PAGE公文流轉(zhuǎn)規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為了提高公司公文流轉(zhuǎn)的效率和質(zhì)量，確保公文處理的準(zhǔn)確性、及時性和規(guī)范性，加強(qiáng)公司內(nèi)部溝通與協(xié)作，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間公文的起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、歸檔等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文的內(nèi)容和格式應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司的相關(guān)規(guī)定，確保公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性。2.及時高效原則：公文流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)應(yīng)明確時間節(jié)點(diǎn)，提高工作效率，確保公文及時處理，不延誤工作。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)過程中的保密管理，防止公文泄露。4.分級負(fù)責(zé)原則：按照公司組織架構(gòu)和職責(zé)分工，明確各部門在公文流轉(zhuǎn)中的責(zé)任，實(shí)行分級管理。二、公文種類及格式（一）公文種類1.公司文件：用于發(fā)布公司重大決策、規(guī)章制度、工作部署等重要事項(xiàng)。2.部門文件：由各部門制發(fā)，用于傳達(dá)本部門工作安排、業(yè)務(wù)指導(dǎo)等。3.通知：用于傳達(dá)上級指示、發(fā)布工作通知、告知事項(xiàng)等。4.報告：用于向上級匯報工作進(jìn)展、情況、問題等。5.請示：用于向上級請求指示、批準(zhǔn)事項(xiàng)。6.批復(fù)：用于對下級請示事項(xiàng)的答復(fù)。7.函：用于公司與外部單位或內(nèi)部部門之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)等。（二）公文格式1.公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等組成。2.份號：公文印制份數(shù)的順序號，一般用6位3號阿拉伯?dāng)?shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。3.密級和保密期限：如需標(biāo)注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。4.緊急程度：如需標(biāo)注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標(biāo)注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。5.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志：由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。聯(lián)合行文時，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志可以并用聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，也可以單獨(dú)用主辦機(jī)關(guān)名稱。6.發(fā)文字號：由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、發(fā)文順序號組成。聯(lián)合行文時，使用主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。7.簽發(fā)人：上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。8.標(biāo)題：一般用2號小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。9.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。10.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用3號仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。11.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。12.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。13.成文日期：署會議通過或者發(fā)文機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。聯(lián)合行文時，署最后簽發(fā)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期。成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01）。14.印章：公文中有發(fā)文機(jī)關(guān)署名的，應(yīng)當(dāng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)印章，并與署名機(jī)關(guān)相符。有特定發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志的普發(fā)性公文和電報可以不加蓋印章。15.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。16.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍?號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號。17.抄送機(jī)關(guān)：如有抄送機(jī)關(guān)，一般用4號仿宋體字，在印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上一行、左右各空一字編排?！俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C(jī)關(guān)名稱，回行時與冒號后的首字對齊，最后一個抄送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)句號。18.印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期：印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期一般用4號仿宋體字，編排在末條分隔線之上，印發(fā)機(jī)關(guān)左空一字，印發(fā)日期右空一字，用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），后加“印發(fā)”二字。三、公文流轉(zhuǎn)流程（一）起草1.公文起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和目的，收集相關(guān)資料，確保公文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.公文應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言簡潔、格式規(guī)范。起草人應(yīng)認(rèn)真核對公文內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯別字、語病等問題。3.涉及多個部門的公文，由主辦部門負(fù)責(zé)起草，并征求相關(guān)部門意見。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋意見，起草人根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。（二）審核1.公文起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合公司政策、法規(guī)和工作要求，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。2.初審?fù)ㄟ^后，將公文提交至公司辦公室進(jìn)行審核。辦公室審核人員應(yīng)從公文的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面進(jìn)行全面審核，并提出審核意見。3.對于重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，辦公室審核后還應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核把關(guān)。領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，公文方可進(jìn)入下一環(huán)節(jié)。（三）審批1.根據(jù)公文的性質(zhì)和內(nèi)容，按照公司的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般公文由部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真閱讀公文內(nèi)容，對公文的必要性、可行性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審查，并簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確、具體，如“同意印發(fā)”“修改后印發(fā)”“不同意印發(fā)”等。3.對于需修改后印發(fā)的公文，起草人應(yīng)根據(jù)審批意見及時進(jìn)行修改，并將修改后的公文再次提交審核和審批，直至審批通過。（四）印發(fā)1.公文審批通過后，由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。辦公室應(yīng)按照公文格式要求進(jìn)行排版、校對，確保公文印刷質(zhì)量。2.公文印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要確定，嚴(yán)格控制發(fā)文數(shù)量。對于可通過電子文件形式發(fā)送的公文，應(yīng)優(yōu)先采用電子方式傳遞，減少紙質(zhì)文件印發(fā)。3.辦公室在公文印發(fā)后，應(yīng)及時將公文分發(fā)給主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，并做好發(fā)文登記工作。發(fā)文登記應(yīng)包括公文編號、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)份數(shù)等信息。（五）傳遞1.公文傳遞應(yīng)根據(jù)公文的緊急程度和重要性選擇合適的傳遞方式。緊急公文應(yīng)通過專人送達(dá)、傳真、電子郵件等方式及時傳遞；一般公文可通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、郵寄等方式傳遞。2.傳遞公文時，應(yīng)確保公文的安全和完整，避免公文丟失、損壞或延誤傳遞。對于重要或機(jī)密公文，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封、加密等。3.接收公文的部門或人員應(yīng)及時簽收，并在規(guī)定時間內(nèi)處理公文。如發(fā)現(xiàn)公文存在問題或疑問，應(yīng)及時與發(fā)文部門溝通聯(lián)系。（六）歸檔1.公文處理完畢后，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔。歸檔工作由公司辦公室負(fù)責(zé)組織實(shí)施，各部門應(yīng)積極配合。2.歸檔公文應(yīng)分類整理，按照年度、保管期限、發(fā)文機(jī)關(guān)等進(jìn)行編號、裝訂，并編制歸檔目錄。歸檔目錄應(yīng)包括公文編號、標(biāo)題、發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、保管期限等信息。3.歸檔后的公文應(yīng)妥善保管，便于查閱和利用。公司應(yīng)建立健全檔案管理制度，定期對檔案進(jìn)行檢查、清理和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。四、公文流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)職責(zé)分工（一）起草部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)公文的起草工作，確保公文內(nèi)容符合公司政策、法規(guī)和工作要求。收集相關(guān)資料，保證公文內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對涉及多個部門的公文，主動征求相關(guān)部門意見，并根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。3.按照公司公文流轉(zhuǎn)流程，及時將起草好的公文提交部門負(fù)責(zé)人初審。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本部門起草的公文進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性，以及與公司政策、法規(guī)的一致性。2.對初審?fù)ㄟ^的公文簽署意見，提交公司辦公室審核。（三）公司辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)對各部門提交的公文進(jìn)行審核，從公文的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、規(guī)范性等方面進(jìn)行全面審查，并提出審核意見。2.組織協(xié)調(diào)公文流轉(zhuǎn)過程中的各項(xiàng)工作，對重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)。3.負(fù)責(zé)公文的印發(fā)工作，按照公文格式要求進(jìn)行排版、校對，確保公文印刷質(zhì)量。4.做好公文的傳遞和歸檔工作，確保公文安全、及時傳遞，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔整理。（四）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.對重要公文或涉及重大事項(xiàng)的公文進(jìn)行審核把關(guān)，簽署審批意見。2.根據(jù)公司工作需要，對公文流轉(zhuǎn)工作提出指導(dǎo)意見和要求。五、公文流轉(zhuǎn)時間要求（一）緊急公文緊急公文應(yīng)在收到后[X]小時內(nèi)完成起草、審核、審批、印發(fā)等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，并及時傳遞給主送機(jī)關(guān)。對于特急公文，應(yīng)采取特事特辦的方式，確保公文在最短時間內(nèi)處理完畢。（二）一般公文一般公文應(yīng)在收到后[X]個工作日內(nèi)完成起草、審核、審批、印發(fā)等流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)。涉及多個部門會簽的公文，各部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)反饋意見，主辦部門應(yīng)在收到全部反饋意見后[X]個工作日內(nèi)完成修改并提交審核。（三）定期公文對于定期發(fā)布的公文，如月度工作總結(jié)、季度工作計劃等，應(yīng)按照規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)完成起草、審核、審批、印發(fā)等工作，確保公文按時發(fā)布。六、公文流轉(zhuǎn)監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公文流轉(zhuǎn)工作進(jìn)行日常監(jiān)督，定期檢查公文流轉(zhuǎn)各環(huán)節(jié)的工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。2.建立公文流轉(zhuǎn)工作臺賬，詳細(xì)記錄公文的起草時間、審核時間、審批時間、印發(fā)時間、傳遞時間等信息，以便對公文流轉(zhuǎn)全過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督。3.對于違反公文流轉(zhuǎn)規(guī)定的行為，如拖延辦理、擅自更改公文內(nèi)容等，辦公室應(yīng)及時進(jìn)行糾正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。（二）考核辦法1.將公文流轉(zhuǎn)工作納入公司績效考核體系，對各部門和相關(guān)人員的公文流轉(zhuǎn)工作進(jìn)行考核評價。考核內(nèi)