PAGE辦公室外場值班制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司辦公室外場值班管理，確保公司辦公區(qū)域安全、有序，及時處理各類突發(fā)情況，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體辦公室外場值班人員。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將保障公司人員生命財產(chǎn)安全和辦公區(qū)域安全放在首位，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。2.及時高效原則：對各類突發(fā)情況和工作任務(wù)，要迅速響應(yīng)，高效處理，確保不延誤時機。3.責(zé)任明確原則：明確各值班人員的職責(zé)和工作流程，做到責(zé)任到人，避免推諉扯皮。二、值班人員職責(zé)（一）安全保衛(wèi)職責(zé)1.負責(zé)公司辦公區(qū)域大門及周邊區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，防止無關(guān)人員和車輛擅自進入。2.定時對辦公區(qū)域進行巡查，重點檢查門窗、水電設(shè)施、消防設(shè)備等是否正常，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并協(xié)助處理。3.對進入公司的外來人員進行登記和詢問，核實身份和來訪事由，必要時通知被訪人員確認。4.在夜間及節(jié)假日等特殊時段，加強巡邏力度，提高警惕，防范各類安全事故和治安案件的發(fā)生。（二）接待引導(dǎo)職責(zé)1.熱情接待來訪客戶和辦事人員，主動詢問需求，引導(dǎo)其到相應(yīng)部門或人員處辦理業(yè)務(wù)。2.為來訪人員提供必要的幫助和信息，如解答疑問、提供飲用水等。3.維護接待區(qū)域的秩序，確保環(huán)境整潔、舒適。（三）電話接聽與傳達職責(zé)1.負責(zé)接聽辦公室外場值班電話，使用規(guī)范禮貌用語，準(zhǔn)確記錄來電內(nèi)容。2.及時將重要電話內(nèi)容傳達給相關(guān)部門或人員，并做好記錄和跟蹤反饋。3.對于咨詢類電話，能解答的當(dāng)場解答，不能解答的及時轉(zhuǎn)接相關(guān)部門或告知對方后續(xù)處理方式。（四）突發(fā)事件處理職責(zé)1.遇到火災(zāi)、盜竊、突發(fā)疾病等突發(fā)事件時，立即啟動應(yīng)急預(yù)案。2.迅速采取相應(yīng)措施，如報警、組織疏散、急救等，并及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件情況。3.在事件處理過程中，積極配合相關(guān)部門開展工作，提供必要的協(xié)助和信息。三、值班安排（一）值班時間周一至周五：[具體開始時間][具體結(jié)束時間]周六、周日及節(jié)假日：[具體開始時間][具體結(jié)束時間]（二）值班人員構(gòu)成由公司各部門輪流選派人員擔(dān)任值班任務(wù)，確保值班工作的連續(xù)性和全面性。（三）值班表制定與發(fā)布1.行政部門負責(zé)每月制定辦公室外場值班表，并提前一周發(fā)布在公司內(nèi)部公告欄及辦公系統(tǒng)上。2.值班表應(yīng)明確值班人員姓名、部門、值班時間等信息，如有變動需提前通知行政部門進行調(diào)整。四、值班工作流程（一）值班前準(zhǔn)備1.值班人員提前10分鐘到達值班崗位，做好值班區(qū)域的清潔衛(wèi)生和設(shè)備檢查工作。2.領(lǐng)取值班所需物品，如對講機、登記簿、鑰匙等，并確認其完好可用。3.熟悉當(dāng)天的工作任務(wù)和注意事項，了解公司各部門負責(zé)人及聯(lián)系方式。（二）值班期間工作1.安全保衛(wèi)工作流程每小時對辦公區(qū)域進行一次巡查，巡查內(nèi)容包括但不限于：大門是否關(guān)閉、門窗是否完好、水電設(shè)施是否正常、消防通道是否暢通等。發(fā)現(xiàn)安全隱患或異常情況時，立即采取措施并報告上級領(lǐng)導(dǎo)。如遇緊急情況，按照應(yīng)急預(yù)案進行處理。外來人員進入公司時，嚴格按照登記流程進行操作，詳細記錄來訪人員姓名、單位、來訪時間、事由、被訪人員等信息。2.接待引導(dǎo)工作流程熱情迎接來訪人員，主動詢問需求，并使用禮貌用語。根據(jù)來訪人員的事由，引導(dǎo)其前往相應(yīng)部門或人員處。如不清楚具體位置，及時聯(lián)系行政部門或相關(guān)人員進行指引。在接待過程中，關(guān)注來訪人員的情緒和需求，提供必要的幫助和服務(wù)。3.電話接聽與傳達工作流程電話鈴響三聲內(nèi)接聽，使用規(guī)范禮貌用語，如“您好，[公司名稱]辦公室外場值班”。認真傾聽來電內(nèi)容，準(zhǔn)確記錄關(guān)鍵信息，包括來電人姓名、單位、聯(lián)系方式、事項等。對于緊急或重要電話，立即傳達給相關(guān)部門或人員，并跟蹤處理結(jié)果。對于一般性咨詢電話，能當(dāng)場解答的給予準(zhǔn)確答復(fù)，不能解答的告知對方會及時轉(zhuǎn)接相關(guān)部門處理，并請其保持電話暢通。4.突發(fā)事件處理工作流程突發(fā)事件發(fā)生時，值班人員應(yīng)保持冷靜，立即判斷事件類型并啟動相應(yīng)應(yīng)急預(yù)案。迅速采取措施，如火災(zāi)時組織人員疏散、使用滅火器滅火，并及時撥打火警電話；盜竊事件發(fā)生時，保護現(xiàn)場，立即報警，并通知公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；突發(fā)疾病時，撥打急救電話，并通知公司醫(yī)務(wù)室或相關(guān)人員進行救治。在事件處理過程中，及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告事件進展情況，聽從指揮，積極配合相關(guān)部門開展工作。（三）值班交接1.值班結(jié)束前，值班人員要對值班區(qū)域進行再次巡查，確保無安全隱患和異常情況。2.整理好值班期間的各類記錄和文件，將值班物品歸還至指定地點，并與下一班值班人員進行交接。3.交接內(nèi)容包括：值班期間的人員來訪情況、電話記錄、安全巡查情況、突發(fā)事件處理情況等。交接雙方應(yīng)在值班登記簿上簽字確認。五、值班紀(jì)律與要求（一）考勤紀(jì)律1.值班人員必須嚴格遵守值班時間，不得遲到、早退、擅自離崗。如有特殊情況需要請假，需提前向行政部門申請，并安排好替班人員。2.行政部門將對值班人員的考勤情況進行不定期檢查，發(fā)現(xiàn)違反考勤紀(jì)律的行為將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。（二）工作紀(jì)律1.值班期間要堅守崗位，認真履行職責(zé)，不得從事與值班工作無關(guān)的事情，如玩手機、玩游戲、聊天等。2.嚴格遵守公司的各項規(guī)章制度，保守公司機密，不得泄露公司內(nèi)部信息和客戶資料。3.對待來訪人員要熱情禮貌，耐心解答問題，不得與來訪人員發(fā)生爭執(zhí)或沖突。（三）應(yīng)急處理紀(jì)律1.遇到突發(fā)事件時，值班人員要迅速響應(yīng)，按照應(yīng)急預(yù)案進行處理，不得拖延或推諉。2.在事件處理過程中，要及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告情況，聽從指揮，積極配合相關(guān)部門開展工作，不得擅自作主或隱瞞不報。六、培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)1.行政部門定期組織辦公室外場值班人員進行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括安全保衛(wèi)知識、接待禮儀、電話溝通技巧、突發(fā)事件應(yīng)急處理等。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、案例分析、現(xiàn)場演示等多種形式，確保值班人員熟悉掌握相關(guān)業(yè)務(wù)知識和技能。3.鼓勵值班人員自主學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）考核1.行政部門建立值班人員考核機制，對值班人員的工作表現(xiàn)進行定期考核。2.考核內(nèi)容包括值班考勤、工作紀(jì)律、職責(zé)履行情況、突發(fā)事件處理能力等方面。3.考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級，對于考核優(yōu)秀的值班人員給予表彰和獎勵，對于考核不合格的值班人員進行批評教育，并要求其限期整改。如多次考核不合格，將按照公司相關(guān)規(guī)定進行處理。七、獎勵與懲罰（一）獎勵1.在值班工作中表現(xiàn)突出，如及時發(fā)現(xiàn)并排除重大安全隱患、妥善處理突發(fā)事件、為公司挽回重大損失等，給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵和精神表彰。2.對提出合理化建議并被公司采納，有效提升值班工作效率和質(zhì)量的值班人員，給予獎勵。（二）懲罰1.違反值班紀(jì)律和要求，如遲到、早退、擅自離崗、工作期間玩忽職守等，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、通報批評等處理。2.因工作失誤導(dǎo)致公司利