PAGE辦公會議室規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司辦公會議室的管理，確保會議室的正常使用，提高會議效率，營造良好的辦公環(huán)境，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有辦公會議室，包括但不限于大型會議室、中型會議室、小型會議室及臨時會議室等。（三）基本原則1.統(tǒng)一管理原則：公司辦公會議室由行政部門統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)會議室的日常安排、調(diào)配及維護(hù)等工作。2.合理使用原則：各部門應(yīng)根據(jù)實際工作需要，合理申請使用會議室，避免資源浪費。3.安全規(guī)范原則：使用會議室時，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)安全規(guī)定，確保人員及設(shè)備安全。二、會議室使用規(guī)定（一）申請流程1.提前預(yù)約：各部門如需使用會議室，應(yīng)提前[X]個工作日填寫《會議室使用申請表》，詳細(xì)注明會議主題、時間、參會人數(shù)、所需設(shè)備等信息，并提交至行政部門。2.審核批準(zhǔn)：行政部門收到申請表后，應(yīng)根據(jù)會議室的使用情況進(jìn)行審核。如申請時間與其他會議沖突，行政部門應(yīng)及時與申請部門溝通協(xié)調(diào)，必要時可調(diào)整會議時間或更換會議室。審核通過后，行政部門將在申請表上簽字批準(zhǔn)，并告知申請部門。3.特殊情況處理：如遇緊急會議或臨時會議，申請部門可在會議前[X]小時內(nèi)填寫《會議室使用申請表》，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況優(yōu)先安排。（二）使用時間1.正常使用時間：辦公會議室的正常使用時間為周一至周五的[具體時間段]。如遇特殊情況需要延長使用時間，申請部門應(yīng)提前告知行政部門，并經(jīng)同意后方可使用。2.非工作時間使用：非工作時間如需使用會議室，申請部門應(yīng)提前向行政部門提交書面申請，并說明使用原因及時間。行政部門將根據(jù)實際情況進(jìn)行審批，審批通過后，申請部門應(yīng)按照規(guī)定支付相應(yīng)的費用。（三）使用人數(shù)限制各會議室的使用人數(shù)應(yīng)根據(jù)會議室的面積及設(shè)備配備情況合理安排，具體限制如下：1.大型會議室：可容納[X]人。2.中型會議室：可容納[X]人。3.小型會議室：可容納[X]人。4.臨時會議室：可容納[X]人。如因會議需要超過規(guī)定人數(shù)使用會議室，申請部門應(yīng)提前告知行政部門，并采取相應(yīng)的措施確保會議的正常進(jìn)行。（四）使用要求1.保持整潔：使用會議室后，使用部門應(yīng)負(fù)責(zé)清理會議室，保持會議室的整潔衛(wèi)生。如發(fā)現(xiàn)會議室有損壞或衛(wèi)生問題，應(yīng)及時通知行政部門。2.愛護(hù)設(shè)備：使用會議室時，應(yīng)愛護(hù)室內(nèi)的設(shè)備設(shè)施，不得隨意損壞或拆卸。如因使用不當(dāng)造成設(shè)備損壞，使用部門應(yīng)照價賠償。3.遵守秩序：參會人員應(yīng)遵守會議秩序，不得在會議室內(nèi)大聲喧嘩、吸煙、亂扔垃圾等。手機(jī)應(yīng)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會議室外接聽。4.節(jié)約能源：使用會議室時，應(yīng)合理使用燈光、空調(diào)等設(shè)備，做到人走燈滅、空調(diào)關(guān)閉，節(jié)約能源。三、會議室設(shè)備管理（一）設(shè)備配備1.基本設(shè)備：各會議室應(yīng)配備桌椅、投影儀、音響設(shè)備、麥克風(fēng)、白板、書寫筆等基本設(shè)備，以滿足會議的正常需求。2.特殊設(shè)備：根據(jù)會議的特殊需求，行政部門可配備如視頻會議設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備等特殊設(shè)備。（二）設(shè)備維護(hù)1.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對會議室設(shè)備進(jìn)行檢查，確保設(shè)備的正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有故障或損壞，應(yīng)及時聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.日常保養(yǎng)：使用部門在使用設(shè)備后，應(yīng)及時關(guān)閉設(shè)備電源，并清理設(shè)備表面的灰塵。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有異常情況，應(yīng)及時通知行政部門。3.設(shè)備更新：隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，行政部門應(yīng)根據(jù)實際情況及時更新會議室設(shè)備，以提高會議效率和質(zhì)量。（三）設(shè)備使用培訓(xùn)1.新設(shè)備培訓(xùn)：對于新配備的會議室設(shè)備，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保使用人員能夠熟練操作設(shè)備。2.定期培訓(xùn)：行政部門應(yīng)定期組織會議室設(shè)備使用培訓(xùn)，提高使用人員的操作技能和維護(hù)意識。四、會議室安全管理（一）消防安全1.消防設(shè)施配備：各會議室應(yīng)配備必要的消防設(shè)施，如滅火器、消火栓等，并確保消防設(shè)施的完好有效。2.消防通道暢通：會議室的消防通道應(yīng)保持暢通，不得堆放雜物。3.消防安全培訓(xùn)：行政部門應(yīng)定期組織會議室使用人員進(jìn)行消防安全培訓(xùn)，提高使用人員的消防安全意識和應(yīng)急處置能力。（二）電氣安全1.規(guī)范用電：會議室的電氣設(shè)備應(yīng)按照規(guī)定的操作規(guī)程使用，不得私拉亂接電線，不得超負(fù)荷用電。2.定期檢查：行政部門應(yīng)定期對會議室的電氣設(shè)備進(jìn)行檢查，確保電氣設(shè)備的安全運行。如發(fā)現(xiàn)電氣設(shè)備有故障或隱患，應(yīng)及時進(jìn)行維修或更換。（三）人員安全1.安全提示：在會議室顯著位置張貼安全提示標(biāo)語，提醒使用人員注意安全。2.應(yīng)急處置：如遇突發(fā)安全事件（如火災(zāi)、地震等），使用人員應(yīng)按照應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行應(yīng)急處置，并及時通知行政部門和相關(guān)部門。五、會議室衛(wèi)生管理（一）日常清潔1.清潔標(biāo)準(zhǔn)：會議室的日常清潔應(yīng)達(dá)到以下標(biāo)準(zhǔn)：地面干凈無雜物，桌面、椅子、白板等表面清潔無污漬，門窗玻璃干凈明亮，垃圾桶及時清理。2.清潔人員安排：行政部門負(fù)責(zé)安排專人對會議室進(jìn)行日常清潔，確保會議室的整潔衛(wèi)生。（二）定期消毒1.消毒頻率：行政部門應(yīng)定期對會議室進(jìn)行消毒，每周至少消毒[X]次。2.消毒范圍：消毒范圍包括會議室的地面、桌面、椅子、白板、麥克風(fēng)、投影儀等設(shè)備設(shè)施。（三）特殊情況處理如遇會議期間有人員出現(xiàn)嘔吐、腹瀉等情況，使用部門應(yīng)及時通知行政部門，行政部門應(yīng)立即對會議室進(jìn)行清潔消毒，并采取相應(yīng)的防護(hù)措施。六、會議室費用管理（一）費用標(biāo)準(zhǔn)1.場地租賃費用：根據(jù)會議室的類型及使用時間，制定不同的場地租賃費用標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：大型會議室：每小時[X]元。中型會議室：每小時[X]元。小型會議室：每小時[X]元。臨時會議室：每小時[X]元。2.設(shè)備使用費用：如因會議需要使用特殊設(shè)備（如視頻會議設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備等），行政部門應(yīng)根據(jù)設(shè)備的使用情況收取相應(yīng)的設(shè)備使用費用。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：視頻會議設(shè)備：每次[X]元。同聲傳譯設(shè)備：每次[X]元。（二）費用結(jié)算1.結(jié)算方式：會議室使用費用采用月結(jié)的方式進(jìn)行結(jié)算。行政部門每月[具體日期]統(tǒng)計各部門的會議室使用情況，并制作費用結(jié)算清單，發(fā)送至各部門進(jìn)行核對。2.費用支付：各部門應(yīng)在收到費用結(jié)算清單后的[X]個工作日內(nèi)完成費用支付。如對費用有異議，應(yīng)及時與行政部門溝通協(xié)商。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為1.未按規(guī)定申請使用會議室：未經(jīng)批準(zhǔn)擅自使用會議室或未提前預(yù)約使用會議室。2.違反使用時間規(guī)定：超過規(guī)定的使用時間使用會議室或在非工作時間未經(jīng)批準(zhǔn)使用會議室。3.違反使用人數(shù)限制：超過規(guī)定人數(shù)使用會議室。4.損壞會議室設(shè)備設(shè)施：因使用不當(dāng)或故意損壞會議室設(shè)備設(shè)施。5.違反會議室衛(wèi)生管理規(guī)定：使用會議室后未清理衛(wèi)生或在會議室內(nèi)亂扔垃圾。6.違反會議室安全管理規(guī)定：在會議室內(nèi)吸煙、私拉亂接電線、超負(fù)荷用電等。（二）處理措施1.警告：對于首次違規(guī)行為，行政部門將給予警告，并要求違規(guī)部門或個人立即整改。2.罰款：對于多次違規(guī)或情節(jié)嚴(yán)重的行為，行政部門將根據(jù)違規(guī)情況給予相應(yīng)的罰款處理。罰款金額根據(jù)違規(guī)行為的嚴(yán)重程度確定，具體標(biāo)準(zhǔn)如下：未按規(guī)定申請使用會議室：每次罰款[X]元。違反使用時間規(guī)定：每次罰款[X]元。違反使用人數(shù)限制：每次罰款[X]元。損壞會議室設(shè)備設(shè)施：照價賠償，并每次罰款[X]元。違反會議室衛(wèi)生管理規(guī)定：每次罰款[X]元。違反會議室安全管理規(guī)定：每次罰款[X]元。3.限制使用：對于違規(guī)情節(jié)特別嚴(yán)重的部門或個人，行政部門將限制其使用會議室[X]個月。4.