PAGE檔案館規(guī)范檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本檔案館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檔案館全體工作人員及涉及檔案管理、查閱、利用等相關(guān)活動的所有部門和人員。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映歷史事實，保證檔案信息的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的完整性，避免重要信息缺失。4.保密性原則：對涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案館館長職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定檔案管理工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)。4.審核重要檔案的收集、整理、保管、利用等工作，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問題。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。2.對檔案進(jìn)行科學(xué)保管，做好檔案的防潮、防蟲、防火、防盜等工作，維護(hù)檔案的安全。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.按照規(guī)定辦理檔案的借閱、歸還手續(xù)，做好檔案利用登記工作，對檔案利用情況進(jìn)行跟蹤和反饋。5.定期對檔案進(jìn)行清點、核對，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。6.協(xié)助有關(guān)部門和人員做好檔案的鑒定、銷毀工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的及時歸檔。2.指導(dǎo)本部門人員正確形成和積累檔案，提高檔案質(zhì)量。3.配合檔案館做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，包括各類會議文件、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、業(yè)務(wù)文件等。2.本單位在各項工作中形成的重要業(yè)務(wù)文件，如合同協(xié)議、項目文件、技術(shù)資料、科研成果等。3.本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎懲等方面的文件材料。4.本單位財務(wù)、審計、資產(chǎn)等方面的文件材料。5.本單位與上級機(jī)關(guān)、同級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)及其他單位之間的往來文件。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照歸檔要求進(jìn)行分類、裝訂，定期移交本單位檔案館。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)實行專項收集，指定專人負(fù)責(zé)，確保檔案的全面、準(zhǔn)確收集。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、編號規(guī)范、排列有序、編目準(zhǔn)確。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，進(jìn)行科學(xué)分類。一般可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、生產(chǎn)經(jīng)營類、科研項目類等。2.編號：對每一類檔案編制統(tǒng)一的編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。3.排列：按照分類編號順序，對檔案進(jìn)行排列，確保檔案存放有序。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細(xì)記錄檔案的內(nèi)容和存放位置。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件。2.庫房應(yīng)安裝必要的消防設(shè)備、防盜報警裝置和溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，確保檔案安全。3.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保證檔案管理工作的有序開展。（二）檔案裝具1.選用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，確保檔案存放安全、整齊。2.檔案裝具應(yīng)定期檢查和維護(hù)，如有損壞應(yīng)及時更換或維修。（三）檔案保管措施1.對檔案進(jìn)行定期清點和核對，每年至少進(jìn)行一次全面盤點，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。2.建立檔案保管期限表，對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，及時剔除無保存價值的檔案。3.對重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，可采用電子備份或異地存放等方式，防止檔案丟失或損壞。4.做好檔案庫房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)節(jié)措施，確保檔案庫房溫濕度符合要求。5.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入庫房，做好庫房的門禁管理和安全巡查工作。五、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則：檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和本單位檔案管理制度。2.服務(wù)為本原則：以服務(wù)本單位各項工作和社會利用需求為宗旨，積極提供檔案信息服務(wù)。3.保密安全原則：在檔案利用過程中，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.上級機(jī)關(guān)、有關(guān)部門因工作需要查閱本單位檔案。3.司法機(jī)關(guān)、行政執(zhí)法部門因辦案需要查閱本單位檔案。4.其他經(jīng)本單位批準(zhǔn)，符合查閱條件的單位或個人查閱檔案。（三）利用手續(xù)1.本單位內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱檔案，需持單位介紹信或相關(guān)證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本單位檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。4.查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、損毀檔案。5.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。復(fù)印、摘錄的檔案材料應(yīng)與原件核對無誤，并注明出處。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱日期、查閱人員、查閱內(nèi)容、利用目的等。2.檔案利用登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確，定期進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.準(zhǔn)確判斷原則：根據(jù)檔案保管期限表和有關(guān)規(guī)定，準(zhǔn)確判斷檔案是否仍具有保存價值，避免誤判。3.嚴(yán)格審批原則：檔案鑒定工作應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，經(jīng)審批后方可實施。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館館長擔(dān)任組長，檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員為成員。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件、逐頁進(jìn)行審查，根據(jù)檔案的價值確定其保管期限。2.綜合分析法：結(jié)合檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實利用情況等因素，綜合分析檔案的價值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審核，主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，記錄由檔案管理人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。七、電子檔案管理（一）電子檔案的收集與整理1.各部門應(yīng)及時將形成的電子文件收集齊全，按照檔案管理要求進(jìn)行整理和分類。2.電子文件應(yīng)采用通用格式存儲，確保其可讀性和可利用性。3.對電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)采集，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，便于電子檔案的檢索和利用。（二）電子檔案的保管1.配備專門的電子檔案存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，確保電子檔案存儲安全。2.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立電子檔案保管期限表，對電子檔案進(jìn)行鑒定，及時刪除無保存價值的電子檔案。4.做好電子檔案存儲環(huán)境的維護(hù)，確保存儲設(shè)備的正常運行，防止電子