PAGE政府辦公室發(fā)文制度規(guī)范一、總則（一）目的為了進(jìn)一步加強(qiáng)政府辦公室發(fā)文管理，確保文件的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本辦公室實(shí)際情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于政府辦公室內(nèi)部及對外發(fā)布的各類文件，包括但不限于通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。（三）基本原則1.合法性原則：發(fā)文必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，不得與法律法規(guī)相抵觸。2.準(zhǔn)確性原則：文件內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，表述清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)歧義或錯誤信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照公文格式、行文規(guī)則及語言規(guī)范進(jìn)行發(fā)文，確保文件的規(guī)范性和一致性。4.時效性原則：根據(jù)工作需要及時發(fā)文，確保文件傳達(dá)的信息能夠及時、有效地指導(dǎo)工作開展，避免延誤。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.承辦部門：根據(jù)工作需要，由相關(guān)承辦部門負(fù)責(zé)文件的擬稿工作。擬稿人應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，準(zhǔn)確把握文件主旨，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.內(nèi)容要求：擬稿內(nèi)容應(yīng)明確發(fā)文目的、依據(jù)、事項(xiàng)、要求等要素。涉及重要事項(xiàng)或重大決策的文件，應(yīng)進(jìn)行充分調(diào)研和論證，并廣泛征求意見。3.格式規(guī)范：擬稿應(yīng)按照規(guī)定的公文格式進(jìn)行排版，包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章等。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括文件主要內(nèi)容，一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。主送機(jī)關(guān)一般用3號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。正文一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱，成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。（二）審核1.初審：擬稿完成后，由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性以及格式等方面進(jìn)行審核，確保文件質(zhì)量。初審?fù)ㄟ^后，在擬稿紙右上角簽署“初審合格”字樣，并注明日期。2.核稿：初審合格的文件送政府辦公室綜合科進(jìn)行核稿。核稿人員應(yīng)從政策法規(guī)、行文規(guī)則、文字表述、格式規(guī)范等方面進(jìn)行全面審核，提出修改意見。核稿通過后，在擬稿紙右上角簽署“核稿通過”字樣，并注明日期。3.審簽：核稿后的文件按照規(guī)定的審批程序送領(lǐng)導(dǎo)審簽。一般文件由辦公室主任審簽；涉及重要事項(xiàng)或重大決策的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審簽。領(lǐng)導(dǎo)審簽時應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，簽署明確意見。如同意發(fā)文，簽署“同意印發(fā)”字樣，并注明日期；如不同意發(fā)文，應(yīng)說明理由，簽署“不同意印發(fā)”字樣，并注明日期；如需要修改，應(yīng)提出修改意見，簽署“請[擬稿部門]修改后再報”字樣，并注明日期。（三）編號1.編號規(guī)則：經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽同意發(fā)文的文件，由政府辦公室綜合科負(fù)責(zé)編號。文件編號應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編排，確保編號的唯一性和連續(xù)性。編號格式為：[年份][發(fā)文機(jī)關(guān)代字][順序號]，例如：[2023]政辦發(fā)[001]號。其中，年份用公元紀(jì)年全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文機(jī)關(guān)代字應(yīng)簡潔明了，準(zhǔn)確反映發(fā)文機(jī)關(guān)；順序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。2.編號登記：編號完成后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記。登記內(nèi)容包括文件編號、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、擬稿部門、擬稿人、審核人、審簽人等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。（四）印制1.印制要求：文件編號登記后，由政府辦公室文印室負(fù)責(zé)印制。印制人員應(yīng)嚴(yán)格按照文件格式、排版要求及份數(shù)進(jìn)行印制，確保文件印制質(zhì)量。印制過程中應(yīng)注意保密，防止文件內(nèi)容泄露。2.校對審核：文件印制完成后，由擬稿部門或綜合科安排專人進(jìn)行校對審核。校對審核人員應(yīng)認(rèn)真核對文件內(nèi)容，確保文件準(zhǔn)確無誤。校對審核無誤后，在校對審核單上簽字確認(rèn)。（五）蓋章1.蓋章規(guī)定：文件校對審核無誤后，加蓋政府辦公室印章。印章應(yīng)端正、清晰地加蓋在文件落款處，不得模糊、歪斜或遺漏。2.蓋章登記：蓋章過程中應(yīng)進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、蓋章日期、蓋章人等信息。登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。（六）分發(fā)1.分發(fā)范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的分發(fā)范圍。分發(fā)范圍應(yīng)明確、具體，避免遺漏或誤發(fā)。2.分發(fā)方式：文件分發(fā)可采用紙質(zhì)文件郵寄、電子文件傳輸?shù)确绞竭M(jìn)行。紙質(zhì)文件應(yīng)按照分發(fā)范圍進(jìn)行封裝，并在信封上注明文件編號、文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)等信息；電子文件應(yīng)通過安全可靠的網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行傳輸，并確保文件的完整性和保密性。3.分發(fā)記錄：文件分發(fā)后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的記錄。記錄內(nèi)容包括文件編號、文件標(biāo)題、分發(fā)日期、分發(fā)方式、接收單位、接收人等信息。分發(fā)記錄冊應(yīng)妥善保管，以備查閱。三、文件格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張規(guī)格：一般采用A4型紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為1.5cm，頁腳一般為1.75cm。頁眉內(nèi)容可根據(jù)需要設(shè)置，如文件名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)等；頁腳內(nèi)容一般為頁碼，居中顯示。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字。2.主送機(jī)關(guān)：一般用3號仿宋體字。3.正文：一般用3號仿宋體字。4.附件標(biāo)題：一般用3號黑體字。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：一般用全稱或規(guī)范化簡稱，字體字號與正文一致。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），字體字號與正文一致。7.印章：印章上的文字應(yīng)清晰可辨，字體字號與發(fā)文機(jī)關(guān)署名一致。（三）排版要求1.段落格式：每個自然段左空二字，回行頂格。2.行距：一般為固定值28磅。3.頁碼：頁碼用4號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在頁腳居中位置，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（四）附件格式1.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.[附件名稱1]；2.[附件名稱2]……”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。2.附件排版：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。四、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.上行文：向上級機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)主送一個上級機(jī)關(guān)；如需其他相關(guān)上級機(jī)關(guān)閱知，可以抄送。不得越級行文，特殊情況需要越級行文的，應(yīng)當(dāng)同時抄送被越過的機(jī)關(guān)。2.下行文：向下級機(jī)關(guān)行文，主送受理機(jī)關(guān)，根據(jù)需要抄送相關(guān)機(jī)關(guān)。重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。3.平行文：向同級機(jī)關(guān)或者不相隸屬機(jī)關(guān)行文，一般用函，也可以根據(jù)需要采用通知等文種。（二）聯(lián)合行文1.聯(lián)合行文條件：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯(lián)合行文；政府與同級黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文；政府部門與同級人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。2.聯(lián)合行文格式：聯(lián)合行文時，如需同時標(biāo)注聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，一般應(yīng)當(dāng)將主辦機(jī)關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應(yīng)當(dāng)置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱為準(zhǔn)上下居中排布。（三）請示與報告1.請示：請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。請示不得抄送其下級機(jī)關(guān)。2.報告：報告不得夾帶請示事項(xiàng)。（四）其他行文要求1.語言規(guī)范：行文應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語，避免使用生僻字、方言、口語化表述等。語言應(yīng)簡潔明了、準(zhǔn)確流暢，避免冗長復(fù)雜、晦澀難懂的表述。2.引用規(guī)范：引用公文應(yīng)當(dāng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。3.數(shù)字規(guī)范：公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。五、文件歸檔與保管（一）歸檔范圍政府辦公室制發(fā)的各類文件，包括紙質(zhì)文件、電子文件等，均應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、真實(shí)，能夠準(zhǔn)確反映辦公室的工作情況。（二）歸檔要求1.分類整理：歸檔文件應(yīng)按照年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限等進(jìn)行分類整理。同一事由的文件應(yīng)集中在一起，便于查找和利用。2.編號編目：對歸檔文件進(jìn)行編號編目，編制歸檔文件目錄。目錄應(yīng)包括文件編號、文件標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、保管期限等信息。3.裝訂成冊：將歸檔文件按照順序裝訂成冊，確保文件整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）保管期限歸檔文件的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。具體保管期限根據(jù)文件的重要程度、性質(zhì)等因素確定。（四）保管方式1.紙質(zhì)文件保管：紙質(zhì)歸檔文件應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止文件受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子文件保管：電子歸檔文件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，如光盤、硬盤等，并進(jìn)行備份。存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件的完整性和可讀性。同時，應(yīng)建立電子文件管理系統(tǒng)，對電子文件進(jìn)行分類、索引、檢索等管理，便于查找和利用。六、文件保密與安全（一）保密制度1.文件密級劃分：根據(jù)文件內(nèi)容的敏感程度，將文件劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個密級。絕密級文件是最重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受特別嚴(yán)重的損害；機(jī)密級文件是重要的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受嚴(yán)重的損害；秘密級文件是一般的國家秘密，泄露會使國家的安全和利益遭受損害。2.保密措施：對涉及國家秘密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。文件起草、審核、印制、分發(fā)、傳遞、使用、保管、銷毀等各個環(huán)節(jié)，都應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，確保文件不泄露。具體措施包括：限定知悉范圍，嚴(yán)格控制接觸人員；設(shè)置保密場所，對文件進(jìn)行集中存放和保管；采用加密技術(shù)，對電子文件進(jìn)行加密處理；加強(qiáng)人員保密教育，提高保密意識等。3.保密監(jiān)督檢查：定期對文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除保密隱患。對違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)進(jìn)行處理。（二）安全制度1.防火防盜：檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材，如滅火器、消火栓等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保消防器材完好有效。同時，應(yīng)安裝防盜報警