)商確定采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、售后服務等合同條款。2.采購談判過程中，采購部門應與供應商充分溝通，爭取有利的采購條件，維護公司利益。談判結果應形成談判紀要，作為采購合同簽訂的依據(jù)。（五）采購合同簽訂1.采購部門根據(jù)采購談判結果，起草采購合同，合同內(nèi)容應符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方權利義務、油氣品種規(guī)格數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同經(jīng)法務部門審核、公司領導批準后，由采購部門與供應商簽訂。（六）采購合同履行1.采購部門應按照采購合同約定，及時向供應商支付預付款，跟蹤供應商生產(chǎn)進度，確保按時交貨。2.質(zhì)量控制部門應在油氣到貨前做好檢驗準備工作，到貨后及時進行質(zhì)量檢驗和驗收，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題應及時通知采購部門和供應商處理。3.采購部門應協(xié)調(diào)處理采購合同履行過程中的各種問題，如交貨延遲、質(zhì)量糾紛、付款爭議等，確保合同順利履行。（七）采購驗收1.質(zhì)量控制部門按照質(zhì)量標準和檢驗規(guī)范對采購的油氣進行驗收，驗收合格后出具驗收報告。2.驗收報告應包括油氣品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結論等內(nèi)容，并由驗收人員簽字確認。3.如驗收不合格，質(zhì)量控制部門應及時通知采購部門和供應商，要求供應商采取整改措施或更換貨物，直至驗收合格。（八）采購付款1.財務部門根據(jù)采購合同約定和驗收報告，審核采購款項支付申請，確保付款金額準確無誤、付款條件符合合同要求。2.采購款項支付申請經(jīng)財務部門負責人審核、公司領導批準后，辦理付款手續(xù)。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對油氣采購過程中的風險進行識別，識別內(nèi)容包括市場價格波動風險、供應商違約風險、質(zhì)量風險、交貨期風險、法律風險、廉潔風險等。2.風險識別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢、頭腦風暴等方法進行。（二）風險評估1.采購部門應組織相關部門對識別出的風險進行評估，評估風險發(fā)生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法，如風險矩陣、層次分析法等，確定風險等級。（三）風險應對1.根據(jù)風險評估結果，采購部門應制定相應的風險應對措施，如簽訂長期合同鎖定價格、選擇多家供應商分散風險、加強供應商管理降低違約風險、強化質(zhì)量檢驗控制質(zhì)量風險、建立預警機制防范交貨期風險、加強法務審核防控法律風險、加強廉潔教育杜絕廉潔風險等。2.風險應對措施應明確責任部門、責任人、實施時間和具體要求，確保風險得到有效控制。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對油氣采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購合同履行情況、采購資金使用情況等。2.審計部門應出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）紀檢監(jiān)察監(jiān)督1.公司紀檢監(jiān)察部門應加強對油氣采購活動的廉潔監(jiān)督，防范采購過程中的腐敗行為。2.紀檢監(jiān)察部門可通過開展廉政教育、受理舉報投訴、進行專項檢查等方式，確保采購活動廉潔公正。（三）日常監(jiān)督檢查1.采購部門應建立健全采購臺賬，記錄采購活動的全過程信息，包括采購申請、審批、詢價、談判、合同簽訂、履行、驗收、付款等環(huán)節(jié)的相關資料。2.采購部門應定期對采購臺賬進行自查，及時發(fā)